Hatékony kockázatkezelési terv kidolgozása megakadályozhatja, hogy a kis problémák nagyra nőjenek. A különböző típusú kockázatkezelési tervek kiszámíthatják egy esemény valószínűségét, annak az Önre gyakorolt hatását, milyen kockázatok spekulatívak, és hogyan lehet enyhíteni az ezekkel kapcsolatos problémákat. A tervezés segít megbirkózni és megelőzni a felmerülő vagy felmerülő nehéz helyzeteket.
Lépés
1. lépés: A kockázatkezelés működésének megértése
A kockázat az a hatás (pozitív vagy negatív), amely egy vagy több helyszínen bekövetkező esemény vagy eseménysor miatt következik be. A kockázat kiszámítása annak a valószínűsége alapján történik, hogy egy esemény problémává válik, és az ebből eredő hatás (Risk = Contingency X Impact). A kockázat elemzéséhez különféle tényezőket kell azonosítani, többek között:
-
Előfordulás: Mi történhet?
Kockázatkezelési terv kidolgozása 1. lépés Bullet1 -
Valószínűség: Mennyire valószínű, hogy az esemény bekövetkezik?
Kockázatkezelési terv kidolgozása 1. lépés Bullet2 - Hatás: Milyen súlyos lesz a hatás, ha bekövetkezik?
- Enyhítés: Hogyan (és mennyivel) csökkentheti a valószínűséget.
- Vészhelyzet: Hogyan (és mennyivel) csökkentheti a hatást?
- Csökkentés = enyhítés X kontingencia
- Expozíció = kockázat - csökkentés
- Miután azonosította a fenti változókat, az eredmény Expozíció. Ez az a kockázat, amelyet nem lehet elkerülni. Az expozíciót fenyegetésnek, felelősségnek vagy súlyosságnak is nevezhetjük, de mindegyik ugyanarra utal. Az expozíció segít meghatározni, hogy a tervezett tevékenységet végre kell -e hajtani.
- Ez gyakran költség -haszon képlet. Ezekkel az elemekkel meghatározhatja, hogy a változás végrehajtásának kockázata nagyobb vagy alacsonyabb -e, mint a változás végrehajtásának kockázata.
- Feltételezett kockázat. Ha úgy dönt, hogy folytatja (néha nincs más választása, például kormányzati előírások), akkor az expozíció feltételezett kockázat lesz. Bizonyos környezetekben a feltételezett kockázatot rúpia értékekké alakítják át, amelyeket aztán a végtermék jövedelmezőségének kiszámítására használnak.
2. lépés. Határozza meg a projektet
Ebben a cikkben tekintsük magunkat olyan számítógépes rendszer irányítójának, amely fontos (de nem kritikus) információkat szolgáltat néhány nagy népesség számára. A fő számítógép, amelyen ez a rendszer található, régi, és ki kell cserélni. Az Ön feladata egy kockázatkezelési terv kidolgozása erre a lépésre. Ez a terv egy egyszerűsített modellben jelenik meg, ahol a kockázat és hatás nagy, közepes vagy alacsony besorolású lesz (ez a módszer nagyon gyakori a projektmenedzsmentben).
Lépés 3. Kérjen segítséget másoktól
Agyvihar kockázatai. Gyűjts össze néhány embert, akik nagyon jól ismerik a projektet, és kérjenek véleményt arról, hogy mi fog történni, hogyan lehet megakadályozni, és mit kell tenni, ha mégis megtörténik. Vegyél fel sok jegyzetet! Ennek a fontos munkamenetnek a kimenetét többször fogja használni a következő lépések során. Légy nyitott az adott ötletekre. A „dobozon kívül” gondolkodás rendben van, de tartsa kézben a munkamenetet, hogy a célra összpontosítson.
4. lépés. Határozza meg az egyes kockázatok következményeit
Az ötletbörze során különböző információkat gyűjtöttek arról, hogy mi történik, ha a kockázat valóra válik. A lehető legpontosabban kösse össze minden kockázatot az ülés során említett következményekkel. A „projekt elhalasztását” fel kell sorolni pl. „A projekt 13 napon belül késik”. Ha van egy rúpia érték, akkor a „Költségvetés túl” megemlítése túl általános lenne.
5. lépés. Távolítsa el az irreleváns kérdéseket
Például, ha áthelyezi az autókereskedés számítógépes rendszerét, akkor az atomháború, pestis vagy gyilkos aszteroidák nem zavarják a projektet. semmit sem tehet a hatás tervezésére vagy csökkentésére. Ne feledje azonban, hogy ezeket az eseményeket nem veszi bele a kockázattervezésbe.
6. lépés. Sorolja fel az összes azonosított kockázati elemet
Nem kell sorba rendezni őket. Csak regisztrálja őket egyenként.
7. lépés. Vegye fel a valószínűségeket
A listában szereplő minden kockázatelemnél határozza meg, hogy ezeknek a kockázatoknak a valószínûsége valószínûsége magas, közepes vagy elég alacsony? Ha számokat kell használnia, az alacsony valószínűség skála 0,01-0, 33, közepes = 0,34-0, 66 és magas = 0,67-1,00.
-
Meg kell jegyezni, hogy ha az esemény valósulásának valószínűsége nulla, ez azt jelenti, hogy a kockázatot már nem veszik figyelembe. Nincs értelme azon gondolkodni, hogy mi nem fog történni (egy dühös T-Rex megeszi a számítógépét).
8. lépés. Hatás meghatározása
Általában az Impact magas, közepes vagy alacsony jelölésű a meghatározott irányelvek alapján. Ha számokat kell használnia, az 0,01 és 1,00 közötti hatásskálát jelent, azaz 0,01-0,33 = alacsony, 0,34 - 0,66 = közepes, 0,67 - 1,00 = magas.
-
Megjegyzés: ha egy esemény hatása nulla, a kockázatot nem kell regisztrálni. Nincs ok arra, hogy irreleváns dolgokat fontolgassunk, bármi legyen is az esélye (a kutyám evett vacsorát).
9. lépés. Határozza meg az elem kockázatát
Ehhez gyakran táblázatokat használnak. Ha Magas, Közepes és Alacsony értékeket használ, javasoljuk a felső táblázat használatát. Ha numerikus értékeket használ, akkor egy kicsit bonyolultabb pontozási rendszert kell figyelembe vennie, mint az itt található második táblázat. Fontos megjegyezni, hogy nincs univerzális képlet a Likelihood és Impact kombinálására, és a képlet személyenként és projektenként változik. A cikkben szereplő képletek csak példák (bár igaz történeten alapulnak):
-
Légy rugalmas az elemzésben.
Néha előre-hátra kell lépnie a T-S-R módszer és a numerikus módszer között. Használhatja az alábbi táblázathoz hasonló táblázatot.
10. lépés. Rendezze az összes kockázatot
Sorolja fel az összes azonosított elemet, a legmagasabb kockázattól a legalacsonyabbig.
11. lépés. Számítsa ki a teljes kockázatot
Itt a számok segítenek. a 6. táblázatban 7 kockázata van T, T, S, S, S, R és R értékekkel. Ezek az értékek 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5 értékre módosíthatók, 0, 5, 0, 2 és 0, 2, az 5. táblázatból. Az átlagos teljes kockázat 0,5 vagy mérsékelt.
12. lépés. Készítsen enyhítő stratégiát
Az enyhítés célja a kockázat nyilvánvalóvá válásának valószínűségének csökkentése. Általában ezt csak a High és Medium elemeknél kell megtenni. Csökkentheti az Alacsony elemet, de a többit helyezze előtérbe. Például, ha egy kockázati tényező késleltetheti a kritikus alkatrészek szállítását, csökkentheti a kockázatot, ha megrendeli azokat a projekt elején.
13. lépés. Készítsen biztonsági mentési tervet
A vészhelyzeteket általában úgy tervezik, hogy csökkentsék a hatást, ha a kockázat nem nyilvánvaló. Ismétlem, általában csak a Magas és Közepes elemeknél fog fejleszteni esetlegességeket. Például, ha egy fontos alkatrész, amire szüksége van, nem érkezik meg időben, előfordulhat, hogy kénytelen a régi alkatrészeket használni, amelyek az új alkatrészek várakozásakor rendelkezésre állnak.
14. lépés: A stratégia hatékonyságának elemzése
Mennyivel csökken a valószínűség és a hatás? Értékelje készenléti és enyhítési stratégiáját, és rendelje hozzá a hatékony értékelést a kockázataihoz.
15. lépés. Számítsa ki tényleges kockázatát
Most hét kockázata S, S, S, R, R, R és R, ami 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 és 0, 2. Így átlagos kockázata 0,329. Kezdetben a kockázat mérsékelt (0, 5). A menedzsment stratégia végrehajtása után az expozíció alacsony (0,329). Ez azt jelenti, hogy 34,2% -os kockázatcsökkentést ér el az enyhítés és a vészhelyzet révén. Biztonságos!
16. lépés: Figyelje kockázatát
Ha már ismeri a kockázat nagyságát, el kell döntenie, hogy honnan tudja, hogy a kockázat valós -e, hogy tudhassa, mikor és mikor kell biztonsági mentést készíteni. Ez a kockázati jelek azonosításával történik. Tedd ezt magas és közepes elemi kockázat mellett. Ezután a projekt előrehaladtával meghatározhatja, hogy a kockázati elem problémává vált -e. Ha nem ismeri a jeleket, akkor nagy a valószínűsége annak, hogy a kockázat valóra válhat anélkül, hogy bárki észrevenné, és befolyásolná a projektet, még akkor is, ha van egy jó biztonsági terve.
Tippek
- Azokban a helyzetekben, amikor a projektmenedzser túl sok kockázatkezelési funkcióval rendelkezik, az elemzés a projekt kritikus útjára korlátozódhat. Ilyen esetekben célszerű több kritikus útvonalat kiszámítani, esetleg további késleltetési idővel, hogy proaktívabban azonosítsuk azokat a feladatokat, amelyek valószínűleg a kritikus úton vannak. Ez különösen akkor megfelelő, ha egy projektmenedzser több projektet irányít, de nem árnyékolja be a többi tervezési és ellenőrzési funkciót (lásd: Figyelmeztetések).
- Csökkentés = kockázat - expozíció. Ebben a példában (és 1000000 dolláros projektet feltételezve) a kockázata 0,5 X 1000000 dollár (500000000 IDR), a kitettsége pedig 0,329 x 1 000 000 000 IDR (329 000 000 IDR), ami azt jelenti, hogy a csökkentési érték = 171 000 000 IDR. használja azt a kockázatkezelés ésszerű költségeinek jelzésére, amely része a felülvizsgált projektbecslésnek (például biztosítás).
- Tervezze meg a változtatásokat. A kockázatkezelés bizonytalan folyamat, mert a kockázat mindig változik. Ma több kockázatot is hozzárendelhet nagy valószínűséggel és hatással. Másnap a valószínűség vagy a hatás megváltozhat. Ezenkívül egyes kockázatok teljesen eltűnhetnek, míg mások megjelennek.
- Az Exposure segítségével meghatározhatja a projekt életképességét. Ha a teljes becsült projekt 1000000 USD, és az expozíciója 0,329, akkor az általános szabály az, hogy a projekt 329 000 USD -val meghaladhatja a becsült értéket. Szánhat -e többletpénzt minden esetre? Ellenkező esetben talán gondolja át a projekt hatókörét.
- Munkapapírok segítségével folyamatosan nyomon követheti a kockázattervezést. A kockázatok mindig változnak, a régi kockázatok elveszhetnek, és új kockázatok kerülnek a középpontba.
- A korai figyelmeztető jelzések a jó mentési tervezés részét képezik. ha a teszteredmények azt jelzik, hogy biztonsági tervre van szükség, mindenképpen gyorsítsa fel a teszteredményeket. Ha nincs jó figyelmeztető jel, próbálja meg létrehozni sajátját.
- Mindig végezzen vizsgálatot. Mit hagytál ki? Mi történhet, amire nem gondoltál? Ez az egyik legnehezebb és legfontosabb dolog. Készítsen listát, és ellenőrizze többször.
- Ha Ön minimális tapasztalattal rendelkező projektmenedzser vagy kis projekt, fontolja meg az idő megtakarítását azáltal, hogy kihagyja azokat a lépéseket, amelyek nem működnek, vagy kevés hatással vannak a projektre, hagyja ki a hivatalos valószínűség- és hatásvizsgálatot, végezzen „mentális számítást” és ugorjon nézze meg a projektet. Például, ha el kell végeznie az elektromos áramkör karbantartását, és ez a tevékenység „kikapcsolja” a szervert, akkor nagyobb a kockázata annak, hogy a szervert új áramkörbe helyezi át, mint várni a karbantartás befejezésére, hogy újra aktiválja a szervert. Mindkét esetben a szerver leáll, de megadhatja, hogy melyik művelet kevésbé kockázatos a projekt számára.
Figyelem
- Nem hagyja, hogy a politika beavatkozzon az ítélkezésébe. ez gyakran előfordul. Az emberek nem akarják elhinni, hogy az, amit ők irányíthatnak, problémás lehet, és vitatkozni fognak a kockázati szintje ellen. Lehet, hogy a kockázat valóban nem következik be, de fennáll annak a lehetősége, hogy a személy követi a saját egóját.
- Ne hagyja figyelmen kívül teljesen az alacsony kockázatú elemeket, de ne is pazarolja rájuk az időt. A magas, közepes és alacsony intézkedések azt jelzik, hogy mennyi erőfeszítést kell fordítani az egyes kockázatok nyomon követésére.
- Fontolja meg, mi történhet, ha két vagy három probléma együtt fordul elő. Ennek valószínűsége nagyon kicsi, de a hatás óriási lesz. Szinte minden nagyobb katasztrófa különböző hibákkal jár.
- Ne bonyolítsa túl a projektet. A kockázatkezelés a projekt fontos része. Ne hagyja azonban, hogy akadályozza a projekt tényleges munkáját. Ha nem vigyáz, akkor a lényegtelen kockázatokat kergetheti, és túlterheli terveit haszontalan információkkal.
- Ne feltételezze, hogy minden kockázatot azonosítottak. A kockázat jellege kiszámíthatatlan.
