Mindannyian tudjuk, hogy a szervezett munka fontos, de a legtöbb embernek nehezen megy ez. Akár hiszed, akár nem, a szervezés nem olyan nehéz, mint amilyennek látszik. Néhány javítás és megoldás megkönnyíti a szervezett emberré válást, mint gondolná.
Lépés
1. módszer a 4 -ből: Hely és idő beállítása
1. lépés. Figyelje tevékenységeit
Töltsön el néhány napot a napi tevékenységek naplózásával vagy nyomon követésével. Ha naplót vezet, láthatja, hogy mit tett, amit korábban nem vett észre. Ezenkívül a naplóírás egy kis ötletet adhat a dolgok szervezésében és a termelékenységben tapasztalt hiányosságairól is. Ezt a gyakorlatot nagy céllal kell elvégezni. A tevékenységi naplók segítségével láthatja, hogy mely tevékenységek időpocsékolás, és melyek azok, amelyek támogathatják céljait.
2. lépés Határozza meg a termelési időt
Néhányan közülünk korán kelők, mások nem. Valószínűleg már tudja, mikor van produktív ideje. Akár az estéket, a reggeleket, az ebédidőt részesíti előnyben, akár a munkanap csúcsideje előtt vagy után, használja ki ezeket az időket a termelékenység maximalizálása érdekében.
Lépés 3. Prioritizálja munkáját
Mindannyian tudjuk, hogy bizonyos feladatok fontosabbak, mint mások, de nem mindig helyezzük előtérbe őket. Ezért fejlesszen ki egy rangsorolási rendszert a feladatok fontosnak való megjelölésével, és legyen őszinte és rugalmas. Használjon emlékeztetőket akár digitális naptár, akár öntapadó jegyzetek segítségével a számítógépén vagy az asztalán. Szánjon több időt és energiát azokra a dolgokra, amelyek a legfontosabbak a listáján. Ilyenek például az időérzékeny feladatok, például a ma vagy holnap elvégzendő feladatok. Azt is előnyben kell részesítenie, hogy válaszol az ügyfeleknek, a főnököknek vagy bárki másnak, aki fizeti a fizetését. Ha bizonytalan egy feladat érzékenységében és fontosságában, akkor jobb, ha megkérdez valakit.
4. lépés Az apró feladatokat azonnal fejezze be
Nem minden feladatot kell priorizálni és ütemezni, hogy bizonyos időn belül elvégezzék. Egyes feladatok nem igényelnek tervezést vagy ütemezést, mert azonnal elvégezhetők. Ebben az esetben gyorsan elvégezheti a feladatot. Szóval, tedd meg most! Azonnal könnyű feladatok elvégzésével nem halogatja.
5. lépés Szervezze meg az eszközöket és a munkaeszközöket
Asztalunk könnyen átmehet a rendetlenségből a törött hajókba, és ez megakadályozhatja, hogy szervezett ember legyél. Vannak, akik még „tiszta asztal” -politikát is alkalmaznak. Még akkor is, ha ez nem szükséges, jobb tisztítani a munkaterületet.
- Tedd rendbe az asztalt. Vigye ki az összes szemetet, és rendszerezze a szükséges dolgokat szisztematikusan. Tisztítsa meg az asztalt, amikor csak lehetséges: ha nincs munka az irodában, szünetekben vagy feladatok között.
- Azonnal tisztítsa meg a szemetet. Így mindig emlékezni fog az asztal tisztítására. Ezenkívül elkerülheti, hogy bosszankodjon a felhalmozódott szemét miatt.
- A szükséges dolgokat könnyen hozzáférhető helyen tárolja. Természetesen nem minden hulladék körülötted. Ha a szükséges eszközöket a közelben tartja, értékes időt és munkaterületet is megtakaríthat.
6. lépés. Tervezze meg a tevékenységeket és találkozókat
Vannak, akik csak találkozókat ütemeznek, de nem a teendők listáján szereplő tevékenységekkel. A fontos feladatok és találkozók ütemezése nagyon hasznos lehet. Például csoportosíthatja a napjait úgy, hogy csak kedden és csütörtökön tart megbeszéléseket. Tegyen helyet az ütemtervében a „kreatív időnek” vagy a kiszámíthatatlannak.
- Használjon ütemtervet és naptárkezelőt. Hozhat létre saját ütemezéskezelőt papír és toll segítségével, vagy lehetnek szoftverek és alkalmazások, például az iCalendar vagy a Google Asszisztens.
- Kategorizálja tevékenységeit. A tevékenységek kategorizálása vagy színkódolása vizuális emlékeztető lehet a fontos dolgokról. Például az Ön által létrehozott kategóriák a következők lehetnek: levelezés, projektek, események, találkozók, ötletbörze, szünetek és gyakorlási idő.
- Használja a technológiát az ütemterv kezeléséhez. Az online menetrendkezelők és az e-mail platformok, például az Outlook, kombinálhatják a teendők, naptárak és címlisták listáját. Ez az ütemtervkezelő nemcsak a hatékonyságot javítja, hanem leegyszerűsíti a gondolkodását.
- Ha lehetséges, kapcsolja be a munkát. Egy mozgalmas munkanapon hajlamosak elfelejteni, hogy nem kell mindent egyedül csinálni. Hagyja a munkáját egy asszisztensre, vagy ha valóban elárasztja a munka, kérje meg munkatársait, hogy segítsenek egy adott feladatban. Visszaadhatja kollégája segítségét, ha a munka elkezdődik.
2. módszer a 4 -ből: E -mailek rendszerezése
1. lépés: Ellenőrizze e -mailjeit az ütemezett időpontban
Nem kell mindig ellenőriznie a postaládáját, mert a legtöbb üzenet nem olyan fontos, mint gondolná. Ha olyan munkán dolgozik, amely nem igényel gyors nyomon követést, ellenőrizze rendszeresen, körülbelül napi 3-4 alkalommal az e-mailjeit.
2. lépés. Szervezze meg az e -maileket
Használja ki a mappák és zászlók funkció előnyeit, ahelyett, hogy hagyná üzeneteit a beérkező levelek között. Például az Outlook mappái és almappái vagy a Gmail több címke- és postaláda -szolgáltatása nyereséges lehet. Ha Ön újságíró, fájljainak neve lehet „Legfrissebb hírek”, „Jövőbeli hírek”, „Régi hírek”, „Interjúk és források” és „Ötletek”.
Törölje és archiválja e -mailjeit. Archiválja a fontos és régi leveleket, majd törölje a többit. A fenti példához hasonlóan a „Régi hírek” egy újságíró archívuma. Ahogy elkezdi törölni a régi e -maileket, látni fogja, hogy hány e -mailt érdemes kidobni, nem pedig elküldeni. Vannak, akik még úgy döntenek, hogy „nulla postaládát” kapnak, vagyis nem lesznek olvasatlan e -mailek, vagy nincsenek e -mailek a postaládájában. A fájlok és címkék használata mellett kiürítheti a postaládáját az archiváló eszközzel, a régi e -mailek törlésével és az e -mail tisztító alkalmazással
3. lépés Használjon más, hatékonyabb kommunikációs formákat
Néha a gyors telefonhívás 10 e -mail küldésének és fogadásának felel meg. Ha igen, hívjon! Ha tudja, hogy az e-mailek cseréje akadályozhatja a vitát, és ezt oda-vissza kell elvégezni, akkor a legjobb, ha telefonon kommunikál. Hosszabb, bőbeszédű, időigényes e-mail megbeszélések helyett további részleteket kaphat hívással. E -mailt küldhet munkatársainak, és azt mondhatja: „Sok kérdésem van ezzel kapcsolatban. Talán könnyebb lenne telefonon beszélni? Felhívhatlak 5 -kor?"
4. lépés: A megszakítások korlátozása
A stratégiai szünetek valóban segíthetnek, de a munka közbeni megszakítások az ellenkezője. A megszakítások lelassíthatják munkáját, megtörhetik a ritmust, és elveszíthetik a fókuszt. Tehát próbáljon hangposta -t használni, ha elfoglalt. Ezek az eszközök nem csak arra szolgálnak, amikor nem tartózkodik az irodában; ezek az eszközök akkor is használhatók, ha nagyon elfoglalt vagy. Sok embernek van „nyitott ajtó” politikája, de nem kell állandóan nyitva tartania az ajtót. Hagyhat egy üzenetet az ajtón, amely így szól: „Hívás közben” vagy „A szobát használják. Kérjük, jöjjön vissza, vagy küldjön e -mailt.”
5. lépés. Használja ki a felhő nyújtotta lehetőségeket
A felhőalapú számítástechnikát érdemes megfontolni, mert olcsóbb, méretezhető, hatékonyabb és könnyebben frissíthető. A felhőben található tartalom nagyon hasznos, mert különféle eszközökön érhető el: számítógépeken, táblagépeken, okostelefonokon és másokon. A felhőalapú tárolás a digitális biztonsági mentés elsődleges és másodlagos formája is. Beszéljen az IKT -kezelővel vagy a szoftverszolgáltatóval, mivel lehet, hogy már van szabad tárhelye a felhőben, vagy alacsony éves díj ellenében elérhető.
6. lépés. Használjon online könyvjelzőket
A legtöbb böngésző rendelkezik könyvjelző funkcióval, amellyel elmentheti és rendszerezheti kedvenc vagy gyakran látogatott webcímeit, hogy azok könnyen és gyorsan elérhetők legyenek. Használja ki ezt a funkciót, hogy ne felejtse el a fontos webhelyeket a legfrissebb hírek megtekintéséhez.
3. módszer a 4 -ből: Hozza ki a legtöbbet az időből
Lépés 1. Kerülje el több dolog egyidejű elvégzését (multitask)
Ezt minden szakértő hiszi. Bár ez a TV -n gyorsnak és menőnek tűnhet, sok dolog egyidejű elvégzése nem hatékony, és befolyásolhatja a szervezési erőfeszítések hatékonyságát. Ehelyett jobb, ha teljes figyelmét először egy feladatra szenteli, foglalkozzon vele, és lépjen tovább a listában szereplő egyéb dolgokra.
2. lépés. Készíts egy ütemtervet magadnak
Szerencsére a legtöbb munkához nem szükséges napi ütemtervet készíteni a percek alapján. A napi ütemterv és a napi fontos feladatok vagy események megjelölésével azonban összpontosíthat feladataira.
- Állítson be időkorlátokat bizonyos tevékenységekhez. Egyes feladatok nem igényelnek időkorlátot, másokat azonban paraméterezni kell a termelékenység növelése érdekében. Gondoljon néhány feladatra, amelyek a szükségesnél több időt vesznek igénybe, és állítson be egy határidőt egy későbbi időpontban.
- Szánjon több időt más tevékenységekre. Bizonyos feladatok - amint azt a tapasztalatokból megtanulják - általában hosszabb ideig tartanak, mint kellene, de ez nem rossz. Az ilyen típusú tevékenységekhez, különösen a fontos eseményekhez és találkozókhoz, szánjon több időt előtte és utána.
Lépés 3. Használjon időzítőt, stoppert vagy ébresztőóra alkalmazást
Ezek az objektumok hatékonyak lehetnek, ha megfelelően használják őket. Vannak, akik úgy döntenek, hogy az ébresztést 10, 15 vagy 30 perccel a szükséges idő előtt állítják be, hogy megfelelő figyelmeztetést kapjanak a tevékenység megkezdése előtt. Emlékeztető eszközt (emlékeztetőt) is beállíthat.
4. lépés. Ne halogassa tovább
Kérdezd meg magadtól, hogy valóban el kell -e halasztanod egy tevékenységet, vagy csak lusta akarsz lenni. Ha úgy érzed, hogy lazítasz, ne halogasd - tedd meg! Ha azonban a tevékenység késleltetése elkerülhetetlen, mindenképpen jegyzeteljen, és ütemezze át a tevékenységet egy konkrét tervvel. Vagy gondolhatsz egy rögtönzött tervre. Például, ha le kell mondania egy személyes találkozót, akkor érdemes konferenciahívást vagy webkonferenciát kezdeményezni.
4. módszer a 4 -ből: Fizikai és mentális egészség megőrzése
1. lépés Tartson szünetet
Az elme pihentetése elengedhetetlen a termelékenység és a mentális egészség fenntartásához. Általában túl elfoglaltak vagyunk a munkával, hogy ne legyen időnk pihenni. A szünet nagy szükségünk van a termelékenység növelésére. A szünetek azonban lehetőséget adnak arra is, hogy megálljunk, és megkérdőjelezzük, jól használjuk -e ki az időnket.
2. lépés. Alvás jobban
A jó éjszakai alvás nélkül másnap szédülést, fáradtságot vagy álmosságot érez. Ez befolyásolhatja az ütemtervet és a munka hatékonyságát. Célul tűzze ki, hogy minden éjszaka 7-8 óra folyamatos alvást kapjon.
3. Ne hasonlítsa össze magát munkatársaival
Munkatársai munkájának nagy része eltér az elvégzendő munkától, és mindenkinek megvan a maga módszere a munkája megszervezésére. Előfordulhat, hogy a munkatársai számára értelmes és hatékony módszer nem működik, és fordítva.
4. lépés: Fogadja el, hogy a szervezés folyamatos folyamat
Ne várja el, hogy tökéletes legyen. A rendelés hosszú folyamat, amely állandó figyelmet igényel. Nem lesz minden nap optimálisan szervezett, de ha rendszeres ember szeretne lenni, az növelheti hatékonyságát.
