A készenléti tervek, amelyek ismertebb nevén vészhelyzeti reagálási tervek, nagyon hasznosak az olyan események előrejelzésében, amelyek az operatív tevékenységek megszűnését eredményezik. A szervezet irányításakor különböző kockázatok jelentkezhetnek, kezdve a műszaki zavaroktól (pl. Adatvesztés) a természeti eseményekig (pl. Árvizek). Ezért minden szervezetnek hatékony készenléti tervet kell kidolgoznia, hogy felkészüljön a különféle nemkívánatos események kezelésére.
Lépés
Rész 1 /3: Különféle kockázatok előrejelzése
1. lépés. Készenléti terv kidolgozása előtt
A készenléti terv elkészítésének fő célja a szervezet operatív tevékenységeinek folytonosságának fenntartása katasztrófa esetén.
- Először határozzon meg egy hivatalos politikát, amely kimondja, hogy a szervezetnek készenléti tervet kell kidolgoznia.
- Készítsen egyszerű és praktikus tervet. Használjon könnyen érthető szavakat, és adjon útmutatást, amelyet az olvasó könnyen alkalmazhat, mert ezt a tervet a szervezet minden személyzetének végre kell hajtania.
- Határozza meg azokat a konkrét okokat, amelyek miatt készenléti tervet kell készítenie. Gondoljon olyan mutatókra, amelyek viszonyítási alapként szolgálnak a készenléti terv sikeres végrehajtásának meghatározásához, hogy a szervezet a szokásos módon folytathassa tevékenységét. Határozza meg azokat az operatív tevékenységeket, amelyek fontos szerepet játszanak vállalkozásának folyamatosságában.
2. lépés Három fontos kérdés megválaszolásával készítsen készenléti tervet
Ha elkészít egy tervet, amely mindhárom kérdésre választ tud adni, akkor biztosíthatja, hogy egyetlen szempontot se hagyjon ki.
- Milyen események történhetnek?
- Milyen intézkedéseket fogunk tenni annak érdekében?
- Mit kell tennünk, hogy felkészüljünk?
3. lépés. Tudja meg, milyen kockázatokkal szembesülhet szervezete
Az esetleges kockázatok meghatározása az egyik fontos szempont a készenléti terv elkészítésekor. A folyamat azonban az egyes szervezetek helyzetétől és állapotától függően eltérő lesz. A kockázatok meghatározásakor figyelembe kell vennie saját szervezete körülményeit is. Készenléti tervekre van szükség az üzleti kockázatok előrejelzéséhez a következők formájában:
- Például természeti katasztrófák: árvizek, hurrikánok és aszályok. Egyéb kockázatok: pénzügyi válságok, munkabalesetek, személyzeti problémák (pl. Szervezetvezetői halál vagy sztrájk), adatvesztés, menedzsment káosz és termékproblémák (pl.: hibás termékek).
- Összpontosítson a tervek elkészítésére a menedzsment, a kommunikáció, a pénzügyek, a koordináció, a logisztika és a technikai problémamegoldás szempontjaira.
- Technikai problémákkal általában a kommunikációs infrastruktúrát kezelő csapat szembesül. Figyelembe kell vennie az adatok vagy ügyfelek elvesztésének kockázatát.
4. lépés: Tekintse fontossági sorrendben a kockázatokat
Határozza meg a kockázati besorolást a kockázat bekövetkezésének esélye alapján. Általában a készenléti tervek nem tudnak előre látni minden kockázatot, mert a bekövetkezés esélyei nem egyformák. Próbálja kideríteni azokat a kockázatokat, amelyekre a legnagyobb esély van, és amelyek nagymértékben befolyásolják az operatív tevékenységeket.
- Fókuszáljon a legvégzetesebb következményekkel járó eseményekre. Írja le az összes eseményt, amely befolyásolja a műveleteket, és adjon hozzá 1-10 értéket. Gondoljon az egyes események hatására, például: a motortüzek minősítése alacsonyabb, mint a gyári tüzeké.
- Ezt követően határozza meg a minősítést a kockázat előfordulásának gyakorisága alapján. Például: adjon 1 -es minősítést a havonta egyszer felmerülő kockázatokra, és 10 -et a 100 évente egyszer felmerülő kockázatokra. A két szám megszorzásával kaphat egy összpontszámot, amely megmutatja a kockázat nagyságát és a szervezetre gyakorolt hatását.
- Készítsen készenléti tervet a legmagasabb pontszámú eseménnyel kezdve. Készítsen megoldásokat ezekre az eseményekre. Ezenkívül javíthatja az alacsony pontszámú események munkafolyamatait. A szervezet tevékenységének folyamatosságát biztosító alapvető szempontoknak elsődleges prioritásnak kell lenniük, például: a pénzforgalom kezelése, a piaci részesedés fejlesztése és a munkavállalók teljesítményének javítása.
2. rész a 3 -ból: Több forgatókönyv meghatározása
1. lépés. Határozza meg a legmagasabb kockázatú esemény forgatókönyvét
Hatékony készenléti terv kidolgozása érdekében határozzon meg reális forgatókönyveket minden kockázatra. Hozzon létre egy konkrét keretet annak előrejelzésére, hogy milyen hatása lenne, ha a legnagyobb kockázat bekövetkezne.
- A hatást a forgatókönyv alapos összeállítása után határozhatja meg. Gondolja át részletesen az egyes forgatókönyvek legnagyobb hatását.
- Egy forgatókönyv alapján készítse el a terv több változatát, intenzív hatásintenzitással, például: enyhe hatás, mérsékelt hatás és súlyos hatás.
2. lépés. Készítsen ütemtervet a terv végrehajtására a forgatókönyv szerint
Határozza meg, hogy mely személyek felelősek a cselekvésekért és mikor. Készítsen frissített listát vagy névjegyzéket is, és határozza meg, hogy ki küldjön értesítéseket.
- Készítsen ütemtervet, hogy minden felelős személyzet tudja, mit kell tennie az első napon vagy az első héten. Készítsen egyedi ütemtervet minden forgatókönyvhöz.
- Készítsen ütemtervet a forgatókönyv szerint, hogy előre láthassa az akadályok megjelenését a szervezet különböző aspektusaiban, például a munkalehetőségek (infrastruktúra korlátai), a szervezet (nincs vészhelyzetekre figyelmeztető rendszer vagy képzett reagáló csapat) és az intézmények tekintetében (például: a finanszírozási források vagy a partnerek külső vállalkozások hiánya). Határozza meg a személyzetet, aki felelős bizonyos szempontokért.
Lépés 3. Gondolja át a legfontosabb tényezőket, amelyekkel újra beindíthatja vállalkozását
Beszélje meg ezt részletesen a szervezet kapacitásainak és sebezhetőségének áttekintésével. Rendelkezik -e a szervezet megfelelő képességekkel az egyes kockázatok kezelésére vagy kezelésére?
- Például: egy esetleges katasztrófa árvíz, mivel a folyó vize túlcsordul, és elárasztja a házat a folyó partján. A rossz infrastruktúra sérülékenységet okozhat, és a képzett személyzet rendelkezésre állása szervezeti képesség.
- Végezzen becsületes erőforrás -értékelést. Határozza meg, hogy mit kell módosítani vagy csökkenteni a korlátozott erőforrások miatt? Végezzen elemzést az üzleti tevékenységekre gyakorolt hatás meghatározásához, hogy képes legyen meghatározni a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy a szervezet továbbra is működjön, és képes legyen elérni céljait.
4. lépés. Határozza meg, hogyan csökkentheti a kockázatot
A készenléti terv elkészítése után ne dőljön hátra, és remélje, hogy semmi rossz nem történik. Tegyen különböző lépéseket a kockázat csökkentése és a megelőzés érdekében.
- Tudja meg, vannak -e kollégák, akik hajlandóak segíteni. Vannak -e helyi erőforrások, amelyek felhasználhatók katasztrófa esetén? Vannak -e szívesen segítő szomszédok?
- Egy hatékony készenléti terv képes feltárni különféle javítandó szempontokat, hogy az eredetileg nagyon hasznos tervre most már ne legyen szükség.
- Például: felismeri a biztosítási védelem szükségességét, vagy katasztrófavédelmi szimulációt végez. Telepítsen biztonsági mentési rendszert az adatvesztés megelőzésére. Készítsen tervet minden forgatókönyvre.
Rész 3 /3: Készenléti terv végrehajtása
1. lépés. A készenléti tervet közölje minden dolgozóval
A vészhelyzet bekövetkezése előtt a lehető leghamarabb tájékoztatnia kell a készenléti tervet a szervezet vezetésének minden szintjén.
- Magyarázza el az egyes személyzetek szerepét és felelősségét, nehogy összezavarodjanak, amikor ezt a tervet végre kell hajtani a pánik megelőzése érdekében.
- Hasznos képzést kell biztosítani annak érdekében, hogy minden személyzet képes legyen a terv szerinti feladatok ellátására. Végezze el a szükséges szimulációkat és végezzen módosításokat a megfigyelések után.
2. Tesztelje tervét
Végezzen tesztelést 4 szakaszban, hogy hatékonyabb és eredményesebb legyen. Ha osztályok közötti problémák vagy konfliktusok vannak, módosítsa a tervet, és próbálja újra.
- Tartson megbeszéléseket a vezető személyzettel. Hadd határozza meg a találkozó dátumát és idejét, hogy teljes körűen áttekintse a készenléti tervet, és értékelje azokat az embereket, akik a munkát a végéig elvégezték.
- Tartson osztályközi megbeszéléseket az osztálytervek felülvizsgálatához. Ebben a szakaszban el kell osztani az erőforrásokat és azonosítani kell a felmerülő konfliktusokat.
- Keresse meg az alapvető rendszerhibák okát. A tervértékelés elvégezhető az osztályon belül a rendszer- és/vagy szállítói hibák szimulálásával. A forgatókönyvi szimulációk a berendezés leállítása vagy a folyamatban lévő folyamatok késleltetése nélkül is végrehajthatók.
- Végezzen próbaüzemet. A készenléti tervet azonban a műveletek ideiglenes leállításával kell tesztelnie.
3. lépés. A készenléti tervet tartsa biztonságos és könnyen hozzáférhető helyen
Katasztrófa esetén ne hagyja, hogy a terv lángra lobbanjon, és ne sodorja el az árvíz. Annak érdekében, hogy szükség esetén könnyen hozzáférhessen, ne tartsa titokban a tervfájltárolót.
- A tervfájlt és a másolatokat több helyen őrizze meg, hogy szükség esetén a lehető leghamarabb felhasználhatók legyenek.
- Őrizze meg a terv másolatát az eredetitől eltérő helyen. Kérjük, mondja el néhány jogosult személynek, hogyan férhet hozzá.
4. lépés. Állítson össze rendszeres ütemtervet a felülvizsgálatok elvégzésére
A változások állandóan előfordulnak, így a terv elkészítésének alapjául szolgáló feltételezések már nem érvényesek. A kockázat nagyobb lehet, mint a terv elkészítésekor.
- Vonjon be több embert a tervek kidolgozásába és kiigazításába. Például: kérje meg az új alkalmazottakat, hogy nyújtsanak be információkat, vagy végezzenek fejlesztéseket más szemszögből.
- Hasonlítsa össze a terv összeállításakor használt összes feltevést az aktuális adatokkal, vagy ellenőrizze harmadik féltől. A számítógép biztonsági mentési rendszere kevesebb adatot tárolhat, mint gondolná.
Tippek
- Ne hagyja figyelmen kívül a készenléti terv fontosságát, hogy ne hozzon létre egyet!
- Készítsen készenléti terveket különböző forgatókönyvekben.
- Kezdje a tervezést egy bizottság létrehozásával és egy elnök kinevezésével. Válasszon olyan embereket, akik rendelkeznek a készségekkel, eszközökkel és ismeretekkel, hogy minden osztály képes legyen saját terveit kidolgozni.
- Olvassa el újra a kidolgozott terveket, hogy megtalálja a kihagyott dolgokat.
