A csekkszámla -tevékenységet könnyebb rögzíteni a Microsoft Excelből létrehozott csekk -nyilvántartások használatával. Beállíthat csekk -nyilvántartásokat a költségek kategorizálására, így nyomon követheti az összes készpénz -kifizetést. Létrehozhat egy képletet a számla egyenlegének megállapításához. Amellett, hogy hasznos, az Excelben létrehozott ellenőrző regiszter segítségével megismerheti az Excel alapjait is.
Lépés
1. rész az 5 -ből: Oszlopok létrehozása Excelben
1. lépés. Ismerje meg az Excel programot
Az Excel egy táblázatkezelő szoftver, amelyet adatok kezelésére és számítások elvégzésére használnak képletekkel. Az Excel táblázatokat oszlopok és sorok szerint rendezik.
- Az Excel asztali verziója telepíthető PC -re vagy Mac -re. Vannak ingyenes online alkalmazások számítógépére, táblagépére vagy telefonjára is. Az egyes verziók funkcionalitása csak kismértékben különbözik.
- Az Excel már régóta létezik, és minden évben van új verzió. Az egyes verziók működési módja csak kissé eltér.
- Az Excelben a sorok vízszintesek és szám szerint vannak rendezve. Az oszlopok függőlegesek és betű szerint vannak rendezve. Azokat a négyzeteket, ahol sorok és oszlopok találkoznak, celláknak nevezzük. A cellákat sorokról és oszlopokról nevezték el. A D oszlop ötödik sorában lévő cella neve D5 (D oszlop, 5. sor).
- Ismerje meg a munkalap és a munkafüzet közötti különbséget. A munkalap egy Excel fájl, amely egy vagy több táblázatot tartalmaz. Minden táblázat külön lapokon található a munkafüzetben. A munkafüzetek általában három lappal rendelkeznek, de szükség esetén hozzáadhatók.
- Egyetlen lappal egyszerűen létrehozhat egy alapvető ellenőrző regisztert.
- A két fül segítségével létrehozhat egy terhelési kategória funkciót az ellenőrző regiszterben.
2. lépés: Nyisson meg egy üres táblázatot
A táblázat megnyitásának módja az operációs rendszertől és a használt számítógép típusától függ.
- Windows 7 operációs rendszert futtató számítógépeken kattintson az asztal bal alsó sarkában található Start menüre. A megjelenő menüben kattintson a Programok elemre. A következő menüben kattintson a Microsoft Office, majd a Microsoft Office Excel elemre. Ekkor megjelenik egy üres táblázat az asztalon.
- Windows 7 vagy újabb rendszerű számítógépeken kattintson a képernyő bal alsó sarkában található Windows ikonra, majd kattintson a Microsoft Excel csempére az Excel megnyitásához. A bal oldalon megjelenik egy oldal, amely az új fájlokat, a jobb oldalon pedig az új dokumentumsablon -beállításokat mutatja. Kattintson az első sablon lehetőségre, az Üres munkafüzetre egy új táblázat megnyitásához.
- Az Excel megnyitásához Mac számítógépen kattintson az Excel elemre a dokkban. A menüsorban kattintson a "Fájl" gombra. Kattintson a "Megnyitás", majd az "Új" gombra. Egy új üres táblázatba kerül.
3. Hozzon létre oszlopcímkéket
Használja a nyilvántartás csekkfüzetében általában található címkét. Hozzon létre oszlopokat a dátumhoz, sz. csekk, kedvezményezett és leírás vagy emlékeztető. Ezután hozzon létre oszlopokat a terhelésekhez (azaz kifizetésekhez vagy kifizetésekhez), jóváírásokhoz (azaz betétekhez) és határidős egyenlegekhez.
- Írja be a "DATE" értéket a B1 cellába (B oszlop, 1. sor). Ide írja be a tranzakció dátumát.
- Mozgassa az egyik cellát jobbra, a C1 cellát (C oszlop, 1. sor). Írja be az "ITEM #" elemet. Itt adja meg a csekk számát vagy a tranzakció típusát, például "ATM" vagy "kaució".
- Mozgassa az egyik cellát jobbra, a D1 cellát (D oszlop, 1. sor). Írja be a "PAYEE" szót. Ez a csekk címzettjének vagy a kedvezményezettnek a neve.
- Mozgassa az egyik cellát jobbra, az E1 cellát (E oszlop, 1. sor). Írja be a "DESCRIPTION" parancsot. Itt adják meg a tranzakció részleteit.
- Mozgassa az egyik cellát jobbra, az F1 cellát (F oszlop, 1. sor). Írja be a "DEBIT" -t. Itt kerül rögzítésre a számláról kieső pénz (kiáramlás).
- Mozgassa az egyik cellát jobbra, a G1 cellát (G oszlop, 1. sor). Gépelje be a "KIADÁS KATEGÓRIÁT". Ezt először hagyja üresen. Ezeket az oszlopbeállításokat egy későbbi lépésben hozza létre.
- Mozgassa az egyik cellát jobbra, a H1 cellát (H oszlop, 1. sor). Írja be a "CREDIT" -t. Itt rögzítik a számlára kerülő pénzt (beáramlást).
- Mozgassa az egyik cellát jobbra, a J1 cellát (J oszlop, 1. sor). Írja be a "JÖVEDELMI KATEGÓRIÁT". Ezeket az oszlopbeállításokat egy későbbi lépésben is létrehozzák.
- Mozgassa az egyik cellát jobbra, a K1 cellát (K oszlop, 1. sor). Írja be a "MÉRLEG" lehetőséget. Ez az összeg a számlán az összes tranzakció rögzítése után.
4. lépés. Formázza meg az oszlopcímkéket
Adja hozzá a formázást a címke oszlopához vastag betűvel, és adja meg a regisztrációs címke sorainak más háttérszínét az egyszerű olvasás érdekében. Először válassza ki a formázni kívánt cellatartományt, majd válasszon egy formázási lehetőséget.
- Keresse meg a formázási beállításokat az eszköztár szalagjának "HOME" lapján. Ez a "HOME" lap már nyitva van, amikor új munkafüzetet nyit meg.
- Válassza ki a B1 cellát (DATE), majd húzza a kurzort az összes címkén a K1 celláig (BALANCE).
- Az eszköztár bal felső sarkában kattintson a "B" gombra a félkövér formátum kiválasztásához.
- Kattintson a festékvödör ikonra a háttérszínpaletta megtekintéséhez és a háttérszín megváltoztatásához.
5. lépés: Több oszlop átméretezése
Az oszlop mérete általában túl kicsi a megadott adatok tárolásához. Például a „PAYEE” és a „DESCRIPTION” oszlopok hosszú neveket vagy hosszú jegyzeteket tartalmazhatnak. Az A oszlop csak elválasztóként szolgál, ezért mérete nagyon szűk.
- Kattintson az A oszlopfejlécre a teljes oszlop kiválasztásához. A "HOME" szalag eszköztárának jobb felső sarkában kattintson a "FORMAT" gombra. A legördülő menüben kattintson az "Oszlop szélessége" elemre, írja be a 2 értéket, majd kattintson az OK gombra. Az A oszlop nagyon keskeny lesz.
- Bontsa ki a D oszlopot, "PAYEE". Kattintson az oszlop fejlécére a D oszlopban az oszlop kiválasztásához. Mutasson az egérrel a D és E oszlopok szegélye fölé. A kurzor átméretező kurzorra változik, olyan alakú, mint egy pluszjel és egy nyíl mutat. Ha ez a kurzor látható, kattintson a bal egérgombbal, és húzza az egeret jobbra, hogy az oszlop a kívánt szélességű legyen.
- Ismételje meg ugyanezt az eljárást az E oszlop "LEÍRÁS" kibontásához.
6. lépés Állítsa középre a regisztercímkét
Válassza ki a teljes első sort. Kattintson a bal egérgombbal az oldal bal szélén található első számra. Az eszköztár bal felső sarkában, a "HOME" szalagon kattintson a középső igazítás gombra. A kijelölt cellákban lévő összes adat középre kerül. Az egyes cellák oszlopcímkéi most középre kerülnek.
2. rész az 5 -ből: Cellaformázás
1. lépés. Adjon meg néhány adatot
A formátummódosítások megtekintéséhez írjon be négy sor adatot a cellákba. Kezdje a kezdő egyenleggel, majd írja be a másik három tranzakciót.
- Adja hozzá a nyitó egyenleg dátumát a B2 cellához, például 9/27/15. A D2 cella "PAYEE" oszlopába írja be: "Nyitó egyenleg". A K2 cella "MÉRLEG" oszlopába írja be a számláján lévő pénzösszeget a dátumnak megfelelően a B2 cellába.
- Adjon hozzá még három tranzakciót. Kombinálja a terhelési tranzakciókat (például csekkfizetés vagy ATM -kivétel) és a hitelügyleteket (például betéteket).
- Figyelje meg a cella minden számának következetlen formázását. A dátum oszlop formátuma „2015/09/27” vagy „27-szeptember” lehet. A dollárösszeg oszlop rossz számú tizedesjegyet jeleníthet meg. Formázza úgy, hogy minden tiszta legyen.
2. lépés. Formázza meg a dátumot
Győződjön meg arról, hogy ez az oszlop konzisztens dátumokat jelenít meg. Az Excelben számos lehetőség van a dátumok formázására. Válassza ki, melyiket szeretné.
- Kattintson a fejlécre a B oszlopban, amely "DATE". A teljes oszlop kijelölésre kerül.
- Kattintson jobb gombbal az oszlopra, és válassza a Cellák formázása lehetőséget. Megjelenik a Cellák formázása ablak.
- Válassza a "Számok" fület. Válassza a "Dátum" lehetőséget a "Kategória" menüben. Válassza ki a kívánt dátumformátumot, majd kattintson az OK gombra az ablak jobb alsó sarkában.
- Amíg az oszlop még ki van választva, helyezze középpontba az adatokat ezekben a cellákban az eszköztár bal felső sarkában, a "HOME" szalagon található középső igazítás ikonra kattintva.
Lépés 3. Formázza az "ITEM #" oszlopot
Az oszlopban lévő adatokat középre kell helyezni. Jelölje ki a C teljes oszlopát az oszlopfejlécre kattintva. Kattintson a középre igazítás ikonra. Ügyeljen az ebben az oszlopban megadott adatokra. Az írást középre kell helyezni.
Ellenőrizze a D és E, "PAYEE" és "DESCRIPTION" oszlopok formátumát. Az Excel általában úgy formázza a cellákat, hogy az adatok balra igazítva maradjanak. Ez a formátum alkalmas lesz erre az oszlopra. Ellenőrizze kétszer az oszlop méretét. Ezekben a cellákban most már vannak adatok, ezért szükség szerint állítsa be az oszlopszélességet, hogy az oszlop szélesebb vagy keskenyebb legyen
Lépés 4. Formázza meg a pénznemet az F, H és K oszlopokban, vagy "DEBIT", "CREDIT" és "MÉRLEG"
A pénznem kétjegyű tizedesjegyeket használ. Lehetőség van dollárjel megjelenítésére. A terhelési számot pirossá is lehet tenni, ha szeretné.
- Válassza ki az F oszlopot. Kattintson jobb gombbal az F oszlopban, és válassza a Cellák formázása lehetőséget. Megjelenik a Cellák formázása ablak. A "Szám" lapon válassza a "Számvitel" lehetőséget. A „Tizedesjegyek” opcióban válassza a „2” lehetőséget. Válassza ki a dollár jelet a "Szimbólum" -ban.
- Ismételje meg a fenti lépéseket a H és K oszlopokhoz.
- Ahhoz, hogy a terhelési szám pirosnak tűnjön, kattintson az F oszlop fejlécére a teljes oszlop kiválasztásához. Kattintson a jobb gombbal az oszlopra, és válassza a Cellák formázása lehetőséget. Válassza ki a Betűtípust, amikor megjelenik a Cellák formázása ablak. Ezen a lapon kattintson a Szín opció melletti legördülő menüre. A palettán kattintson a piros színre.
3. rész az 5 -ből: Képletek létrehozása
1. lépés. Készítsen képletet az aktuális egyenleg kiszámításához
Írja be a matematikai művelet képletét az aktuális egyenleg kiszámításához a K oszlopba. Nincs szüksége a képletre a K2 cellában. Itt adja meg a kezdő egyenlegét.
- Kattintson a K3 cellára. Kattintson a táblázat tetején található képletsávra. A számítás elvégzéséhez írja be a képletet. Írja be = SUM (K2-F3+H3). Ez a képlet utasítja a táblázatot, hogy vegye fel a nyitó egyenleget (K2 cella), vonja le a terheléseket, ha van (F3 cella), és adjon hozzá jóváírásokat, ha van (H3 cella).
- Ha a nyitó egyenleg 200 USD, és az első bejegyzés 35 USD csekk, akkor 35 USD -t írjon le terhelésként az F3 cellában. A H3 cellába beírt képlet felveszi a kezdeti egyenleget, és levonja a terhelést, így az egyenleg 165 USD.
2. lépés. Másolja ki a képletet
Válassza ki a K3 cellát. Kattintson a jobb gombbal, és válassza a Másolás lehetőséget. Válassza ki a K4 és K5 cellákat, majd kattintson a jobb egérgombbal, és válassza a Beillesztés lehetőséget. Most a képletet ezekbe a cellákba másolja. Most az aktuális egyenleget a K oszlopban számítottuk ki az összes beírt adatsorra.
3. lépés. Hozzon létre egy feltételes képletet az aktuális egyenleg oszlopának törléséhez
A fenti képletet átmásolhatja a K6 cellába. Mivel azonban nem adott meg adatokat, a K5 cella aktuális egyenlege is megjelenik a K6 cellában. Ennek tisztázásához hozzon létre egy feltételes képletet, amely kiüríti a cellát, ha nem ad meg tranzakciót, de megjeleníti az egyenleget, ha van ilyen.
A K6 cellába írja be a képletet = HA (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). Ez azt fogja mondani az Excelnek, hogy ha a "DATE" oszlop B6 cellája üres, akkor a H6 cellának üresnek kell lennie, de ha a B6 cella nem üres, akkor az egyenleget kell kiszámítani
Lépés 4. Bontsa ki a képletet az AutoFill használatával
Az Automatikus kitöltés funkció kitölti a szomszédos cellák képletét, így nincs szükség ismételt "BALANCE" képlet megadására.
- Keresse meg az AutoFill kart az aktív cellában. Nézze meg a kis sötét téglalapot az aktív cella jobb alsó sarkában. Vigye az egérmutatót, amíg az AutoFill kurzorra nem változik, ami vékony plusznak tűnik.
- Kattintson a K6 cellára. Vigye az egérmutatót az automatikus kitöltés kar fölé, és a kurzor vékony pluszjelre változik. Kattintson a bal egérgombbal, és tartsa lenyomva az AutoFill kart. Húzza a kurzort a K100 cellába (K oszlop, 100. sor).
- A képlet most átmásolásra kerül az összes K oszlop K oszlopától a 100. sorig. Az egyes cellák sor- és oszlopszámait automatikusan beállítja, hogy a képlet helyesen tudjon számolni.
4. rész az 5 -ből: Kategóriák hozzáadása
1. lépés. Hozzon létre egy tranzakciós kategóriát
A tranzakciós kategóriák hasznosak a pénzkiáramlás és a jövedelemtípusok nyomon követésében. A kategóriák jövedelemadókhoz kapcsolódhatnak, például ingatlanadókhoz vagy jótékonysági adományokhoz. A kategóriák segítségével diagramokat is készíthet, amelyek könnyen megjelenítik a fiók pénzügyi tevékenységét.
Lépés 2. Hozza létre a "Kategóriák" fület
Ez a lap a bevételi és kiadási nyilvántartási csekkek összes lehetséges kategóriájának tárolására szolgál. Nevezze át a "Kategóriák" munkafüzet egyik lapját. Kattintson duplán egy meglévő lap címére, hogy kiemelje a nevet. A név "Sheet2" vagy "Sheet3" lesz. Amikor a lap neve kiemelve van, írja be a lap új nevét, például "Kategóriák".
A B4 cellába írja be a "Kategóriák" lehetőséget. Formázza a cellákat félkövérre, és helyezze középre őket
3. lépés. Hozzon létre jövedelemkategóriákat
Írja be a "*** Bevétel ***" mezőt a B5 cellába. Ide soroljuk az összes olyan jövedelemkategóriát, amely rendelkezik vagy a jövőben is részesülhet. Adja meg az összes jövedelemkategóriáját a B6 cellától kezdve, és haladjon lefelé.
- A leggyakoribb jövedelemkategória a "Bérek" (bérek). Bontsa le a különböző bérkategóriákat, ha egynél több munkahely van.
- Pénzügyi helyzete meghatározó tényező más jövedelemkategóriák esetében. Hozzon létre egy "Osztalék" kategóriát, ha részvényei vannak. Szükség esetén hozzon létre gyermektartási kategóriákat is. Más kategóriák, például „Kamatbevétel”, „Ajándékok” és „Egyéb”.
4. lépés. Hozzon létre terhelési kategóriákat
Törölje az utolsó bevételi kategória celláit. Lépjen egy cellával lejjebb, majd írja be a "*** Költségek ***" szót. Minden terhelési kategória ebben a szakaszban található.
A terhelési kategóriák száma az Ön körülményeihez igazodik, beleértve a „Jelzálog”, „Bérleti díj”, „Biztosítás”, „Gépkocsi fizetés”, „Gáz”, „Villamos energia”, „Telefon” vagy „Szórakozás” lehetőséget
Lépés 5. Adjon nevet a kategóriát tartalmazó cellatartománynak
Válassza ki a B5 cellát, majd jelölje ki a B5 cellából az összes bevételi és kiadási kategóriába. Keresse meg a cellanév mezőt az ablak bal felső sarkában, amely a képlet mezőtől balra található. A kiemelt tartomány első cellájának neve "B5" lesz. Kattintson a cellanév mezőre, és írja be a "Kategóriák" lehetőséget. Ez annak a cellatartománynak a neve, amelyet az ellenőrző regiszterben használhat.
6. Használja a csekk -nyilvántartás kiadási és bevételi kategóriáit
Térjen vissza az ellenőrző regisztert létrehozó lapra. Most a „KIADÁSI KATEGÓRIA” és a „JÖVEDELMI KATEGÓRIA” oszlopok egy legördülő menübe kerülnek.
- Válassza ki a G2 cellát a Regisztráció lapon. Ez a „KIADÁSI KATEGÓRIA” oszlop első cellája.
- Válassza ki a "DATA" szalagot az eszköztáron. Kattintson az "Adatellenőrzés" gombra. A legördülő menüből válassza az „Adatellenőrzés” lehetőséget. Megnyílik az „Adatellenőrzés” ablak.
- Az "Adatok ellenőrzése" ablak "Beállítások" lapján keresse meg az "Engedélyezés" legördülő mezőt. Kattintson a lefelé mutató nyílra, és válassza a "Lista" lehetőséget. Írja be a "= Kategóriák" mezőt a "Forrás" mezőbe. kattintson az OK gombra.
- Egy kis nyíl jelenik meg a G2 cella mellett. Kattintson erre a nyílra a kategóriák listájának megjelenítéséhez. Kattintson a sor tranzakciónak megfelelő kategóriára.
- Másolja a képletet a G2 cellából a G100 cellába az AutoFill használatával.
- Lépjen a J2 cellába, és ismételje meg a folyamatot a „JÖVEDELMI KATEGÓRIA” oszlopban.
5. rész az 5 -ből: A csekk -nyilvántartás védelme
1. lépés: Zárja be a képletcellákat és védje meg a táblázatot
A munkalap védelme azt jelenti, hogy nem írhatja felül az adatokat a lezárt cellákban, így nem kell attól tartania, hogy a jövőbeni egyenlegszámítások a képlethibák miatt tévednek. Jelszót is adhat hozzá, hogy a csekk -nyilvántartása jobban védett legyen a többi felhasználótól. Győződjön meg arról, hogy a jelszó könnyen megjegyezhető, vagy írja le biztonságos helyre. A munkalap nem lesz elérhető, ha elfelejti jelszavát.
2. lépés: Oldja fel a cellát
A munkalap védelme után az összes cella zárolva lesz. Ezért fel kell oldania a beírandó adatcellák zárolását, még akkor is, ha a munkalap védett.
- Válassza ki a B2 - J100 cellákat. Ezek az összes ellenőrző regiszter oszlop cellái, kivéve az utolsó K oszlopot, amely az "MÉRLEG" oszlop. Ezekbe a cellákba akkor is be kell írni az adatokat, ha a munkalap védett.
- A kijelölt cellatartományban kattintson a jobb gombbal. Válassza a Cellák formázása lehetőséget.
- A Cellák formázása ablakban válassza a Védelem fület. Törölje a jelet a „Zárolt” jelölőnégyzetből, majd kattintson az OK gombra.
3. lépés: Védelem engedélyezése a munkalapon
Ez azt jelenti, hogy minden cella zárolva marad, beleértve a K oszlop celláit is ("MÉRLEG"), így nem írhatók felül.
- Nyissa meg a "REVIEW" szalagot az eszköztáron. Kattintson a „Lap védelme” gombra a „Lap védelme” ablak megjelenítéséhez.
- Ha meg szeretné védeni a munkalapot, adja meg itt a jelszót. Ha nem, hagyja üresen.
- kattintson az OK gombra. Az ellenőrző regiszterek most védtelenek.
4. lépés: A zárolt cellák megváltoztatásához távolítsa el a munkalap védelmét
Ezt a folyamatot később megfordíthatja, ha módosítani szeretné a képletet egy zárolt cellában. Nyissa meg a "REVIEW" szalagot az eszköztáron. Kattintson a „Lap védelmének feloldása” gombra, amíg meg nem jelenik a „Lap védelmének megszüntetése” ablak. kattintson az OK gombra.
