A foglalkoztatási igazolás (vagy foglalkoztatás -igazoló levél) egy hivatalos levelezés, amelyet általában a munkáltató ír a megkereső félnek, azzal a céllal, hogy érvényesítse a munkavállaló munkatörténetét. A hitelkérelemhez, az ingatlanbérléshez, az új állásra való jelentkezéshez vagy más okokból a munkatörténet ellenőrzéséhez általában munkavállalási igazolás szükséges. Munkavállalási bizonyítvány írásakor magyarázza el, hogy kicsoda, adjon őszinte összefoglalót a munkavállaló feladatairól, és ellenőrizze a munkát. Ennek a tanúsítványnak professzionális fejlécet kell használnia, és tartalmaznia kell az elérhetőségi adatokat és az aláírást. Olvassa el az alábbi utasításokat, hogy megtudja, hogyan készíthet teljes körű és pontos foglalkoztatási igazolást.
Lépés
Rész 1 /2: Felkészülés a foglalkoztatási bizonyítvány írására
1. Lépés: Gondolja át, miért ír munkavállalási bizonyítványt
A levél nyelvének tartalma és hangszíne a címzettől függ. Pénzintézeteknél használjon professzionális nyelvi hangnemet, és adjon meg pénzügyi információkat (pl. Fizetések, jutalékok, emelés és bónuszok). Másrészről, ha új munkavállalásra pályázó munkavállalónak ír munkavállalási bizonyítványt, akkor a nyelv hangneme lehet kötetlenebb, és nem tartalmazhat pénzügyi információkat.
Céljának és hatókörének megértésével olyan levelet írhat, amely megfelel a címzett igényeinek
2. lépés. Gondolja át, kinek kell írnia
Általában a munkavállalói igazolást a felügyelő írja. Ebben a helyzetben a munkavállaló felkéri Önt, mint munkáltatót, hogy írjon munkaszerződést meghatározott célokra. Másrészt a munkavállalók írhatnak maguknak egy foglalkoztatási igazolást. Ebben a helyzetben Ön mint alkalmazott maga írja meg, majd kérje meg a főnököt, hogy írja alá vagy szükség szerint módosítsa. Amikor csak lehetséges, a munkáltatónak a munkavállaló nevében kell írnia, nem pedig fordítva.
- Ha Ön a főnök, aki leveleket ír az alkalmazottaknak, akkor strukturálhatja azokat saját specifikációi szerint, és szabályozhatja a bennük lévő üzeneteket. Ezen túlmenően, mint munkáltató, az Ön által írt levél valódi és őszinte. A fő akadály azonban az idő. Főnökként természetesen elfoglaltságod van, míg a levél elkészítése időt vesz igénybe. Emiatt a foglalkoztatási igazolások általában rövidek és tömörek, így nem veszít túl sok időt, különösen, ha már megtette.
- Ha olyan alkalmazott, aki saját magát írja, akkor meghatározhatja, hogy milyen információkat továbbítson a címzetteknek, és nem kell időt szakítania ötleteinek megosztására a főnökével. Ezenkívül a főnököt sem terheli az idő, amelyet biztosítani kell annak megírásához (ha maga írja, akkor a főnök boldog lehet, mert nem kell saját maga csinálnia). A főnöknek azonban mindig alá kell írnia, és fennáll annak a lehetősége, hogy a levél tartalmának elolvasása után nem lesz hajlandó ezt megtenni. Ha ez a helyzet, akkor vagy át kell írnia, vagy meg kell győznie, hogy maga írja meg helyetted.
Lépés 3. Gyűjtse össze a szükséges információkat
Miután ismeri a címzettet és azt, aki ki fogja írni a levelet, össze kell gyűjtenie a levélben szükséges információkat.
- Ha Ön a főnök, beszéljen az alkalmazottal, hogy megtudja, mit szeretne beilleszteni. Beszélje meg, ki a címzett, mi a levél célja, milyen specifikációkat kell tartalmazni, és mikor kell elküldeni.
- Ha Ön alkalmazott, és maga írja meg a levelet, akkor minden szükséges információ már megvan, de először beszéljen a főnökével, és kérdezze meg, hogy milyen levelet vár. Ez biztosítja, hogy olyan levelet írjon, amely megfelel a munkáltató előírásainak, és megkapja az aláírását.
2/2. Rész: Foglalkoztatási bizonyítvány írása
1. lépés. Használjon vállalati fejléces papírt
Írjon foglalkoztatási igazolást a cég hivatalos fejlécére. Ha Ön főnök, ez a papír ingyenesen használható. Ha Ön alkalmazott, először kérdezze meg, hogy tudja -e használni őket. A cég hivatalos levélpapírja hitelesíti levelét, és elhiteti a címzettel annak tartalmát.
Ha nincs hivatalos fejléces papírja, akkor számítógép segítségével hozhat létre levélfejléceket. A fejlécnek tartalmaznia kell a cég nevét, címét, telefonszámát és e -mail címét. Adjon meg információkat a levél szerzőjéről (és címéről) és a levél írásának dátumáról
2. lépés A lehető legpontosabban címezze a levelet a címzettnek
Ha ismeri a címzett nevét, közvetlenül az érintett személynek címezze. Ha nem tudja, ki fogja elolvasni, akkor címezze a szervezethez, a levél tartalmát leíró tárgysorral.
- Például, ha tudja a címzett címét és nevét, írja közvetlenül a fejléc alá. Kövesse megfelelő üdvözléssel, például "Kedves [Sudirman úr]".
- Ha nem tudja, kinek szól a levél, küldje el a megfelelő osztálynak a levél tartalmát leíró tárgysorral. Például egy pénzintézethez intézett levélhez, amelynek célja a hitel megszerzése, elküldheti a helyi fiókjához a „Munkavállalói leírás a hitelkérelmekhez” tárgyú levelet. Kövesse egy üdvözléssel, például "Kinek szól".
3. lépés. Írja le, ki vagy
Az első törzs bekezdésben magyarázza el, ki vagy, és mi a célja a levél megírásának. Adja meg pozícióját, szolgálati idejét és azt, hogy mennyi ideje ismeri az igazolást kért alkalmazottat. Ha olyan alkalmazott vagy, aki saját magad ír, folytasd az írást, mintha a levelet a főnöködtől kapta volna, mert ő fogja aláírni.
Például: "A nevem Budi Jatmiko, és én vagyok a PT marketing és értékesítési igazgatóhelyettese. ABC. 12 éve dolgozom a PT. ABC -nél, és hét éve ismerem ezt az alkalmazottat. Az elmúlt három évben volt a munkavállaló közvetlen felettese."
4. lépés. Adja meg az ellenőrzést
A tartalom következő bekezdése összefoglalja a munkavállaló munkáját, beleértve a munkaviszony kezdetének dátumát, címét, hogy a munka ideiglenes vagy állandó, és hogy a munkavállaló továbbra is ott dolgozik -e. Ez a bekezdés szükség esetén a munkavállalók pénzügyi információit tartalmazza.
- Például: "Ez a levél megerősíti, hogy a munkavállaló valóban itt dolgozik. Hét évig dolgozott a PT. ABC -nél, 2003. szeptember 7 -e óta. Ő az értékesítési igazgatóhelyettes tisztségét tölti be, amely állandó pozíció PT. ABC. 2011. január 7 -ig továbbra is ezen a pozíción dolgozik a PT. ABC -nél."
- Egy másik példa: "Ez a levél megerősíti, hogy az alkalmazott hét évig dolgozott a PT. ABC -nél. Az érintett személy a PT. ABC -nél dolgozott 2003. szeptember 7 -től 2011. január 7 -ig. A PT. ABC értékesítési igazgatóhelyettesi tisztségét töltötte be.. Hét évig állandó alkalmazottként dolgozott a PT ABC -nél havi 35 millió IDR fizetéssel."
5. lépés. Foglalja össze a munkavállaló feladatait
Ez a bekezdés a munkavállaló feladatait írja le, amelyekre nagy szükség van a más állásokra jelentkező munkavállalók foglalkoztatási bizonyítványában. Annak ellenére, hogy a foglalkoztatási bizonyítvány nem ajánlólevél, nincs semmi baj azzal, ha a munkavállaló pozitív értékelését is tartalmazza. Ez a kiegészítő információ javítja a munkáltatói hírnevét, és segít az alkalmazottaknak új állások, ingatlanok vagy kölcsönök megtalálásában.
Például: "A munkavállaló feladatai a PT. ABC -nél a következők: Felelős a radiátorok értékesítéséért Bogor térségében és környékén. Vezetői pozíciót tölt be, és felelős egy hét -kilenc fős csapat motiválásáért. Biztosítania kell az ügyfelek elégedettségét, megoldja a vevői panaszokat, és háromhavonta jelenteni kell az értékesítés előrehaladását a központi irodának."
6. lépés Kerülje az alkalmazottakkal kapcsolatos érzékeny vagy illegális információkat
Vannak rendelkezések arra vonatkozóan, hogy mit tartalmazhatnak a foglalkoztatási referenciák és egyéb nyilatkozatok a potenciális munkáltatóknak. Van egy kikötés, hogy csak a vonatkozó engedéllyel adhat hozzá munkavállalói információkat. Van egy szabály is, amely szerint bármilyen információt közzétehet a szóban forgó alkalmazottról, amennyiben az őszinte és jóhiszemű. Mielőtt bizalmas információkat nyilvánosságra hozna, ellenőrizze, hogy a társadalmi megfelelőség és az alkalmazandó jogszabályok szerint mi elfogadható és helyénvaló.
7. lépés. Adja meg elérhetőségeit
Az utolsó bekezdésnek tartalmaznia kell (munkáltatója) elérhetőségeit. Ez az információ akkor szükséges, ha a címzettnek kérdése van. Győződjön meg arról, hogy a címzett kapcsolatba léphet Önnel.
Például: "Ha kérdése van, vagy további információra van szüksége, forduljon hozzám bizalommal a (021) 21215555 vagy a [email protected] e -mail címen."
8. lépés. Aláírja és elküldi
A levél megírása után fejezze be záró üdvözlettel, írja alá, és adja át a kért alkalmazottnak, vagy küldje el maga a címzettnek.
- Zárja le a levelet az "Üdvözlettel" üdvözlettel.
- Tegye aláírását a teljes nevével és beosztásával együtt.
- Adjon hozzá hivatalos vagy ellenőrző pecsétet, amelyet általában a vállalatok használnak az ilyen típusú levelekhez.
Tippek
- Egyes vízumkérelmi eljárások megkövetelik, hogy írja le a munkavállaló által betöltött pozíciót, ha vízumot adnak. Lehet, hogy meg kell magyaráznia a vízumot kérelmező munkavállaló munkájának fontosságát.
- Néhány munkáltató felkéri a munkavállalót, hogy készítsen levelet, amelyet aztán aláír. Ha arra kéri az alkalmazottakat, hogy írják meg sajátjukat, feltétlenül olvassák el alaposan, mielőtt aláírják.
- Egyes vállalatok egy meghatározott személyt jelölnek ki a munkaellenőrzés elvégzésére, és vannak olyan vállalatok is, amelyek saját sablonnal rendelkeznek. Ha kétségei vannak, forduljon az emberi erőforrások osztályához.
Figyelem
- Pénzügyi információkat csak akkor adjon meg, ha a munkavállaló kéri. Ha Ön alkalmazott, és maga írja meg a levelet, megadhat annyi információt, amennyire szüksége van.
- Ne adjon meg személyes adatokat az alkalmazottakról, hacsak nem engedik.
- Ha a munkavállaló, aki a munkavállalási igazolást kérte, már nem dolgozik Önnel, ne indokolja a távozást, még akkor sem, ha nincs eset vagy probléma.
