A heti jelentéseket gyakran használják sok vállalkozásban és kiskereskedelmi értékesítési környezetben, vagy kutatási projektekben és szakmai gyakorlaton. Írjon rövid, tömör heti jelentéseket, hogy a főnöke világos képet kapjon az elért eredményekről.
Lépés
Rész 1 /3: Információk rendszerezése
1. lépés. Határozza meg a jelentés célját
Bár hetente jelentést kell benyújtania a megbízás részeként, maga a jelentés célja nem az állás megtartása. Ha ismeri azokat az okokat, amelyek miatt főnöke heti jelentést kér, segít meghatározni, hogy pontosan milyen információkat kell tartalmaznia a jelentésben, és mi a legfontosabb.
- A jelentéseket általában azért írják, hogy a vezetők naprakészek legyenek a dolgozó projekt állapotáról, vagy segítsék őket a döntések meghozatalában.
- Például, ha Ön kiskereskedelmi üzletvezető, akkor felkérést kaphat arra, hogy nyújtson be heti jelentést, amely összegzi a heti értékesítéseket. A munkáltatók ezekkel a jelentésekkel értékelik az üzlet teljesítményét, árszínvonalát és a kapott megrendeléseket.
- Ha heti jelentést nyújt be egy szakmai gyakorlatra vagy kutatási projektre, akkor a jelentés célja, hogy megmutassa főnökének vagy oktatójának, hogy mennyit halad, és ossza meg a főbb áttöréseket és felfedezéseket.
2. lépés Döntse el, ki fogja elolvasni a jelentést
A jelentés megtervezéséhez elengedhetetlen annak ismerete, hogy ki a közönsége. Ha nem tudja, ki fogja elolvasni a jelentést (és miért), akkor nem tudja, hogy melyik információ a legfontosabb.
- A közönség azonosítása segít megérteni a jelentés felépítését és a használt nyelvet. Például írhat valódi jelentést, ha a közönség ötéves csoport, mint ha egy nagyvállalat vezetőinek írná.
- Ezenkívül tisztább képet kap arról, amit a közönsége már tud, és mit kell részletesebben elmagyaráznia, vagy további hivatkozási forrásokat kell biztosítania. Ha például heti jelentést ír egy jogi kérdésről, és azt egy jogászcsoport olvassa fel, akkor nincs szükség a törvény részletes összefoglalására. Ilyen összefoglalásra azonban szükség lehet, ha jelentést ír az ügyben olyan vezetők vagy adminisztrátorok számára, akik nem rendelkeznek jogi ismeretekkel.
- Ha a jelentés szakmai gyakorlathoz, kutatási projekthez vagy más tudományos tevékenységhez szükséges, ne feledje, hogy a közönség nem az Ön előadója vagy oktatója, bár a jelentést benyújtják nekik. Ahhoz, hogy ebben az összefüggésben közönséget találjon, összpontosítson a projekt jellegére és a fegyelem egészére.
3. lépés: Adjon elsőbbséget a jelentés fő pontjainak
Bár meg kell próbálnia a lehető legszűkebb jelentést készíteni, lehetséges, hogy közönsége nem fogja elolvasni az egészet. Ennek megválaszolásához a legfontosabb információkat vagy a végeredményt a jelentés elején kell elhelyezni.
- Például, ha a jelentés három különböző márkájú berendezés összehasonlítását és összehasonlítását célozza, és azt ajánlja, amely szerinted a legmegfelelőbb a vállalat igényeihez, akkor a következtetést az elején kell megírni. Ezután magyarázatot adhat az okára.
- Általában a jelentés első oldalának tartalmaznia kell az eredmények, ajánlások vagy következtetések összegzését. Használja a jelentés többi részét, hogy mélyebbre ásson, és az olvasók tovább olvassák, ha szükségét érzik, vagy bővíteni akarják a megállapításait.
4. Légy tudatában annak a „sorsnak”, amelyet egy jelentés általában tapasztal
A legtöbb esetben heti jelentések készülnek az adatmegőrzési követelményekről, és a megfelelő archívumba kerülnek. A heti jelentéseket ritkán olvassák teljes terjedelmében a legtöbb kontextusban, és nem is szabad másra számítani.
- Azonban ne használja ezt a tényt ürügyként a jelentések meghamisítására, vagy dolgozzon rajtuk, hogy azok rossz minőségűek legyenek. A jelentéseknek tükrözniük kell önmagadat és a munkamorálodat. A hanyagul kidolgozott jelentés valószínűleg felfigyel majd rá, és azt mondja: „Tudtam, hogy nem olvassa el”, nem mentség arra, hogy egy nem szabványos munkaterméket állítsanak elő.
- Bár a jelentés egészének magas színvonalúnak és jól megírtnak kell lennie, összpontosítson a jelentés azon részeire, amelyeket a közönség valószínűleg elolvas. Ez a rész általában összefoglaló vagy ajánlás. A legkisebb hiba nélkül kell írni.
- Ne feledje, hogy a felettesek nem azért olvassák el a jelentés teljes tartalmát, mert nem érdeklik őket, vagy mert nem fontosak. A felső vezetésben vagy vezető tisztségekben dolgozók nagyon elfoglaltak, és jártasak a hatékony döntéshozatalhoz szükséges információk összegyűjtésében. Nem olvassák el a teljes jelentést, hacsak nem feltétlenül szükséges, de elmenti, ha esetleg később újra el akarják olvasni.
Rész 3 /3: Jelentések formázása
1. lépés. Kérjen mintát
Sok vállalat rendelkezik a heti jelentések szabványos formátumával, és a vezetők vagy vezetők megszokhatták, hogy ilyen módon kapnak információt. A különböző formátumok használata csalódást és zavart okozhat.
- Ez nagyon fontos az értékesítési jelentések elkészítésekor. A menedzserek hozzászoktak ahhoz, hogy egy pillantással megnézzék a jelentéseket, és tudják, hogy az oldalon hol találnak bizonyos számokat vagy információkat. A különböző formátumok használata hatástalan intézkedéssé válik, mert kénytelenek elolvasni a teljes jelentést, hogy megtalálják a szükséges információkat.
- Kérdezze meg az adminisztrátori asszisztenstől, hogy van -e sablon a jelentés írásához. Így nem kell a semmiből létrehoznia egy szövegszerkesztő alkalmazással. Sok vállalat rendelkezik dokumentum -sablonokkal a megfelelő beállításokkal, beleértve a margókat, táblázatokat, bekezdésstílusokat és betűtípusokat.
2. lépés. Fontolja meg a szállítási módokat
Ha nyomtatott dokumentumként vagy e-mail mellékletként küldi be a jelentést, a formátum más lesz, mint ha az e-mail szövegének részeként írta volna.
- Például, ha e-mail mellékletként küldi a jelentést, akkor az e-mail szövegében tartalmaznia kell egy összefoglalót. Ily módon az olvasóknak nem kell megnyitniuk a mellékletet, hogy megértsék a jelentés fő szempontjait.
- Ha jelentését fizikai dokumentumként nyújtja be, akkor nagy valószínűséggel mellékelnie kell egy kísérőlevelet vagy címlapot, hogy a jelentés megfelelően azonosítható legyen és benyújtható legyen.
- Függetlenül attól, hogy hogyan küldi be jelentését, győződjön meg arról, hogy a neve szerepel minden oldalon, és hogy minden oldal számozása „X of Y” formátumban (olvassa el: X. oldal Y -ból összesen). A jelentéslapok könnyen szétszórhatók, és gyors pillantással meg kell tudni állapítani, hogy a jelentés teljes -e és ki készítette.
- A szükséges információkat könnyedén elhelyezheti fejlécként (fejlécként) minden oldalon. A fejléc például így szólhat: „Sarita Hakim Értékesítési jelentés, 23. vasárnap, p. 3 /7 ".
3. lépés. Vegyen be egy összefoglalót
A vezetői összefoglaló a teljes jelentés rövid összefoglalása, általában csak egy -két bekezdés, néhány mondattal a jelentés minden részéhez. Az általános elképzelés az, hogy az ügyvezető el tudja olvasni ezt az összefoglalót, és mindaddig, amíg össze nem hangzik a kérdéssel kapcsolatos elvárásaival, további olvasás nélkül is intézkedhet.
- Az összefoglaló készítésekor nagyon fontos, hogy világos és tömör nyelvezetet használjunk, hogy könnyen érthető legyen. Kerülje a szakzsargont vagy a magyarázatot igénylő konkrét kifejezéseket, még akkor is, ha tudja, hogy közönsége nagyon jól ismeri ezeket a kifejezéseket.
- Írja az összefoglalót a végén, miután kitöltötte a jelentés összes többi szakaszát. Hiszen nem lehet összefoglalni olyasmit, amit még nem írtak meg. Még akkor is, ha már részletes vázlata van arról, hogy mit írjon a jelentésben, a dolgok változhatnak az írás folyamata során.
4. lépés. Hozzon létre struktúrát a jelentés bekezdéseihez és szakaszaihoz
Miután megértette a jelentés írásának formátumát, hozzon létre egy vázlatot a jelentés azon részeihez, amelyek megfelelnek a jelentés céljának.
- Ellenőrizze a vázlatot, és győződjön meg arról, hogy minden logikusan áramlik az egyik szakaszból a másikba, és győződjön meg arról, hogy a vázlatot úgy tervezték, hogy illeszkedjen a jelentéshez azonosított közönséghez.
- A jelentés általában tartalmaz egy vezetői összefoglalót, bevezetőt, következtetéseket és ajánlásokat, megállapításokat és vitákat, valamint a hivatkozások listáját. Mellékelhet releváns adatokat tartalmazó mellékleteket, valamint tartalomjegyzéket a hosszabb jelentésekhez. A heti jelentések azonban általában nem olyan hosszúak.
- A jelentés minden szakasza egy bizonyos témát érint. Ebben a részben minden bekezdés egy -egy ötlettel foglalkozik. Például, ha a jelentés egyik része „Gyerekek népszerű márkái” címet viseli, akkor minden márkához külön bekezdést írhat. Ha különbséget tesz fiú- és lányruházat között, hozzon létre egy alfejezetet (megfelelő felirattal) minden márkához, majd egy bekezdést a márka által kínált fiúruházatról és egy másik bekezdést a lányruházatról.
5. lépés Hozzon létre címlapot vagy kísérőlevelet, ha szükséges
A rövidebb jelentések nem igényelhetnek külön címlapot, de a hosszabb jelentéseknek külön oldalt kell tartalmazniuk, amely azonosítja Önt a jelentés szerzőjeként, és röviden elmagyarázza a jelentés célját.
- A címlap eltér az összefoglalótól, és lényegében tartalmazza az adminisztratív célok teljesítéséhez szükséges információkat a jelentés megfelelő benyújtásához.
- A munkaadók rendelkezhetnek egy speciális bevezető oldallal, amely a heti jelentésekhez szükséges. Ha igen, győződjön meg arról, hogy a megfelelő formátumot használja.
- A címoldalnak legalább tartalmaznia kell a jelentés címét vagy leírását (pl. „Heti értékesítési jelentés”), az Ön nevét és a többi közreműködő nevét, a vállalat nevét, valamint a jelentés elkészítésének vagy benyújtásának dátumát..
Rész 3 /3: Erős nyelv használata
1. lépés Hatékony címek és feliratok létrehozása
A címsorok és alcímek lehetővé teszik az olvasók számára, hogy gyorsan megtalálják a jelentés bizonyos részeit, amelyek érdeklik őket, vagy amit el szeretnének olvasni, hogy további alátámasztó információkat kapjanak következtetéseiről vagy ajánlásairól.
- Győződjön meg arról, hogy a cím és az alcím közvetlenül és pontosan leírja a szakasz vagy alszakasz tartalmát.
- Például heti értékesítési jelentés készítésekor tartalmazhat olyan részeket, amelyek a „Női ruházati trendek”, „Férfi divatirányzatok” és „Népszerű gyermekmárkák” témákat tárgyalják. Ezekben a szakaszokban feliratokat helyezhet el, hogy kiemeljen bizonyos trendeket vagy népszerű márkákat.
- Ugyanazt a nyelvtani konstrukciót használja minden címsorhoz, hogy a jelentések logikusak és következetesek legyenek. Például, ha az első címben ez olvasható: „Támasz megteremtése a férfi ruházatban”, akkor a második címnek a „Vezetni kell a női ruházati trendet” kell lennie, nem pedig olyannak, mint a „Női ruházati értékesítési adatok”.
2. lépés. Készítsen jelentést világos és egyszerű mondatok használatával
A tömör írás szabványos „alany-ige-objektum” sorrendbe épített mondatokkal tisztán látja a gondolatokat, és hitelességet kölcsönöz az ajánlásainak és következtetéseinek.
- Miután megírta a jelentés első változatát, olvassa el figyelmesen, és távolítsa el az összes felesleges nyelvet. Keresse meg a cselekvést minden mondathoz, és helyezze az ige mellé a műveletet végrehajtó személyt. Gondoljon minden mondatra úgy, mintha azt mondaná: „ki mit tett”.
- Távolítsa el a felesleges mondatokat, és használjon szüneteltető kifejezéseket, például „eltekintve”, „céllal” vagy „sorrendben”.
- Azt gondolhatja, hogy ez az írásstílus unalmas, de a heti jelentések írásának célja nem a szórakoztatás. Ez a stílus a leghatékonyabb a lényeg átvezetésében és az információk eljuttatásában az olvasóhoz.
3. lépés. Győződjön meg arról, hogy írásai tárgyilagosak és pártatlanok
Ajánlásainak konkrét bizonyítékokon kell alapulniuk, nem véleményeken vagy érzéseken. Erős, világosan megírt tényekkel győzze meg az olvasót.
- Kerülje a felesleges mellékneveket és más szavakat, valamint negatív vagy pozitív konnotációjú kifejezéseket. Ehelyett inkább a tényeken alapuló érvek írására összpontosítson.
- Tegyük fel például, hogy a promóciót ajánlja a heti jelentésében szereplő egyik értékesítőnek. Támogassa az ajánlást olyan tényekkel, amelyek azt mutatják, hogy a munkavállaló méltó, ahelyett, hogy szubjektív vagy érzelmi részleteket írna le. A „Sari állandóan magas eladások az üzletünkben, bár hetente csak 15 órát dolgozik” kifejezés jobb lenne, mint „Sari a legbarátságosabb munkatársam, és mindig mindent megtesz, annak ellenére, hogy korlátoznia kell az óráit, hogy gondoskodjon róla” beteg anya."
4. lépés Használjon erős szavakat
Amikor aktív hangon ír, azt az egy szót használja, amely megmondja az olvasónak, hogy milyen művelet zajlik a mondatban, nevezetesen az ige. Használjon rövid, erős igéket, amelyek egyértelműen leírják a zajló cselekvést.
- Válasszon egyszerű igéket. Például a "használat" jobb, mint a "használat".
- A folyamatokat leíró igék, például a gondolkodás, a tudás, a megértés és a hit, néha szükségesek, de általában kevésbé hatékonyak, mint a cselekvést leíró igék. Lehet, hogy mélyebbre kell ásnia egy nyilatkozatot, és cselekvéssé kell tennie. Például ezt írhatja: „Úgy gondolom, hogy az eladásaink növekedni fognak a következő hónapokban.” Módosítsa az állítást, és derítse ki, miért hiszi ezt. Ezután írhat egy mondatot, amely cselekvéshez vezet: „Történelmileg az eladások növekednek az ünnepek alatt. Előrejelzésem szerint az eladások növekedni fognak novemberben és decemberben.”
- A cselekvésorientált írás fenntartásához ellenőrizze a jelentést, és próbálja meg eltávolítani az elöljárókat, és cserélje le erősebb igékkel. Például az „általános konszenzus” leegyszerűsíthető „konszenzusra”, és ha valaki „védelmet nyújt”, a benyomás még erősebbé válik azzal, hogy „véd”.
5. lépés Kerülje a passzív hangot
Amikor passzív hangon ír, kevesebb stresszt okoz a cselekvő személynek, és nagyobb hangsúlyt fektet a cselekvés tárgyára. Bár bizonyos esetekben politikai vagy diplomáciai okokból szükséges, a passzív hang használata gyakran egyértelmű és zavaros írást eredményez.
- Az aktív hang jutalmazza a cselekvést végrehajtó személyt, és megmutatja a jelentés olvasójának, aki felelős a cselekvésért. Hogy megértsük, miért fontos ez, képzelje el, hogy elolvasta a tűzről szóló cikket, amely így szól: „Szerencsére minden gyermeket megmentettek.” Fontos a gyermekeket megmentő személy (vagy személyek) kiléte. Ha a mondat így hangzik: „A helyi pap, Johan atya ide -oda járt az árvaházat körülvevő tűzön, és megmentette az összes gyermeket”, akkor most már tudja, ki érdemel elismerést azért, mert hős ebben a helyzetben.
- Az aktív mondatok fontosak a negatív következményekkel járó cselekvésekért való felelősségvállaláshoz is. Ha azt írja a jelentésben, hogy „Hiba történt”, a főnöke tudni akarja, ki követte el a hibát, hogy a megfelelő büntetést kiszabhassa. Ha hibázik, akkor valóban elismeri a tett elismerését és felelősségét.
- A passzív mondatok írásbeli megkereséséhez és kiküszöböléséhez keresse a "di-" betűvel kezdődő igéket. Ha megtalálta, azonosítsa a mondatban szereplő műveletet, derítse ki, ki tette, és helyezze át a mondat elejére és közepére.
6. lépés. Információk továbbítása vizuális elemek segítségével
A táblázatok és grafikonok sokkal könnyebben olvashatók és követhetők, mint az azonos információkat tartalmazó bekezdések, különösen, ha az átadandó információ sok számból áll.
- Válassza ki a megfelelő vizuális elemeket, hogy az információkat az olvasók számára hasznos módon és a jelentés célját tükrözze.
- Például választhat egy vonaldiagramot, amely megmutatja a gyapjúkabátok értékesítésének tendenciáját. Az információ ilyen módon történő megjelenítése hatékonyabban mutatja a növekedést, mint egy táblázat, amely tartalmazza a havonta értékesített gyapjúkabátok számát, mivel a táblázat megköveteli az olvasótól, hogy nézze meg az összes számot, hasonlítsa össze őket, és ismerje fel, hogy növekedés tapasztalható. Mindez egyszerűen elvégezhető egy egyszerű vonaldiagram megjelenítésével.
- Ne feledje, hogy a szem vonzza a vizuális elemeket. Győződjön meg arról, hogy ezek az elemek rendben és rendezetten néznek ki, és a megfelelő helyen vannak elhelyezve az oldal tetején. Egyszerűen bemutatja azokat a vizuális elemeket, amelyek fontosak ajánlása vagy következtetése szempontjából.
7. lépés. Szüntesse meg a zsargont
Minden iparágban vagy akadémiai tudományágban vannak bizonyos elkerülhetetlen kifejezések, valamint a divatos szavak, amelyek népszerű könyvekből vagy cikkekből népszerűek. Bár néha hasznosak, ezek a szavak általában nem adnak hozzáadott értéket, vagy nem tudják hatékonyan közvetíteni az üzenetet.
- Hasznos lehet az iparágban gyakran használt kulcsszavak listájának összeállítása, hogy ne használja őket túlzottan a jelentésekben. Amikor a jelentés elkészült, megkeresheti ezeket a szavakat a dokumentumban, és szükség esetén kicserélheti őket.
- Ne feledje, hogy az olvasó számára a divatos kulcsszavak túlzott használata nem azt jelenti, hogy jól tájékozott a területen, hanem az ellenkező benyomást kelti. Általában a vezetők és a vezetők idősebbek, és több száz ilyen szót láttak jönni és menni. Ha túl sokat használja, azt hiszik, hogy lusta, és nem tudják, miről beszélnek, vagy csak lenyűgözni akarják őket.
- Kerülje a túl bonyolult kifejezések használatát is. Ha például egy jogi kérdést összefoglaló jelentést ír, ez nem jelenti azt, hogy sok jogi zsargonnal kell borsoznia.
Lépés 8. Végezzen el alapos karakteres ellenőrzést
A tipográfiai és nyelvtani hibákkal teli jelentések kényelmetlenek lehetnek az olvasók számára, és negatív képet tükrözhetnek rólad. Készítse el a jelentést jóval a határidő előtt, hogy legyen elég ideje a megfelelő karakter -ellenőrzés elvégzésére.
- Futtasson nyelvtani és helyesírás -ellenőrző programot az Ön által használt szövegszerkesztő alkalmazásban. Ez a program sok hibát kihagy, különösen azokat a gépelési hibákat, amelyek homofón hibákat eredményeznek (pl. „Betöltve”, ha „feltételt” akar írni).
- Ha figyelmesen visszafelé fordítja a karaktereket (elölről), akkor jó módja annak, hogy ne hagyja ki a hibákat. Ezenkívül, ha ismeri, amit írni szeretne, akkor hibákat, például hiányzó szavakat ad át, mert az agy automatikusan befejezi azokat. Ez nem történik meg, ha hátulról elölről ellenőrzi.
- A jelentések hangos olvasása egy másik hatékony módszer a hibák észlelésére és az írási stílus szerkesztésére. Ha nehezen tudja elolvasni egy bizonyos mondatot vagy bekezdést, akkor valószínű, hogy ezt a részt nehéz megérteni, mert az olvasóknak is ugyanolyan nehézségeik lesznek. Javítsa ki a nehéz részeket, hogy jobban folyhassanak.
