Barátságos emlékeztető e -mailek írása bonyolult lehet. Nem akarsz rámenősnek vagy türelmetlennek tűnni, de az üzenetednek át kell jutnia. Használjon barátságos hangot az e -mailekben szelíd üdvözléssel és kifejezésekkel. Adja meg az emlékeztető e -mail küldésének okát, hogy a címzettek tudják, mit szeretne. Győződjön meg arról, hogy nincsenek hibák az e -mailben, hogy ne csak barátságosnak, hanem professzionálisnak is tűnjön.
Lépés
Rész 1 /3: Barátságos hang használata
1. lépés Üdvözölje a címzettet
Üzleti helyzetben "használhat" hivatalos köszöntőt, például "Kedves". A személyre szabott e -maileket azonban egyre gyakrabban használják. Néhány e -mail üdvözlet, amelyek segíthetnek a barátságos hangvétel kialakításában:
- Szia!
- Szia barátom
- Rég nem láttalak
- Hé!
2. lépés. Utaljon a címzettel való kapcsolatára
Ha csak az emlékeztetőre koncentrál, az üzenet hidegen jelenik meg. Utaljon a címzetthez fűződő személyes kapcsolatra azáltal, hogy olyan kifejezéseket tartalmaz, amelyek barátságokat és közös élményeket tükröznek. Ebbe beletartozik:
- Hogy van az iskolai?
- Helló haver, mi újság?
- A múlt hétvége nagyon szórakoztató volt.
- Mikor beszéltünk utoljára, egy hónapja?
- A legutóbbi utunk igazán szórakoztató volt! Újra meg kell tennünk.
3. lépés. Finomítsa kifejezését
Ez különösen fontos az e -mail emlékeztető részében. Ha hosszú ideje nem lép kapcsolatba a címzettel, akkor a legjobb, ha bocsánatot kér, vagy ürügyet ad arra, hogy csak felhívta őket, hogy emlékeztesse őket. Néhány példa a finom kifejezésekre:
- Tudom, hogy rég nem beszéltünk, de emlékeztetni akartam …
- Egy új baba érkezése foglalkoztatott, csak emlékeztem, hogy emlékeztesselek …
- Tudom, hogy elfoglalt vagy, ezért nem akarlak zavarni, de emlékeztetőt akartam küldeni…
4. Légy udvarias
Ha az emlékeztető fontos, akkor rámenősnek tűnhet. Ne feledje, hogy a címzett el van foglalva az életével. Mindig mondd a "kérlek" és a "köszönöm" megfelelő kifejezéseket. Érdemes udvarias kifejezéseket használni, például:
- Sajnálom, hogy zavarlak, de biztos akartam lenni benne…
- Kérjük, válaszoljon erre az e -mailre a lehető leghamarabb …
- Köszönjük, hogy időt szánt erre az emlékeztető e -mailre, és válaszolt rá. Nagyra értékelem.
- Várom válaszát.
2. rész a 3 -ból: Listázási követelmények
1. lépés. Használjon oszlopfejléceket
Nem kell okos címsort írnia. Az egyértelmű és egyértelmű oszlopcímek hasznosabbak lesznek. Így a címzett egy pillantással tudja az e -mail célját. A barátságos emlékeztető e -mailek közül néhány gyakori lehetőség:
- Jelölje be
- Gyors emlékeztető a…
- Közelgő kirándulások/események.
- Az utazás/rendezvény résztvevőinek számbavétele.
2. lépés. Ne felejtsen el emlékeztetőt mellékelni
Ha nagyon igyekszik udvarias és barátságos lenni, akkor elfelejthet valami fontosat, például egy emlékeztetőt. Írjon csomag emlékeztetőt az e -mail elejére, az üdvözlés és a személyes kapcsolat mondata után. Például:
- "Szia barátom, Rég nem beszéltünk, Ben. Hogy vannak a feleséged és a gyerekeid? A feleségem és a gyermekem elfoglaltak, de szerettem volna kérdezni tőled…”
-
Szia!
Nagymama, már régóta szándékomban áll elküldeni ezt az üzenetet. Sajnálom, hogy túl elfoglalt vagyok. Szeretném emlékeztetni a nagymamát az ebédünkre…”
3. lépés. Használjon tömör nyelvezetet
Igaz, hogy az udvarias nyelv hosszabb mondatokat igényel. Például a „Dolgozz keményebben” kifejezés udvariasabb lenne, ha ezt írnád: „Jobb lenne, ha keményebben dolgoznál.” Míg az udvarias, hosszú mondatok tisztázatlanná tehetik e -mailjeidet.
Használjon egyszerűbb struktúrát e -mailjeihez. Talán valami ilyesmi: Üdvözlés (nyitó) → Személyes kapcsolatok → Emlékeztető → Záró üdvözlés (zárás)
4. lépés Szerkessze a szükségtelen információkat
Minden mondat és mondatrész esetében tegye fel magának a kérdést: „Szükséges -e ez?” Bizonyos esetekben a „szükséges” tág jelentéssel bírhat, például: „Erre azért van szükség, hogy az e -mailem ne hangozzon hidegen.” Távolítsa el a felesleges részeket. az e -mailből.
Általánosságban elmondható, hogy a határozószavak (például "nagyon", "nagyon", "tényleg", "egyszer" és "természetesen") eltávolíthatók, hogy tömörebb legyen az e -mail
Lépés 5. Fejezze be az e -mailt záró üdvözléssel
Az "áldás" azt jelenti, hogy "búcsút". A záró üdvözlés olyan kifejezéseket tartalmaz, mint "Üdvözlet", "Üdvözlettel", "Tisztelettel" és "Üdvözlet". Az aláírást a záró köszöntő után kell írni. Egy ilyen általános záró üdvözlet formálisnak tűnhet. Érdemes kipróbálni valamit:
- a barátod
- a barátod
- üdvözletet küldeni a sikerhez
- Legyen szép napod
- te jössz
- várom válaszát
Rész 3 /3: Győződjön meg arról, hogy nincsenek hibák az e -mailben
1. lépés: Ellenőrizze az e -mail címét
Még az e -mail egyszeri vagy kétszeri átolvasása is csökkenti az alapvető hibákat, amelyek felbukkanhatnak írás közben. Az e-mail összeállítása után ellenőrizze kétszer a helyesírást és a nyelvtant az e-mailben.
- Sok e -mail szolgáltató rendelkezik helyesírási és nyelvtani ellenőrzési funkciókkal. A szolgáltatás minősége az e -mail szolgáltatótól függ. Bizonyos esetekben ez a funkció nem túl pontos.
- Ne felejtse el ellenőrizni a cím, üdvözlő és záró (záró) mezőket. Valószínűleg elfelejti ezt, és csak az e -mail tartalmára összpontosít.
2. lépés Olvassa el hangosan az e -mailt
Ha fontos e -mailt ír, vagy ha udvariasnak és barátságosnak szeretne tűnni valaki iránt, olvassa el e -mailjét elejétől a végéig hangosan. Beszélgetésnek hangzik? Ha igen, akkor e -mailje készen áll a küldésre.
Írja át a kínosan hangzó mondatokat vagy részeket. Ennek értékelésekor használja a legjobb megítélését. Mindenki másképp látja a beszéd módjától függően
3. lépés. Kérjen meg valaki mást, hogy olvassa el az e -mailjét
Fontos kommunikációhoz, például üzleti célokra, megkérhet valakit, hogy ellenőrizze az emlékeztető e -mailt, mielőtt elküldi. Ha e -mailje tömör, általában csak rövid ideig tart, és a legkisebb hibákat is könnyű észlelni.
- Ellenőrizze az online üzenetküldő szolgáltatásokat. Küldjön e -mailt barátainak online, és tegyen fel kérdéseket, például: „Szia, el tudod olvasni azt a rövid e -mailt, amelyet el kell küldenem? Nem tart sokáig."
- Ne felejtse el mindig megköszönni mindenkinek, aki elolvassa az e -mailjeit. Végül is segítenek neked.
