Hatékony értekezlet megszervezésére van szükség a vállalat vagy szervezet tevékenységének zökkenőmentes lebonyolításához. A találkozók lehetőséget biztosítanak a munka koordinálására, az információk megosztására, a csapatmunka javítására és a célok hatékony elérésére. A hatékony értekezletekhez jó felkészülés, vezetés és feladatok átruházása szükséges. A találkozó során próbálja növelni a résztvevők motivációját, és vonja be az egész csapatot.
Lépés
Rész 1 /3: Találkozók tartása
1. lépés A lehető legjobban készüljön fel a találkozóra
Mindenekelőtt készítse el az ülés napirendjét, amely tartalmazza a megvitatandó menetrendet és témákat, és határozza meg azokat a fontos dolgokat, amelyeket az ülés vége előtt meg kell erősíteni.
- Jöjjön el időben a tárgyalóterembe, mert ahol dolgozik, az hatással lesz arra, hogy mások hogyan látják Önt. Ha 15 perccel korábban várakozik az ülésteremben, mások azt gondolják, hogy Ön kevésbé produktív, vagy el akarnak hagyni egy másik munkát azzal az ürüggyel, hogy elmennek egy találkozóra.
- Készítsen fénymásolatot a napirendről. Bár létrehozhat digitális napirendet, készítsen fénymásolatot is a napirendről, hogy könnyebb legyen használni.
2. lépés. Vezetje az értekezletet
Az értekezlet vezetésekor ügyeljen arra, hogy minden napirendi témát lefedjen, és hallgassa meg az összes résztvevő mondanivalóját a következő módokon:
- Terjessze a jelenléti listát. A találkozó a csapaton belüli információk terjesztésének eszköze, és lehetőség nyílik a megbeszélésekre, hogy mindenki ismerje a saját felelősségét, és így tudja biztosítani az elvárt munkatevékenységet. A jelenléti lista kiosztásával tudja, hogy ki nem érkezett meg, így felvehetik velük a kapcsolatot és csatlakozhatnak az értekezlethez. Ebből is látszik, hogy az értekezleten megosztott információk fontosak.
- Használja a napirendet útmutatóként, hogy minden értekezlet résztvevője könnyebben összpontosítson, és tudja, mit kell tennie. A találkozó résztvevői sorra érkezhetnek. Tehát a napirend előkészítése az ülés előtt jobban összpontosít az értekezlet vezetésénél.
3. Létrehoz egy munkatervet
A munkaterv a végső összefoglaló, amely megerősíti az értekezlet után elvégzendő munkát, és egy folyamatos terv, amely hatással van az értekezlet minden résztvevőjére. Készítsen munkatervet az alábbi utasítások szerint:
- Válasszon ki valakit egy adott célpontért felelős személynek. A kijelölt személynek nem kell személyesen elérnie a célt, mert ő lesz a projektmenedzser, aki felelős a bevonandó csapattagok összekapcsolásáért és a szükséges erőforrások előkészítéséért.
- Kérjen hivatalos és informális előrehaladási jelentéseket, hogy a kijelölt személyzet beszámoljon a meghatározott időn belül elvégzett munkáról.
4. lépés. Fókuszáljon a témára az értekezlet napirendjének megfelelően
Miután megvitattunk egy napirendi témát és lefolytattuk a szükséges megbeszéléseket, mutassuk be a vita eredményeinek összegzését, adjunk lehetőséget kérdések feltevésére, majd folytassuk az ülést a következő téma megvitatásával.
5. lépés. Határozza meg a következő ülés ütemtervét
Hirdesse be a következő találkozó menetrendjét, amikor mindenki összegyűlt, hogy könnyebb legyen az ütemezésük. Így előre értesítette az értekezlet ütemtervét, hogy megelőzze az ütemezéseket.
Kérd meg a csapat tagjait, hogy e -mailben javasolják, milyen témáknak kell szerepelniük a napirenden. Az értekezlet befejezése után tudassa velük, hogy a következő ülésen ugyanazt a napirendet fogja használni, és kérje meg az értekezlet résztvevőit, hogy nyújtsanak be olyan témajavaslatokat, amelyek támogatják a vállalati/szervezeti célok elérését
Rész 3 /3: Felkészülés a találkozóra
1. lépés Döntse el, hogy ki fogja vezetni az ülést
Ezt a szerepet általában egy menedzsernek osztják ki, de lehetőséget adhat a csapattagoknak az osztályok üléseinek vezetésére, hogy később magasabb szintű elnöklést tudjanak vezetni.
2. lépés. Hívjon fel előadókat
A felszólaló olyan személy, akit meghatározott okból hívnak meg egy értekezletre, mert tapasztalt az emberi erőforrások és egyéb erőforrások kezelésében annak érdekében, hogy a csapat tagjai a legjobb teljesítményt érhessék el, beleértve a munkafolyamatok és az eredmények hatékony magyarázatát. Ezenkívül tanácsokat is tud adni az előre nem látható körülmények előrejelzéséhez és az erőforrások szükség szerinti növeléséhez.
3. lépés. Határozza meg a megfelelő ülésrendet
Az ütemterv beállításakor vegye figyelembe az idő rendelkezésre állását és a résztvevők korlátozásait. Például: minden résztvevő részt vehet a péntek délutáni találkozón, de nem a megfelelő idő a nagy kérdések megvitatására.
- Annak érdekében, hogy a csapat minden tagja részt vehessen a közelgő találkozón, először kérje meg a projekt személyét, aki felelős az ütemtervért, majd kérje meg az összes résztvevőt, hogy a tervnek megfelelően rendezze be ütemtervét.
- Határozza meg, hogy ki készíti el a jegyzőkönyvet, és gondoskodjon arról, hogy a találkozó eredményeire vonatkozó információkat is eljuttassák a hiányzó résztvevőknek.
4. lépés. Készítse elő az ülés napirendjét
Az értekezlet napirendjének legalább tartalmaznia kell a megvitatandó témák listáját, a prezentációs feladatok átruházását és az egyes témák megvitatására szánt időelosztást. Az ülés napirendjét az alábbi javaslatok szerint rendezheti:
- Kérjen véleményt az értekezlet minden résztvevőjétől e -mailben legalább 2 nappal az értekezlet előtt. Az e -mail a legjobb eszköz erre, mert írásban kapja meg a kéréseket.
- Készítsen asztali értekezlet napirendjét, hogy rögzítse az összes megvitatandó témát, az előadókat és az időelosztást. Ha olyan téma iránti kérelem érkezik, amely eltér az általános témától, lépjen kapcsolatba az érintett személlyel, és kérje meg, hogy tegyen konkrét kérést, amelyet a következő ülésen megvitatnak.
- Készíts reális ütemtervet. A 30 percig tartó magyarázatokat és megbeszéléseket nem szabad 15 perc alatt befejezni. Szükség szerint készítsen ütemtervet, és korán fejezze be az értekezletet, amikor minden témát megbeszéltek.
5. lépés. Javasolja a találkozó szabályait
Nem kell formális szabályokat alkotnia vagy szankciókat bevezetnie, de a szabályok végrehajtása zavartalanul lebonyolítja az értekezletet, és mindenki jól kifejezheti véleményét.
Mondja el a szabályokat, amikor az értekezlet megnyitja: „Az idő megtakarítása érdekében a résztvevők kérdéseket tehetnek fel és válaszolhatnak, miután az előadó befejezte az előadást. Ha a vitaidő lejárta után is van visszajelzése, kérjük, írjon nekem e -mailt, hogy tovább beszélhessünk.”
6. lépés. Határozza meg az időosztást
Állítsa be a találkozó napirendjét úgy, hogy meghatározza, hogy mennyi időre lesz szüksége az egyes előadóknak, és megvitatja az egyes témákat.
- Tájékoztassa az időmegosztást a találkozó kezdete előtt, hogy minden résztvevő tudja, mikor tud hozzájárulni, és megakadályozza a véletlenszerű vagy torz megbeszéléseket.
- Útmutatóként hagyjon legalább 10 percet a megbeszélésre bizonyos témák megbeszélése után.
7. lépés: Küldje be az ülés napirendjét
A találkozó előtti napon küldje el az ülés napirendjét minden résztvevőnek, hogy mindenkinek legyen fénymásolata a menetrendről, és tudja a találkozó célját. Ezenkívül tájékoztathatják arról is, ha téves információ szerepel a napirenden.
8. lépés. Emlékeztető küldése
Az első vagy nem szokványos értekezlet megkezdése előtt egy órával korábban küldjön emlékeztetőt, hogy minden résztvevő időben legyen.
Rész 3 /3: Hatékony találkozóvezetővé válás
1. Légy jó találkozóvezető
Próbáljon kommunikálni az összes résztvevővel az értekezlet során, hogy a találkozó céljait elérjék. Az értekezletek vezetésének felelősségét delegálják a meghívott előadókra, hogy megvitassák bizonyos témákat. Önnek is aktívan részt kell vennie a vita során.
2. lépés Tájékoztassa az elért és el nem ért munkacélokat
Ha a találkozó célja több cél megvitatása, tájékoztassa az elért haladást, és ki a felelős az elérésért.
- Ha van olyan munkaterv, amely nem haladt előre a legutóbbi találkozó óta, kérdezze meg, miért.
- Ha ennek oka az idő vagy más erőforrások hiánya, beszélje meg a megoldást a projektért felelősnek kijelölt személlyel, vagy a megbeszélésen kívül tárgyalja részletesen a kérdést.
3. lépés. Ha a vita eltér a témától, fókuszáljon újra
Néha a beszélgetés elveszíti útját a résztvevők lelkesedése vagy csalódása miatt. A következő módokon összpontosíthatja a figyelmet, és átirányíthatja a kóbor vitákat:
- Tekintse a találkozót ténygyűjtő küldetésnek. Adjon minden résztvevőnek lehetőséget a felszólalásra, hogy minél több információt gyűjtsön. Ez a módszer a találkozó résztvevőit is felváltva szólítja fel, beleértve azokat is, akik szeretik uralni az értekezletet.
- Használja a Cyberstorming nevű elektronikus kommunikációs programot ötletek megosztására csoportokban, és informális találkozókra is használható. Ez a módszer megakadályozza a versenyt a csapat tagjai között azért, mert meg akarják hallgatni, mert a csoportban mindenki láthatja a többi tag véleményét.
- Legyen semleges, ha az ülésen valaki a napirenden kívül eső témát tárgyal, például így: „Érdekes ötlet, Bob! Később beszélhetünk róla.” Sokan nem veszik észre, hogy olyan dolgokat vitatnak meg, amelyek eltérnek az értekezlet napirendjétől, de ha valóban fontos a kérdés, eljönnek hozzád megvitatni.
- Irányítsd a vita irányát. A túl sokáig beszélő résztvevők mellett problémák merülhetnek fel az értekezleten, mert valaki továbbra is olyan témákat vitat meg, amelyek nem szerepelnek a napirenden. Ennek kiküszöbölésére először hallgassa meg mondanivalóját, majd javasolja, hogy a kérdést a következő ülésen vitassák tovább. Hangsúlyozza, hogy az értekezleten továbbra is megvitatják a napirenden felsorolt témákat.
- Beszélgessen privátban azzal a személlyel, aki uralja a találkozót, és kérdezze meg, miért. Mutass aggodalmat, ahelyett, hogy bosszankodnál. Fókuszáljon arra, amit a találkozó során figyelt, és hagyja, hogy elmagyarázza viselkedését. Ajánlja fel, hogy segítsen neki, hogy ne uralja a találkozót.
Lépés 4. Ugrás a következő témára menetrend szerint
Gyakorold az időgazdálkodást határozottan, ne légy durva. Az idő pontos beállításával minden résztvevő tudhatja, hogy az értekezlet még folyamatban van, és a megbeszélések, amelyek nem kapcsolódnak az értekezlethez, a találkozó befejezése után is folytathatók.
Ne siessen. Még ha át is kell vennie a helyzet irányítását, a találkozó kevésbé lesz hasznos, ha lerövidítik a vitát. A találkozó folytatása előtt adjon lehetőséget a résztvevőknek, hogy kérdéseket tegyenek fel, vagy véleményt nyilvánítsanak. Győződjön meg arról, hogy a csapat minden tagja magányosnak érzi magát, ahelyett, hogy elhanyagoltnak érezné magát
5. lépés. Hangsúlyozza a fontos témát
Hangsúlyozza az elérendő fő célokat és azoknak a más célokkal való kapcsolatát, amelyek támogatják a fő célok elérését.
Magyarázza el a találkozó résztvevőinek, hogy megértsék a projekt hatókörét, amelyen dolgoznak, és szerepüket, mint egy egység fontos részét
6. lépés Ha szükséges, segítsen a jegyzetelésben
Az ülés megkezdése előtt döntse el, ki készíti a jegyzőkönyvet. Ha túlterhelt, nyújtson segítő kezet, vagy jegyzeteljen.
7. lépés Tisztázza félreértés esetén
Miután minden témát megbeszéltek, az értekezlet vezetője összefoglalót készít, hogy a résztvevők ismerjék a találkozó eredményeit, és kérdéseket tegyenek fel, ha még mindig vannak nem egyértelmű dolgok.
Az értekezlet vezetőjeként adjon részletes magyarázatot, hogy minden résztvevő megértse a találkozó eredményeit
8. lépés: Az értekezlet bezárása előtt készítsen alapos összefoglalót
Azok a vezetők, akik határozottak a döntések meghozatalában, megakadályozzák a stagnálást és a döntésképtelenséget, szorgalmas és motivált munkát végeznek az alkalmazottakban, reagálnak a változásokra és az új információkra. Ez látható a következő jellemzőkből:
- Legyen világos célja, hogy biztosítsa a döntések összhangját a vállalati/szervezeti célokkal és az etikával.
- Gondoskodás azáltal, hogy példaértékűnek mutatkozik az életben, és betartja a munka etikáját, mint a hatékony és eredményes döntéshozatal alapját.
- Mutassa be az átláthatóságot, nevezetesen az önzetlenséget azzal, hogy bebizonyítja, hogy a vállalat számára előnyös döntések mindenkinek lehetőséget adnak a saját fejlődésre.
- A kudarcot tanulási lehetőségnek tekintve, amely lépcsőfok lesz a jobb döntések meghozatalához. Ha valami elromlik, egy döntő vezető képes megérteni a helyzetet.
- Nyíltan és hatékonyan kommunikálni a vállalati/szervezeti kultúrával összhangban, hogy elkerüljék a következetlenségeket vagy ellentmondásokat a beosztottakkal vagy felettesekkel folytatott kommunikáció során.
