Kell egy jó, hibátlan szakmai levél? A legtöbb üzleti levél rögzített, könnyen elsajátítható formátumot követ, amelyet bármilyen típusú tartalomra alkalmazhat. Az üzleti leveleknek mindig tartalmazniuk kell a dátumot, a feladó és a címzett adatait, valamint néhány bekezdés törzsét. Kövesse az alábbi lépéseket, és végezzen módosításokat a vállalat szabványainak megfelelően.
Lépés
Rész 1 /4: Levél indítása
1. lépés. Ismerje a formátumot
Levele tartalmától függetlenül néhány szabványos üzleti levél bemutatót kell követni. Az üzleti leveleket közös betűtípussal kell begépelni és megfogalmazni, például Arial vagy Times New Roman. Használjon blokk bekezdéseket. Vagyis új bekezdést indít az Enter kétszeri megnyomásával. A blokk bekezdésekben ne tegye az első sor behúzását.
- Használjon 2,54 cm margót minden oldalon.
- Az e -mailben küldött üzleti leveleket szintén közös betűtípussal kell beírni. Ne használjon szkripteket vagy színeket a fekete -fehér kivételével az üzleti e -mailekben.
2. lépés. Válassza ki a megfelelő papírtípust
A betűket 21 x 29,7 cm méretű A4 -es papírra vagy 21,5 x 29,7 cm méretű A4 -es papírra kell nyomtatni. Több hosszú betű vagy szerződés nyomtatható F4 papírra vagy 21 x 33 cm -es Folio papírra.
Ha a levelet postán küldik, fontolja meg a cég fejléces papírjára történő nyomtatást. A fejléces papír erősíti a szakmai benyomást, és megadja a cég logóját és elérhetőségeit
3. lépés. Adjon meg információkat a vállalatáról
Írja be a cég nevét és címét, és új sorral jelölje meg a cím minden részét. Ha önálló vállalkozó vagy független vállalkozó, írja be a nevét a cég neve helyett, vagy a cég neve fölé
- Ha a cége már rendelkezik fejléces fejléccel, akkor használhatja azt ahelyett, hogy be kellene írnia a cég nevét és címét.
- Ha a címet be kell írni, akkor azt az oldal tetejétől jobbra vagy balra kell igazítani, az Ön és a vállalat preferenciáitól függően.
- Ha a levelet külföldre küldik, írja be országának nevét nagybetűvel.
4. lépés. Adja meg a dátumot
A teljes dátum leírása a legprofibb megoldás. Például írja be: „2012. április 1.”. A dátumot igazítva kell hagyni, néhány sorral a címzett adatai felett.
Ha több napon keresztül írja a levelet, használja a befejezés dátumát
5. lépés. Adja hozzá a címzett adatait
Írja be a címzett adatait a következő sorrendben: teljes név, cím (ha van), cégnév és cím. Használjon új sort minden információhoz. Ha szükséges, adjon meg egy hivatkozási számot. A címzett adatait igazítva kell hagyni, néhány sorral a dátum alatt.
Javasoljuk, hogy a levelet egy meghatározott személynek címezze. Így az érintett személy válaszolni tud a levelére. Ha nem tudja a címzett személy nevét, kutasson egy kicsit. Hívja a címzett cég telefonszámát a nevükért és a címükért
6. lépés. Válasszon üdvözletet
Az üdvözlés a tisztelet fontos mutatója, és az üdvözlés attól függ, hogy ki fogadja, jól ismeri -e a címzettet, és attól is, hogy milyen hivatalos a kapcsolata velük. Fontolja meg a következő lehetőségeket:
- Csak akkor használja a „Kinek szólhat” kifejezést, ha nem tudja pontosan, hogy kinek szól.
- Ha nem ismeri a címzettet, a "Tisztelt Hölgyem/Uram" biztonságos megoldás.
- Használhatja a címzett teljes nevét és címét is, például "Kedves Dr. Dewi Sari".
- Ha jól ismeri a címzettet, és informális kapcsolatban áll a címzettel, fontolja meg egy keresztnév használatát, például "Kedves Zsuzsa".
- Ha nem biztos abban, hogy mi a címzett neme, egyszerűen írja le a teljes nevet, például "Kedves Kris Damanik"
- Ne felejtsen el vesszőt tenni az üdvözlés vagy a pontosvessző után, ha a "Kire vonatkozik" kifejezést használja.
2. rész a 4 -ből: A levél törzsének összeállítása
1. lépés: Használja a megfelelő írási stílust
A közmondás szerint az idő pénz, és az üzletemberek többsége nem szereti az időt vesztegetni. Ezért a levélírási stílusának tömörnek és professzionálisnak kell lennie. Úgy rendezze el a levelét, hogy gyorsan, lényegre törően olvasható legyen, és csak rövid személyes megjegyzéseket tartalmazzon az első bekezdésben. Kezdheti például a "Tekintettel …" -re, és onnan folytathatja.
- Ne gondoljon túl sokat a gyönyörű átmenetekre, a nehéz szavakra vagy a hosszú, kanyargós mondatokra. Levele célja, hogy a lehető leggyorsabban és világosan közölje a mondanivalót.
- Használjon meggyőző hangot. Leveled nagy valószínűséggel az a célja, hogy meggyőzze az olvasót, hogy tegyen valamit, például meggondolja magát, megoldja a problémát, pénzt küld, vagy intézkedik. Tehát a megfelelő hangon közölje kérését és indokait.
2. lépés. Használjon személyes névmásokat
Az „én”, „mi” és „te” névmások üzleti levelekben való használata teljesen elfogadható. Fejezd ki magad „én” -ként, az olvasót pedig „te” -ként.
Legyen óvatos, ha levelet ír egy szervezet nevében. Ha megpróbálja közvetíteni a vállalat nézeteit, akkor használja a „mi” kifejezést, hogy az olvasók tudják, hogy a cég áll a kijelentése mögött. Ha személyes véleményt nyilvánít, használja az "I" -t
3. lépés Írjon világosan és tömören
Győződjön meg arról, hogy az olvasó valóban érti, amit ír. Az olvasók csak akkor válaszolnak gyorsan, ha világos a levél célja. Különösen, ha van olyan eredmény vagy intézkedés, amelyet szeretne, hogy az olvasó megtegyen a levél kézhezvételekor, tegye egyértelművé. A lehető legkevesebb szóval írja le helyzetét.
4. lépés. Használjon aktív mondatokat
A helyzet leírásakor vagy kéréskor ügyeljen arra, hogy az aktív hangot válassza, ne a passzív hangot. A passzív hang miatt az írás kétértelmű vagy általános lesz. Ezenkívül az aktív mondatok hatékonyabbak és egyenesen a probléma középpontjába kerülnek. Például:
- Passzív: A napszemüveget nem a tartósság szem előtt tartásával tervezték vagy gyártották.
- Aktív: Cége napszemüveget tervez és gyárt, függetlenül azok tartósságától,
5. lépés Használjon társalgási nyelvet, ha megfelelőnek érzi
A leveleket emberek írják. Ha lehetséges, kerülje a levelek másolását. Normál levelek másolásával nem lehet kapcsolatokat építeni. Ne használjon azonban nem szabványos nyelvet vagy szlenget, például "tudod", "úgy értem" vagy "akar". Alkalmazza az üzleti levél írásának stílusát, de írjon barátságos és udvarias szavakat.
- Ha jól ismeri a címzettet, hozzáadhat egysoros üdvözletet.
- Használd az intuíciódat, hogy megítéld, mennyi személyiséget fog kihozni a levél. Néha egy kis humor segíthet üzleti szinten, de alaposan gondolja meg, mielőtt használná.
6. Légy udvarias
Még ha panasz- vagy panaszlevelet is küld, továbbra is udvarias lehet. Fontolja meg a címzett helyzetét, és a lehető legtöbb segítséget ajánlja fel a helyzethez.
Példa egy udvariatlan panaszra: „Azt hiszem, a napszemüvege szar, és soha többé nem veszem meg a termékét”. Az udvarias panaszra példa lehet: „Csalódott vagyok a napszemüvegének felépítésében, a jövőben más márkájú napszemüveg vásárlását tervezem”
7. lépés. Használjon „második” fejléces papírt további oldalakhoz
A legtöbb üzleti levél elég tömör ahhoz, hogy elférjen egy oldalon. Ha azonban hosszabb levelet kell írnia, például szerződést vagy jogi döntést, további oldalakra lehet szükség. Használjon „második” fejléces papírt, amely általában rövid címet tartalmaz, és ugyanabból a papírból készül, mint a fő fejléces papír.
Adja meg az oldalszámot a második és az azt követő oldalakon, az oldal tetején. Meg kell adnia a címzett nevét és dátumát is
Lépés 8. Fejezze be levelét
Az utolsó bekezdésben foglalja össze pontjait, és húzza alá, hogy mit fog tenni, vagy mit vár el a címzettől. Ne feledje, hogy a címzett kapcsolatba léphet Önnel a levéllel kapcsolatos kérdéseivel vagy aggályaival, majd köszöni meg a figyelmét az Ön által küldött levélre.
3. rész a 4 -ből: A levél lezárása
1. lépés. Válasszon záró üdvözletet
A záró köszöntés, akárcsak a nyitó köszöntés, a tisztelet és a formalitás jelzője. "Üdvözlettel" vagy "Üdvözlettel" a legbiztonságosabb záró üdvözlet. Megfontolhatja az „Üdvözlettel” vagy az „Üdvözlet” lehetőséget is. A nem túl hivatalos, de mégis professzionális hangvételű üdvözletek a következők: „Üdvözlet a sikernek”, „Üdvözlet” és „Köszönöm”. A záró üdvözlés után vesszőt használjon.
2. lépés. Tegye aláírását
Hagyjon négy sort üresen az aláírásához. Írja alá a levél kinyomtatása után, vagy ha e -mailben küldte, szkennelje be az aláírás képét, és illessze be az aláírás részbe. Az aláírás tintája kék vagy fekete.
Ha valaki nevében ír alá egy levelet, írja alá az aláírása előtt a "pp:" kifejezést. A "pp" jelentése per procurationem, ami "képviselőt" vagy "nevében" jelent
Lépés 3. Írja be nevét és elérhetőségeit gépeléssel
Az aláírás alatt adja meg adatait, beleértve nevét, beosztását, telefonszámát, e -mail címét és egyéb megfelelő kapcsolattartási módokat. Használjon új sort minden típusú információhoz.
4. lépés. Adja hozzá a gépíró kezdőbetűit
Ha a betűt beíró személy és a szerző más személy, akkor az aláírási blokk alá kell adnia a gépíró kezdőbetűit. Néha a levél szerzőjének kezdőbetűi is szerepelnek. Így kiderül, ki dolgozott a levélben.
- Ha csak a gépíró kezdőbetűit tartalmazza, írja kisbetűvel, például mj.
- Ha a szerző kezdőbetűit is tartalmazza, írja őket nagybetűvel, a gépíró kezdőbetűit pedig kisbetűvel, például RW: mj. Más stílusok perjelet adnak a kezdőbetűk közé, például: RW/mj.
5. lépés. Adja meg a melléklet adatait
Ha további dokumentumokat csatol a címzettek felülvizsgálatához, jegyezzen fel néhány sort az elérhetőségi adatok alá, és tüntesse fel a csatolt dokumentumok számát és típusát. Például írja be: „Függelék (2): önéletrajz, brosúra”. Vagy hagyományos stílusban írja a melléklet leírását a levél tetejére, a dátum alá.
A „Attachment” rövidítést a „Lamp” kifejezéssel is lerövidítheti
6. lépés. Mellékelje az információ másolatát
Ha másnak küldi a levél másolatát, akkor ezt a levélben meg kell adnia. Ezt úgy fejezik ki, hogy a „Melléklet” sor alá írja be a „cc:” vagy a „Copy” szöveget, a másolat címzettjének nevét és címét (a „cc” az udvariasság másolatát jelenti, de korábban másolatot jelentett, amikor a betűket még mindig írógépen gépelték és szénpapírral másolták).
- Például írja be: „cc: Mari Santi, marketing igazgatóhelyettes”
- Ha egynél több nevet ad hozzá, igazítsa a második nevet az első alá, de a „cc:” nélkül
4. rész a 4 -ből: Levelek kitöltése
1. lépés. Végezze el a módosításokat
A prezentáció a professzionalizmus kulcseleme. A levél szerkesztésével és a hibák ellenőrzésével gondoskodjon arról, hogy a címzett könnyen tekintsen Önre alkalmas és felelős személyként. Használja a helyesírás -ellenőrzőt szövegszerkesztőjében, de ne felejtse el figyelmesen elolvasni a beküldés előtt.
- Kérdezd meg magadtól, világos és tömör a levél? Vannak 3-4 mondatnál hosszabb bekezdések? Ha igen, határozza meg, hogy eltávolíthatja -e a felesleges utasításokat.
- Ha a levél nagyon fontos, előfordulhat, hogy el kell olvasnia egy barátját vagy munkatársát. Néha más emberek segíthetnek észrevenni a nyelvi hibákat vagy esetlenségeket, amelyekről Ön nem tud.
2. lépés. Ne fogja össze az oldalakat tűzővel
Ha levele több oldalból áll, ne használjon tűzőgépet. Ha meg szeretné győződni arról, hogy az oldalak rendben vannak -e, akkor a bal felső sarokban található gemkapoccsal vágja össze őket.
3. lépés. Küldés
Ha levélben küldi a levelet, használjon üzleti borítékot. Ha rendelkezésre áll, használjon borítékot a cég logójával. Írja le szépen a visszaküldési címet és a címzett címét. Hajtsa a betűt harmadára, hogy a címzett először a tetejét hajtsa ki, mielőtt kinyitja az alját. Győződjön meg róla, hogy elegendő bélyegzőt ragaszt, majd küldje el.
- Ha úgy érzi, hogy a kézírása nem nagyszerű, és nem egyezik a szakmai személyiségével, írja be a címet a szövegszerkesztőbe, és nyomtassa ki a borítékra.
- Ha a levél sürgős és/vagy siet, fontolja meg futárral történő elküldését.
- Ha e -mailben szeretné elküldeni, először konvertálja HTML -formátumba, vagy mentse PDF -ként, hogy a formátum ne változzon. Azonban jó lenne, ha a levelet fizikailag küldnék.
Tippek
- A betűk aláírásához használjon minőségi tollat.
- Gyorsan válaszoljon a levelekre. Ha egy héten belül nem tud válaszolni, adja át a címzettnek, és mondja meg neki, mikor várhatja meg a válaszát.
- Hangsúlyozza a pozitív oldalt. Arról beszélj, hogy mit tehetsz, ne arról, amit nem. Például, ha egy termék nincs raktáron, ne mondja el az ügyfélnek, hogy nem tudja teljesíteni a rendelését. Ehelyett mondjuk azt, hogy a termék nagyon népszerű és elfogyott. Ezután mondja meg nekik, hogy mikor tudja teljesíteni a rendelésüket.
-
Ha összetett levelet ír, először írja le a vázlatot.
- Írjon le minden témát, amelyet le szeretne foglalni, nem kell gondolnia a sorrendre.
- Minden témához készítsen listát a kulcsszavakról, példákról, érvekről és tényekről.
- Vegye figyelembe a listában szereplő egyes témák relevanciáját a levél célja és címzettje szempontjából.
- Dobja ki a felesleges alkatrészeket.
- Rendezze az információkat az olvasó számára legjobb sorrendben.
Figyelem
- Ne használjon hízelgő nyelvet. Az őszinte dicséret elfogadható, de a túl sok dicséret azt jelenti, hogy a munkában a dicséreten múlik, nem a kompetencián.
- Ne használjon tompa vagy rámenős nyelvezetet. Ne feledje, ezzel a levéllel megpróbál javítani vagy üzleti kapcsolatot kezdeni.
