A Memorandum egyfajta dokumentum, amelyet a vállalati alkalmazottak közötti belső kommunikációra használnak. A jegyzetek az üzleti világ időről időre tesztelt aspektusai, amelyek helyesen írva segíthetnek a dolgok folyamatos lebonyolításában.
Lépés
Rész 1 /3: Nyelv és formátum kiválasztása
1. lépés: Kerülje a túl alkalmi nyelvezetet
Általában a feljegyzés nyelvének világosnak és egyszerűnek kell lennie, de professzionálisnak. Kerülje a beszélgetés kötetlen hangvételét a jegyzetben.
- Például ne írja: „Sziasztok mindenkinek! Hála istennek péntek van, mi? Egy fontos üzleti ügyről szeretnék beszélni."
- Ehelyett térjen egyenesen a lényegre: „Szeretnék megosztani egy Z projekt előrehaladási jelentést”.
2. lépés Kerülje az érzelmi nyelvezetet
Meg kell próbálnia semleges hangot használni, és kerülni kell az érzelmi nyelvezetet. Próbáljon meg tényeket és bizonyítékokat közölni az állítások alátámasztására.
- Például kerülje az olyan állításokat, mint például: "Azt hiszem, mindannyian sokkal boldogabbak lennénk, ha pénteken megengednénk, hogy kötetlenül öltözzünk."
- Ehelyett keresse meg a tanulmányi információkat arról, hogy növekszik -e a morál, amikor az alkalmazottak szabadon választhatnak ruhát, és említse meg ezeket az információkat a jegyzetben.
Lépés 3. Használjon jelző kifejezéseket
Ha bizonyítékokat vagy forrásokat szeretne idézni, ügyeljen arra, hogy olyan nyelvet használjon, amely tudatja az olvasóval, hogy mit csinál.
Például próbálja ki a következő kifejezést: „Eredményeink szerint…” vagy „Az EPA által végzett kutatás azt jelzi, hogy…”
4. lépés Válassza ki a megfelelő modellt és betűméretet
A jegyzeteknek könnyen olvashatónak kell lenniük. Tehát kerülje a kis betűtípusok használatát, az alapértelmezett méret 11 vagy 12.
Válasszon egy egyszerű betűtípust is, mint például a Times New Roman. Nem itt az ideje, hogy kipróbálja a „vicces” betűtípusokat, mint például a Comic Sans (lehet, hogy kinevetik ezt a betűtípust)
5. lépés Használjon normál margókat
Az üzleti feljegyzés tipikus margója 1 hüvelyk vagy 2,54 cm, bár egyes szövegszerkesztő programok memo sablonokat készítettek kissé szélesebb margóval (például 1,25 hüvelyk vagy 3,18 cm).
6. lépés. Válasszon egyetlen helyet
Az üzleti emlékeztetők általában nem használnak kettős szóközt. Annak érdekében, hogy a vendégkönyv oldala kicsi legyen, fontolja meg az egyetlen távolságot, de tegyen helyet a bekezdések vagy szakaszok között.
A bekezdés behúzása általában nem kötelező
2. rész a 3 -ból: Üzleti emlékeztető írásának előkészítése
1. lépés Döntse el, hogy el kell -e küldeni a jegyzetet
Ha fontos üzleti ügyeket kell megosztania a csapat több tagjával, akkor érdemes megjegyzést küldeni. Emlékeztetők akkor is elküldhetők, ha például csak egy személlyel kommunikál, vagy nyilvántartást szeretne vezetni a levelezésről.
- Bizonyos esetekben azonban hatékonyabb közvetlenül beszélni az érintett személlyel.
- Ezenkívül egyes információk túl érzékenyek lehetnek ahhoz, hogy emlékeztetőben elküldhessék őket.
2. lépés. Határozza meg a jegyzet írásának célját
A jegyzetek tartalma és beállításai a céltól függően változnak. A legtöbb típusú emlékeztető a következő okok miatt íródott:
- Ötletet vagy megoldást javasolni. Például, ha tudja, hogyan kell megoldani a túlóraütemezéssel kapcsolatos problémát, az ötletet feljegyezheti egy emlékeztetőbe, és elküldheti a főnökének.
- Parancsot adni. Például a jegyzetek küldése hatékony módja annak, hogy átruházza a felelősséget az Ön által szervezett konferenciára.
- A jelentésekhez. Emellett emlékeztetőket is küldhet, hogy tájékoztassa kollégáit a legutóbbi eseményekről, jelentést tegyen egy projektről, előrehaladási jelentéseket vagy jelentést tegyen a vizsgálati eredményekről.
3. Szűkítse a témát
Lehet, hogy több projektet kezel, és kísértésbe esik, hogy emlékeztetőket küldjön kollégáinak, főnökeinek vagy ügyfeleinek a dolgok előrehaladásáról. Ne feledje azonban, hogy az üzleti emlékeztetőknek csak egy kérdésre kell összpontosítaniuk.
A jegyzeteknek tömöreknek, világosaknak és az elfoglalt emberek számára könnyen olvashatónak kell lenniük. Tehát ne hagyja figyelmen kívül a fontos információkat. A fókuszált jegyzetek segítenek abban, hogy üzenete megkapja és megértse
4. Lépés. Tekintsük a közönséget
Az üzleti emlékeztető tartalmát, stílusát és hangvételét a célközönség határozza meg. Tehát alaposan gondolja át, ki kapja a jegyzetet.
Például egy kollégának szóló emlékeztető, amely meglepetésparti tervezéséről szól az irodában, más, mint egy felügyelőnek szóló feljegyzés a hónapok óta végzett vizsgálat eredményeiről
Rész 3 /3: Üzleti emlékeztető összeállítása
1. lépés. Címkézze fel
Sokféle üzleti levelezés létezik. A jegyzetek szabványos módja a dokumentum kifejezett címkézése.
- Például írja be a „Memo” vagy a „Memorandum” lap tetejére.
- A pozíció középre állítható vagy balra igazítható. Inspirációként tekintse át a kapott üzleti jegyzeteket, és másolja le a formátumot.
2. lépés Írjon címet
A jegyzet első részének tartalmaznia kell a fontos pontokat. Az egyes összetevőkkel kapcsolatos részletes információkat a következő lépésben ismertetjük.
- CÍM: írja be a jegyzetet kapott személyek nevét és címét.
- FROM: írja be a teljes nevet és címet.
- DÁTUM: írja be a teljes és pontos dátumot, ne felejtse el az évet.
- TÁRGY: írjon rövid és konkrét leírást a jegyzet tartalmáról.
- Ne feledje, hogy a tárgyat általában vagy "Re:" vagy "RE:" jelzi (mindkettő a vonatkozást jelenti).
3. lépés Óvatosan válassza ki a címzettek listáját
Feltétlenül vegyen fel mindenkit, akinek információra vagy fejlesztésekre van szüksége. Korlátozza a jegyzetek terjesztését azokra, akiknek tudniuk kell.
- Üzleti szempontból nem bölcs dolog emlékeztetőket küldeni mindenkinek az irodában, ha csak néhányan érintettek vagy érintettek.
- Az embereket sok emlékeztető fogja elárasztani, és hajlamosak lehetnek figyelmen kívül hagyni, vagy csak átfutni az irreleváns jegyzeteket.
4. lépés: A címzettek listáján szereplő személyekhez használja a megfelelő neveket és titulusokat
Annak ellenére, hogy Ön és a főnöke napi szinten ismerős, a legjobb, ha az írásos levelezést formálisnak tartja. Például, talán csak akkor köszöntheti főnökét név szerint, amikor az iroda folyosóján találkozik, de emlékeztetőként „Mrs. Riana” vagy „Dr. Riana.
Ne feledje, hogy az Ön által írt információk a címzettlistán szereplőknek szólnak. Tehát írja le a teljes nevet és címet
5. lépés. Keresse meg a címzett személy címét a külső emlékeztetőben
Ha emlékeztetőt küld az irodán kívüli személynek, fontos meghatározni a megfelelő üdvözletet. Szánjon időt arra, hogy megkeresse a kérdéses profilt, a személyes adatokat általában a cég weboldalán írják le.
- Például kételkedik abban, hogy a diploma PhD. Ha igen, általában a helyes üdvözlet Dr. x
- Mi az álláspontja? Az igazgatóhelyettes vagy a dékán? Ha igen, feltétlenül említse meg a jegyzetben.
6. lépés Óvatosan írja le a témát
Győződjön meg arról, hogy a tárgy rövid, világos és nem túl általános.
- Például az „Új üzlet” témája homályosnak tűnik, és ha valaki heteken vagy napokon belül keresi a fájlt, akkor nehezen tudja eldönteni, hogy melyik jegyzete az.
- Jobb téma lenne valami ilyesmi: „Ügyfélbővítési vizsgálat előrehaladási jelentése”.
Lépés 7. Fontolja meg az üdvözlés kihagyását
Szabadon választhatja, hogy üdvözléssel kívánja -e kezdeni az üzenetet, például: „Kedves. Wardani asszony”vagy„ Kedves. Kollégák. Ne feledje azonban, hogy az üdvözlet nem várható az üzleti feljegyzésben.
A jegyzetek gyors és hatékony eszközei a fontos információk továbbításának, és a közönség egyértelműen tudja, ki kapta és küldte a jegyzetet
8. lépés. Állítsa össze a bevezetőt
Magyarázza el a jegyzet írásának és elküldésének célját.
Például: „Ezúton tájékoztatom Önöket, hogy…”. A bevezetőben össze kell foglalni a jegyzet tartalmát
9. lépés: Tartsa röviden a bevezetőt
Nem szükséges minden részletet és/vagy bizonyítékot megadni az első részben.
Elég néhány mondat vagy egy rövid bekezdés
10. lépés. Határozza meg a jegyzet törzsbeállításait
A bevezetés után egy üzleti emlékeztető általában két -négy további bekezdést tartalmaz a befejezés előtt. A tartalom és a beállítások a témától függenek.
Például rendszerezheti az információkat fontossági sorrendben. Vagy, ha egy folyamatot ír le, ossza fel a jegyzet törzsét, hogy megfeleljen a folyamat szakaszainak
11. lépés: Döntse el, hogy feliratot kíván -e felvenni
Az üzleti emlékeztetőknek világos részekből kell állniuk. Általában az üzleti feljegyzéseket egyértelműen megosztják, hogy a címzett könnyen el tudja olvasni és megemészteni az információkat. Az alszakaszok címkézésével segíthet nekik megérteni a felsoroláspontokat.
12. lépés Írjon egy konkrét feliratot
Győződjön meg arról, hogy minden egyes alpont fókusza világos a címzett számára.
Például, ha a tervezett irodaköltözésről jegyzetet ír, vegye be a következő alfejezeteket: „Új hely a központi irodánkhoz”, „Fontos utasítások az irodai kellékekhez” és „Az irodák költöztetésének ütemezése”
13. lépés. A főmondatba illessze be a téma mondatot
Minden alszakasz vagy bekezdés első mondatának a szakasz fő pontját kell közvetítenie.
A jegyzet minden bekezdésének vagy szakaszának csak egy ötletre kell összpontosítania
14. lépés. Fontolja meg a felsorolásjelek használatát
Ha fontos pontokat szeretne kiemelni, a felsoroláspontok vagy listák nagyon hasznosak lehetnek. Ez a formátum arra ösztönzi az olvasókat, hogy figyeljenek a fontos pontokra, és segítenek gyorsabban és hatékonyabban olvasni a jegyzeteket.
15. lépés: A jegyzet legyen rövid
Az üzleti emlékeztetők általában nem hosszabbak egy -két oldalon.
Ez a szabványos oldalkorlát általában az egytávolságú dokumentumokra vonatkozik, anélkül, hogy a sorok között további sorok lennének
16. lépés: Döntse el, hogy összefoglaló bekezdésre van szüksége
Általánosságban elmondható, hogy a jegyzetek nem igényelnek összefoglalót, különösen, ha egy oldalnál rövidebbek.
Ha azonban a leírt információk összetettek, vagy ha a feljegyzés hosszabb, mint a normál, hasznos összefoglalni a legfontosabb pontokat
17. lépés. Írjon be egy befejező részt vagy bekezdést
Még ha nincs is szüksége összefoglaló feljegyzésre, akkor is záró mondattal kell befejeznie. Gondoljon a következőkre:
- Mi a memo fő üzenete? Akarja, hogy a címzett tegyen valamit? Kell -e válaszolniuk legkésőbb bármelyik napon? Ha igen, világosan fogalmazza meg.
- Ha nincs szükség semmilyen műveletre, írjon be egy egyszerű záró mondatot, például: „Szívesen megbeszéljük tovább” vagy „Kérjük, lépjen kapcsolatba velem bármilyen probléma vagy kérdés esetén”.
18. lépés Ha akarja, írja alá
Általában nincs szükség név vagy aláírás hozzáadására a jegyzet végén. Ne feledje azonban, hogy a legbiztonságosabb követni más példákat a saját területére vonatkozó emlékeztetőkre.
- Ha a másik formálisan végződik (pl. „Üdvözlettel, Dr. Sari), kövesse a példát.
- Bár nem igényel aláírást, előfordulhat, hogy a dokumentum végén szerepelnie kell a kezdőbetűinek.
19. lépés. Adja meg, hogy vannak -e mellékletek
Ha a jegyzet mellékleteket is tartalmaz, például táblázatokat, grafikonokat vagy jelentéseket, feltétlenül említse meg a mellékleteket a jegyzet végén. Például: „Csatolva: 1. táblázat”.
- Hivatkozzon a mellékletre is a jegyzet törzsében.
- Például, ha a közelgő irodaköltözésről értesíti az alkalmazottakat, írhat például a következő információkat: „A költözési folyamatot a negyedév végéig be kívánjuk fejezni. Részletes menetrendet a mellékelt 1. táblázatban talál.”
20. lépés Olvassa el újra a gondosan megírt jegyzetet
Küldés előtt olvassa el újra és javítsa ki. Győződjön meg arról, hogy a mondat grammatikája helyes, nincsenek elírások vagy írásjelek, és a tartalom könnyen érthető.
- Fontolja meg a szállítás elhalasztását az első javítás után, ha az időzítés nem jelent problémát. Ha egy -két órával később újra elolvassa a jegyzetet, akkor hibákat találhat, amelyeket eredetileg figyelmen kívül hagytak.
- Ha a feljegyzés bizalmas információkat tartalmaz, ellenőrizze a vállalati irányelveket, hogy ki tekintheti át a jegyzetet az Ön számára, és véglegesen jóváhagyhatja annak tartalmát.
