A fizetési számla, vagy gyakran számla néven is ismertetett dokumentum a nyújtott szolgáltatások részleteit, valamint fizetési felszólítást tartalmaz, amelyet a vásárlást végző személynek nyújtanak be. Például, ha Ön kertész, és növényeket adott hozzá az ügyfél kezdőlapjához, a fizetés megszerzése érdekében adja meg a szolgáltatás részleteit a számlában.
Lépés
Rész 1 /3: Formátum kiválasztása
1. lépés Készítsen professzionális számlát
Ha gyakran ír számlákat, érdemes létrehozni egy számlasablont, amelyet minden alkalommal módosíthat, amikor új számlát küld az ügyfélnek. Ez a sablon különösen hasznos a vállalkozók vagy mások számára, akik folyamatosan szolgáltatásokat nyújtanak. Létrehozhat számla sablonokat kedvenc szövegszerkesztő programjával, vagy kereshet az interneten.
- A számla általában tartalmaz egy címet, amely tartalmazza az Ön nevét vagy vállalkozását, címét és telefonszámát, valamint a cég logóját, valamint a nyújtott szolgáltatások részleteit, a fizetendő összeget és a fizetési utasításokat.
- A számlákat általában elektronikusan készítik, számozzák, és számítógépre mentik. Így mindig megvan a számla másolata, és nem kell tartania attól, hogy elveszíti a számláját. Ügyeljen azonban arra, hogy a számlafájlról mindig készítsen biztonsági másolatot egy online fájltárolási szolgáltatás, például a Google Drive vagy a Dropbox használatával. Így, ha a számítógép merevlemeze meghibásodik, továbbra is megvan a számlák másolata.
- Válasszon egy számozási rendszert, amely megkönnyíti a dokumentumok rendszerezését. Az egyik lehetőség a létrehozás dátumának használata. Tehát az "FTR311216" egy 2016. december 31 -én létrehozott számla. Ha egy napnál több számlát hoz létre, írja be a szállító kezdőbetűit.
2. lépés Válassza ki a számlakönyvet
A számlakönyvek megvásárolhatók a könyvesboltokban vagy a helyhez kötött üzletekben. Ez a könyv helyeket tartalmaz a nyújtott szolgáltatások és a különböző fizetési információk felsorolására. Minden alkalommal, amikor fizetési számlát ír, csak ki kell töltenie a megadott üres mezőt.
- A számlakönyvek hasznosak azok számára, akik számlákat írnak az általuk értékesített árukról. Ha például házi készítésű süteményeket árul, akkor egyszerűbb lehet fizetési számlát írni ahelyett, hogy számlát készítene a számítógépén minden eladás alkalmával.
- Válasszon egy számlakönyvet, amelynek minden üres számla mögött egy réteg papír van, így Ön és ügyfelei is kaphatnak egy példányt.
- Azonban továbbra is szüksége van egy biztonságos tárolóhelyre. Ügyeljen arra, hogy a számla másolatát tűzvédelmi páncélszekrényben őrizze meg.
3. lépés. Használjon online fizetési rendszert
A PayPal vagy a Square lehetővé teszi számla küldését. A szolgáltatás azonban díjköteles (2,9% + 30 cent USD számlánként 2017 januárjában), de az elektronikus fizetés kényelme miatt ez a módszer megbízhatóbb.
- A PayPal -fiókjában válassza ki a "Küldés és kérés" menüopciót felül. Ezután válassza a "Számlák létrehozása és kezelése" lehetőséget (számlák létrehozása és kezelése). Végül kattintson a "Létrehozás" gombra új számla létrehozásához.
- A számla "Számlázó:" szakaszának kitöltéséhez ismernie kell az ügyfél e -mail címét. A PayPal vagy a Square számlázni fogja a fiókot ezzel az e -mail címmel.
4. lépés. Szerezzen be egy egyéni számlaalkalmazást
A számlázó alkalmazások, például az Invoice2go lehetővé teszik számláinak küldését és nyomon követését a telefonjáról, valamint automatikus fizetési emlékeztetők beállítását. Az ügyfelek online fizethetnek hitel- vagy betéti kártyával.
5. lépés Számlák készítése számviteli szoftverrel
Ha számviteli szoftvert használ vállalkozásának irányításához, akkor számlázási rendszert kell tartalmaznia. Például a QuickBooks felhasználóbarát „Számla” gombja található az irányítópulton, amely végigvezeti a folyamaton. Ügyfelei nem rendelkeznek azonnali fizetési lehetőségekkel, de nyomon követheti a számlázási állapotot és egyéb üzleti nyilvántartásokat.
2. rész a 3 -ból: Alapinformációk
1. lépés. Adja meg a vállalati információkat
Függetlenül attól, hogy számítógépen számláz, vagy számlakönyvet használ, írja fel a cég nevét a tetejére. Közvetlenül a cég neve alatt adja meg a következő információkat:
- A cég teljes címe
- A cég telefonszáma
- E -mail cím vagy bármilyen elérhetőség
2. lépés. Írja le a dátumot
Önnek és az ügyfélnek tudnia kell a számla dátumát. Ennek oka, hogy a fizetési határidő általában a számla létrehozásának dátumán alapul.
3. lépés. Számlaszám, ha szükséges
Szüksége lesz a számlaszámokra az ügyféllel végrehajtott tranzakciók száma szerint. Például, ha tortát adott el ugyanazon ügyfélnek 3 különböző eseményben, akkor a harmadik értékesítés számlája a #3 lesz.
- Ha helyhez kötött, boltban vásárolt számlaszelvényt használ, akkor a számlát már számozni kell.
- Ha számviteli szoftvert vagy PayPalt használ, a számla is automatikusan számozásra kerül.
4. lépés. Írja le az ügyfél adatait
Adja meg az ügyfél vagy az ügyfél vagy a vállalat nevét. Ha vállalkozói szolgáltatásokat nyújt ügyfeleinek, akkor meg kell adnia a vállalat címét és telefonszámát is.
Rész 3 /3: Konkrét dolgok írása
1. lépés. Írja le a nyújtott szolgáltatások leírását
Tartalmazza az ügyfél által biztosított munkát, szolgáltatásokat vagy termékeket. Ha egynél több szolgáltatást nyújt, sorolja fel mindegyiket a listában. Adja meg a következő információkat a szolgáltatásról vagy a termékről a kapcsolódó listában:
- Szolgáltatások vagy termékek. Például: „1 születésnapi torta Thomas díszítéssel”.
- A szolgáltatás teljesítésének dátuma
- Szolgáltatási díj
- Miután minden terméket vagy szolgáltatást felsorolt, számolja ki a végső összeget, és tartalmazza a végső számlázott összeget.
2. lépés. Adja meg a konkrét fizetési feltételeket
Ha azt szeretné, hogy a számlát egy bizonyos dátum előtt kifizessék, adja meg ezeket az adatokat. Adja meg az elfogadott fizetési mód részleteit, legyen az készpénz, csekk vagy hitelkártya.
Számítsa ki azt az adót is, amelyet hozzáadnak a költségekhez. Keresse meg az országában érvényes adókulcsokat, hogy pontosan meghatározhassa a számlázandó összeget
3. lépés. Adjon meg további információkat
A számla aljára írja le a visszaküldési politika leírását. Használhatja ezt az alkalmat, hogy köszönetet mondjon az ügyfélnek, és felsorolja az Ön által kínált egyéb termékeket vagy szolgáltatásokat.
