Gyakran halljuk, hogy az emberek panaszkodnak, hogy nincs elég idejük a feladatok elvégzésére. Ha ugyanezt tapasztalja, ne aggódjon! A rendelkezésre álló időből a legtöbbet kihozhatja, ha elsajátít néhány alapvető szervezeti és időgazdálkodási készséget. Minél bölcsebben gazdálkodsz az időddel, annál több feladatot fogsz elvégezni.
Lépés
Módszer 1 /3: Az idő felhasználásának meghatározása
1. lépés. Jegyezze fel az összes napi tevékenységet
Figyelje meg, milyen tevékenységeket végez minden nap, és jegyezze meg, mennyi időbe telik azok elvégzése. Talán nem gondolja, hogy az elvesztegetett idő jóval többnek bizonyul, mint amennyi ténylegesen a napi feladatok elvégzésére szolgál.
Ne felejtse el rögzíteni a rutin tevékenységeit otthon, például a reggeli elkészítését, a ház seprését, zuhanyozást stb
2. lépés. Jegyezze fel az összes tevékenységet egy füzetbe
Ha ismeri a nap folyamán végzett tevékenységeket és az ahhoz szükséges időt, írja le azokat egy füzetbe. Ha az összes információt egyetlen oldalon egyesíti és bemutatja, olyan mintákat és tevékenységeket fog látni, amelyek időpazarlást válthatnak ki.
- Tartson teljes és világos jegyzeteket. Ne rögzítsen több tevékenységet egy bejegyzésben, ne hagyja figyelmen kívül a triviálisnak tűnő feladatokat, és pontosan kövesse az időt, amikor figyelemmel kíséri a napi tevékenységek végrehajtását.
- Csoportosítsa a tevékenységeket kategóriákba. Például jegyezze fel a háztartási feladatokat kék színnel, az irodai munkát piros színnel, a szabadidős tevékenységeket pedig feketével. Ez a módszer segít megbecsülni, hogy az egyes csoportok mennyi időt vesznek igénybe.
3. lépés. Tudja meg, hogyan használja fel az idejét
Töltesz: napi 1 órát álmodozással? 2 óra, hogy eldöntse, hol étkezzen? 8 óra az internet eléréséhez? Keressen olyan mintákat, amelyek leírják, hogyan használja fel az idejét, majd határozza meg, hogy mely tevékenységek hasznosak és melyek nem.
- Azért vesztegeti az idejét, mert nincs önuralma? Szokta halogatni a munkát? Hatalmas felelősség terheli? Tegye fel magának ezeket a kérdéseket, amikor értékeli, hogyan használja fel az idejét.
- Talán irracionális módon ütemezi a napi tevékenységeit. Például nem gazdálkodott okosan az idejével, ha 30 percet dolgozik, tartson 10 perces szünetet a triviális dolgok intézéséhez, majd térjen vissza dolgozni 30 percre. Koncentráltabb és produktívabb leszel, ha 1 órát dolgozol, majd törődsz a triviális dolgokkal.
- Végezze el a feladatokat határidők beállításával. Ez úgy történik, hogy meghatározza az egyes feladatok elvégzésének időtartamát anélkül, hogy elvonja a figyelmét.
4. lépés. Módosítsa az ütemtervet
Miután pontosan tudja, hogy milyen tevékenységeket kell végeznie, és mire tölti az idejét, módosítsa a napi ütemtervet. Győződjön meg arról, hogy milyen tevékenységeket nem tud vagy nem tud megszüntetni időhiány miatt. A sok időt elfoglaló tevékenységek nem mindig vesztegetik az időt.
5. lépés. Ha napi 3 órát vesz igénybe a munkával kapcsolatos e-mailek elküldése, nem valószínű, hogy csökkenti az erre a tevékenységre szánt időt
Ha azonban 4-5 személyes e-mailre válaszol munkahelyi e-mailek küldése közben, csökkentse a rendelkezésre álló időt.
6. Lépés. Változtassa meg szokásait és perspektíváját
Még akkor is, ha problémái vannak az időgazdálkodással, mindig van megoldás. Most, hogy tudja, miért vesztegeti az idejét, vagy hogyan használja fel az idejét, a következő lépés az, hogy megváltoztatja az időgazdálkodás módját, és új szokásokat alakít ki.
- Ha sok időt tölt a ház takarításával vagy a főzéssel, akkor érdemes felvenni egy szobalányt, vagy feliratkozni egy vendéglátó -ipari szolgáltatásra. Néhány ember számára az idő értékesebb, mint a pénz.
- Lehet, hogy egy kis időt használ az internet elérésére minden konkrét cél nélkül. Ha fontosabb feladatai vannak, korlátozza bizonyos webhelyek vagy közösségi média elérésének idejét.
2. módszer a 3 -ból: Az eltérítések elkerülése
1. lépés Határozza meg azokat a dolgokat, amelyek elvonják a figyelmét a napi tevékenységek során
A következetes figyelemelterelés nagy akadálya az idő ésszerű kezelésének. Tudja meg, mely tevékenységek vagy emberek veszik el sok idejét, például barátok, akik szeretnek csevegni, vagy pihenni szeretnének, így elhanyagolja a munkát. Próbálja elkerülni azokat a dolgokat, amelyek miatt időt veszteget.
- Ha sok időt veszteget, de nem kapja meg a remélt eredményeket, előfordulhat, hogy el kell kerülni a zavaró tényezőket.
- Az irodában dolgozva zavaró munkatársakkal találkozhat. Ne beszélgessen vagy céltalanul csevegjen munkaidőben. Legyen azonban udvarias velük, mert az irodai viselkedés ugyanolyan fontos, mint a karrier sikeréhez szükséges időgazdálkodás képessége.
2. lépés. Ne maradjon túl sokáig a telefonnál
Ha az idő egy részét hosszú telefonbeszélgetésekkel tölti, változtassa meg ezt a szokását. Gyakran a szemtől szembeni beszéd hatékonyabb, mint a telefon. Tehát szabaduljon meg a hosszú telefonbeszélgetés szokásától.
Amikor telefonon megbeszéljük, a beszélgetés eleje vagy vége általában csak triviális dolgokról szól. Sokan nem tudnak összpontosítani és ábrándozni a telefonon. Tehát próbáljon tisztában lenni ezzel. A legjobb eredmény érdekében tartson személyes találkozót, ha meg kell vitatnia a munkával kapcsolatos kérdéseket, mivel mindkét fél megbeszélheti őket anélkül, hogy elvonják a figyelmet az értekezlet során
3. Ne lépjen túl gyakran a webhelyre
Sok embernek szüksége van az internetre, mint fő eszközre a feladatok elvégzéséhez. Sokan azonban időt is pazarolnak anélkül, hogy egyszerűen cikkeket, sporthíreket, művészfotókat, kiscicákról vagy kölykökről szóló képeket keresnének. Fókuszáljon az internet használatára. Számos program blokkolhat bizonyos alkalmazásokat, webhelyeket és médiákat az internetről származó átirányítások csökkentése érdekében.
- Kapcsolja ki a Facebookot, a Twittert és más közösségi médiákat, ha fontosabb dolgokra kell összpontosítania.
- A témák Google -on keresztüli keresése is nagyon időigényes. Eleinte csak némi információt szeretne találni, de mielőtt észrevenné, már 3 órája böngészik a különböző webhelyeket.
Lépés 4. Tegyen fel egy "Kérjük, nyugodjon meg" jelzést
Talán látta a táblát a szállodai szoba ajtaján. Tedd ki ezt a jelet az irodádba vagy a munkaterületedre. Ahelyett, hogy a szállodában kérné, nyomtassa ki maga, majd akassza fel a munkaterület ajtajára, ha szükséges. Így senki sem hív meg csevegésre, hogy a munkára összpontosítson.
Ha otthonról dolgozik, hozzon létre egy speciális szobát a munkához. Ne dolgozzon olyan helyen, amelyet általában a családtagokkal folytatott tevékenységekhez használnak. Könnyű elvonni a figyelmét, ha hallja a hangot a TV -ből, a telefon csengését vagy egy videojáték hangját
5. lépés Készüljön fel a váratlan eltérésekre
Néha elkerülhetetlenek az eltérítések, például azért, mert a főnököd WA -n keresztül csevegésre hív, vagy a szüleid segítséget kérnek a könnyű feladatok elvégzéséhez. Ha ütemezett, ezek a dolgok nem szűkölködnek a feladatok elvégzésében és a kiemelt tevékenységek elvégzésében.
3. módszer a 3 -ból: Hatékony időhasználat
1. lépés. Írja le az összes tennivalót
Ne hagyatkozzon a memóriára a napi feladatok során. Készítsen listát az elvégzendő tevékenységekről, és olvassa el a lehető leggyakrabban, hogy minden munkacél megvalósuljon.
- Még akkor is, ha bizonyos feladatok triviálisnak vagy könnyűnek tűnnek, írja le őket. A napirend ütemterve tartalmaz valamit, például "Hívja Steve -t", "Nyereségrátának kiszámítása" vagy "E -mail küldése a főnöknek".
- Szokja meg, hogy a napi tevékenységei során jegyzeteljen magával, hogy készen álljon az új tevékenységek vagy feladatok jegyzetelésére. Bár később lejegyezheti, a legjobb, ha nem halogatja, nehogy elfelejtse.
2. lépés. Használjon naptárat
A naptár vagy a napirend használata a napi tevékenységek ütemezéséhez segít hatékonyan kezelni az idejét. Jegyezzen fel minden újat, amelyet fel kell venni az ütemtervébe, például határidőt, feladatot vagy találkozót. Minden reggel szánjon időt a napirend átolvasására, hogy megtudja, milyen tevékenységeket kell végeznie a nap folyamán.
3. lépés. Ne egyeztessen időpontot ugyanazzal az ütemtervvel
Annak érdekében, hogy okosan tudjon gazdálkodni az idővel, gondoskodjon a túl zsúfolt tevékenységek ütemezéséről. Ne tartsa be a határidőket, és ne rendeljen időpontot azonos ütemterv szerint. Először olvassa el a napirendet, mielőtt elfogadja az új ütemtervet, hogy biztosítsa az idő rendelkezésre állását. Így képes lesz jól beosztani az idejét, és betartani a következetes napi ütemtervet.
4. lépés. Kerülje a figyelemelterelést
Hozza ki a legtöbbet produktív idejéből azáltal, hogy kiküszöböli azokat a dolgokat, amelyek elvonják a figyelmét, vagy megakadályoz abban, hogy eltérjen az ütemtervétől, és késleltesse az egyéb tevékenységeket. Kapcsolja ki a TV -t és a videojátékokat, hogy a kiemelt feladataira összpontosíthasson, és később jól érezze magát.
5. lépés. Az elvégzendő feladatok rangsorolása
Szervezze be idejét a lehető legjobban úgy, hogy beosztja a legfontosabb feladatokat, vagy első helyen kell állnia. Írja le ezt a feladatot ütemterv szerint élénk színekkel vagy kis matricákkal. Először ütemezze a kiemelt feladatokat, hogy legyen elegendő idő azok elvégzésére, majd sorolja fel a későbbiekben elvégezhető egyéb tevékenységeket.
- Készüljön fel a prioritások megváltoztatására bármikor. Vannak olyan dolgok, amelyek hirtelen felmerülnek, és azokat azonnal kezelni kell, hogy kénytelenek leállni a figyelem irányítására irányuló munkával, és szánjanak időt a nagyon sürgős határidők betartására, maximális eredményekkel. Győződjön meg arról, hogy az ilyen események ritkák.
- Ha gyakran megváltoztatja napi prioritásait, úgy tűnik, valamit javítani kell. Bár normális, hogy apró módosításokat végez az ütemtervben, az ütemezés túl gyakori megváltoztatása azt jelzi, hogy képtelenek megfelelően beállítani a prioritásokat.
6. Légy reális
Határozzon meg egy reális időelosztást, hogy minden feladat megfelelően befejeződjön. Ha egy feladat elvégzése 30-60 percet vesz igénybe, ütemezzen 60 percet. Reális időbecsléssel nem érzi magát túlterheltnek, és nem kell változtatnia munkarendjén.
Jobb óvatosnak lenni, ha a szükségesnél több időt ad. Ha egy feladatot korán befejez, dolgozzon a következőn, és ez egyáltalán nincs hatással a termelékenységre
7. lépés. Tervezze meg a napi rutin tevékenységeket
Ne felejtse el ütemezni a napi rutinját, például az étkezést és a fürdést. Ez valószínűleg magától megoldódik, de időt kell osztania az ütemezett feladatok között, hogy ne hagyja ki vagy halassza el az egyéb ütemezett tevékenységeket.
8. lépés. Emlékeztetők használata
A napirenden kívül más eszközökkel is emlékeztesse Önt a fontos feladatokra vagy határidőkre, például Post-it lapokat vagy emlékeztetőt állíthat be a telefonjára, amely egy bizonyos időpontban csenget vagy felbukkan egy üzenetben, hogy emlékeztesse Önt valamire, vagy készüljön fel a következő menetrendre. Így nem felejtheti el a tervezett tevékenységeket.
- Ne hagyatkozz másokra, hogy emlékeztessenek, mert jó eséllyel elfelejtik őket, mint te.
- Ha nagyon fontos tevékenységet tervez, állítson be néhány emlékeztetőt arra az esetre, ha egy kis jegyzet vagy mobiltelefon riasztása figyelmen kívül marad.
9. lépés. Kérjen segítséget
Szükség esetén segítséget kérhet másoktól, vagy könnyű feladatokat delegálhat. Jó ütemtervet készíthet, ha nem habozik megkérni valakit, hogy segítsen takarítani a házat, vagy készítse el a vacsorát, ha késő estig dolgozik.
- Delegálja a felelősséget valakire, akire számíthat. Ahelyett, hogy segítséget kérne azoktól az emberektől, akik képesek elvégezni a feladatot, válasszon valakit, aki készen áll a befejezésre.
- Ne szokja meg, hogy másokra hárítsa a feladatokat. Amellett, hogy képtelen vagy az időgazdálkodásra, lustának és motiválatlannak tűnhet.
10. lépés. Ismerje meg termelékenységét
Időnként időt kell szánnia arra, hogy elemezze, mit ért el, milyen jól teljesít, és mennyi időt vesz igénybe. A személyes és szakmai élet különböző aspektusainak értékelésével módosíthatja a munkarendjét és a napi életmódját, hogy elérje céljait meghaladó eredményeket.
11. lépés. Ajándékozzon magának
A túl kemény vagy túl hosszú munka unalomhoz vezet, ami megnehezíti a legegyszerűbb feladatokra való összpontosítást. Ezért szánjon időt arra, hogy megünnepelje eredményeit, és ajándékozzon magának egy olyan ajándékot, amelyet szeret.
- Szánjon időt a pihenésre, hogy kipihenje magát. Kapcsolja ki a telefont, és ne válaszoljon az e -mailekre. Ha a munkát és a szabadidőt ötvözik, ez nem egy módja annak, hogy jutalmazza magát vagy megelőzze a kiégést.
- Ha hétfőtől péntekig dolgozik, a hétvégét pihenje ki. Ha például egy olyan projektet fejez be, amely 3 hónapig tartott egymás után, akkor a projekt befejezése után szánjon időt egy rövid vakációra.
