Az írott irányelvek és eljárások felvázolják a szervezet irányelveit, szabályait, fókuszát és elveit. Általában az irányelveket és eljárásokat az alkalmazottak számára készített kézikönyvek tartalmazzák. Az üzleti politikák és eljárások írásának módja a vállalat céljaitól függ.
Lépés
1. rész az 5 -ből: Vázolja fel az üzleti célokat
1. lépés. Készítsen egy listát a célokról
Menedzserként vagy vállalkozástulajdonosként ismeri a vállalat céljait. Vegye figyelembe az értékesítési célokat, az alkalmazottak és a menedzsment céljait, valamint az üzleti pozíciót, amelyre a következő néhány évben számít.
- Próbáljon meg olyan célokat kitűzni, amelyek nem csak konkrétak, hanem elérhetőek, és amelyekért érdemes törekedni. Például állítson be olyan pénzügyi célokat, amelyek elérhető közelségben vannak, és határozza meg a munkavállalói teljesítmény célkitűzéseit, amelyeket az Ön által meghatározott irányelvek és eljárások követésével lehet elérni.
- Miután kitűzte a céljait, győződjön meg arról, hogy kész vállalni vállalkozást tulajdonosként vagy vezetőként. A célok kitűzése fontos első lépés a politikák és eljárások kialakításában. Akkor nem kevésbé fontos a megfelelés.
2. lépés. Írja le a feladatok és eljárások listáját
Gondolja át a vállalkozásának napi eseményeit és feladatait. Írjon le minden feladatot, amelyet minden nap el kell végeznie, hogy az üzlet zökkenőmentesen működjön.
Vegye figyelembe a következőket: Milyen feladatok igényelnek hivatalos leírást vagy irányítást? Milyen eljárásokat kell azonos módon, következetesen végrehajtani? Ahelyett, hogy a kézi munkára összpontosítana, amely nem igényel sok oktatást, koncentráljon a nagyobb feladatokra
3. lépés. Sorolja fel a lehetséges problémákat és megoldásokat
Az irányelvek célja annak biztosítása, hogy minden gördülékenyen működjön, és hogy az alkalmazottak és a vezetők megfeleljenek a teljesítmény szabványainak. Gondolja át azokat a problémákat, amelyek a politika hiányában felmerülhetnek. Így gondolhat a szükséges politikákra.
Amikor egy lehetséges problémára gondol, keressen egy gyors áttekintést a probléma megoldásáról vagy kijavításáról. Gondoljon a napi üzleti tevékenységek körüli kérdésekre, például a pénzügyekre, az alkalmazottak és az ügyfelek közötti interakciókra, valamint a munkavállalók viselkedésére és attitűdjeire
2. rész az 5 -ből: Üzleti irányelvek írása
1. lépés. Sorolja fel a házirend -kategóriákat
Miután megfontolta a házirenddel megoldandó különféle lehetséges problémákat, gondolja át mindegyik kategóriáját. Használjon például olyan kategóriákat, mint a biztonság, az ütemezés, a viselkedés, a fizetés, a juttatások, a szabadság vagy a szabadság, valamint a megkülönböztetés.
Később a kézikönyv összeállításakor a már kategóriákba sorolt házirendek segítenek a kézikönyv és részei rendszerezésében. A kategóriák segítenek eldönteni, hogy mi a legfontosabb, és részletesebben is lebonthatják őket
2. lépés. A vázlatformátum segítségével bonthatja le az egyes kategóriák különböző házirendjeit
A sablon lehetővé teszi az egyes házirendek vagy kategóriák szempontjainak mélyebb megismerését, valamint a feltételek és a feltételek hozzáadását. Használjon számokat az egyes szakaszok vagy kategóriák rendezéséhez.
Kezdje egy rövid vázlattal. Ezután az összes kezdeti ötlet leírása után visszatérhet a vázlathoz, és a módosítás során hozzáadhatja vagy bővítheti
3. lépés Gondoljon az irányelvsértések megfelelő következményeire
A házirendek lehetővé teszik a vállalkozások megfelelő működését, és egyben szabványoknak is szolgálnak, amelyeket az alkalmazottaknak és a vezetőségnek be kell tartania. A házirendek írásos dokumentumokként is szolgálnak, amelyek felvázolják, hogyan kell kezelni az irányelvekkel kapcsolatos kérdéseket vagy jogsértéseket. Ez különösen akkor fontos, ha és ha intézkedésre van szükség a probléma megoldásához.
A hivatalos dokumentumokban megfogalmazott házirendek kiterjedhetnek az alkalmazottak és a vállalat törvényes jogaira és kötelezettségeire. A házirend információkat tartalmaz a fogyatékkal élők foglalkoztatási jogairól, az adókról, valamint a munkahelyi megkülönböztetés és zaklatás tilalmairól. Győződjön meg arról, hogy a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően adja meg az adatokat
4. lépés: Állítson fel egyértelmű elbocsátási politikát
Ha el kell bocsátania egy alkalmazottat a házirend megsértése miatt, akkor ez az írásos szabályzat szolgál bizonyítékként, ha a munkavállaló úgy véli, hogy igazságtalanul menesztették. Feltétlenül szenteljen egy részt az elbocsátás szabályainak megvitatására.
Létre kell hoznia egy felvételi politikát is. Például a háttér -ellenőrzések a jelölt felvétele előtt, vagy próbaidő a munkavállaló felvétele után, és mielőtt állandó munkavállalóvá válik. Győződjön meg róla, hogy világos kifejezéseket hoz létre és vázol fel
5. lépés. Használjon tiszta aktív nyelvet
Írja le egyértelműen az összes házirendet úgy, hogy ne legyenek félreértelmezve vagy félreértve. Ha van más értelmezés, fontolja meg annak átírását egy másik nyelven.
Például ne írja: "Bizonyos körülmények között további betegszabadság adható." Ehelyett írja be: "További betegszabadságot csak az ügyeletes vezető kifejezett engedélyével hagynak jóvá"
3. rész az 5 -ből: Írási eljárások
1. lépés Határozza meg, hogy milyen feladatok igényelnek részletes eljárásokat
Nem minden munka vagy esemény igényel részletes utasításokat. Előnyben részesítse a következetesen elvégzendő feladatokat vagy eljárásokat, például a bérszámfejtést vagy az ütemezést.
Amikor eldönti, hogy mely eljárások igényelnek részleteket, vegye figyelembe a következő kérdéseket: Hosszú vagy bonyolult volt az eljárás? Milyen következményekkel jár, ha a végrehajtás során hiba lép fel? Végrehajtottak -e a közelmúltban fontos változtatásokat? Ehhez az eljáráshoz fontos vagy kiterjedt dokumentumokra van szükség? Gyakran zavarják az alkalmazottak az eljárást?
2. lépés Gyűjtse össze az egyes eljárásokhoz szükséges információkat
Az eljárás felvázolása előtt ismernie kell az összes lépést és azok szempontjait. Fontolja meg a felmerült munkavállalói kérdéseket és az esetlegesen felmerülő problémákat.
Még ha rendelkezik minden információval, akkor is ragaszkodnia kell az eljárás alapjaihoz. Gondolja át, mit kell az olvasóknak vagy alkalmazottaknak megérteniük és végrehajtaniuk az eljárást
Lépés 3. Használja az összes információt egy világos eljárás megírásához
Használja az aktív nyelvet. Próbálja elkerülni a hosszú és felesleges szavakat. Ügyeljen arra, hogy ne használjon nehezen érthető nyelvet, beleértve a zsargont is, amelyet az alkalmazottak esetleg nem ismernek.
Például az írás helyett: "A személyzet szakadt bérszámfejtését be kell tartani a pénzügyi aktába", használja a következő nyelvet: "A szakadt bérszámfejtések megőrzése a pénzügyi aktában"
4. rész az 5 -ből: A törvényesség megértése
1. lépés. Lépjen be a diszkriminációellenes politikával foglalkozó szakaszba
Minden vállalkozástulajdonosnak be kell tartania a kormány által meghatározott diszkriminációellenes politikát. Győződjön meg arról, hogy a házirendre vonatkozó információkat is tartalmazza, és elvárja, hogy minden alkalmazott betartsa azokat.
A politikába bele kell foglalni az egyenlő foglalkoztatási lehetőségekre vonatkozó információkat is, valamint a fogyatékossággal élő személyek munkához való jogáról szóló törvényt és a zaklatási politikát
2. lépés. Győződjön meg arról, hogy a házirend törvényes
Biztosítania kell, hogy minden kidolgozott szabályzat tisztességes és összhangban van a törvénnyel. Sok forrásból megtudhatja, hogy házirendje megfelel -e a vonatkozó jogszabályoknak.
Azt is kérheti jogi tanácsadótól, hogy tanulmányozza az Ön által készített irányelveket, mielőtt alkalmazná őket a munkavállalókra. Vállalkozástulajdonosként nagyon hasznos, ha van jogi tanácsadója, akivel rendszeresen konzultálhat
3. lépés Kérje meg az alkalmazottakat, hogy írják alá a házirendek és eljárások tervezetét
Fel kell kérni az új alkalmazottakat, hogy fogadják el és írják alá a házirendet és az eljárási dokumentumokat, és kapjanak referenciaként egy másolatot. Ezenkívül minden változtatást minden alkalmazottnak újra alá kell írnia. Ennek célja annak biztosítása, hogy mindannyiukat kötelezze a politika, ha a jövőben mindkét félnek jogi lépéseket kell tennie.
A kiskorúak jogszerűen nem köthetnek szerződést. Ha 18 évnél fiatalabb alkalmazottakat vesz fel, győződjön meg arról, hogy írásos engedélyt kapott egy gyámtól a szerződés megkötésére, mivel a szülő vagy gondviselő jogszerűen felmondhatja a szerződést
5. rész az 5 -ből: A kézikönyv összeállítása
Lépés 1. Rendezze az információkat logikai sorrendbe
Kezdje a nagyobb pontokkal, majd kövesse a kisebbekkel. Például a kompenzációs kategóriával való kezdés helyett kezdje el a kézikönyvet a felvételi folyamattal vagy a jogosultsági kategóriával.
- Fontolja meg, hogy megnyit egy kézikönyvet, amely leírja a vállalat céljait, amint azt korábban vázolta. Írjon egy -két világos, egységes bekezdést, amely összefoglalja a kézikönyvet, mit várhatnak el az alkalmazottak a vállalattól, és mit vár el a vállalat az alkalmazottaktól.
- Használja a vázlatot alkategóriák létrehozásához a kézikönyvben. Ha elkészült, készítsen tartalomjegyzéket, hogy minden információ könnyen megtalálható legyen.
2. lépés. Használjon képet, diagramot vagy diagramot
Vannak emberek, akik vizuálisabbak, ezért a kézikönyvben szereplő diagramok, diagramok vagy képek segíthetnek a különböző típusú alkalmazottaknak a fogalmak megértésében. A képek egyszerűsíthetik az eljárásokat és a házirendeket.
Például létrehozhat egy diagramot vagy táblázatot, amely felsorolja a különböző címeket és feladataikat. Használhatja a kérdések és válaszok táblázatát is, amelyet az alkalmazottak szükség esetén referenciaként használhatnak
3. lépés. Adjon kézikönyveket minden alkalmazott számára, hogy könnyen hozzáférjenek
Ideális esetben az új alkalmazottak megkapják a kézikönyv egy példányát, amikor felveszik őket, és a régi alkalmazottak új példányt kapnak, ha felülvizsgálat történik. Fontolja meg, hogy minden alkalmazott aláír egy szerződést, amelyben kijelenti, hogy megérti a kézikönyvben leírt összes pontot, és elfogadja azt.
