A fájlok tárolási rendszere az egyik fontos szempont az ügyes irodai adminisztráció kezelésében. Határozza meg a legjobb fájltároló rendszer -beállítást, hogy bárki, aki jogosult a dokumentumhoz való hozzáférésre, legyen az valaki más vagy Ön, könnyen megtalálja a szükséges dokumentumot. A nem megfelelő rendszer megnehezíti a dokumentumok kezelését, mert gyakran elbújnak vagy elvesznek, így a munkaasztal tele van halom fájllal.
Lépés
1. lépés Határozza meg az alkalmazni kívánt fájltároló rendszert
Függetlenül attól, hogy melyik rendszert választja, győződjön meg arról, hogy hová szeretné menteni az egyes dokumentumokat, például ennek megfelelően:
- Ábécé. Ezt a rendszert akkor lehet a legjobban alkalmazni, ha a fájlok tárolását az ügyfél, a beteg vagy az ügyfél neve végzi.
- Tárgy vagy kategória. Általánosságban elmondható, hogy a témakörök vagy kategóriák szerint szervezett fájlok tárolási rendszere nagyon hasznos, ha megfelelően kezelik őket, de nagyon zavaróak lehetnek, ha a dokumentumokat nem megfelelően rendezték.
- Szám vagy időrendben. Ez a lehetőség akkor a legjobb, ha a dokumentum sorosított vagy keltezett, például vásárlási számla vagy fizetési nyugta.
2. lépés Állítson be egy függő mappát a fájlfiókban
A függő mappát nem kell eltávolítani a fiókból, mert a manilai karton mappa elhelyezésére szolgál. Ez a mappa bekerül a függő mappába, és szükség esetén lekérhető.
Lépés 3. Rendezze a dokumentumokat kötegekbe kategória szerint
Amikor a dokumentumköteg eléri a 3-4 cm-t, ossza őket alkategóriákra. Több köteg vékony dokumentum kombinálható, majd új kategórianevet határozhat meg. Válasszon egy nevet, amely megkönnyíti a dokumentumok rendezését.
Lépés 4. Tegyen minden köteget egy manila kartonmappába, és címkézze egyértelműen
A kifinomultabb megjelenés érdekében használjon olyan mappát, amely a címkék középpontjába ír, és nem sorba.
Lépés 5. Tárolja a manila kartonmappát a függő mappában
Rendes függőmappát használhat vékony dokumentumkötegek tárolására. Ha azonban vastag, vagy alkategóriákra osztott dokumentumkötegeket szeretne tárolni, használjon négyszögletes aljú függőmappát. Ebben az esetben a fájlok tetszés szerint rendezhetők, de a leggyakrabban használt sorrend ábécé.
Lépés 6. Címkézze fel a függő mappát a manila kartonmappán található címke szerint
Helyezze a műanyag címkét a mappa bal szélére, kivéve, ha a mappát függőleges helyzetbe kell helyeznie az irattartóba úgy, hogy a mappák balról jobbra, nem elölről hátrafelé helyezkedjenek el. Ebben az esetben helyezze el a műanyag címkét a jobb oldalon.
7. lépés Készítsen elő függő mappákat és tartalék manila kartonmappákat, hogy hozzáadhasson mappákat, ha vannak dokumentumok, amelyek nem csoportosíthatók címkézett mappákba
Ne tegyen túl sok vagy túl kevés dokumentumot a mappába. Fontolja meg, hogy módosítania kell-e a mappacímkéket és újra kell rendeznie, mivel a dokumentumokat új kategóriákba kell csoportosítani.
8. lépés: Az év végén vegye ki az összes mappát az iratszekrényből, címkézze az új manila kartonmappákat a kategória szerint, majd tegye vissza a függő mappákba
Ellenőrizze az összes fájlt, hogy vannak -e olyan dokumentumok, amelyeket egyesíteni kell a már rendelkezésre álló mappákban, majd mentse a többi dokumentumot archívumként.
Tippek
Ha színes címkéket szeretne készíteni, nyomtassa ki őket számítógéppel, vagy használjon más módszert a mappa vonzóbbá tételéhez. Ha azonban módosításokat kell végrehajtania, például új mappát kell hozzáadnia, zavartnak érezheti magát, mert nehéz kiválasztani a színeket, vagy kézzel kell címkézni őket. Tehát használjon egyszerű módszert
Figyelem
- Ne hozzon létre különféle kategóriákat azokhoz a dokumentumokhoz, amelyeket nem lehet bizonyos kategóriákba csoportosítani, mert ezzel a módszerrel a dokumentumok tovább halmozódnak.
- A fájltároló rendszer meghatározása után tegye szokássá a dokumentumok rendszeres kezelését. Szánjon időt arra, hogy minden nap mentse a fájlokat az asztalára. Ne legyen kísértése, hogy dokumentumokat tegyen egy nagy kosárba, mert a kosár gyorsan megtelik, és új fájlhalmaz lesz.
