Függetlenül attól, hogy vállalati vezető, menedzser vagy otthon tartózkodó szülő vagy, a felelősségek átruházása fontos képesség, amellyel hatékonyabbá teheted magad. A delegálás azonban bonyolult lehet - határozottnak kell lennie, bízva abban a személyben, akinek átruházza felelősségét. Ez a cikk segít megbirkózni a delegálással kapcsolatos esetleges aggályokkal, majd bölcsen és tisztelettel végigvezeti a munka átruházásának tényleges folyamatán.
Lépés
Rész 1 /2: Lépj be a helyes gondolkodásmódba
1. lépés Tegye félre az egóját
A delegálás legnagyobb akadálya a következő mondat: "Ha azt akarod, hogy valamit jól csinálj, akkor magadnak kell megtenned." Ráadásul nem te vagy az egyetlen ember a világon, aki helyesen dönthet. Lehet, hogy te vagy az egyetlen ember, aki ezen a ponton helyt tud állni, de ha szánsz időt arra, hogy valakit kiképezz, akkor az is lehet, hogy jól csinálja. Ki tudja - lehet, hogy gyorsabban vagy jobban meg tudják csinálni, mint te, és ezt nem csak el kell fogadnod, de még kérned is kell.
Gondolkozz logikusan és reálisan - meg tudod csinálni ezt a munkát magad? Halálig kell dolgoznia, hogy egyensúlyba hozza ezt a munkát és a saját felelősségét? Ha igen, akkor fel kell készülnie munkájának egy részének átruházására. Ne érezze magát szégyellve vagy elégtelennek csak azért, mert segítségre van szüksége valamiben - valójában hatékonyabb munkássá válik, ha segítséget kap, amikor szüksége van rá
2. lépés: Ne várja meg, hogy valaki felajánlja segítségét
Ha vonakodik a munka átruházásától, enyhe mártír -szindrómában szenvedhet - túlterhelt lehet, és gyakran azon tűnődik, miért nem ajánlja fel senki a segítséget. Legyen őszinte önmagához - amikor az emberek felajánlják segítségüket, elutasítják őket, csak azért, hogy udvariasak legyenek? Titokban azt kérdezi, miért nem ragaszkodnak hozzá? Úgy érzi, hogy ha megfordulna az álláspontja, akkor dobogó szívvel segítene nekik? Ha igennel válaszolt, gyakorolnia kell a körülmények irányítását. Kap a segítségre, amire szüksége van - ne várja meg, amíg eljut hozzád, mert előfordulhat, hogy soha nem fog megtörténni.
Sokan elfelejtik azt, amin mások élnek, és semmit sem tehetsz, hogy megváltoztasd őket. Felejts el minden lehetséges csalódást azokban az emberekben, akik nem kínálnak segítséget; ne feledje, hogy az Ön feladata beszélni arról, amire szüksége van
3. lépés. Ne nézzen negatívan a segítségkérésekre
Sokan kényelmetlenül érzik magukat, ha segítséget kérnek. Bűnösnek érezheti magát, mintha valaki másra terhelne, vagy zavarban van, mert úgy gondolja (valamilyen okból), hogy mindent maga kell tudnia kezelni. Lehet, hogy csak büszke a küzdelemre, és bizonyítéknak tekinti azt, hogy nemes ember vagy (a mártír -szindróma egy másik megnyilvánulása). Ha a segítségkérést a gyengeség egyik formájának tekinti, akkor el kell felejtenie gyorsan Másrészt: ha mindent egyedül akar megtenni, az a gyengeség jele abban az értelemben, hogy azt jelzi, hogy nincs reális rálátása a képességeire.
4. lépés. Tanuljon meg bízni másokban
Ha félsz a delegálástól, mert nem gondolod, hogy mások képesek olyan jól teljesíteni, mint te, akkor tarts észben két dolgot: először is, szinte bárki jó lehet valamiben, kellő gyakorlattal, másodszor pedig lehet, hogy nem vagy mindenben tehetséges. Amikor átruházza a munkát, nemcsak időt szabadít fel önmagának - hanem lehetőséget biztosít a segítőjének, hogy új készséget gyakoroljon vagy új feladatot végezzen. Légy türelmes - idővel a segítője valószínűleg képes lesz elvégezni a delegált munkát, mint te. Hacsak nem nagyon fontos az átruházni tervezett munka, akkor jó lehet segítőjének, hogyan kell ezt idővel jól elvégezni. Ha a munka nagyon fontos, gondolja át kétszer, mielőtt delegálja!
Még akkor is, ha a legjobban végzi el az átruházni tervezett munkát, vegye figyelembe, hogy a munka átruházása lehetővé teszi, hogy más dolgokat is elvégezzen az idejével. Ha Ön a legjobb alkalmazott az irodában, aki meglehetősen monoton merevlemez -összeszerelési munkát végez, de fontos előkészítésre van szüksége, akkor rendben kell hagynia ezt a feladatot egy belső félre. Jobban jársz, ha a nehéz feladatokat részesíted előnyben
2/2. Rész: Hatékony delegálás
1. lépés. Futtassa a feladatot
Az első lépés a legnehezebb, de a legfontosabb. Bátorságot kell kérni valakitől, hogy segítsen (vagy ha te vagy a főnök, kérj valakit, aki segít.) Ne érezd magad rosszul emiatt - amíg udvarias, kedves és barátságos vagy, nem durva csak azért, mert valaki mástól kér segítséget. Próbáljon barátságos és kedves lenni, miközben komolynak tartja kérését.
- Ha nem vagy biztos benne, hogyan lehet rávenni valakit, hogy tegyen meg valamit érted, próbáld meg röviden és finoman tartani a dolgokat. Mondjon valamit, például: "Hé, beszélhetek veled egy percre? Segítesz nekem összerakni a hatalmas rakás merevlemezt, ami most érkezett meg. Nem tudom megtenni magam, mert ma kint vagyok az irodából. segít nekem? "nyomást gyakorol az illetőre, de győződjön meg arról, hogy szükség van -e a segítségére.
- Kérdezz és (valószínűleg) megkapod. Ne féljen delegálni, mert úgy gondolja, hogy durván vagy lenyűgözően fog hangzani. Nézd így - hogyan érzed magad, amikor az emberek segítséget kérnek tőled? Bántottnak és sértettnek érzi magát? Vagy (általában) segíteni szeretne? Talán az utóbbit választotta!
2. lépés: Ne vedd személyesen az elutasítást
Néha az emberek egyszerűen nem tudnak neked segíteni - szomorú dolog, de igaz. Ennek számos oka lehet - a leggyakoribb az, hogy a segítséget kérő személy nagyon elfoglalt a munkával. Ne vedd túl személyesen - az, hogy valaki abban a pillanatban nem tud (vagy nem tesz) érted valamit, még nem jelenti azt, hogy gyűlöl. Általában azért, mert elfoglalt vagy lusta - semmi több.
Ha elutasítanak, mérlegelje a lehetőségeit - általában udvariasan ragaszkodhat ahhoz, hogy segítségre van szüksége az adott személytől (ez általában akkor működik, ha Ön a főnök vagy a hatalmon lévő személy), megkérhet valakit, vagy elvégezheti a munkát maga. Ha segítségre van szüksége, ne féljen az első lehetőséget választani, vagy mindkettőt
3. lépés Célokat delegáljon, ne eljárásokat
Ez a kulcsa annak, hogy ne váljunk mikro menedzser rémálommá. Állítson fel egyértelmű szabványokat arra vonatkozóan, hogy milyen eredményeket szeretne, és mutassa meg az adott személynek, hogyan, de mondja, hogy megteheti, ahogy akarja, feltéve, hogy jól és időben történik. Adjon nekik elegendő időt nemcsak a tanuláshoz, hanem a kísérletezéshez és az innovációhoz is. Ne nevelje őket, mint egy robot; képezze őket, mint egy embert - valaki, aki alkalmazkodik és javul.
Ez azért is okos, mert időt vesz igénybe, és csökkenti a szorongást. A szabadidőt más fontosabb dolgokra szeretné fordítani, és nem mindig aggódnia segítője előrehaladása miatt. Ne feledje, hogy a stressz csökkentése érdekében delegálja a munkát - nem pedig a stresszt
4. lépés Készüljön fel segítőjének kiképzésére
Mindig szánjon időt arra, hogy megtanítsa segítőjének, hogyan kell elvégezni a delegált feladatot, még akkor is, ha ez könnyű dolog. Ne feledje, hogy az Ön számára egyszerűnek és egyszerűnek tűnő folyamat nem lehet olyan egyszerű, mint annak, aki még soha nem tette meg. Készüljön fel arra, hogy nem csak segítőjét veszi át a delegált munkán, hanem legyen türelmes a felmerülő kérdésekkel kapcsolatban.
Tekintse a mentők képzésével töltött időt bölcs, hosszú távú befektetésnek. Ha időt szán a segítőjének megfelelő tanítására, akkor a jövőben szabadideje lesz, ahelyett, hogy hibáinak kijavítására fordítana időt
5. lépés. A feladat elvégzéséhez elegendő erőforrást rendeljen hozzá
Lehet, hogy rendelkezésre állnak a feladat elvégzéséhez szükséges erőforrások, de előfordulhat, hogy a feladathoz rendelt személy nem fér hozzá. Az olyan dolgok, mint a jelszóval védett adatok, a speciális eszközök és bizonyos eszközök elengedhetetlenek a munka elvégzéséhez, ezért győződjön meg arról, hogy segítője rendelkezik a sikerhez szükséges eszközökkel.
6. Lépés: Értse meg, hogy segítője egyszerre csak egy dolgot tehet
Amikor segítője segít Önnek, nem teszi meg a szokásos feladatait. Ne felejtsd el, hogy hozzád hasonlóan a segédednek is sűrű időbeosztása lehet. Tedd fel magadnak a kérdést - milyen munkát félretennének vagy delegálnának, hogy elvégezzék tőled a munkát? Győződjön meg róla, hogy tudja a választ, amikor legközelebb feladatot delegál valakire.
7. Légy türelmes
Az általad delegált személy hibákat követ el, amikor megtanul új feladatot elvégezni. Ez a tanulási folyamat része. Tervezze meg. Ne delegáljon feladatokat, feltételezve, hogy a személy tökéletesen elvégzi, amíg nincs bizonyított munkája. Ha egy munka nem a várt módon sikerül, mert a kollégája nem tudja tökéletesen elvégezni a feladatot, akkor ez a hiba, nem ő. Légy erőforrás a segítőnek, és a delegált munka tanulási élmény lehet számára, ahelyett, hogy elriasztaná az embereket.
Ha valakit megtanít valamire, akkor befektet. Eleinte lelassít, de hosszú távon növeli a termelékenységet, a pozitív és reális viselkedéshez való hozzáállásod alapján
8. lépés. Készüljön fel a bajokra
Készítsen biztonsági mentési tervet, és készüljön fel a cselekvésre, ha valami baj történik. Tudja meg, mi történik, ha egy célt vagy határidőt elmulasztanak. Váratlan akadályok és kihívások állnak elő mindig, akár irodában, akár otthon tartózkodik - néha a technológia meghiúsulhat. Hagyja segítőjét hinni abban, hogy ha valami felmerül, megérti és segíti őket a határidő betartásában - ne hagyja őket csak nehéz helyzetben.
Ez önző értelemben is okos - ha segítője fél a hibáztatástól, akkor több idő telik el hiányosságainak pótlására, mint a munkája elvégzésére
9. lépés Jutalmazza meg segítőjét, ha érdemes
A feladatok átruházása valakire fontos, ha több felelőssége van. De kontraproduktív, ha egy feladatot delegál, hagyja, hogy segítője keményen dolgozzon érte, majd maga szerezze be a hitelt. Értékelje és dicsérje mások erőfeszítéseit, akik az Ön érdekében dolgoznak.
Győződjön meg róla, hogy minden alkalommal, amikor bókot kap munkájáért, amelyet valaki más segített, említse meg annak a személynek a nevét is, aki segített Önnek
10. Lépés. Mondja: „Köszönöm
Amikor valaki tesz valamit érted, fontos megköszönni az adott személynek, elismerni a segítsége fontosságát, és tudatni a segítővel, hogy megbecsülik. Ellenkező esetben hálátlannak tűnsz, még akkor is, ha t. Ne feledje, hogy az emberek nem tudnak olvasni a gondolataiban. Az emberek szívesen nyújtanak segítséget, ha úgy érzik, megbecsülnek.
