A napi menetrend segít a tevékenységek ütemezett végrehajtásában, például fontos megbeszélések teljesítésében, feladatok elvégzésében, szórakoztató tevékenységekben és a határidőn belüli munkában. Azonban nem könnyű megszokni, hogy minden nap használjon napirendet, mert rendszeresen jegyzetelnie kell, és mindenhová magával kell vinnie. Olvassa el az alábbi utasításokat, hogy hozzászokjon ahhoz, hogy a napirendet egyszerűen és hatékonyan használja a napi rutin részeként.
Lépés
Rész 1 /2: A helyes menetrend kiválasztása
1. lépés Gondolja át, hogy mire használja a napirendet
A felhasználó szakmájának és személyiségének megfelelően különböző napirendek vannak. A napirend kiválasztásakor használhat bélelt jegyzetfüzetet vagy nyomtatott napirendet, amely táblázatokat tartalmaz a különféle feladatok rögzítéséhez. Gondolja át előre, hogy miért és miért szeretné használni a napirendet. Ha a napirend lesz az egyetlen eszköz a napi tevékenységek tervezéséhez, akkor csak egy napirendet használjon. Egynél több napirend használata zavaró és kevésbé hasznos. A legmegfelelőbb napirend meghatározásához vegye figyelembe a következőket:
- Fel kell vennem a telefonszámot a napirendre?
- A napirendet csak az ülések ütemtervének rögzítésére fogom használni?
- Szükségem van egy napirendre, amely több mint egy évig tart?
- A napirend helyettesítheti azokat a jegyzeteket, amelyeket általában használok, például: napi feladatütemezés?
- Rendes notebookot vagy többfunkciós, táblázatos napirendet fogok használni?
- Szükségem van egy kis napirendre, amely elfér a zsebemben, vagy olyan napirendre, amely nyomon követheti az ülések jegyzőkönyvét?
- Minden nap feljegyzem az ütemtervet, vagy csak a hétvégi tevékenységekre vonatkozik?
2. lépés Szükség szerint válassza ki a napirendet
Keressen napirendet egy üzletben, ahol irodaszereket, írószereket, naptárakat vagy online árusít. A napirend ára nagyon változatos. Az esztétikai szempont figyelembe vétele mellett helyezze előtérbe a könyvek és az asztali formátumok forgalmazását a napirendben. Válasszon olyan napirendet, amely tetszik az életmódjának és a napi tevékenységeinek megfelelően.
3. lépés Vegye figyelembe az esztétikai szempontot
A prioritási funkción túl a vonzó és tetszetős napirend boldogabbá teszi a napirend használatát. Választhat egy egyszerű napirendet egy sima fekete borítóval vagy egy színes borítóval, vonzó képekkel és mintákkal. Az esztétikai szempont akkor lesz előnyös, ha összhangban van a vállalatban uralkodó munkaerkölccsel.
Figyeljen a napirend esztétikai szempontjaira is, ne csak a külsőre. Sokan inkább a sima oldalakat tartalmazó napirendeket részesítik előnyben, mint a bélelt oldalakat. Mások szimmetrikus asztalokat vagy könnyen beállítható elrendezést igényelnek. Önnek is szüksége lehet más napirendre, bizonyos megjelenéssel. Válasszon egy napirendet, jó borítóval és belsővel, hogy izgatottan használhassa a napirendjét minden nap
4. lépés Készítsen elő egy tollat és ceruzát
A napirend hasznosabb lesz, ha jegyzetelésre használják. Készítsen elő egy ceruzát és tollat, ahová írhatja vagy összefoglalja a napirendjét, például:
- Az aktatáskájában vagy a laptop táskájában
- A kézitáskában
- Az íróasztalnál az irodában
- Otthon az íróasztalnál
- A telefon közelében
- Ha gyakran elveszíti íróeszközeit, tartson egy ceruzát a napirendjén minden esetre, vagy használjon olyan szervezőt, amely rendelkezik ceruzatartóval.
2/2. Rész: A napirend hatékony használata
1. lépés: A napirendet minden nap használja
Azok az emberek, akik erősen elkötelezettek, hajlamosak jobban teljesíteni kötelezettségvállalásaikat. A szokások megváltoztatása nem könnyű, de új szokásokat alakíthat ki, ha azt mondja magának, hogy új dolgokat kíván tenni.
Ne feledje, hogy a jó szokásokat könnyebb kialakítani, ha egyszerre csak egy bizonyos szokásra összpontosít. Ne alakítson ki új szokásokat, amelyek túlterhelnek. Egyelőre összpontosítson a napirend használatának szokására
2. lépés. Mondja el egy barátjának, hogy használni szeretné a napirendet
Az emberek hajlamosak könnyebben átvenni az új szokásokat azokban a közösségekben, amelyek ismerik állásfoglalásaikat és támogatják egymást. Ossza meg szándékát egy barátjával vagy munkatársával. Ha barátai ugyanazokat a jó szokásokat akarják kialakítani, emlékeztethetik egymást, hogy rendszeresen jegyzeteljenek.
Lépés 3. Tegye a napirendet ugyanoda minden nap
Használja a napirendet egyetlen naptárként otthon és a munkahelyen, mert két napirend használata esetén nehéz lesz ütemtervet szervezni. Ehhez azonban következetességre is szükség van, mert minden tevékenységet rögzítenie kell otthon és a munkahelyen. Annak érdekében, hogy ne kelljen keresgélnie, válasszon egy helyet az irodában, és egy másikat otthon, hogy összeállítsa a napirendjét. A következetesség a meghatározó tényező ennek a szokásnak a kialakításában, ezért ne helyezze másra a napirendjét.
- Nagyszerű hely a napirend otthon tartására a telefon mellett, az aktatáskájában, a telefon vagy az autó kulcsa közelében.
- Az irodában a napirend elhelyezésének megfelelő helye az íróasztal, az asztal fő fiókja, a telefon mellett vagy az aktatáskája.
4. lépés. Jegyezze fel, hogy emlékeztesse Önt, hogy mindig tartson napirendet a munkába menet és onnan
Lehetséges, hogy otthon hagyta napirendjét otthon vagy a munkahelyen, amikor csak elkezdte használni. Ennek elkerülése érdekében írjon le emlékeztetőket, és helyezze őket látható helyre otthonában és irodájában. A kutatások alapján az egyik hatékony módszer bizonyos viselkedésformák kialakítására a kis papírlapokra írt emlékeztetők használata. Tegye ugyanezt saját maga számára is, ha emlékeztetőt állít: „Elhozta a napirendjét?” jól látható helyen, például:
- Laptopon
- Az asztalon
- A telefon mellett
- Az ajtóban
- A konyhaasztalon
- A fürdőszobában a tükörben
- Engedje el az emlékeztetőket, ha hozzászokott ahhoz, hogy a napirendjét magával vigye a munkahelyére és onnan.
5. lépés. Vegyen fel minden információt a napirendre
Miután elkészült a napirendje, sok információt rögzítenie kell, például: ütemezett értekezleteket, befejezetlen feladatokat és egyéb, előre tervezett tevékenységeket. Szánjon 1-2 órát az összes információ rögzítésére. Ez a módszer azt is hozzászoktatja, hogy helyesen használja a napirendet, és képes jó ütemtervet készíteni. Amit érdemes megjegyezni a napirenden, pl.
- Családtagok, barátok, kollégák és ügyfelek elérhetőségei
- Találkozó ütemterv az irodában
- leckék órarendje
- Az irodai vagy iskolai munka határideje
- Munkarend (ha a munkaidő gyakran változik)
- Találkozó háziorvossal vagy fogorvossal
- Szeretteinek születésnapja
- Fontos tevékenységek az irodában
- Különleges privát esemény
- Fontos dátumok egy hobbi vagy tanórán kívüli tevékenység számára, például: zongora előadás vagy jógagyakorlat
6. lépés Minden reggel olvassa el a napirendet
Minden reggel, mielőtt munkába indul, szánjon időt a napirend elolvasására, és határozza meg a megbeszélések, értekezletek és feladatok ütemezését. Szánjon időt arra, hogy emlékezzen arra, hogy van -e olyan feladat, amelyet hozzá kell adnia az ütemtervhez, befejeződött -e vagy át kell ütemezni. Minden reggel ellenőrizze az ütemtervet, hogy a lehető legtöbbet tudja kihozni a munkaidejéből, amint az irodába ér.
7. lépés: Mielőtt elhagyja a munkát, olvassa el a napirendet
Győződjön meg arról, hogy minden napi tevékenységet a tervek szerint elvégezett, mielőtt elhagyja a munkát, mielőtt újra elolvassa a napirendet. Gondolja át, van -e valami, amit fel kell jegyeznie a jövő hétre. Szokja meg, hogy frissítse a jegyzeteit a napirendjén, hogy könnyebben teljesíthesse munkaköri feladatait.
8. lépés: Használjon pozitív megerősítést, hogy motiválja magát
Tekintse a napirendet pozitív dolognak a mindennapi életben, nem pedig teherként vagy kötelezettségként. Használjon napirendet, hogy jutalmazza magát, miután befejezte a feladatot. Végül megpróbálsz egy feladatot elvégezni, mert érezni szeretnéd, milyen jó áthúzni a befejezett feladatütemezést. Tegye az alábbiak közül néhányat pozitív megerősítésként:
- Húzza át a befejezett feladatokat és találkozókat. Ha nem érzi jól magát, olvassa el újra az összes elvégzett tevékenységet, és legyen büszke arra, amit tett.
- Jutalmazd meg magad bizonyos feladatok elvégzéséért. Például: élvezze kedvenc kávéját vagy sétáljon nyugodtan, miután elvégezte 5 feladatát vagy elért egy bizonyos célt. Ez motiváltabbá teszi a napirend használatát és a feladatok lehető legjobb elvégzését.
- Csináljon valami szórakoztatót a napirend olvasása közben. Ahelyett, hogy túlterheltnek érezné magát a napirend ellenőrzésekor, használja a napirendet a munka termelékenységét támogató eszközként. Szokjon hozzá a napirend olvasásához, miközben szórakoztató tevékenységeket végez, hogy pozitívabban érezze magát, és megszüntesse a negatív érzéseket. Például: minden alkalommal, amikor reggel vagy a munkából hazaérkezés előtt elolvassa a napirendjét, igyon meg egy csésze kávét, csokoládét, vagy hallgassa kedvenc dalát. Ez a módszer arra készteti az agyat, hogy társítsa a napirendet valamihez, ami elősegíti a pozitív érzéseket.
- Adjon különleges jutalmat, ha sikerül egy hétig következetesen használni a napirendet. Azoknak az embereknek, akik még csak most kezdik használni a napirendet, általában extra motivációra van szükségük ahhoz, hogy hozzászokjanak a napirend viteléhez és a jegyzeteléshez minden nap. Ha ezt egy hétig megteheti, ajándékozzon meg egy különleges ajándékot, például: fagylaltot élvezni, filmet nézni vagy kávét inni egy barátjával. Néhány hét múlva megszokja a napirend hordozását és használatát.
- Írjon pozitív dolgokat, például jegyzeteljen egy fontos feladatra. Az új szokások megkönnyítése érdekében használja a napirendet, hogy emlékeztesse Önt szórakoztató tevékenységekre (ebéd a barátokkal, például) és kevésbé élvezetes tevékenységekre (például: konzultáció a fogorvossal).
9. lépés Szokja meg, hogy szükség szerint frissítse a teendőket
Ha reggel és este megvizsgálja a napirendet, vegye figyelembe az összes új információt, például: elvégzendő feladatokat, ülések ütemtervét, találkozókat és határidőket. Jegyezzen fel minden alkalommal, amikor új feladat történik. A napirend rendszeres frissítése megkönnyíti az időgazdálkodást és nyugodtabb lesz. Ezenkívül nem kell emlékeznie a rögzített feladatokra, így mentes az aggodalomtól és a kételyektől.
Ha vannak olyan feladatok, amelyek nagyon megterhelőek, készítsen külön ütemtervet, hogy képességeinek megfelelően tudja elvégezni. Ne hagyja elveszni a motivációját, mert a befejezetlen feladatokra gondol, miközben munkanapját végzi
10. Légy türelmes
1-2 hónapba telik, amíg az új szokás sikerül. Légy türelmes és bocsáss meg magadnak, ha valaha otthon hagyod a napirendet, vagy elfelejted rögzíteni az ütemtervedet, mert egy idő után új szokások alakulnak ki. Ne feledje, hogy a kisebb mulasztások nem csökkentik az új szokások kialakításának képességét.
Készítsen biztonsági mentési tervet arra az esetre, ha elfelejtené elhozni a napirendjét, például írja le az értekezlet ütemtervét egy kis papírlapra, és ragassza az asztalra az irodában. Ahhoz, hogy emlékeztesse magát a legfontosabb tevékenységekre és határidőkre, használjon online emlékeztető alkalmazást telefonján vagy laptopján, hogy mindig naprakész legyen, még akkor is, ha lemarad a napirendjéről
Tippek
- Tekintse a napirendet hasznos eszköznek, nem pedig tehernek. Ha napirendet használ, könnyebben megszervezheti napi tevékenységeit. Hosszú távon néhány órát takaríthat meg, ha minden nap néhány percet spórol.
- A pozitív megerősítéssel támogatott következetesség fontos szerepet játszik az új szokások kialakításában. A motiváció fenntartása érdekében használja rendszeresen a napirendet, koncentráljon a napirend használatából származó pozitív dolgokra, és szükség esetén jutalmazza meg magát.
- Válasszon olyan napirendet, amely tetszik és megfelel az igényeinek. Vásároljon napirendet, amely táblázatos formátumot biztosít, így feljegyezheti az összes fontos információt, és ütemezheti napi tevékenységeit.
