Az üzleti folyamat olyan rendszer, amelyet a vállalat a céljainak elérése érdekében használ. Ez a folyamat úgy is értelmezhető, mint az ügyfelek értékteremtésének lépései. A menedzserek elemzik az üzleti folyamatokat, hogy felmérjék, mennyire jól működnek. A menedzser először a jelenleg futó folyamatokat elemzi. Ezt követően a menedzsment meghatározhat változtatásokat a meglévő folyamatok javítására. A folyamatfejlesztések segítségével a vállalatok időt takaríthatnak meg, csökkenthetik a költségeket, vagy olyan termékeket hozhatnak létre, amelyek jobban megfelelnek az ügyfeleknek.
Lépés
Rész 1 /2: Az üzleti folyamatok létrehozásának meghatározása
1. lépés. Határozza meg az üzleti folyamatokat
Az üzleti folyamatok azokra a tevékenységekre utalnak, amelyeket az alkalmazottak naponta végeznek a szervezeti célok elérése érdekében. Ez a folyamat tükrözi a vállalat intézkedéseit bizonyos célok elérése érdekében. Az üzleti folyamatnak tartalmaznia kell a folyamat minden variációját vagy kivételét. Az üzleti folyamatok elemzésének megértéséhez mérlegelnie kell az üzleti folyamat létrehozásának módját.
- Fontolja meg a feladat terjedelmét. Például frissíti a számlák ügyfeleknek küldésének folyamatát. A feladat hatóköre arra utal, hogy milyen széles körű a végrehajtandó feladat. Ebben az esetben tegyük fel, hogy a hatókör az ügyfélnek küldött összes számla. Ön egy hónap alatt átlagosan 200 számlát küld az ügyfeleknek.
- Adja meg a kívánt eredményt. Gondolja át, hogy ez a folyamat mit akar elérni. Ebben az esetben azt szeretné, ha a számlákat pontosan elküldenék minden vásárlónak, amint a terméket kiszállítják. A számla fizikai másolatát elküldi a rendelés leadásakor. Minden ügyfélnek elektronikus számlát is küld e -mailben.
- Sorolja fel a folyamatban lévő alfolyamatokat. Minél konkrétabb egy folyamat, annál könnyebb elemezni és javítani.
- Dokumentálja az üzleti folyamatokat. A folyamatot lépések listájaként dokumentálhatja, és fontolja meg azok folyamatábrán történő ábrázolását. A folyamatok gyakran több részlegen is áthaladnak nagy szervezetekben. A számla létrehozásának folyamata például magában foglalná a számlázási és számviteli osztályokat.
- Határozza meg a folyamat különböző osztályait vagy entitásfunkcióit az összes bemenettel és kimenettel együtt. Például a fizetési jegyzék elkészítéséhez a termelési osztály részvételére van szükség, hogy megtudja a dolgozók számát és óráit, a HR részlegnek pedig az arányokat és a fizetéscsökkentést stb.
- Sorolja fel a folyamat kivételeit. Szinte minden üzleti eljárás kivételeket és eltéréseket tartalmaz. Például előfordulhat, hogy bizonyos ügyfelek nagy kedvezményeket kapnak. Ez az ügyfél nagy mennyiségben rendel termékeket. Nagy kedvezmény megadása esetén a számlázó személyzet levonja a számlázó szoftverben kiszámított kedvezmény összegét. A nagy kedvezményeket manuálisan kell megadni a pontos számla létrehozásához.
2. lépés Dokumentálja az üzleti folyamatot, és gondolja át, milyen típusú üzleti folyamatot hoz létre
Több üzleti folyamat típusonkénti elkülönítése elősegíti az üzleti folyamatok elemzését és folyamatjavítását. Ha két folyamat azonos típusú, akkor a folyamatfrissítések hasonlóak lehetnek. Egy adott folyamat lehet működési, támogatási vagy irányítási folyamat.
- A működési folyamatok a napi feladatokat jelentik, amikor termékeket szállítanak az ügyfeleknek. Az ügyfeleknek szóló számlák létrehozásának folyamata beilleszthető a működési folyamatba. Nagyon fontos, hogy pontos számlákat küldjön az ügyfeleknek, hogy a kifizetések a lehető leggyorsabban beszedhetők legyenek.
- A támogatási folyamatok a vállalat működési támogatási tevékenységére vonatkoznak. Az Emberi Erőforrások Osztály egy példa a vállalati támogatási területre. Ez az osztály támogatja az osztályvezetőket az új alkalmazottak megkérdezésében és toborzásában. Bár az emberi erőforrások nem állnak közvetlenül kapcsolatban az ügyfelekkel, támogatják a műveleti osztályt.
- Minden szervezetnek menedzsmentre van szüksége ahhoz, hogy futtassa a vállalat általános üzleti irányát. A költségvetés tervezésének és végrehajtásának folyamata menedzsment folyamat. Minden vállalatnak hivatalos költségvetési folyamatot kell végeznie. Ennek a folyamatnak magában kell foglalnia azt, hogy a vezetőség megvitassa a vállalat költségvetését a pénzügyi vezetővel.
3. lépés: Elemezze az üzleti folyamatokat, hogy megtalálja a folyamatok hatékonyságának tüneteit
Az üzleti folyamatok bemenetekből (bemenetek) és kimenetekből (kimenetek) állnak. A munkaerő, az energia, az anyagok és a tőkeeszközök inputnak minősülnek. Az inputok olyan eszközök, amelyek bevételt és nyereséget termelnek. Másrészt a kimenet fizikai termék vagy szolgáltatás. A bemenetek belépnek a folyamatba, és kimeneteket hoznak létre. E folyamat hatékonyságának megállapításához elemzést kell végeznie.
- A folyamatnak hatékonyan kell használni a bemeneteket a kimenetek előállításához. Például egy javítóműhely egyik ágát irányítja. Az Ön munkája munka, berendezések és alkatrészek. Az Ön terméke az ügyfelek járműjavítási szolgáltatásai.
- A hosszú javítási idő vagy elmaradt munka a folyamat nem hatékony működését jelzi. A probléma oka lehet, hogy egyes ügyfelek túl közel vannak a javítási ütemtervhez.
- A folyamat hatékonyságának jelei akkor is láthatók, ha az alkatrészek cseréjének költsége messze meghaladja a költségvetést. Ebben az esetben a probléma a beszerzési osztályra vagy a beszállító alkatrészeire jellemző.
- Az azonosított problémák alapján határozza meg, hogy mely folyamatokon kell javítani. Több üzleti folyamatot kell priorizálnia. Válassza ki azt a folyamatot, amely a legnagyobb hatással van vállalkozására. Előfordulhat például, hogy először javítani szeretné a futási időt. A hosszú feldolgozási idő miatt a vállalat ügyfeleket veszít. A folyamat javítását helyezze előtérbe.
2/2. Rész: Üzleti folyamat elemzése
1. lépés. Beszéljen a kulcsemberekkel a vállalaton belüli folyamatokról
Miután meghatározta a javítandó folyamatot, beszélje meg a folyamatot a végrehajtásért felelős személyekkel. Szánjon időt a legfontosabb résztvevők megkérdezésére, és kérjen javításokat.
- Kérdezze meg a személyzet intézkedéseit és miért.
- Határozza meg az egyes feladatok végrehajtásához szükséges bemenetet, és azt, hogy hol kapja meg az egyes bemeneteket. Ha a vállalat farmer farmert gyárt, akkor tudnia kell, ki a farmer szállítója, és milyen gyakran küldik a nyersanyagokat a vállalatnak.
- Határozza meg az egyes feladatok kimeneteit és azt, hogy kik kapják meg azokat. Ha műhelyt vezet, a műhely személyzetének dokumentálnia kell munkáját. A javító személyzetnek továbbítania kell az információkat a számlázási osztálynak, amely ezután számlát állít ki az ügyfél számára.
- Kérjen javaslatokat a személyzet által tapasztalt folyamathiányosságok kezelésére.
2. lépés Hozzon létre üzleti folyamatábrát minden folyamathoz
A folyamatábrák segíthetnek az üzleti folyamatok leírásában. A folyamatmegbeszélés dokumentációi segítségével folyamatábrát készíthet. Ennek a folyamatábrának tartalmaznia kell az adott üzleti folyamat befejezéséhez szükséges összes lépést.
- Fontos megjegyezni, hogy az üzleti folyamatok folyamatábrája csak meghatározott eljárásokat tartalmazhat, amelyeket az alkalmazottaknak be kell tartaniuk.
- Folyamatábrákat lehet rajzolni manuálisan vagy szoftverrel. A leképezési lehetőségekkel rendelkező Word és táblázatkezelő programok folyamatábrák létrehozására használhatók. Folyamatábrák készítéséhez speciális szoftvereket is találhat.
- A folyamatábrák nagyon hasznos eszközök az üzleti folyamatok tisztánlátásához. Ez az eszköz sokkal könnyebbé teszi a hiányosságok azonosítását és kijavítását.
- Miután megváltoztatták a folyamatot, nézze át újra az eredményeket, és nézze meg, hogy a folyamat javult -e az elvárásoknak. Ha nem, ismételje meg az elemzési folyamatot, és próbálja meg azonosítani azokat a területeket, amelyeken javítani kell. Az üzleti folyamatok elemzése folyamatos tevékenység az Ön vállalkozásában.
Lépés 3. Végezzen egy ötletbörzét a folyamat javításának megkereséséhez
Számos folyamat több részleget is érint a vállalkozáson belül. A csoportos munkamenetek azonosítják a folyamatok hatékonyságát, amelyek több osztályra is hatással vannak. Ezek az ülések a résztvevőkkel folytatott személyes interjúk során megadott információkat is érvényesíthetik.
- Foglalja össze a kapott információkat, és ossza meg a folyamat résztvevőivel. Ide tartoznak azok a résztvevők is, akiket korábban nem kérdeztek meg. Kérjen visszajelzést mindenkitől. Ez a visszajelzés további útmutatást nyújt az elemzéshez.
- A folyamat résztvevőitől kapott információnak világos képet kell adnia arról, hogyan működik a folyamat, és mi a probléma.
- Az interperszonális vita az alapja a folyamat megváltoztatásának. A változások lehetnek költségcsökkentések, folyamatciklus -idő -lerövidítések, folyamat -egyszerűsítések vagy az ügyfelek szolgáltatásainak javítása.
