Az üzleti jelentések az egyik leghatékonyabb kommunikációs eszköz a mai üzleti világban. Az üzleti jelentéseknek számos előnye van. A vállalatok vagy magánszemélyek üzleti jelentések segítségével hozhatnak fontos döntéseket. Ha jó üzleti jelentést szeretne írni, tanulja meg és értse meg a jelentés írásának célját.
Lépés
Rész 1 /2: Döntse el, hogy milyen típusú üzleti jelentést szeretne írni
1. lépés: Használjon üzleti jelentéseket ötletek közvetítéséhez
Ezt a jelentést „indokoló/ajánló jelentésnek” nevezik. A jelentés segítségével ötleteket oszthat meg menedzserével vagy igazgatójával. Általában összefoglalót és a jelentés törzsét kell elkészítenie. Az összefoglalás az ötletek közvetítésének eszköze. A törzs információkat tartalmaz az előnyeiről, költségeiről, kockázatairól és az elképzelésével kapcsolatos egyéb információkról.
Például nyomtatót szeretne vásárolni a részlegéhez. Annak érdekében, hogy meggyőzze a vezetőt arról, hogy a nyomtatóra valóban szükség van, készítsen indoklási/ajánlójelentést a nyomtatóvásárlási kérelem hivatalos benyújtásához a vezetőséghez
2. lépés. Mutassa be az üzleti lehetőséget kísérő kockázatokat
A „vizsgálati jelentések” segítenek a döntéshozóknak mérlegelni azokat a kockázatokat, amelyekkel szembe kell nézniük bizonyos intézkedések meghozatalakor, hogy a vezetés képes legyen előre látni a nem kívánt hatásokat. Ez a jelentés egy bevezetőből, egy törzsből és egy következtetésből áll. Az előszó fontos információkat tartalmaz a vizsgált kérdésről. A testület magyarázatot tartalmaz a tényekre és a vizsgálat eredményeire. A következtetés a jelentés összefoglalását tartalmazza.
Például az X gyógyszeripari vállalat együttműködni akar az Y gyógyszergyárral, aki problémával szembesül. Az X vállalat nem akar együttműködni olyan vállalatokkal, amelyek jelenleg pénzügyi problémákkal küzdenek vagy tapasztaltak. Ezért az X vállalat teljes körű információt keres az Y cégről, majd vizsgálati jelentést készít, hogy megvitassa az Y vállalat pénzügyi adatait a pénzügyi igazgatóval
3. lépés: A megfelelőségi információk bemutatása a kormányzati szerveknek
Ez a jelentés, amelyet általában „megfelelési jelentésnek” neveznek, hasznos a vállalatok elszámoltathatóságának bizonyítására azzal, hogy bebizonyítja a kormányzati szerveknek (város, tartomány, központi stb.), Hogy a menedzsment az alkalmazandó törvények/rendeletek szerint működik, és a pénzügyeket az eljárások szerint kezeli.. Ez a jelentés egy bevezetőből, egy törzsből és egy következtetésből áll. Az előszó a jelentés főbb témáinak magyarázatát tartalmazza. A csomagtartó olyan adatokat, tényeket és egyéb információkat tartalmaz, amelyeket a kormányzati szerveknek tudniuk kell. A következtetés a jelentés összefoglalását tartalmazza.
Például egy állami biztosítótársaság igazgatótanácsának be kell mutatnia a pénzügyminiszternek, hogy a társaság irányítását a 2019 -ben hatályos törvényeknek és rendeleteknek megfelelően végzik. Ehhez az igazgatótanács éves jelentést készít. megfelelőségi jelentés, amely bemutatja a vállalat 2019 -es tevékenységeit
4. lépés. Mutassa be a javasolt ötlet vagy projekt megvalósíthatóságát
A jelentést, amely magyarázatot tartalmaz annak eldöntésére, hogy az ötletet elfogadják vagy elutasítják, "megvalósíthatósági jelentésnek" nevezik. Ez a jelentés egy összefoglalóból és egy törzsből áll. Az összefoglaló ötleteket tartalmaz, míg a test felvázolja a javasolt ötlettel kapcsolatos előnyöket, lehetséges problémákat, költségeket és egyéb kérdéseket. A vezetőség a megvalósíthatósági jelentés segítségével válaszolhat a következő kérdésekre:
- Befejezhető -e ez a projekt a pénzügyi költségvetés keretein belül?
- Jövedelmező ez a projekt?
- Be lehet -e fejezni ezt a projektet egy előre meghatározott ütemterv szerint?
5. lépés. Mutassa be a vizsgálat során kapott kutatási eredményeket
A "kutatási jelentés" egy nagyon konkrét kérdés vagy probléma részletes tanulmányának eredményeit mutatja be. Ez a jelentés egy kivonatból (összefoglaló), előszóból, az alkalmazott módszerekből, kutatási eredményekből, következtetésekből és javaslatokból áll. Jelentés készítésekor tájékoztatnia kell a referenciaként használt tanulmányok eredményeit.
Például a menedzsment tanulmányt akar végezni az összes személyzet bevonásával annak eldöntésére, hogy szükséges -e megtiltani az alkalmazottaknak a dohányzást a vállalati étkezőben. A vizsgálatot végző személy jelentést készít a kutatási eredményekről
6. lépés Segítsen a vállalatnak politikáinak, termékeinek vagy eljárásainak javításában következetes felügyelet révén
Ezután készítsen egy "időszakos jelentést", amelyet minden egyes időkereten belül írnak, például hetente, havonta, negyedévente stb. Ez a jelentés bemutatja a vállalat hatékonysági szintjét, eredményét és egyéb adatait egy adott időszakra vonatkozóan.
Például egy gyógyszertár -tulajdonos felkéri értékesítőjét, hogy a következő hónap minden harmadik hónapjában nyújtson be havi értékesítési jelentést
7. lépés. Bizonyos helyzetek esetén készítsen jelentést
Az időszakos jelentésekkel ellentétben a "helyzetjelentéseket" speciális igényekhez írják, például egyszerűen tájékoztatást adnak az értekezleteken, vagy jelentést készítenek a természeti katasztrófák kezelésére irányuló erőfeszítésekről. Ez a jelentés egy bevezetőből, egy törzsből és egy következtetésből áll. A bevezető a jelentett események magyarázatát tartalmazza, és rövid áttekintést nyújt a jelentés törzsében tárgyalt kérdésekről. Összefoglalva, magyarázza el a megoldásokat, amelyeket végrehajtottak és végrehajtani fognak.
Például a kormányzó felkéri a polgármestert, hogy készítsen helyzetjelentést, miután hurrikán következik be a felelőssége alá tartozó területen
8. lépés. Mutasson be néhány megoldást a probléma megoldására
A "benchmark jelentés" számos megoldási lehetőséget kínál a döntések meghozatalához. Célja szerint a szerző több olyan intézkedést javasol, amelyeket meg kell tenni. Ez a jelentés egy bevezetőből, egy törzsből és egy következtetésből áll. Az előszó elmagyarázza a jelentés megírásának célját. A törzs többféle megoldási lehetőséggel együtt fejezi ki a helyzetet vagy problémát. A következtetés a legjobb megoldást mutatja.
Például egy autóipari vállalat gyárat akar építeni Ázsiában. A benchmark jelentés megírásakor legfeljebb 3 országot soroljon fel a vállalat igényei szerint, és javasolja a legjobb helyet a következtetésben
2/2. Rész: Üzleti jelentés írása
1. lépés Határozza meg a jelentés írásának célját és formázza meg a jelentést
Kérdezd meg magadtól, miért akarsz üzleti jelentést írni. Válassza ki a jelentés típusát a fenti listából az elérendő célok szerint.
- Bármi legyen is az oka, győződjön meg arról, hogy rövid és világos célokat tűz ki. A jelentés olvasói összezavarodnak, ha a célok megfogalmazása hosszútávú, és így a jelentés hitelessége megkérdőjelezhető.
- Például az osztályának további promóciós forrásokra van szüksége. A jelentés írásakor összpontosítson a jelenleg rendelkezésre álló promóciós költségvetésre, és mutasson be egy hatékony munkatervet a további források maximális kihasználása érdekében.
2. Lépés. Vegye figyelembe a jelentést olvasó közönséget
A jelentésolvasók a vállalaton kívülről (nem alkalmazottak) vagy a vállalaton belülről érkezhetnek. Beszámoló írásakor vegye figyelembe, hogy az olvasó mennyire érti vagy rendelkezik információval a tárgyalt kérdésről. Gondoljon arra is, hogy a jelentésben szereplő információk mennyire hasznosak lesznek az olvasó számára.
- Bárki, aki elolvassa a jelentést, a menedzsment vagy az ügyfelek számára mindig a pénzügyi szempont a legfontosabb.
- Például egy megosztási programot szeretne végrehajtani a részlegében. Ehhez üzleti jelentést kell írnia, amelyet a személyzeti igazgató, az operatív igazgató és a vezérigazgató olvas fel. Fontolja meg annak lehetőségét, hogy már ismerik a programot, hogy releváns információkat tudjon adni a jelentésben. Ha a menedzsment soha nem tárgyalt egy állásmegosztási programról, a jelentése informatív és hasznos. Ha a vállalat már megtervezte ezt a programot, akkor a jelentése nem lesz hatékony és kevésbé meggyőző.
3. lépés Határozza meg, mit kell tanulni
Az üzleti jelentés elkészítésének legnehezebb lépése nem az írás. A következtetések levonása és az alátámasztó adatok összegyűjtése a legnehezebb. Széles körű készségekkel kell rendelkeznie, például adatok gyűjtésével és a piac elemzésével. Mit kell tudnia Önnek és a vezetőségnek ahhoz, hogy megalapozott döntéseket tudjon hozni a jelentésében szereplő témákról?
4. lépés: Jelentés készítéséhez gyűjtsön releváns adatokat
Győződjön meg arról, hogy az Ön által alátámasztott adatok a kutatás eredményei. Ellenkező esetben elveszítheti hitelességét. Az adatgyűjtést az írandó jelentés típusa is meghatározza. Győződjön meg arról, hogy pontos és a jelentés megírásának céljához szükséges adatokat használ.
- A belső forrásokból származó adatok összegyűjtése általában gyorsabb. Például a termékértékesítési adatok telefonon kérhetők az értékesítési osztálytól. Így az adatok azonnal megérkeznek és bekerülnek a jelentésbe.
- Külső adatokat lehet beszerezni a vállalattól. Ha más osztályok gyűjtöttek és elemeztek fogyasztói adatokat, kérje meg őket, hogy ne kelljen saját kutatást végeznie. A szükséges adatokat az üzleti területhez kell igazítani, de az üzleti jelentések íróinak általában nem kell először kutatniuk.
- Például, ha indoklási/ajánlójelentést szeretne írni, végezzen kutatást, hogy megtudja a bemutatott ötletek előnyeit, majd a kutatás eredményeit tartalmazza a jelentésben.
5. lépés Döntse el, hogyan kell felépíteni a jelentést az írás előtt
Ezt a döntést befolyásolja a jelentés megírásának célja. Például a megfelelőségi jelentés és a megvalósíthatósági jelentés elkészítésének módja eltérő. Akkor kezdje el az írást, amikor kitalálja, hogyan kell összeállítani a jelentést.
- Rendezze a támogató adatokat több csoportba. Az üzleti jelentések általában rengeteg adatot és információt tartalmaznak. Az adatok csoportokra bontása a kulcsa a sikeres üzleti jelentés megírásának. Például jelenítse meg az értékesítési adatokat az ügyféladatoktól elkülönítve, és adjon meg egy címet minden adatösszesítéshez.
- Készítsen jelentéseket az összefoglaló adatok cím szerinti rendezésével, hogy könnyen olvasható és érthető legyen. Így a bemutatott adatok alátámaszthatják a jelentés megírásának fő célját.
- Néha meg kell várnia, hogy valaki más elemezze vagy bevigye az adatokat. Várakozás közben feldolgozhatja a teljes adathalmazt.
6. lépés. Vonjon le következtetéseket, és tegyen konkrét javaslatokat
Győződjön meg róla, hogy logikus következtetéseket von le a jelentésben szereplő adatok felhasználásával. Ezen következtetések alapján fejtse ki a szükséges lépéseket.
Minden javasolt megoldást konkrét, mérhető műveleteknek kell követniük. Ismertesse a munkaköri leírásban, ütemtervben vagy az új munkaterv végrehajtásához szükséges pénzeszköz -elosztásban bekövetkezett változásokat. Győződjön meg arról, hogy javaslatait olyan adatok is alátámasztják, amelyek bizonyítják, hogy a menedzsment képes elérni a célokat a jelentésben bemutatott megoldások végrehajtásával
7. lépés Készítsen összefoglalót
Ez az összefoglaló lesz az üzleti jelentés első oldala, de a legvégére íródott. Az összefoglaló a tanulmány eredményeinek és következtetéseinek bemutatására szolgál, hogy bepillantást nyerjen a jelentés tartalmába, ha valakinek nincs ideje elolvasni a végéig. Illusztrációként a vezetői összefoglaló olyan, mint egy filmelőzetes vagy egy dolgozat -kivonat.
Ezt a jelentést vezető összefoglalónak nevezik, mert az elfoglalt vezetők csak olvashatják ezt az összefoglalót. A fontos információkat 200-300 szóban közölje a felettesekkel, összefoglaló formájában. Tudott tovább olvasni, ha tudni akarta a részleteket
8. lépés. Infografikák használatával adhat meg konkrét adatokat
Néha mennyiségi adatokat kell megadnia grafikonok vagy diagramok segítségével. Az adatokat különböző színekkel jelenítse meg, hogy vonzóbbá és könnyen érthetővé tegye őket. Használjon felsorolásjeleket, sorszámokat vagy táblázatokat, hogy megkönnyítse az adatok olvasását. Ezzel a lépéssel az adatok bemutatása másként jelenik meg, hogy megmutassa jelentőségét.
- Általában a képek vonzóbbá teszik az üzleti jelentéseket. A jelentések monotonnak tűnnek, ha csak szöveget és számokat tartalmaznak. Mutasson releváns és hasznos infografikákat, de ne vigye túlzásba.
- Írja be az információkat dobozokba egy olyan oldalon, amely szinte teljes egészében szöveg, nem tartalmaz táblázatokat vagy számokat. A teljes szöveges oldalak unalmasak. A fontos információk összegzését egy dobozban lehet megjeleníteni.
9. lépés. Sorolja fel az információforrásokat
Attól függően, hogy milyen típusú kutatást végez, előfordulhat, hogy fel kell sorolnia az információszolgáltatót. Az üzleti jelentésben a bibliográfia vagy a forrásoldal célja, hogy információt nyújtson az olvasónak, ha más adatokat akar ellenőrizni vagy keresni.
Használja a megfelelő formátumot, amikor idézeteket vesz fel a jelentésekbe vállalkozás típusa szerint
10. lépés. Ellenőrizze kétszer a jelentést
Nem tűnik komolynak, ha helyesírási vagy nyelvtani hibákat jelent be. Ezek a hibák megkérdőjelezik tanulmányod hitelességét. Ezenkívül világos és egyértelmű információkat kell bemutatni.
- Például ne használjon nehezen érthető szavakat vagy túl hosszú mondatokat.
- Kerülje a különféle beszélgetéseket.
- Ha a jelentésolvasó ugyanazon üzletágban dolgozik, használhat szakzsargont vagy szakkifejezéseket, de ne vigye túlzásba.
- Az üzleti jelentéseket általában passzív hanggal írják. Ez a jelentés egy példa arra, hogy a passzív mondatokkal való írás jobb, mint az aktív mondatok.
- A jelentések ellenőrzésekor figyelmen kívül hagyhatja a hibákat, mert Ön gépelt. Kérje meg egy támogató munkatársát, hogy olvassa el jelentését, majd kérjen visszajelzést. Sokkal jobb tudni a munkatársak hibáit, mint a felettesektől. Használja ki a szakértői hozzájárulást a jelentések javításához, miközben figyelembe veszi a javaslatokat.
11. lépés. Készítsen tartalomjegyzéket
Írjon üzleti jelentést a hivatalos formátum szerint úgy, hogy létrehoz egy tartalomjegyzéket, amely hasznos hivatkozásként egy adott oldal keresésekor. A jelentés minden részének oldalszámait tartalmazza a tartalomjegyzékben, különösen az összefoglalót és a következtetést.
12. lépés. A jelentés megkötésének ideje
A hasznos, teljes körű áttekintést nyújtó jelentés javításának legjobb módja az, ha a lehető legjobban köti össze, például spirálhuzal, kötőanyag vagy kartonborító használatával. Így a jelentés ügyesen és vonzóan néz ki, így mások is el akarják olvasni a végéig.
