Kétféle változáskezelési terv létezik. Az első típusú terv foglalkozik a változás szervezetre gyakorolt hatásával, ami megkönnyíti az átmenetet. A második típusú terv figyelemmel kíséri a konkrét projektváltozásokat, ami egyértelmű nyilvántartást eredményez a projekt hatókörében bekövetkezett változásokról. Mindkét terv célja, hogy világosan és pontosan közölje, mit kell tenni.
Lépés
1 /2 -es módszer: Terv írása a szervezeti változások kezelésére
1. lépés. Mutassa be a változás okát
Sorolja fel azokat a tényezőket, amelyek a változtatás döntését indokolták, mint például a gyenge teljesítmény, az új technológia vagy a szervezet küldetésének megváltozása.
Az egyik használható módszer a jelenlegi és a szervezet által létrehozni kívánt jövőbeli helyzet leírása
2. lépés. Határozza meg a módosítás típusát és hatókörét
Röviden írja le a változási projekt jellegét. Határozza meg, hogy ez a változás hatással lesz -e a beosztásra, az üzleti folyamatokra, a házirend -változásokra és/vagy a szervezeti felépítésre. Sorolja fel azokat a részlegeket, munkacsoportokat, rendszereket vagy egyéb összetevőket, amelyeken változtatni kell.
3. lépés. Írja le az érdekeltek támogatását
Sorolja fel az összes felet, akiket érint a javasolt változtatás, például a felső vezetést, a projektmenedzsereket, a projektszponzorokat, a végfelhasználókat és/vagy alkalmazottakat. Minden félnél írja le, hogy a párt támogatja -e a változtatást.
- Fontolja meg egy diagram létrehozását annak egyértelmű és tömör közléséhez. Az egyik példa az, hogy felsoroljuk az egyes felek tudatosságát, támogatottságát és befolyását a Magas/Közepes/Alacsony skálán.
- Ha lehetséges, végezzen személyes interjút a támogatás mérésére.
Lépés 4. Alakítson változásmenedzsment csapatot
Ez a csapat felelős minden fél tájékoztatásáért, az aggodalmak meghallgatásáért és a változási folyamat lehető legegyenletesebb biztosításáért. Válasszon olyan embereket, akik hitelesek a szervezeten belül és jó kommunikációs készségekkel rendelkeznek.
Ennek a csapatnak a felsővezetői szint tagjaiból is kell állnia. Hangsúlyozza, hogy ők felelősek a változások előmozdításáért, nem csak a jóváhagyásért
5. lépés: A menedzsment megközelítésének kialakítása
A szervezet fontos embereinek teljes támogatása nagyon fontos a változás sikeréhez. Adjon lehetőséget a magas rangú alkalmazottaknak arra, hogy visszajelzést adjanak, és együttműködjenek velük, hogy aktív szerepet alakítsanak ki a változások bemutatásában és vezetésében.
6. Létrehoz egy tervet minden érdekelt fél számára
Értékelje valamennyi fél kockázatát és aggodalmát, beleértve azokat is, akik támogatják a változást. Rendelje meg a menedzsment csapatot az aggodalmak kezelésére.
Lépés 7. Hozzon létre kommunikációs tervet
A kommunikáció a változásmenedzsment legfontosabb eleme. Rendszeresen kommunikáljon a változással érintett emberekkel. Hangsúlyozza a változás okait és a változásból származó előnyöket.
- Az érdekelt feleknek el kell fogadniuk a kétoldalú személyes kommunikációt. A személyes vagy személyes találkozások nagyon fontosak.
- A kommunikációt magas rangú változtatási szponzortól, közvetlen felettesétől és más, az érdekelt felek által megbízott személyektől kell elérni. Minden kommunikációnak konzisztens üzenetet kell közvetítenie.
8. lépés. Figyelje a mérkőzést
Mindig vannak, akik ellenállnak a változásoknak. Ez a mérkőzés egyéni szinten zajlik. Tehát kommunikáljon a személlyel, hogy megértse érvelését. Figyelje a panaszokat, hogy a változásmenedzsment csapata foglalkozzon velük. Az ellenállás gyakori okai a következők:
- Nincs motiváció a változtatásra, nincs sürgető érzés
- Nem érti az általános helyzetet és azt, hogy miért van szükség változásra
- A bemenet hiánya a folyamatban
- Bizonytalanság a munkahelyi biztonság, a jövőbeli szerepek, vagy a jövőbeli munkák elvégzéséhez szükséges követelmények és készségek tekintetében.
- A menedzsment nem felel meg a változások végrehajtásával vagy kommunikációjával kapcsolatos elvárásoknak
9. lépés. Leküzdeni az akadályokat
Sok panaszt a kommunikáció javításával vagy a kommunikációs stratégiák megváltoztatásával kell megoldani, hogy konkrét problémákat kezeljenek. Bizonyos panaszok további megközelítést igényelnek, amelyet a terv részeként felvehet, vagy delegálhat a vezetőségre, hogy megtehessék a szükséges lépéseket. Fontolja meg, mely lépések megfelelőek a szervezetében:
- A szerepkörök vagy a munkafolyamatok megváltoztatása érdekében helyezze előtérbe az alkalmazottak képzését.
- Ha alacsony erkölcsöt vagy stresszes átmeneti időszakot jósol, foglalkozzon a vállalati eseményekkel vagy a munkavállalói juttatásokkal.
- Ha az érdekelt feleket nem motiválja a változtatás, ösztönözze őket.
- Ha az érdekelt felek nem érzik magukat érintettnek a változási folyamatban, hívjon össze egy találkozót, hogy visszajelzést gyűjtsön, és fontolja meg a tervek megváltoztatását.
2/2. Módszer: A projektváltozások nyomon követése
1. lépés: Határozza meg a változásmenedzsment szerepét
Készítse el a projekthez kinevezendő pozíciók listáját. Írja le az egyes pozíciókhoz szükséges felelősségeket és készségeket. Legalább egy projektmenedzsert foglaljon magában, aki napi változásokat hajt végre, és egy projektszponzort, aki figyelemmel kíséri az általános előrehaladást és jelentős változtatási döntéseket hoz.
Egy nagy szervezetben megvalósuló széles körű projekt esetén ossza fel a projektmenedzsment szerepét több, speciális ismeretekkel rendelkező emberre
2. lépés. Fontolja meg a változásvezérlő tábla létrehozását
A szoftverfejlesztési projektek általában rendelkeznek egy Változás -ellenőrző Testülettel, amely az egyes érdekelt csoportok képviselőiből áll. Ez a testület hagyja jóvá a változtatási kérelmeket, nem a projektvezető, és közli a döntéseket az érdekelt felekkel. Ez a megközelítés jól működik olyan projekteknél, amelyek több csoportot is magukban foglalnak, és olyan projekteknél, amelyek minimális hatóköre és céljai gyakran újraértékelést igényelnek.
Lépés 3. Hozzon létre egy folyamatot a változási kérelmek megvalósításához
Ha valaki a változtatási csapatban kitalálta a következő lépést, hogyan lehet egy ötletet valóra váltani? Írja le ezt a folyamatot a csapat egyetértésével. Példa:
- A csapat tagjai kitöltik a módosítási kérelem űrlapot, és elküldik azt a projektmenedzsernek.
- A projektmenedzser beírja az űrlapot a változáskérési rekordba, és módosítja ezt a rekordot a módosítások végrehajtása vagy elutasítása során.
- A menedzser felkéri a csapat tagjait, hogy írjanak konkrét tervet, és becsüljék meg, mennyi erőfeszítésre lesz szükség.
- A projektmenedzser elküldi a tervet a projekt szponzorának jóváhagyásra vagy elutasításra.
- Változtatások végrehajtása. Az érdekelt feleket rendszeresen tájékoztatják a fejleményekről.
4. lépés. Hozzon létre módosítási kérelmet
Az alábbi adatokat minden egyes változtatáskor kérni kell, és be kell írni a változási naplóba:
- A kérés dátumának módosítása
- A projektmenedzser által kiosztott módosítási kérelem száma
- Cím és magyarázat
- A pályázó neve, e -mail címe és telefonszáma
- Prioritás (magas, közepes vagy alacsony). A vészhelyzeti változáskezelési tervek meghatározott határidőket írhatnak elő.
- Termék és verziószám (szoftverprojektek esetén)
5. lépés. Írjon be további információkat a változtatási megjegyzésekbe
A változási rekordoknak rögzíteniük kell a döntéseket és a végrehajtást. A változtatási kérelem űrlapjáról másolt információkon kívül elő kell készítenie egy helyet a következők írásához:
- A jóváhagyás vagy elutasítás jele
- A kérelmet jóváhagyó vagy elutasító személy aláírása
- A végrehajtási határidő módosítása
- A befejezés dátumának módosítása
6. lépés Figyelje a fontos döntéseket
A napi jegyzetek mellett a fontos döntések nyomon követése előnyös lesz a projekt számára. Ezek a nyilvántartások megkönnyítik a hosszú távú projektek vagy a vezetésváltáson áteső projektek nyomon követését. Ezek a feljegyzések irányíthatják az ügyfelekkel vagy a felső vezetéssel való kommunikációt is. A határidők, a projekt hatóköre vagy követelményei, a prioritási szint vagy a stratégia bármilyen módosítása esetén adja meg a következő információkat:
- Emberek, akik döntéseket hoznak
- A döntés dátuma
- A döntés okai és a döntéshozatali folyamat összefoglalása. Mellékelje a folyamathoz kapcsolódó dokumentumokat.
