Minden vállalkozásnak, legyen az nagy vagy kicsi, figyelemmel kell kísérnie minden tranzakcióját. Sok egyszerű pénzügyi szoftverrendszert lehet eladni, de még mindig tisztában kell lennie a könyvelési tranzakciók működésével. Az összes üzleti tranzakciót, például a jövedelem fogadását vagy a számlák kifizetését, be kell vezetnie a főkönyvi könyvvitelhez hasonló könyvelési naplóba. Itt különböző kategóriákat kell összegyűjtenie, amelyeket számláknak nevez, és terhelésre vagy jóváírásra rögzít (a növekedés vagy csökkenés szerint). Példákat később adunk. A számviteli szoftvergyártók is ezt a képletet követik programjaik létrehozásakor, de a folyamatot megkönnyítették az alkalmi felhasználók számára.
Lépés
Rész 1 /3: Tranzakciók megadása
1. lépés Gyűjtse össze az üzleti tranzakciókkal kapcsolatos összes dokumentumot
Ezek a dokumentumok jellemzően a beszállítói nyugtákat, a közüzemi számlákat (például a víz és a villany), az ügyfeleknek kiadott hiteljegyzeteket, az adóbevallásokat, a kiállított csekkeket és a bérszámfejtési információkat tartalmazzák. A könyvelési napló rögzítése előtt ellenőrizze, hogy minden kapott számla és kifizetés pontos és ellenőrzött. Mielőtt tranzakciókat írna be a rendszerbe, győződjön meg arról, hogy mindent felismert a felügyelő vagy a vállalkozás tulajdonosa.
2. lépés. Állítson be különböző számlákat vagy kategóriákat az egyes tranzakciótípusokhoz
A nyilvántartott számlák, például készpénz, készlet, költségek stb. Gondoljon ezekre a számlákra, mint egy önálló jegyzetfüzet vagy a személyes költségvetésben felsorolt tételek külön oldalaira. Állítsa be a következő fióktípusokat:
- Az értékesítési vagy bevételi számla rögzíti az ügyfeleknek történő összes értékesítést.
- A költségszámla rögzíti az összes pénzt, amelyet egy vállalkozás költ, például üzleti létesítmény üzemeltetésére, termékek előállítására és termékek értékesítésére.
- Ezenkívül a vállalkozások kötelesek nyilvántartani eszközeiket is, például készpénzt, követeléseket (ki nem fizetett értékesítés), valamint ingatlanokat, gépeket és berendezéseket, például épületeket és berendezéseket.
- A felelősségi számla rögzíti az összes pénzt, amelyet a vállalkozás külső felektől kölcsönöz, például a banki kölcsönöket, a szállítói kötelezettségeket (pl. A szállítóknak) és a fizetendő fizetéseket (a munkavállalóknak járó, de ki nem fizetett fizetések).
- Ezeket a nagy kategóriákat általában kisebb, specifikus fiókokra osztják.
3. lépés. Határozza meg, hogy a számlát terheljük vagy jóváírjuk
Fontos megjegyezni, hogy minden tranzakció terhelési és hitelszámlákkal jár, és a terhelések és jóváírások teljes számának azonosnak kell lennie. Például, amikor fizetést kap egy ügyféltől, a készpénzt terhelésként, a vevőkövetelést pedig jóváírásként könyvelné el. Amikor fizet a reklámért, akkor a hirdetési költségeket terheléssel, a készpénzt pedig jóváírással számolja el.
- Rögzítse a költségek, eszközök (például készpénz és berendezések), valamint az osztalékszámlák esetleges növekedését terhelésként, a csökkenést pedig jóváírásként. Más számlákon, mint például kötelezettségek és bevételek, a növekedést jóváírásként, a csökkenést terhelésként kell elszámolni. Ennek a számviteli rendszernek megvan a maga logikája, és kezdje el emlékezni, miközben a logikáját használja a számlák "növekedésének" és "csökkenésének" okainak meghatározására.
- Ne feledje, hogy a terheléseken és jóváírásokon közzétett számok nem azonosak, de az összesítésnek azonosnak kell lennie. Például, ha az ügyfél részben készpénzzel, részben hitellel fizet egy termékért, akkor két számla kerül terhelésre, nevezetesen készpénz és követelés. Míg a hitelből naplózott fiók csak egy, mégpedig az Értékesítés.
- Minden számítógépes szoftverrendszer megkönnyíti a könyvelési naplók rögzítését azáltal, hogy az összes fiókot a megfelelő helyre írja be a Naplóba.
- Előfordulhat, hogy új számlanevet kell létrehoznia a naplóban, ha rendkívüli tranzakciója van, például részvényeladás vagy földvásárlás.
4. lépés. Ellenőrizze a naplóba beírt összes könyvelési tranzakciót legalább kétszer
Minden tranzakció a saját kategóriájában jelenik meg: például terhelés a napló egyik oldalán, és az összegnek meg kell egyeznie a folyóirat jóváírási oldalán megjelenő összeggel.
Például akkor rögzít egy villanyszámla -fizetési tranzakciót, ha megadja a Kötelező számlák 500 000 Rp. Terhelési oldalán és 500 000 Rp. feltétlenül adja meg a nyugta számát és egy rövid leírást a megjegyzések rovatban
5. lépés. Rendszeresen helyezze át a naplóban lévő számlákat a főkönyvbe
A főkönyv az összes fiók gyűjteménye. Például vannak oldalak a főkönyvi készpénz, követelések, tartozások, költségek stb. Minden kategóriájához. Ezután megtekintheti az egyes fiókok teljes összegét egy adott időszakban.
- A főkönyvek az adatokat számla szerint rögzítik, szemben a tranzakciókat rögzítő naplóval. Más szóval, a főkönyvbe áthelyezett tranzakció a főkönyvben legalább két helyen (számlán) lesz.
- Például az ügyfelektől származó értékesítésből származó készpénzbevételeket a tranzakcióban egy tranzakcióként rögzítik a naplóban, és a beszedett készpénzt és a hitelből származó bevételt számolják el. a főkönyvbe történő átutaláskor ezeket a bejegyzéseket külön helyen rögzítik: készpénz- és bevételi számlák. Így láthatja, hogy a tranzakciók hogyan befolyásolják az egyes fiókokat.
- A főkönyvi nyilvántartásokat keltezni kell, hogy a tranzakció forrása azonosítható legyen. Egyes könyvelők hivatkozási számot is tartalmaznak, például sorszám formájában, így a tranzakciók könnyen visszanézhetők a naplóba.
2. rész a 3 -ból: Számviteli tranzakciók kiegyensúlyozása
1. lépés Egyenlegbe kell állítani a főkönyvet a zárás előtt, minden alkalommal, amikor könyvelési tranzakciót ír be
Készítsen próbaegyenlegeket és egyéb jelentéseket annak biztosítására, hogy az egyes tranzakciókhoz rögzített számok és számlák helyesek legyenek. Függetlenül attól, hogy hány tranzakciót rögzítenek, a teljes terhelésnek meg kell egyeznie a teljes jóváírással.
Ha manuálisan vagy számítógépes programmal jegyzetel, akkor a terhelések és jóváírások összes számát összeadjuk, kategóriától függetlenül. A terhelések és jóváírások teljes összegének azonosnak kell lennie
2. lépés. Ellenőrizze a próbamérleg hibáit
Ha a terhelések nem egyenlők a jóváírásokkal, akkor hibákat kell találnia a naplóbejegyzéseiben. Valójában akkor is előfordulhatnak hibák, ha a terhelési és jóváírási összegek megegyeznek, például kettős könyvelés vagy rossz számlára történt tranzakciók miatt.
- Például, ha fizetést kap egy ügyféltől, előfordulhat, hogy készpénzt vett fel, de elfelejtette a vevőkövetelést rögzíteni, így a napló úgy néz ki, hogy a követelések még mindig nincsenek kifizetve. Így a terhelés összege eltér a jóváírástól.
- Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy a hibák megtalálásához nyomon kell követni a rekordokat a napló kezdeti bejegyzéséhez. Ezért a tranzakció dátumát és/vagy hivatkozási számát rögzíteni kell a naplóban, hogy a nyomon követés egyszerű legyen.
Lépés 3. Futtassa az eredménykimutatásra, a mérlegre és a tőkemódosításra vonatkozó jelentéseket
Ezeket a pénzügyi jelentéseket manuálisan vagy számviteli szoftverrendszerrel lehet elkészíteni. Ezekből a jelentésekből kap teljes képet vállalkozásáról.
- Például az eredménykimutatás levonja a bevételt az egy bizonyos idő alatt felmerült költségekből, és ebből a jelentésből tudja, hogy a vállalat nyereséget vagy veszteséget ért el.
- A mérleg megjeleníti a vállalat összes eszközét és kötelezettségét. A társaság eszközei közé tartozik a készpénz, a berendezések, a föld és a követelések. A kötelezettségek közé tartoznak a tartozások és a tartozások.
- Ha a korábbi időszakokban osztalékot (jutalmat) fizetett a részvényeseknek, akkor a saját tőke változásáról szóló kimutatásra is szüksége lesz. Ez a jelentés a keletkezett nyereség összegét (nem a nettó jövedelmet) és a kifizetett osztalékot mutatja. Az eredménytartalék a társaságba újra befektetett bevételt jelenti.
Rész 3 /3: Részletes nyilvántartás vezetése a számviteli tranzakciókról
1. lépés. Röviden írja le a naplóba bevitt minden tranzakciót
Például: „készpénzes televíziós reklámfizetés, 2016. február”. Így világosabb lesz az egyes tranzakciók rögzítésének összege, oka és rögzítési folyamata.
Lépés 2. Tartson biztonsági másolatot a tranzakciós naplójáról
Hibák vagy jövőbeni kérdések esetén biztonsági mentést kell készíteni. Az összes rekord dokumentációját úgy lehet benyújtani, hogy egy csomagba több rekordot és egy napló dátumát írja be. Mindenkinek képesnek kell lennie a naplóbejegyzések keresésére a főkönyvben, majd könnyen hozzáférhet a biztonsági mentési dokumentációhoz
Lépés 3. Őrizze meg az összes dokumentáció papírmásolatát legalább egy évig
Ez magában foglalja a naplóbejegyzéseket és a főkönyveket, valamint az összes számlát és egyéb tranzakciós dokumentumot. Mindezen dokumentumok könyvvizsgálati és adózási okokból szükségesek.
4. lépés: A dokumentációt legalább hét évig őrizze meg elektronikusan
Szkennelje be papír alapú dokumentumait oda -vissza, és tárolja őket két elektronikus tokban: az egyik az irodában való tárolásra, a másik pedig a vészhelyzetben való használatra. Mindig fennáll annak a lehetősége, hogy a társasági adókat az elmúlt néhány évben ellenőrzik, ezért ezeket a dokumentumokat meg kell őrizni.
Tippek
- Minden nap egyensúlyozzon a naplójában. Figyelje az összes hibát, és azonnal javítsa ki azokat. Ez annyira fontos, hogy ez lesz az egyik első óra a számviteli hallgatók számára.
- Biztosítson keresztképzést az alkalmazottaknak, hogy a számviteli rendszer és a tranzakciók beírásának megértése több alkalmazott számára is ismert legyen.
