A bevezető leveleket leggyakrabban üzleti kommunikációban használják, kapcsolatfelvételre, információk kérésére vagy egy új termék vagy szolgáltatás áttekintésének létrehozására. Általában bevezető levelet írsz valakinek, akit személyesen nem ismersz, ami kissé megnehezíti az érzést vagy a stílust. Mindazonáltal megtanulhat néhány gyors tippet, amelyek segítségével a levele olyan tömör, olvasható és hatékony, mint a kívánt bevezető.
Lépés
Rész 1 /3: A preambulum megírása
1. lépés Ha lehetséges, címezze levelét egy adott személynek
A bevezető levelet a lehető legjobban kell címezni valakinek, aki el fogja olvasni. Ha általános fióknak vagy bérbeadó cégnek küld, és nem biztos benne, akkor rendben van, ha a levelet "Minden érintettnek" vagy a bérbeadási menedzsernek vagy adott címtulajdonosnak címezi.
Kezdje levelét a pozíció, a cím vagy a szerep megadásával, valamint a levél írásának okával. Általában nem kell feltüntetnie a nevét a levélben, mert a neve szerepel az aláírásban
2. lépés: Világosan fogalmazza meg céljait
A levél írásának okát a lehető leghamarabb közölnie kell. Mit akarsz? Miért írta a levelet? Ha ilyen kérdések merülnek fel egy főnök vagy cég fejében, nagy valószínűséggel a levele a kukában kötött ki, ahelyett, hogy interjút hívott volna.
Hagyja abba a vadászatot: „Azért írok, hogy érdeklődjek egy új pénzügyi felügyelői állás betöltéséről” vagy „Azért írok, hogy leírjak egy új termékfunkciót, amelyet a cégem nemrég adott ki”. levél
Lépés 3. Hozzon létre megfelelő betűtípust vagy stílust a levélhez
Amikor bevezető levelet ír, a legjobb, ha következetes és hozzáértő stílusa van, amely furcsán hangzik, vagy túl gonosz vagy technikai jellegű. A bevezető levélhez a levelének professzionálisnak kell lennie, de nem hidegnek vagy merevnek. Szükséges, hogy a levélben az emberi melegség egy eleme szerepeljen, miközben a tartalom professzionális marad.
- A tapasztalatlan írók gyakori hibája, hogy kétségbeesetten próbálják elkerülni azokat a rövidítéseket, amelyek azt a benyomást keltik, hogy a levél fordítás, nem írott levél. Használjon rövidítéseket/összehúzódásokat, hadd szóljon folyékonyan, mint a beszélgetés, de mégis profi. Hagyja, hogy a levél képviselje Önt.
- Ne próbáljon okosnak tűnni, ha a gyakran használt szavakat a szinonimaszótárban/szótárban lecseréli. Ez nem mesterképzés, hanem bevezető levél. Használjon pontos és tömör szavakat.
4. lépés. Hozzon létre személyes kapcsolatot
Magyarázza el, hogyan értesült a munkáról, az üresedésről vagy a keresett cégről, és hozzon létre kapcsolatot. A bevezető levél olvasásakor a munkáltatónak vagy a felvételi koordinátornak világos képet kell kapnia arról, hogy ki vagy, miért akarod a munkát, és hogy alkalmas vagy -e a feladatra. Ha ez a kapcsolat elég erős, akkor interjúra hívnak, és ez lehetőséget ad a munka megszerzésére.
Ha kapcsolata van valakivel, aki a vállalatnál dolgozik, vagy akár felkérték, hogy jelentkezzen, vagy ha ismersz valakit, aki segítséget kapott az ügynökségtől a munkájában, akkor érdemes a levélben bemutatkozni. Ez felkavarhatja valakinek az emlékezetét ("Ó, ez az a személy, akiről Joko beszélt!"), Vagy kezdettől fogva emlékeztetheti őket
Rész 3 /3: A levél tartalmának megírása
1. lépés: Kapcsolja össze képesítéseit a megpályázott pozícióval
Ha megpróbálja leírni képesítéseit, kompetenciáit vagy egy munka vagy projekt kezelésének képességét, akkor érdemes néhány mondatban egyértelmű linket létrehozni, és elmagyarázni, hogy a tapasztalata hogyan kapcsolódik ehhez a képességéhez, legyen az új pozíció, áthelyezés vagy új állás. teljesen új.
- Írja le a területen vagy iparágban szerzett tapasztalatait a levélben szereplő hivatkozás szerint. Ha a bevezető levelét a korábban említettek szerint irányította, az valamilyen szakmai vagy ipari területre összpontosít. A levél hatékonyabbá tétele érdekében célszerű speciális készségeket és tapasztalatokat beilleszteni.
- Munkát akarni nem egyenlő azzal, hogy rendelkezel a munkakörhöz szükséges képesítésekkel. Ha bevezetőjében elmagyarázza, hogy állásinterjúra szeretne hívást kapni, mert úgy érzi, hogy igazán beilleszkedik, akkor nem kell ötvenszer megismételni. Ha azt írja, hogy "nagyon szüksége van erre a munkára", nem lesz figyelemfelkeltő jelölt.
2. lépés: Legyen a lehető legpontosabban
Határozzon meg időpontot, amikor személyesen találkozhat, vagy fejezze ki azt, amit remél, hogy később látni fog a levelére adott válaszában. Ha többet szeretne beszélni a képesítéseiről egy interjúban, csak mondja meg. Ha igazán akarja a munkát, csak mondja meg. Tudjon meg mindent a felvételi folyamatról vagy az Ön által írt jelentkezési folyamatról, majd kérdezze meg a folyamat következő szakaszát.
Összpontosítsa kísérőlevelét egy adott munkakörre. A munka vagy beosztás típusát nem kell kifejezetten feltüntetni, de ne feledje, hogy milyen eredményeket szeretne, hogy a levél releváns maradjon
3. lépés: Ne tartalmazzon már önéletrajzában szereplő információkat
Rossz ötlet címeket, kitüntetéseket és híres neveket betűbe tenni. A jól látható információk ismétlése az önéletrajzban helyet veszít a levélben. Ne írjon le olyan információkat, amelyek máshol gyorsan és egyszerűen összegyűjthetők. Azért írsz, hogy eladd magad és teremts lehetőségeket.
4. lépés. Írjon interjúhívás céljából
Lehet, hogy csak levél erejével nem kap munkát vagy bármit. Ha levelet ír, a küszöbön áll, és lehetőséget kap arra, hogy bizonyítsa önmagát és képességeit, hogy az a személy vagy alkalmazott legyen, akire a levélolvasónak szüksége van. Ezért jó, ha egyenesen a lényegre térünk, a képzettségeinkre, valamint a pozícióhoz való kapcsolódásunkra koncentrálunk, és a folyamat következő szakaszába jutunk, legyen az interjú vagy más felvételi szakasz.
Ismételje meg a legfontosabb információkat a záró részben. Mielőtt üdvözléssel zárná a levelet, érdemes röviden megismételni, amit szeretne
Rész 3 /3: Levelek felülvizsgálata és finomítása
1. lépés: Nézze át és javítsa ki levelét
A levélvázlat megírása után újra meg kell vizsgálnia levelét, és javítania kell a mondatszerkezeten és így tovább. Minden jó író tudja, hogy egy mű nem nevezhető befejezettnek, amíg nem felülvizsgálták. Miután befejezte a levél írását, a legnehezebb rész véget ért, de még van idő finomítani és finomítani.
- A felülvizsgálat több, mint a helyesírási hibák törlése vagy a helyesírási hibák javítása. Nézze át újra a levelét, és győződjön meg arról, hogy a tárgy és az ige egyezik, a jelentése világos, és betűje eléri a rendeltetését.
- Miután úgy gondolja, hogy az írás befejeződött, elkezdheti ellenőrizni és keresni az "utolsó fontos dolgokat", az utolsó pillanatban található dolgokat, amelyek magukban foglalják a helyesírási hibákat, a helyesírási hibákat és a levél formázását.
2. lépés Készítsen egyszerű és tömör levelet
A bevezető levél általában nem lehet hosszabb, mint az oldal eleje, vagy 300 és 400 szó között lehet. Bármi legyen is az oka, jó eséllyel írsz valakinek, akinek egy adott napon sok papírral kell megküzdenie, és nem akar hosszú, felesleges bemutatkozó levelet látni. Kár, hogy kemény munkája a szemétbe kerül, ezért rövidre kell zárni. Csak arra koncentráljon, hogy megpróbálja a legfontosabb információkat közölni levelében.
Lépés 3. Formázza meg a betűt úgy, ahogy kell
A betűket megfelelően kell elhelyezni az oldalon, konkrét bevezetővel, törzs bekezdéssel és tömör zárással. Ha rövid bekezdést ír kapcsolattartási adatok vagy üdvözlet nélkül, akkor nem kapja meg a munkát, vagy nem jut el a bevezetőhöz.
- A bevezető levél mellékleteként mellékeljen megfelelő önéletrajzot vagy önéletrajzot. A bevezető levél legyen az első a pályázati csomagban.
- Adjon meg jó elérhetőségeket. Végezze el a bevezető levél utolsó szerkesztését, és győződjön meg arról, hogy fontos elérhetőségi adatokat adott meg, általában a fejléces papír jobb felső sarkában. Adjon meg egy e -mail címet, telefonszámot és egyéb alapvető elérhetőségi adatokat.
4. lépés. Fontolja meg a jegyzetek beillesztését
Néhány tanár üzleti leveleket ír, és a kommunikációs szakértők azt javasolják, hogy a levélben található megjegyzésben vagy megjegyzésben adják hozzá a legfontosabb vagy sürgős információkat. Ennek oka az, hogy ez gyakran jól működik abból a szempontból, hogy az emberek hogyan dolgozzák fel a levél formájában történő kommunikációt. Ahelyett, hogy a fontos információkat a végére tenné, egy fontos megjegyzés vagy megjegyzés hatékonyabb lehet. Bár egyeseknek ez informálisnak tűnhet, hatékony módszer lehet a fontos információk hangsúlyozására és a levél kiemelésére.
