A számla az eladott áruk vagy nyújtott szolgáltatások árainak listája. A Microsoft Word lehetővé teszi számlakészítést meglévő sablonokkal vagy saját tervezéssel. Az alábbi lépések segítenek a számlák létrehozásában a Word 2003, 2007 és 2010 rendszerben.
Lépés
1. módszer 1-ből: Kész sablonok letöltése
1. lépés Hozzon létre egy új dokumentumot
Annak ellenére, hogy a kész sablon nem új dokumentum, kezdje el a számlázást úgy, mintha új dokumentumot hozna létre.
- A Word 2003 programban válassza a Fájl menü „Új” menüpontját.
- A Word 2007 rendszerben kattintson az ablak bal felső sarkában található Office gombra, majd válassza a Fájl menü „Új” menüpontját.
- A Word 2010 rendszerben kattintson a Fájl fülre, majd válassza az Új lehetőséget az ablak bal oldalán található lehetőségek listájából.
- A Word 2007/2010 programban ne kattintson az Új eszköztárra a Word 2003 -ban vagy az Új gombra a gyorselérési eszköztáron. A gomb csak új dokumentum létrehozását teszi lehetővé a Normal.dot vagy a Normal.dotx sablonnal. Használja ezt a módszert, ha üres dokumentumból szeretne számlát létrehozni.
2. lépés. Keresse meg a kívánt sablont
- A Word 2003 -ban és 2007 -ben válassza a Számlák lehetőséget az Új dokumentum munkaablak bal oldalán található "Elérhető irodai sablonok" opcióból. Válassza ki a sablon típusát a középső ablak listájából, majd válassza ki a megjelenő számlázási sablonok egyikét.
- A Word 2010 alkalmazásban válassza a Számlák lehetőséget az Office.com sablonok Elérhető irodai sablonok szakaszában. Kattintson duplán a létrehozni kívánt sablonmappára, majd válassza ki a megjelenő számlázási sablonok egyikét.
3. lépés: Töltse le a sablont a képernyő közepén található "Letöltés" gombra kattintva
Ezután módosíthatja a számlát, a cikk alján található információkkal. A módosítások elvégzése után mentse a töltést.
A Word és Excel számlázási sablonokat közvetlenül a Microsoft webhelyéről is elérheti, a https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1 címen. számlát a Word verziójával
4. lépés: Második módszer:
Számlák készítése üres dokumentumokból
5. lépés. Hozza létre a számlafejet
Írja le a cég nevét, és adja meg a megfelelő "Számlázás" leírást. Például felsorolhatja az "Ajánlatokat", ha a dokumentum csak idézetként szolgál, nem számla.
- Felveheti a fejlécet az oldal tetejére, vagy használhatja a Word fejléc funkcióját. Ha a Word fejléc funkcióját használja, és azt jósolja, hogy a számla meghaladja az egy lapot, akkor a Különböző első oldal opcióval listázhatja a teljes fejlécet az első oldalon, és az összefoglaló címsorokat a következő oldalakon.
- A cégnévnek ugyanabban a betűtípusban kell lennie, mint a többi vállalati anyagnak.
- A számlázási nyilatkozatot olyan méretűre kell írni, hogy a dokumentum címzettje azonosítani tudja.
6. lépés. Írja be a számlázási dátumot a dokumentum teteje közelében, a számlakivonat jobb oldalán
Nem kell azonban olyan nagy dátumot megadnia, mint a leírás.
A Word rendelkezik egy automatikus dátum funkcióval, amely be tudja illeszteni a mai dátumot. Bár nagyon hasznos, ne használja ezt a funkciót az elektronikus úton küldött számláknál, mert a dátum a dokumentum megnyitásakor folyamatosan változik. Bár a megőrzés dátuma nem változik, a számlázás a számlán szereplő dátum alapján megnézi, hogy mikor fizették ki
7. lépés Számolja ki a számlát
Ennek a számnak a számla tetején is szerepelnie kell. A számla számozása megkönnyíti számláinak nyomon követését, ha több számla van nyitva. A számlát a következő két módon számolhatja:
- Nem ügyféllel kapcsolatos globális számozás. Így az összes számlázási dokumentumot egy mappában tárolhatja.
- Külön számozás minden ügyfél számára. Használja ezt a számozást, ha minden ügyfélhez külön mappát szeretne létrehozni. Érdemes az ügyfél nevének egy részét felvenni a számlázási számba, például "Swithin1".
8. lépés. Jelenítse meg a feladó és a címzett címét
A számlán tüntesse fel a címét és nevét, valamint az ügyfél címét.
A kapcsolattartási adatoknak tartalmazniuk kell a cég nevét, a kedvezményezett nevét, az ügyfél címét, valamint szükség esetén a telefon-, fax- és e-mail címet
9. lépés. Írja le a számlázási információkat
A Microsoft Word táblázati funkciója megkönnyíti a sorok és oszlopok létrehozását a számlázási információkhoz, például a tétel mennyiségéhez, a termék/szolgáltatás leírásához, az egységárhoz/szolgáltatás díjához és a vásárolt cikk teljes árához.
A Word táblázat funkciója lehetővé teszi számítások elvégzését is. Ahelyett, hogy manuálisan kiszámítaná a megvásárolt áru teljes árát, egyszerűen megszorozhatja a mennyiséget az árral. Ezt követően kiszámíthatja az összes részösszeget, hogy megtalálja a teljes számlát
10. lépés. A teljes számlát írja a számla jobb oldalára, közvetlenül a tételes ár alá
A könnyebb megtekintés érdekében félkövér teljes számlázást végezhet.
Ha forgalmi adót számít fel, akkor mutassa meg az összes áru/szolgáltatás részösszegét, majd írja le a kiszámlázott adót, és adja meg az adószázalékot az adóérték bal oldalán. Ezt követően írja alá a teljes számlát
11. lépés. Fizetési szabályok beillesztése
A fizetési szabályokat a számlázási információk tetején vagy alján jelenítheti meg. Egy általánosan használt fizetési szabály a "fizessen a számla megérkezésekor". "14 napon belül esedékes", "30 napon belül esedékes" vagy "60 napon belül esedékes".
Érdemes megjegyzést fűzni a számla aljához, amelyben elmagyarázza a fizetés módját, általános információkat, vagy köszönetet mond az ügyfélnek a szolgáltatás igénybevételéért
12. lépés. Mentse el a számlát könnyen érthető névvel, amely leírja a számla típusát
Megadhatja a cég nevét, a számlázási számot és az ügyfél nevét is.
Tippek
- A számla dokumentum elmentése után a dokumentumot sablonként használhatja egy másik számla létrehozásához az "Új a meglévőből" funkció használatával új számla létrehozásakor. A számlákat.dot vagy.dotx sablonformátumban is elmentheti későbbi használatra.
- A számlák és egyéb információk megtekintésének másik módja a Microsoft Excel munkafüzet létrehozása, és Word -formátumú link beillesztése a fájlból a számláról. Amikor frissíti a munkafüzetet, kattintson a jobb gombbal a beillesztett munkalapra, és válassza a "Hivatkozás frissítése" lehetőséget a módosítások megtekintéséhez.
