A levélösszevonás gyakori funkció az Office programokban, hogy egy dokumentumot több címzett számára is elférjen. Szervezhet és kombinálhat minden típusú dokumentumot, beleértve a borítékokat, címkéket, nyomtatványokat, e -maileket, faxokat és számozott kuponokat. Olvassa el az alábbi lépéseket, hogy megtudja, hogyan használhatja a levelezés egyesítését számítógépen.
Lépés
1. módszer a 3 -ból: Előkészítés
1. lépés Készítsen egy adatfájlt
Az adatok lehetnek megfelelő formátumú táblázatfájlok (munkalapok), adatbázisfájlok vagy akár szöveges dokumentumok. A munkalap fájlok a leggyakrabban használt; Ez az útmutató feltételezi, hogy egy munkalapot használ.
-
A fájladatoknak tartalmazniuk kell minden olyan információt, amely minden másolatnál megváltozik. Például, ha űrlaplevelet ír, a fájl tartalmazza azoknak a személyeknek a nevét és esetleg címét, akiknek írni szeretne.
Írjon be minden információt a vonal mentén lévő cellákba, hogy minden típusú információ (keresztnév, vezetéknév, kitüntetés stb.) A saját oszlopában legyen
-
Hozzon létre ésszerű oszlopneveket. A levelező egyesítés olvassa az egyes oszlopok adatait, és feltételezi, hogy az egyes információs oszlopok első bejegyzése az adott típusú információ közös neve, ezért használjon értelmes nevet.
Például kezdje el a keresztnév mezőt a "keresztnév" beírásával, majd írja be az összes keresztnevet alatta. Amikor a rendszer arra kéri, hogy adjon meg egy adatoszlopot egy levélben, akkor a „keresztnév” opciót fogja látni, és azonnal emlékezni fog arra, hogy mi van ebben az oszlopban
- Azok a Microsoft Office -felhasználók, akik az Outlookot használják e -mail küldésére, ha akarják, használhatják az Outlook címjegyzékét adatfájlként.
2. lépés. Mentse az adatfájlt
Mentse el a fájlt, hogy könnyen megtalálhassa. Adj neki egy nevet, amely könnyen megjegyezhető.
3. lépés Írja be a fő dokumentumot
Ez a dokumentum információkat fog tartalmazni. Például, ha űrlaplevelet ír, a fő dokumentum a levél. A postai úton egyesített tartalmak (például név) minden eleme üresen marad.
2. módszer a 3 -ból: Levél egyesítés az MS Office -ban
1. lépés: Nyissa meg a Levél -összevonás munkaablakot
A fődokumentumban kattintson az ablaktáblára annak megnyitásához. Ha nem látja, lépjen az Eszközök menübe, és válassza a Levél egyesítése lehetőséget a listából.
2. lépés Válaszoljon az MS Office kérdéseire
Az Office levelező egyesítési funkciója több lépést tartalmaz, amelyek megkönnyítik a fájlok intelligensebb és pontosabb kombinálását.
- Kezdje az írandó dokumentum típusának kiválasztásával. Kattintson arra, amelyik a legjobban megfelel, majd kattintson a Tovább gombra.
- Válassza ki a használni kívánt kezdő dokumentumot. Ha követi ezeket a lépéseket, kiválaszthatja a dokumentum használata lehetőséget. Kattintson a Tovább gombra.
3. lépés Válassza ki az egyesíteni kívánt fájlokat
Ez a korábban létrehozott adatfájl. Válassza ki a megfelelő választógombot, majd kattintson a Tovább gombra a fájl megkereséséhez és a fő dokumentumhoz való csatolásához.
Ha használni szeretné az Outlook címjegyzékét, kattintson erre a lehetőségre
4. lépés: Válassza ki a használni kívánt adatokat
Az Office segítségével kiválaszthatja vagy törölheti a kívánt információs sorokat. Kiválaszthatja az adatfájlban azokat az információelemeket, amelyeket a fődokumentumba kíván egyesíteni, így később az adatfájl hasznosabb lesz, ha különböző célokra használja. Ha elégedett, kattintson a Tovább gombra.
Az adatok rendezéséhez kattintson az egyes oszlopok fejlécére. Ez akkor lehet hasznos, ha gyorsan keresni szeretne sok információ között
5. lépés. Adja meg az adatmezőket
A feladatpanel következő oldalán a rendszer felkéri Önt, hogy írjon dokumentumot, ha még nem tette meg, és különböző lehetőségeket kínál a fájlból a dokumentumba történő beszúrásra.
-
Adjon meg egy adatoszlopot úgy, hogy a kurzort az adatoszlopba helyezi, majd a tálca megfelelő gombjára kattintva beilleszti azt.
A törölt vagy ismétlődő adatmezőket a Törlés gomb megnyomásával törölheti, akárcsak a szokásos betűket vagy számokat
-
Az előre beállított beállítások kissé változnak a kiválasztott dokumentum típusától függően. Az Office mindent megtesz, hogy kitöltse a megfelelő információkat az Ön által megadott adatokból. Például, ha üzleti űrlapot ír, előfordulhat, hogy megjelenik egy címblokk beszúrása, amely tartalmazza az egyes címzettek vezeték- és vezetéknevét, valamint a teljes címet, szépen sorba rendezve.
- Egyes előre beállított lehetőségek további ablakokat nyitnak meg a megfelelő információk kitöltéséhez. Ez többé -kevésbé egyszerű és könnyen érthető.
- Ha az előre beállított beállításokat használja, és nem találja a megfelelő információkat, kattintson a Mezők egyezése gombra az alapértelmezett névnek megfelelő saját adatoszlop nevének meghatározásához. Például megadhatja a "Vezetéknév" kategóriát egy adatfájlban, hogy kitöltse a "Vezetéknév" adatokat a címblokkban.
- A saját oszlop használatához kattintson a további lehetőségekre. Láthatja az egyes oszlopokhoz adott neveket, és ezeket használhatja.
6. lépés. Ellenőrizze a leveleket
Az összevonás nem jelenít meg konkrét információkat a fődokumentumra alkalmazott mezőkben, amíg ki nem nyomtatja, de az Office kínál egy előnézeti funkciót, amely lehetővé teszi, hogy ellenőrizze és győződjön meg arról, hogy a megjelenő információk megfelelnek a kívánt oszlopoknak a dokumentum. Kérjük, használja őket, amíg meg nem elégedett a megjelenített sorrenddel.
7. lépés: Végezze el az egyesítést
A levél -összevonási munkaablak utolsó képernyője tájékoztatja Önt arról, hogy minden rendben van, és készen áll a dokumentum nyomtatására. Minden információkészlet nyomtatott dokumentumonként jelenik meg, és a program annyi példányt nyomtat ki az információkészletből, amennyi van.
Ha saját betűket szeretne szerkeszteni, akkor ezt a tálca képernyőjén is megteheti, először az "egyes betűk szerkesztése" gombra kattintva
3. módszer 3 -ból: Levél egyesítés az OpenOffice.org webhelyen
1. lépés. Hozzon létre egy adatbázist
2. lépés. Adja meg az adatmezőket
Most összekapcsolta adatait egy adatbázissal, amelyet az OpenOffice.org meg tud érteni, és az adatbázis használata a levelek összevonására egyszerű, ha tudja, hol keresse.
- A Beszúrás menüből válassza ki a mezőket, majd a többi… almenüt. Alternatív megoldásként nyomja meg a Ctrl+F2 billentyűkombinációt.
- A megjelenő ablakban kattintson az Adatbázis fülre.
-
Kattintson a Tallózás gombra az ablak jobb alsó sarkában, és keresse meg az imént létrehozott adatbázisfájlt.
A kiválasztás után az adatbázis megjelenik az ablak jobb oldalán található adatbázis -kiválasztás nevű listában
- Az ablak bal oldalán található típusok listájából válassza ki a levél -összevonás mezőket.
- Kattintson az adatbázis melletti "+" gombra, és alatta megjelenik egy munkalapfájl. Kattintson a "+" gombra mellette, és látni fogja a munkalap létrehozásakor kiválasztott adatoszlop nevét.
-
Válassza ki, hogy melyik adatoszlopot szeretné beszúrni, majd kattintson a Beszúrás gombra az adatoszlop elhelyezéséhez a fő dokumentumban.
- Ne felejtse el a kurzort arra a helyre tenni, ahová be szeretné illeszteni az adatoszlopot, mielőtt a Beszúrás gombra kattint, különben a megfelelő helyre kell helyeznie.
- Az Office -hoz hasonlóan a szövegdobozokat alfanumerikus karakterekként kezelik a fődokumentumban. A szóköz segítségével mozgathatja, és a Törlés gombbal törölheti.
3. lépés: Végezze el az egyesítést
Ellenőrizze az egyes adatoszlopok elhelyezését. Ha elkészült, nyomtassa ki a fő dokumentumot. A Levélösszevonás egy példányt nyomtat a dokumentumba egyesített fájl minden bejegyzéskészletéhez.
Tippek
- A szövegszerkesztő programok általában sablonokkal rendelkeznek, amelyekkel létrehozhatja a fő dokumentumot.
- Ügyeljen arra, hogy az oszlopokat a legkülönlegesebb kulcsszavakra bontja. Használhat például beceneveket (Mr., Mrs., Miss), keresztnevet és vezetéknevet a nevekhez. Három külön oszlopot használjon a névhez, minden oszlopban egy -egy típusú adatoszlopot.
