Az Access egy adatbázis -kezelő felület, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egy Excel adatbázis egy vagy több részét importálják a rendszerbe, hogy megtaláljanak egyezést a mezők (mezők) között vagy azokon belül. Mivel egyetlen Access -fájl több Excel -táblázatot is tartalmazhat, ez a program kiválóan alkalmas nagy mennyiségű Excel -táblázat adatainak az Accessbe történő összegyűjtésére vagy elemzésére is. Csak néhány kulcsfontosságú lépést kell elvégeznie.
Lépés
Rész 1 /3: Felkészülés az Excel Access -be történő importálására
1. lépés: Nyissa meg mindkét programot a számítógéphez
Meg kell vásárolnia és letöltenie egy Microsoft Office tervet, amely tartalmazza az Excel és az Access szolgáltatásokat. Ezt csak a Microsoft webhelyén keresztül teheti meg.
- A program letöltésének befejezése után kattintson a "Start" gombra a Windows rendszerben, és válassza a "Minden program" lehetőséget.
- Kattintson a "Microsoft Office" elemre, és válassza a "Hozzáférés" (vagy "Excel") lehetőséget a legördülő menüből. Lehet, hogy az Excel táblázatot e -mailben küldték vagy letöltötték egy webhelyről. A fájl megnyit egy Office programot a számítógépén.
2. lépés: Tisztítsa meg az Excel -táblázatot, mielőtt importálja az Access -be
A dolgok megkönnyítése érdekében javasoljuk, hogy végezzen néhány egyszerű lépést, mielőtt importálja az Excel fájlt az Access -be. A lényeg az, hogy az importálandó táblázatok közötti adatoknak konzisztenseknek kell lenniük.
- Érdemes megbizonyosodni arról, hogy az Excel táblázat első sora tartalmazza az oszlopfejléceket (vagy cellaneveket), és egyértelműen és könnyen érthető. Például az emberek vezetéknevét tartalmazó oszlopok esetében javasoljuk, hogy adja meg az oszlop címét "Vezetéknév". Adjon világos és pontos címsorokat, hogy könnyebben illessze az egyik Excel -lap oszlopfejléceit a másikhoz.
- Az Access lehetővé teszi két vagy több mező összekapcsolását több munkalap között. Tegyük fel, hogy rendelkezik Excel munkalappal, amely bérszámfejtési információkat tartalmaz. Ez a táblázat tartalmazza a személy kereszt- és vezetéknevét, címét és fizetési összegét. Tegyük fel, hogy a Hozzáférés című lapot egy második Excel -lappal szeretné egyeztetni, amely pénzügyi hozzájárulási kampányra vonatkozó információkat tartalmaz. Ez a második lap tartalmazza a személy nevét, címét és adományát. Az Access lehetővé teszi az egyik oszlopfejléc egyezését a másikkal. Például összekapcsolhatja a Névcímeket, ha látni szeretné, hogy azonos nevű személyek jelennek meg mindkét adatbázisban.
- Szkennelje be az Excel -lapot, és győződjön meg arról, hogy minden adattípust azonos módon kezel, és tisztítsa meg, mielőtt importálja az Access -be. Ezt hívják „relációnak” az Access -ben. Például, ha a bérszámfejtési táblázat egy oszlopban tartalmazza a kereszt-, vezeték- és középső kezdőneveket, de a második táblázat csak a keresztneveket tartalmazza külön oszlopokban, akkor az Access nem jeleníti meg a találatokat. Az oszlop/mező címsorának pontosan meg kell egyeznie.
Lépés 3. Ossza fel az információkat az Excel oszlopaiba
A probléma kiküszöbölése érdekében az információkat oszlopokra kell osztani az Excelben, hogy ne eredményezzenek "nincs egyezés" eredményt az Accessben.
- Például feloszthatja a keresztnevet, a középső kezdőbetűt és a vezetéknevet úgy, hogy mindegyiknek saját oszlopa legyen. Ha a második munkalap felépítése ugyanígy történt, akkor, amikor mondjuk a vezetéknevet vezetéknévvel kapcsolja össze az Accessben, a találatok ugyanazokra a nevekre jelennek meg.
- Az Excel oszlopának felosztásához jelölje ki azt az oszlopot, amely tartalmazza a felosztani kívánt információkat. Kattintson az "adat" adatokra az Excel program eszköztárán. Kattintson a "szöveg oszlopokba" linkre. Általában a "határolt" opciót választja. Kattintson a következő (következő) gombra.
4. lépés: Folytassa a varázsló segítségével a konvergáló oszlopok felosztását
Most már készen áll az egy oszlopban összefűzött információ több oszlopra történő felosztására.
- Válassza ki az oszlopban lévő adatok „lehatárolásának” módját. Vagyis az oszlop minden egyes információját elválasztja valami. Általában ez az elválasztó szóköz, vessző vagy pontosvessző. Gyakran ez az információ egyszerűen térben van elválasztva. Például a következő példában mondja ki, hogy a "Budi A. Dodo" név szerepel egy oszlopban. A keresztnevet (Budi) és az A. kezdőbetűket szóköz választja el. Dodo vezetékneve és kezdőbetűi A. szintén szóközzel vannak elválasztva. Tehát válasszon egy teret a határolt varázslóban.
- Kattintson a Tovább gombra, majd fejezze be (kész). A program Budi, A. és Dodo három oszlopra osztja szét. Ezeknek az új oszlopoknak ezután új címeket adhat, hogy jelezze az általuk tartalmazott információk típusát (vezetéknév, keresztnév stb.). A legjobb, ha először létrehoz néhány üres oszlopot a felosztott adatok jobb oldalán, hogy az adatok eltolódjanak egy új üres oszlopba (ahelyett, hogy felülírná az információkat tartalmazó oszlopokat).
2. rész a 3 -ból: Excel importálása az Access -be
1. lépés: Nyissa meg az Access programot a számítógépén
Lépjen a számítógépes program menüjébe. lépjen a Start menübe, válassza a Microsoft Office lehetőséget, majd kattintson a Microsoft Access elemre. Az Excel importálásához új üres Access adatbázist kell megnyitnia.
- Válassza az "üres asztali adatbázis" lehetőséget, hogy új adatbázist hozzon létre az Access programban.
- Ha akar, adjon új nevet. Kattintson a "létrehozás" (létrehozás) gombra.
2. lépés. Importálja az Excel táblázatot az Access szolgáltatásba
A következő lépés az Excel -táblázat (egy vagy több) behúzása az Access adatbázisba.
- Az Access adatbázis -kezelőben kattintson egyszer az eszköztár "Külső adatok" elemére. Válassza az "Excel" lehetőséget. Az Access egyes verzióiban ez a funkció az eszköztár "fájl" és a "Külső adatok lekérése" elemére kattintva érhető el.
- Amikor megjelenik a "fájlnév", kattintson a "Tallózás" gombra az Excel -lap megkereséséhez a számítógépen.
- Jelölje be a "forrásadatok importálása az új adatbázis új táblájába" jelölőnégyzetet. Ez a beállítás alapértelmezés szerint előre beállított.
- Ha megtalálta a számítógépre importálni kívánt táblázatot, kattintson rá. Kattintson az "OK" gombra. Ez a lépés elvezeti a varázslóhoz az Excel Access -be történő importálásához.
Rész 3 /3: A varázsló használata az importálási folyamat befejezéséhez
1. Lépjen végig az Access -ben megjelenő varázsló lépésein
A táblázat importálási folyamatának befejezéséhez hajtsa végre a varázsló lépéseit.
- Válassza ki az importálni kívánt munkalapot az Excel táblázatban. Néha azonban az emberek több oldalt hoznak létre egy Excel -táblázatban, amelyet a táblázat alján található címkékre kattintva tekinthetnek meg. Ha igen, közölnie kell az Access varázslóval a kiválasztott munkalapot. Kattintson a következő gombra.
- A következő oldalon van egy mező, amely megkérdezi, hogy az Excel -lap első sora tartalmaz -e oszlopfejléceket. Ez azt jelenti, hogy először ki kell tisztítani azokat a sorokat a táblázatban, amelyek az egyes oszlopok adatait (pl. Vezetéknév, cím, fizetés stb.) Jelölik, hogy az első sor az oszlop címe legyen. Ezután ellenőrizze, hogy „igen, hogy az első sor oszlopfejléceket tartalmaz” (igen, az első sor oszlopfejléceket tartalmaz). Ez a legegyszerűbb módszer. Kattintson a következő gombra.
- Ha az első sor nem tartalmaz oszlopfejléceket, a következő oldal megkérdezi, hogy szeretné -e megnevezni az úgynevezett "mezőket" az Access -ben (ezek oszlopfejlécek). Ha az importálás előtt nem töltötte ki ezeket a mezőket világos és könnyen megjegyezhető nevekkel (ajánlott), akkor ezt itt teheti meg.
2. lépés: Végezze el az importálási folyamatot
Az importálási folyamatban még van néhány lépés. A varázsló következő oldala megkérdezi, hogy szeretné -e azonosítani az elsődleges kulcsot.
- Ez a lépés nem kötelező, de megtehető. Az elsődleges kulcs azt jelenti, hogy a számítógépes program egyedi számot rendel hozzá minden információsorhoz. Ez a lépés később hasznos lehet az adatok rendezésekor. Kattintson a következő gombra.
- A varázsló záróképernyőjében egy szóköz található a kezdeti névvel. Átnevezheti az importált Excel -lapot (a fájl „táblázat” lesz az oldal bal oldalán található Accessben, amikor befejezi az importálást).
- Kattintson az "import", majd a "bezárás" gombra. A képernyő bal oldalán megjelenik egy táblázat. A munkalap most importálva van az Access -be.
- Ha egynél több adatkészletet szeretne összekapcsolni, ismételje meg ezt a folyamatot egy vagy több másik táblázatban. Most már készen áll arra, hogy megfeleljen az Access adatlapján található adatoknak.
Figyelem
- Ha az Excel fájl az Office nem Access verziójától származik, az importálási folyamat kissé nehéz lehet.
- Ismételten hangsúlyozzuk, hogy a táblázat importálása előtt tisztítania kell. Ennek egyik oka az adatok problémáinak elemzése.
- Mindig őrizze meg az eredeti táblázat másolatát, így ezt a folyamatot nem kell megismételni, ha hibát követ el.
- Legfeljebb 255 cella/doboz importálható az Access -be.
