Sok olyan esemény van az életben, amelyek megkövetelik az idő meghosszabbítását. Talán időre van szüksége a házi feladatok elvégzéséhez, vagy problémái vannak a munkaprojektek időben történő befejezésével. Ilyenkor képesnek kell lennie arra, hogy hatékonyan és megfelelően levelet írjon az idő meghosszabbítására. Gondolja át kérését, például mennyi időre van szüksége és miért? Ezután írja meg a levelet hivatalos stílusban, és küldje el egy nyomkövetővel, hogy nyugodt maradjon.
Lépés
Módszer 1 /3: A levél tartalmának összeállítása
1. lépés. Írja meg a lehető leghamarabb
Ha tudja, hogy hosszabbításra van szüksége, azonnal készítsen levelet. A lehető legtöbb időt kell hagynia a címzettnek, hogy eldöntse helyzetét. Önnek késznek kell lennie annak ellenére, hogy ütemterv -módosítást kér.
2. lépés Határozza meg, hogy mennyi extra időre van szüksége
Vegye figyelembe az összes tényezőt, és tegyen reális kérést. Ha a kért idő túl rövid, akkor később hosszabbítást kell kérnie. Amikor csak lehetséges, ne hagyja ki a határidőket. Tehát a legjobb, ha a számításai kissé eltúlzottak.
- A helyzettől függően érdemes lehet ezt a levelet a tárgyalások részének tekinteni. Ebben az esetben érdemes több időt kérni, hogy még mindig legyen hely a kompromisszumra, és megtaláljuk a középutat.
- Mérje meg sebességét a jelenlegi haladás és a még befejezendő rész alapján. Például, ha három hónapja dolgozik egy tanácsadási projekten, meg kell tudnia becsülni, hogy mennyi munka van még befejezetlen.
- Ne feledje, hogy a levél címzettjének időkorlátja is lehet. Talán nekik is van határidejük, amit most vissza kell tolni. Például az oktatóknak általában félévközi érdemjegyeket kell adniuk a tantestületnek, és ütemezniük kell a hallgatói feladatok benyújtását a határidőnek megfelelően.
3. lépés. Ismerje a szabályokat
Mielőtt módosítást kér, ismerje meg a pontos határidőt. Ne hagyja azt a benyomást, hogy nem tudja kezelni az idejét azzal, hogy a jelenlegi helyzet ismerete nélkül hosszabbítást kér. Például néhány kormányhivatal megköveteli, hogy a kérelmet az első kapcsolatfelvételtől számított 24 órán belül nyújtsa be. Ha nem tud megfelelni, akkor azt mondhatja, hogy túl szoros a menetrend.
4. lépés. Adjon meg elfogadható magyarázatot
Ön időt szentel a levél elkészítésére, és a címzett is időt szán arra, hogy elolvassa. Tehát tegye ezt a levelet értelmessé. Gondolja át valódi okát, és közvetítse őszintén a címzettnek. Ne hazudjon és ne túlozza az okokat, mert elveszíti önmagát.
- Jó okot lehet felhozni a vágy, hogy alaposan és körültekintően dolgozzunk. Például, ha olyan projektet fejez be, amely nagyszámú ember biztonságát érinti, ennek a ténynek a magyarázatában való megfogalmazása előnyös lesz.
- Ha több oka van, válassza ki a legjobbat. Például, ha elhalaszt egy állásajánlatot, mondja azt, hogy további kutatásokat szeretne végezni a költözési költségekről (ha ez igaz), akkor ne mondja azt, hogy Ön is újabb ajánlatot vár.
5. lépés. Adjon meg néhány kiválasztott részletet
A részletek hitelességet és írási készséget adnak. Ez különösen akkor fontos, ha a kormánynak vagy egy olyan embercsoportnak írsz, akikkel személyesen soha nem találkoztál.
- Például, ha nagyapja két nappal az egyetemi esszé határideje előtt meghalt, érdemes az eseményt „családi vészhelyzetnek” minősíteni, nem csak „vészhelyzetnek”. Emellett említenie kell nagyapja távozását és néhány információt a hazautazásáról.
- A kérelem benyújtása előtt készítse elő a dokumentumokat. Előfordulhat, hogy le kell írnia korábbi jelentkezését vagy munkaviszonyát, különösen, ha a kormánnyal vagy más hivatalos szervekkel van kapcsolatban. Ha azt mutatja, hogy a folyamat eddigi lépéseit követte, az előnyös lesz.
6. Válasszon pozitív stílust és tartalmat
Senki nem akar elolvasni egy panaszt tartalmazó levelet. Ehelyett gyorsan írja le a negatív eseményt és szintetizáljon, majd folytassa a kért pozitív megoldással. Például, ha úgy érzi, hogy a kezdő fizetési ajánlat túl alacsony, írhat: "Szükségem van egy kis időre, hogy mérlegeljem az ajánlatát. Úgy érzem azonban, hogy a magasabb fizetés lehetővé teszi számomra, hogy hatékonyabban dolgozzak."
7. lépés. Kutatja a levelet, mielőtt elküldi
Szánjon néhány percet a levél újraolvasására, mielőtt elküldi. Keresse meg a szerkesztési és gépelési hibákat. Futtasson nyelvtani és helyesírás -ellenőrző programot a számítógépen. Kérje meg megbízható barátját, hogy olvassa el. Ne rohanjon vagy hagyja ki ezt a lépést, mert ha hibázik, gondatlannak találja magát, és ez befolyásolhatja a végeredményt.
2. módszer a 3 -ból: Követve a hivatalos levélírási szabályokat
1. lépés. Készítse elő a cím részt
A dátumnak az oldal jobb felső sarkában kell lennie. Ugorjon ki egy sort alatta, majd írja be a címet, szintén jobbra igazítva. Ezután ugorjon ki egy másik sort, és írja le a balra igazított címzett teljes címét.
Ha a kérést e -mailben küldik, kihagyhatja a dátumot és a címet, és közvetlenül az üdvözlésre léphet. Ügyeljen azonban arra, hogy hatékony és világos témát használjon. Például, ha levelet küld egy előadónak, írja meg a témát: "Kérés Andi Widodo javai történeti dolgozatának meghosszabbítására"
Lépés 2. Használjon hivatalos és teljes köszöntést
Kezdje a "Kedves" szóval. Ezután kövesse a címet és a nevet. Például: „Kedves. Mr. Baskoro "vagy" Kedves. Darmawati asszony ". Néha bonyolult címet is használnia kell, például: „Kedves. Abdurrahman professzor "vagy" Kedves. Raden Wiraningrat ".
- Még ha informálisan is ismeri a címzettet, ez a levél továbbra is hivatalos kérés, így a stílusnak és a tartalomnak formálisnak kell lennie. Ne azt írja például: "Szia, Don".
- Próbáljon megtalálni egy konkrét személyt, aki megkapja levelét. Ellenkező esetben a levele formátumú levélnek tűnik. Például: „Kedves. A Raden Wiraningrat "jobb, mint az" Érdeklődőknek ".
3. lépés. Használjon rövid bekezdésformázást
A levél törzsének csak 1-3 bekezdésből kell állnia. A legtöbb esetben 1-2 sorral nyithat, 2-4 sorban magyarázhatja a kérést, és 1-2 sorral fejezheti be. Ha legfeljebb három teljes bekezdést kell kidolgoznia, különítse el a bevezetőt, a törzst és a következtetést.
A levél megnyitásához ezt mondhatja: "Andi Widodo vagyok, egy diák, aki minden hétfő reggel részt vesz a jávai történelem óráján a III-C teremben." Ez felébreszti az előadó emlékét, és nem kell keresnie, hogy ki vagy
4. lépés. Figyeljen a befejező szavakra
Ne hagyja figyelmen kívül a szilárd következtetések fontosságát. Ezzel az utolsó mondattal ismételje meg az esetet (egy sorban), és köszönje meg a címzettnek az időt. Írhatod: „Köszönöm az időt és a figyelmet.”
- Zárja be a levelet hivatalos üdvözlettel a neve előtt. Néhány közülük „Üdvözlettel”, „Tisztelettel” vagy „Minden tisztelettel”.
- Ha egy adott időn belül választ szeretne kapni, írja be ezt az információt a végén. Beírhatod a köszönöm sorba. Például: „Köszönöm a figyelmet, és várom, hogy a jövő héten is válaszoljak.” Amikor ezt a részt írja, próbálja meg nem azt a benyomást kelteni, mintha nyomást gyakorolna vagy üldözné a címzettet.
5. lépés. Adja meg teljes nevét és aláírását
Az „Üdvözlettel” üdvözlés alatt 3-4 sort hagyjon üresen. Ezután írja be a teljes nevet balra igazítva. Használja az üres sort az eredeti aláírás hozzáadásához. Ha ezt a levelet e -mailben küldi el, törölheti az üres sort, és csak írja be a nevet.
3 /3 -as módszer: Levelek küldése a címzetteknek
1. lépés Készítsen vagy mentsen másolatot a leveléből
A tervezet lektorálása és elküldése előtt készítsen fényképet a levélről (PDF -be átmásolva), mentse el a vázlatot online, vagy másolja le. Előfordulhat, hogy fel kell jegyeznie a kézbesítés dátumát, ha az nem azonos a levél keltezésével. Tartsa ezt a példányt biztonságos helyen a személyes fájlok számára.
2. lépés. Szállítás szabványos szállítással
Vigye a levelet a postára, adja át a jegyzőnek, vagy tegye a postaládába. Ha biztosra szeretne menni, hogy a levél megérkezett, kérjen nyomonkövetési szolgáltatást.
Ha a levelet postai úton küldi, győződjön meg róla, hogy jó minőségű nyomtatóval, jó tintával nyomtatta. A kézzel írott kérő leveleket általában nem fogadják el
3. lépés: Küldje el e -mailben
Valószínűleg ez a legjobb módja a kérelem elküldésének, mivel nem sok időt vesz igénybe, és nagyon megbízható. Győződjön meg arról, hogy a címzett e -mail címe helyes, és adott esetben tartalmazza a személyazonosító számát a tárgyban.
- A címzett láthatja az e -mail küldésének napját és időpontját. Ezt vegye figyelembe, ha gyakran küld e -mailt késő este.
- Győződjön meg arról, hogy az e -mail formális a megadott címmel. Küldés professzionális kinézetű fiókból. Példa a megfelelő e -mail fiókra a munkához az "[email protected]".
- Ha faxon küld levelet, akkor várja meg a megerősítő oldalt, amely jelzi, hogy a levelet sikeresen elküldte és megkapta.
4. lépés: Kérjen levelet telefonon
Ha a kérése sürgős vagy az utolsó pillanathoz közeledik, érdemes lehet személyesen telefonon kérdezni. Ha ez a helyzet, akkor ragaszkodjon a formális hozzáálláshoz, és fogalmazza meg következetesen az ügyét.
Tippek
- Próbáljon meg egy vagy kevesebb oldalas betűt írni. Egy ilyen levél teljesnek tűnik, mégis könnyen olvasható.
- Tudja meg, hogy a címzett küld -e választ, például megerősítő levelet.
Figyelem
- Ígérj valami reálisat. Ne hagyja, hogy többletidejét további feladatokra fordítsa.
- Hozza ki a legtöbbet ebből a kiterjesztésből. Ne hagyja, hogy ismét meghosszabbítást kérjen.
- Győződjön meg róla, hogy minden szükséges formátumot tartalmazott. Egyes szervezetek megkövetelik, hogy az általuk meghatározott betűformátumot használjanak.
