Ha vállalkozása van, előfordulhat, hogy leveleket kell írnia az ügyfeleknek. Írhat valamit, hogy tájékoztassa az ügyfeleket az új eseményekről vagy különlegességekről, vagy válaszolhat az ügyfelek panaszaira a vállalat nevében. A levél okától függetlenül mindig tartsa be a professzionális stílust.
Lépés
Rész 1 /2: Üzleti levél formázása
1. lépés Használjon professzionális fejléces papírt
Az üzleti levél a vállalat képviselete lesz. Tehát másnak és kiváló minőségűnek kell lennie. Az üzleti levélnek tartalmaznia kell a vállalat logóját vagy márkanevét is.
Fejléces fejléceket a Microsoft Word előre megtervezett fejléces színmintáinak használatával hozhat létre. Ügyeljen arra, hogy használja a fejléces papíron látható emblémát vagy márkanevet
2. lépés: Nyisson meg egy szövegszerkesztő programot
Mindig írjon üzleti leveleket a számítógépre.
- Hozzon létre egy új dokumentumot, és állítson be egy 2,5 cm -es szegélyt a dokumentumon.
- Használjon olyan szerif betűtípust, mint a Times New Roman, Georgia vagy Ariel. Ügyeljen arra, hogy mindig olyan betűméretet használjon, amely nem nagyobb 12 pontnál és nem kisebb 10 pontnál. Az üzleti levélnek könnyen olvashatónak kell lennie a betűtípus kiválasztása vagy a betűméret miatt.
- Győződjön meg arról, hogy a dokumentum egyetlen mezőre van állítva.
3. lépés Állítsa be a blokkok alakját
A blokk űrlap az üzleti levelekben leggyakrabban használt formátum. Ez az űrlap a legkönnyebben beállítható és követhető is. Minden címet igazítani kell, és minden cím között egy szóköznek kell lennie. A dokumentum aljától kezdve az üzleti levélnek a következő címsorokkal kell rendelkeznie:
- A mai dátum, vagy a levél elküldésének dátuma. A dátum azért fontos, mert feljegyzésként és címzettként is használható. Ezenkívül a dátumoknak jogi felhasználása is lehet. Tehát győződjön meg arról, hogy a dátum pontos.
- Visszaszállítási cím. Ez a szakasz a normál címstílusban formázott címet tartalmazza. Ha a címe már szerepel a fejléces papíron, kihagyhatja ezt a részt.
- Cím a belsejében. Ez a rész tartalmazza a levelet kapott személy nevét és címét. A Mr / Ms szó használata nem kötelező. Így például, ha levelet írt Nina Marlinának, írhat Ms. a nevét, ha nem biztos abban, hogy milyen a családi állapota.
- Üdvözlettel. Az üdvözlet a "Kedves Marlina asszony" vagy a "Kedves Nina Marlina" szavakat használhatja. Ha nem biztos benne, ki fogja olvasni a levelet, használja a „Tisztelettel” szót. Használhatja az „Érdeklődőknek” kifejezést is, de csak végső megoldásként, ha nem tudja, ki a közönsége.
- Levél törzs. Erről bővebben a cikk következő szakaszában fogunk beszélni.
- Kísérőlevél, aláírással. Használhatja a "Tisztelettel" vagy "Üdvözlet" szavakat.
2/2. Rész: Üzleti levél írása
1. lépés. Határozza meg közönségét
A levél stílusának mindig professzionálisnak kell maradnia, függetlenül attól, hogy ki a közönség. Mindazonáltal módosíthatja nyelvét vagy szóválasztását annak alapján, aki megkapja levelét. Ha egy másik vállalat humánerőforrás -osztályának ír, lehet, hogy formálisabb nyelvet kell használnia. De ha egy adott ügyfélnek írsz, használhatsz kötetlenebb vagy alkalmi nyelvet.
- A közönség azonosítása azt is jelenti, hogy megelőzheti a közönség zavarát. Ne használjon olyan kifejezéseket, amelyeket olvasói nem értenek. Az ügyfelek valószínűleg nem ismerik például a vállalat űrprogramjához használt rövidítéseket, ezért kerülje a betűk használatát.
- A jó üzleti levél írásának első számú szabálya az, hogy világosnak, tömörnek és udvariasnak kell lennie.
2. lépés. Magyarázza el az első sorban található levél célját
Vegye figyelembe a levél célját. Az, hogy tájékoztassa az ügyfeleket az új helyéről a város új részén? Az, hogy emlékeztesse az ügyfeleket a kifizetetlen számlákra vagy egyenlegekre? Vagy válaszolni az ügyfelek panaszaira? Ezt a célt szem előtt tartva írjon egy első sort, amelyből az olvasó azonnal tudja, miről szól a levél. Ne írja le a levél célját, amely nem világos. Térjen egyenesen a lényegre.
- Kezdje az "I" használatával, ha vállalkozástulajdonosként fejezi ki véleményét. Használja a "mi" szót, ha egy cég vagy szervezet nevében ír.
- Fókuszáljon a közvetlen kijelentésekre, mint például: "Ezzel a levéllel tájékoztatjuk Önt" vagy "Ezzel a levéllel kérünk". Használhat "I" állítást is, ha levelet ír vállalkozástulajdonosként. Például: „Azért vettem fel Önnel a kapcsolatot, mert” vagy „Nemrég hallottam a… -ról, és többet szeretnék megtudni…”
- Például, ha Ön (a cégtulajdonos) írt Nina Marlinának a múlt hónap óta ki nem fizetett számláról, kezdje a levelet: "Azért vettem fel Önnel a kapcsolatot, mert 2015 márciusa óta van fizetetlen egyenlege a fiókjában."
- Vagy ha egy vállalat alkalmazottja, és azért ír, hogy válaszoljon a cég űrprogramjával kapcsolatos ügyfélpanaszra, akkor kezdje a levelet: "Megkaptuk panaszát a Mars űrprogramjával kapcsolatban."
- Ha levelet ír, hogy tudatja az olvasókkal, hogy megnyertek egy versenyt, vagy hogy helyük van egy posztgraduális programban, akkor kezdje a következő mondattal: „Örömmel mondom, hogy …” vagy „Mi Szeretném elmondani, hogy … ".
- Ha rossz híreket mond, akkor kezdjen egy olyan mondattal, mint: "Nehéz szívvel mondjuk ezt neked …". Vagy: "Alapos mérlegelés után úgy döntöttem, hogy nem …".
3. lépés: Ne passzív, hanem aktív mondatokat használjon
A passzív hangot mindig a szokásos beszédben használjuk. De a passzív hang miatt az írás keserű vagy zavaros lehet. Az aktív mondatok sokkal hatékonyabbak az üzleti levelekben, mert határozottabb nyelvi stílust mutatnak.
- A passzív mondatra példa: „Milyen panaszt tudok kezelni helyetted?” A mondat tárgya, nevezetesen az ügyfél („te”) a mondat végén jelenik meg, nem a mondat elején.
- Az aktív mondatra példa lehet: "Mit tehetek a panasz kezelése érdekében?" A mondatnak ez a változata aktív hangon sokkal világosabb és könnyebben érthető az olvasó számára.
- A passzív hang használata jó módja lehet az üzenet továbbításának anélkül, hogy felhívná a figyelmet a rossz vagy kellemetlen pontokra. De csak ebben az esetben használja a passzív hangot. Általában az aktív hang sokkal hatékonyabb egy üzleti levélben.
4. Lásd a korábbi eseményeket vagy korábbi kommunikációt az olvasókkal, ha van ilyen
Előfordulhat, hogy az elmúlt hónapban felvette a kapcsolatot Nina Marlinával, és figyelmeztette a ki nem fizetett számlát. Vagy talán az ügyfelek csalódottságukat fejezték ki az űrprogram miatt a múlt hónapban egy konferencián. Ha korábban is volt kapcsolatod az olvasókkal, akkor ezt jelezd. Ez emlékezteti az olvasót korábbi kapcsolataira, és sürgősebbé és fontosabbá teszi az üzleti levelet.
Használjon olyan kifejezéseket, mint: "Az előző levelem szerint a be nem fizetett számlájáról …" vagy "Köszönöm a márciusi befizetést". Vagy "Nagyon hasznos volt hallani az űrprogrammal kapcsolatos problémáit egy májusi konferencián."
5. lépés. Kérjen segítséget vagy tegyen ajánlatot
Mutasson pozitív nyelvi stílust az olvasónak azzal, hogy udvarias kérést vagy segítségnyújtást nyújt be munkakapcsolat formájában.
- Tegyük fel, hogy Ön egy üzlettulajdonos, aki arra próbálja rávenni az ügyfeleket, hogy fizessenek számlát. Használjon olyan kifejezéseket, mint például: "Nagyra értékelem a kifizetetlen számla iránti gyors figyelmét."
- Tegyük fel, hogy a cége nevében ír. Használjon olyan kifejezéseket, mint: "Szeretnénk személyes találkozót szervezni Önnel és az emberi erőforrások vezetőjével."
- Azt is felajánlhatja, hogy válaszol az olvasók esetleges kérdéseire vagy aggályaira. Használjon olyan kifejezéseket, mint: "szívesen válaszolok a számlázással kapcsolatos kérdéseire vagy aggályaira" vagy: "Szeretné, ha további részleteket közölnénk erről a programról?"
6. lépés. Foglalja össze a levelet
Vegyen fel cselekvésre ösztönzést a maga részéről vagy az olvasó részéről. Ez a kérés lehet egy adott időpontra vonatkozó fizetési kérelem, vagy egy megjegyzés az olvasóval való hivatalos találkozó megszervezéséről.
- Adjon hozzá egy mondatot, hogy a jövőben felvegye a kapcsolatot a levél címzettjével. - Szeretettel várlak a jövő heti költségvetési ülésen. Vagy „alig várom, hogy ezt tovább tárgyalhassam veled a főhadiszállásunkon tett látogatásod során.”
- Jegyezze fel a leveléhez mellékelt dokumentumokat. Adjon hozzá olyan kifejezéseket, mint a „Csatolt kifizetetlen számlák” vagy a „Térbővítő programunk másolata”.
- A levelet záró mondattal fejezze be. Használja az "Üdvözlettel" vagy a "Tisztelettel" kifejezést egy ügyfél vagy ügyfél számára.
- Használja az "Üdvözlet" -et hivatalos levelekhez azoknak az embereknek, akiket egyáltalán nem ismer.
- Csak akkor használja az „Üdvözlet” vagy „Üdvözlettel” szót, ha valakinek ír, akit jól ismer, vagy munkakapcsolata van.
7. lépés Javítsa ki a betűt
Minden óvatos formázás és írás kárba vesz, ha a levél helyesírási hibákkal van tele!
- Keresse meg a passzív hangot használó minden mondatot, és próbálja meg a mondatot aktív mondattá alakítani.
- Ügyeljen a túl hosszú vagy nem egyértelmű és közvetlen mondatokra. Az üzleti levelekben a kevesebb általában jobb, ezért lehetőleg csökkentse a mondat hosszát.
