Sok vállalat arra kéri alkalmazottait, hogy önmaguk értékelésével készítsenek jelentést a munkáról, hogy beszámolhassanak arról, mit tettek egy bizonyos időszak alatt. Ha értekezlet -jegyzőként dolgozik, akkor felkérést kaphat a jelentés elkészítésére. Ez a cikk elmagyarázza, hogyan kell jó teljesítményjelentést készíteni, mert fontos szerepet játszik karrierje sikerének vagy kudarcának meghatározásában.
Lépés
Rész 1 /3: A munkaeredmény -jelentés formátumának megértése
1. lépés: Kezdje a jelentés elkészítését azáltal, hogy rövid összefoglalót ír az elért eredményeiről
A jelentés tetején mutassa be a beküldött információk összefoglalóját, hogy átfogó képet kapjon a teljesítményéről.
- Például: Ön egy nonprofit szervezetnél dolgozik, és a főnöke felkéri Önt, hogy készítsen teljesítményjelentést. Röviden számoljon be egy bekezdésben az összes elvégzett feladatról, például: olyan tevékenységeket szervezett, amelyek előnyösek a szervezet tulajdonosának, sikerült elismerést szereznie az iparágban, és kapcsolatokat épített ki az üzleti partnerekkel.
- Ne vegyen fel konkrét dolgokat az összefoglalóba, mert csak fontos információkat kell bemutatnia ahhoz, hogy átfogó képet kapjon a munkában elért eredményekről. Útmutatóként a jelentéseket 2 oldalon kell bemutatni, kivéve, ha a munkáltató más formátumot határoz meg. Először győződjön meg arról, hogy egy bizonyos formátum szerint kell -e jelentést készítenie.
2. lépés. Adjon meg részletes alátámasztó tényeket
A jelentés elején bemutatott összefoglaló minden információjának alátámasztásához írja le a részleteket az alábbi utasítások szerint:
- Használjon listaformátumot. Készítsen jelentéseket minden tevékenységről külön. A jelentés címének szerepeltesse a tevékenységet, majd a tevékenység leírását a cím alatt. Például: az Ön tevékenysége az „Esemény előkészítése és végrehajtása”.
- A cím alatt készítsen listát számok vagy betűk segítségével, hogy röviden és konkrétan leírja az Ön által szervezett eseményt, beleértve annak célját és előnyeit a szervezet küldetésének megvalósításában.
Lépés 3. Hozzon létre egy jelentést szabványos formátumban, hogy professzionális megjelenésű legyen
Ne nyújtson be véletlenszerű jelentéseket. Ehelyett készítsen szépen beírt jelentést professzionális betűtípussal, szabványos méretű papír használatával.
- Tegye a jelentés címét a papír közepére vastag betűkkel, hogy az információ szépen rendeződjön.
- A jelentés tetejére írja be a jelentés elkészítésének dátumát. Adja meg a jelentést készítő személy nevét, beosztását és beosztását is.
4. lépés. Naplózzon a jelentési időszakban
Könnyebb lesz a jelentések összeállítása, ha azonnal jegyzeteket készít, amikor a tevékenységek futnak.
- Készítsen elő egy jegyzetfüzetet vagy mappát, hogy rögzítse a munkaeredményeket egy bizonyos időszak alatt. Ez megkönnyíti a jelentések elkészítését, ha a főnöke kéri.
- Ha ezt nem teszik meg, a jelentési időszak elején elért fontos eredmények elfelejthetők.
Rész 3 /3: Minőségi tartalom szállítása
1. lépés. Írja le az elérni kívánt célt és a munkakörrel kapcsolatos elvárásokat, amelyeket teljesítenie kell
Emlékeztesse az olvasókat, hogy a jelentési időszak elején van egy cél, amelyet el szeretne érni. Győződjön meg arról, hogy ismeri a szervezet céljait és a tőled elvárt munka hozzájárulását. Ha még nem tudja, kérdezze meg a munkáltatót ezekről a dolgokról.
- Ezután magyarázza el, hogy tényleges adatok megadásával elérte célját. Készítsen jelentést, amely összehasonlítja az adatokat a cél és annak megvalósítása között.
- Például: A tervezettnél több pénzt sikerült összegyűjtenie, és ez az eredmény pozitív dolog a befektetők és a munkáltatók számára. Ennek a munkának az eredményei azonban nem tekinthetők sikeresnek, és nehéz megállapítani, hogy milyen magas az Ön sikere, ha nincsenek összehasonlító adatok.
2. Lépjen be a jelentésbe vizuális információkat
Csatoljon néhány táblázatot vagy grafikont, amelyek megkönnyítik az olvasók számára a bemutatott adatok megjelenítését.
- Ne feledje, hogy az elfoglalt olvasók általában csak sovány jelentéseket készítenek. Néha a vizuális eszközök hatékonyabban képesek információt továbbítani.
- Azonban ne mutasson túl sok grafikát. Válasszon 1-2 diagramot, amelyek meg tudják magyarázni a fontos információkat.
3. lépés. Fókuszáljon az „AUTÓRA”
A CAR jelentése: Kihívás (kihívás), Akció (akció), Eredmények (eredmények). E három dolog megvitatásával rendszeres munkamegjelentést készíthet.
- Határozza meg az előttünk álló kihívásokat. Írja le, milyen lépéseket tett a kihívások leküzdésére, és milyen eredményeket ért el. Például: étteremvezetőként írja be jelentésébe: „Kihívás: a sorok egyre hosszabbak a csúcsidőben a vacsoránál, és a panaszos ügyfelek 10%-kal növekednek. Teendő: kérje meg 1 pincért, hogy 1 órával korábban kezdje meg a munkát, hogy javítsa a szolgáltatás minőségét csúcsidőben. Eredmény: a panaszos ügyfelek száma 2 főre csökkent, vagy 80%-kal csökkent”.
- Készítsen jelentést konkrét információk megadásával. Az olyan eredmények, amelyek nem mérhetők, például: „Képes vagyok jól dolgozni csapatban” haszontalanok, mert mindenki ugyanazt mondhatja. Tehát képesnek kell lennie arra, hogy megmutassa az eredmények és a megoldandó problémák közötti kapcsolatot, és konkrét adatok és információk megadásával jelentést tegyen a teljesítményről.
4. lépés. Írja le az alkalmazott módszert
Ha adatokat kell gyűjtenie a jelentés megírásához, röviden írja le az alkalmazott adatgyűjtési módszert.
- Tájékoztassa az olvasót a felmérési módszer választásának okairól, előnyeiről és eredményeiről. Ismertesse azt is, hogy miért tekintik hitelesnek a módszert. Folytatva az éttermi forgatókönyvet a fenti példában, magyarázza el, miért használja fel az ügyfelek panaszadatait felmérési módszerként.
- Adja meg a felmérés dátumát vagy időszakát, valamint azt, hogy mit szeretne nyerni a felmérésből.
5. lépés. Fókuszáljon a munkaeredmények jelentésére
Annak érdekében, hogy a jelentésben szereplő információk a munkatevékenységekre összpontosuljanak, gondoljon arra, hogy mire volt a legbüszkébb a jelentési időszakban, például: képes -e megnyugtatni egy aggódó vendéget, vagy képzést biztosít egy beosztottnak. Ne adjon túl részletes információkat az olvasónak.
- Egy másik módszer a „STAR” módszer használata, amely a következőket jelenti: Helyzet (probléma), Feladat (feladat), Művelet (cselekvés), Eredmények (eredmény). Röviden írja le a helyzetet, amelyben volt, a feladatot, amelyet meg kellett tennie, a feladat elvégzéséhez szükséges lépéseket és az elért eredményeket. Csakúgy, mint a „CAR” módszer, a cél az, hogy megmutassa a „probléma” és az „eredmény” közötti kapcsolatot, és elmagyarázza, hogyan lehet azt elérni.
- Fókuszáljon olyan jelentések készítésére, amelyek képesek a következőket bemutatni: nehézség, kiváltságok, prioritás, jó láthatóság, határidők, innováció, munkaköri leírás, valamint a munkájának a szervezetre gyakorolt hatása.
- Például: írja le a jelentésben, hogy az alkalmazottak éves forgalma 35% volt, amikor előléptették az üzletág vezetőjévé. Miután elvégezte a munkavállalói elégedettségi felméréseket, mentorálta az alkalmazottakat, és hetente megbeszéléseket tartott a teljes személyzettel, a munkavállalók forgalma 15%-ra csökken. Ez a példa azt mutatja, hogy az eredményjelentésben nem kell hosszú mondatokat használni, amíg az olvasó helyesen érti a kapcsolatot.
6. lépés. Magyarázza el cselekedete érdemeit
Ne csak az eredményeket hozza. Azt is meg kell magyaráznia, hogy az eredmény miért előnyös a szervezet számára.
- Például: Találkozója van a személyzettel. Magyarázza el, mi a nyomon követés és milyen előnyökkel jár a szervezet számára? Gondolja át alaposan, hogy mit szeretne jelenteni. Ha ez nem hasznos, akkor más munkáról kell jelentést tennie.
- Ha a személyzettel való találkozás képes növelni a munka motivációját, hogy a munkavállalók hiányzása javuljon, és pénzt takarítson meg a vállalat tulajdonosainak. Ez a munka eredménye, amelyet hasznosnak tartanak.
7. lépés: Ellenőrizze a jelentést, mielőtt elküldi
A jelentésírás céljait nem sikerült elérni, ha olyan jelentést nyújt be, amely sok hibát és szakszerűtlen írási formátumot tartalmaz.
- Ellenőrizze a szavak nyelvtanát, írásjeleit és helyesírását. Mentse a jelentést 1 éjszakára, majd reggel olvassa el újra. Ne készítsen utolsó pillanatban jelentést.
- Nyomtassa ki a jelentést papírra, és ellenőrizze, hogy van -e még valami javítandó. Néha olyan fáradtak a szemeink, hogy túl sokáig nézzük a számítógép képernyőjét, és figyelmen kívül hagyjuk a hibákat.
Rész 3 /3: A helyes szavak használata
1. lépés. Negatív dolgokat mondjon pozitív módon
Ha van olyan cél, amelyet nem sikerült elérni, akkor jobb, ha nem jelentik. Ahelyett, hogy az olvasót erre összpontosítaná, próbálja más módon tájékoztatni.
- Írja le a nem kielégítő munkaeredményeket pozitív mondatokkal, például úgy, hogy a magyarázatot a probléma megoldására tett konkrét lépésekre összpontosítja, ahelyett, hogy másokat hibáztatna vagy kifogásokat keresne.
- Ne hibáztass másokat. Fókuszáljon arra, hogy elmagyarázza a tetteit, és mutassa be, hogy pozitív ember. Ossza meg azokat a dolgokat, amelyeket Ön vagy csapata jól teljesített. Fókuszban olyan munkákról számoljon be, amelyekre büszke lehet.
2. lépés. Jelenítse meg a számokat és használja a mutatókat a jelentésekben
Ha nagyon konkrét adatokat tud bemutatni, akkor a munkája eredményesebb lesz. Egészítse ki az Ön által közölt információkat bizonyítható bizonyítékokkal.
- A gyakran használt szuperlatív szavak, például: „legjobb” vagy „megbízható”, kevésbé hasznosak. Mindenki azt mondhatja: „Nagyon jó volt a munkám ebben az évben”.
- Ne feledje ezt a mondatot: „Bizonyítsd be, ne csak beszélj!” Ahelyett, hogy azt mondanád másoknak, hogy idén jó munkát végezhetsz, mutasd meg részletesen, amit jól csináltál adatokkal és mutatókkal. Ne csak azt mondja, hogy jó kapcsolatokat építhet ki az ügyfelekkel. Ehelyett idézze az ügyfél -elégedettségi felmérés eredményeit, csatoljon egy levelet, amelyet egy vevőtől kapott, és adjon meg adatokat a panaszos ügyfelek számának csökkenéséről.
- Jelenlegi számok. Mondani, hogy képes vagy több személyzet vezetésére, értelmetlen, ha az olvasók nem tudják, hány ember van a személyzetben. Adja meg az adatokat numerikus formában, hogy az olvasók tudják, hány embert neveznek „soknak”, és magyarázza el az elvégzett munka leírását.
3. lépés Mindenesetre mondja meg az igazat
Ne hazudj és ne túlozz. Nagy bajban leszel, ha elkapnak.
- Még ha teljesen akaratlan is, akkor nagy bajba kerül, ha hazudik. Bizonytalannak érzi magát, és a karrierútja elzáródik.
- Végezzen őszinte önértékelést, hogy jelentse erősségeit és gyengeségeit úgy, ahogy vannak. Próbálja pozitív módon leküzdeni a hiányosságokat.
4. Légy elismerni mások munkáját
Az üzleti és mérnöki jelentések írására vonatkozó tanfolyamok azt javasolják, hogy ne használja az "én" szót, de bizonyos esetekben használható a teljesítményjelentésekben.
- Például: ha azt jelenti, hogy „100 alkalmazottat vettem fel”, ne felejtse el elmagyarázni, hogy sikereit mások vagy a csapat közreműködése is alátámasztja.
- Extra értéket kap, ha nem arrogáns. Rendezze el a különböző mondatokat, hogy ne mindig az "én" szóval kezdődjenek.
Tippek
- Soha ne használjon haragot kifejező szavakat a teljesítményjelentésben. Jó benyomást kelt, ha mindig pozitív.
- Használjon professzionális szavakat. Ne használjon informális nyelvi stílust.
