Nemrég választották meg vagy nevezték ki titkárnak annak a bizottságnak, amelynek tagja vagy. Biztonságos! Tudja, hogyan kell jegyzőkönyvet készíteni, előkészíteni és bemutatni? Függetlenül attól, hogy követi -e a törvényhozó "Robert szabályait", vagy jegyzőkönyvet vesz egy kevésbé formális környezetben, itt fontos módszereket kell követnie.
Lépés
1 /4 rész: Kezdeti előkészítés
1. lépés: Ismerje meg szervezete értekezleti irányelveit
Ha a titkárnő hivatalos jegyzőkönyvet vesz fel, kérdezze meg, hogy a csoport betartja -e Robert Rendszabályait vagy más irányelveit. Kötetlenebb környezetben kérdezze meg, mit kell szerepeltetni a jegyzőkönyvben, vagy hogyan kell használni.
- Jegyzetíróként nem kell ismernie a teljes Rendelési Szabályzat oldalt. A könyv másolatának beszerzése (vagy az elnöktől kölcsönzés) azonban hasznos lehet bizonyos kérdések megválaszolásához.
- Jól értse meg szerepét. Néhány jegyzőkönyvet készítő titkár nem vett részt az ülésen, míg mások jegyzőkönyvet vettek fel, és hozzájárultak a vitához. Mindkét esetben a titkár nem lehet olyan személy, akinek más elsődleges szerepe van, például a találkozó vezetője vagy segítője.
2. lépés. Előzetesen készítse elő a sablont
Minden ülés jegyzőkönyve nagyjából ugyanazokat az információkat tartalmazza. A sablonok egységes formátumot hoznak létre az egyszerű hivatkozás érdekében. A következő információkhoz tegyen szóközt.
- Szervezet neve.
- Találkozó típusa. Ez heti vagy éves értekezlet, kisebb bizottsági ülés vagy különleges céllal tartott ülés?
- Dátum, idő és hely. Tegyen helyet a találkozó kezdetének és végének (nyitás és feloszlatás).
- Az ülés elnökének vagy elnökének neve és a titkár (vagy utódja) neve.
- A "résztvevők" listája és "elnézést a hiányzásért". Ez egy fantasztikus kifejezés a részvételi listákra. Jegyezze meg, hogy van -e határozatképesség (elegendő számú ember a szavazáshoz).
- Tegyen helyet az aláírásának. Jegyzetíróként mindig alá kell írnia jegyzeteit. A szervezet irányelveinek megfelelően további aláírásokra lehet szükség a jegyzőkönyv jóváhagyásakor.
- Napirendkönyv, ha van. Ha az elnök vagy az értekezletvezető nem kéri, hogy készítsen napirendet, annak kérésre rendelkezésre kell állnia. A hivatkozási napirend segítségével könnyebben megszervezheti az ülések jegyzőkönyveit.
3. Vigye magával notebookját vagy laptopját
Győződjön meg arról, hogy bármit hoz, kényelmes számodra. Ha gyakran fog jegyzetelni, tartson egy jegyzetfüzetet erre a célra, vagy hozzon létre egy mappát a számítógépén.
- Ha jegyzőkönyvet vesz fel egy előző megbeszélésre, amelyet nem hagytak jóvá, vigye magával.
- Bár egy hangrögzítő segíthet a percek későbbi átírásában, ezek nem helyettesíthetik a perceket. Ha egy találkozót rögzít, győződjön meg arról, hogy minden jelenlévő egyetért ezzel, és ne engedjen a kísértésnek, hogy szóról szóra átiratot készítsen.
- A gyorsírás elsajátítása felgyorsítja a jegyzetelést, de nem kell minden szót leírni a jegyzeteléshez. Valójában el kell kerülnie.
- Ha felkérnek, hogy nyilvánosan jegyzőkönyvet készítsen egy ülésen, használjon OHP -t vagy prezentációs táblát. Győződjön meg róla, hogy utána otthon is jegyzetelhet anélkül, hogy elhalványítaná a tintát, így a gyorsírással gépelheti a jegyzeteket.
2. rész a 4 -ből: Ülési jegyzőkönyv készítése
1. lépés. Ossza meg a jelenléti listát
Amint mindenki jelen van, osszon ki egy papírt (nagyobb összejövetelekre inkább), ahol elegendő hely áll rendelkezésre ahhoz, hogy az emberek felírhassák nevüket és elérhetőségeiket. Ezt a papírt használhatja a találkozó után a sablon résztvevők listájának kitöltéséhez, vagy beillesztheti ezt a listát a kész jegyzőkönyvbe.
Ha nem ismeri a jelenlévők nagy számát, akkor rajzoljon egy ülőlapot, és töltse ki, amikor mindenkit arra kér, hogy mutassa be magát. Készítse el ezt a táblázatlapot, amikor jegyzőkönyvet ír, hogy lehetőség szerint név szerint megnevezze az embereket (az alábbiakban tárgyaltak szerint)
2. Töltse ki a lehető legtöbbet a rendelkezésre álló sablonokban
Amíg az ülés kezdetére vár, jegyezze fel a szervezet nevét, az ülés időpontját és helyét, valamint az ülés típusát (heti testületi ülés, rendkívüli bizottsági ülés stb.). Amikor a találkozó elkezdődik, jegyezze fel a kezdési időpontot.
- Ha nincs sablonja, jegyezze fel ezeket az információkat a jegyzet tetején.
- Ha az értekezletet különleges célra vagy eseményre tartják, mentse el a tagok értesítésére küldött értesítéseket. Másolás után be kell illesztenie a jegyzetbe.
3. lépés. Jegyezze fel az első mozgás eredményét
A legtöbb hivatalos találkozó napirend elfogadására irányuló indítvánnyal kezdődik, ezért ezt a lépést példaként fogjuk használni. Ha az értekezlet más indítványból indul, mindenképpen rögzítse az összes lényeges információt:
- Az indítvány megfelelő megfogalmazása a "javaslatot teszek". Ez általában olyan mondatokra vonatkozik, mint a "Javaslom ennek a napirendnek az elfogadását".
- A javaslattevő (az indítvány benyújtója) neve.
- Szavazási eredmények. Ha a szavazás sikeres, írja be az "indítvány elfogadva" feliratot. Ha nem sikerül, írja be: "elutasított indítvány".
- Írásban is benyújthat egy hosszú indítványt, ha nem tudja pontosan rögzíteni. Ha ez megismétlődik, kérdezze meg az ülés szélén, hogy az ebben a dokumentumban szereplő indítványok hivatalos szavazatok lehetnek -e az indítványokhoz, bizonyos szavakkal.
- Ha elkészíti a napirendet, Ön lehet ennek az indítványnak a támogatója, valamint a jegyzőkönyv titkára. Meg lehet csinálni; amíg objektív marad, nem lehet probléma a saját mutatványainak rögzítésével.
4. lépés. Jegyezze fel a többi mozdulatot a találkozó során
Figyelmesen hallgassa meg az egész vitát, de (hacsak másképp nem utasítják!) Ne rögzítse. Amikor új indítványt tesz, rögzítse a vonatkozó információkat.
- Ne feledje, hogy minden indítványnak tartalmaznia kell az indítvány pontos megfogalmazását, a javaslattevő nevét és a szavazás eredményét.
- Egyes indítványok megkövetelik a javaslatok támogatóit, mielőtt elmennek a szavazásra. Ha valaki azt mondja: "Támogatom ezt az indítványt" vagy hasonló szavakat, jegyezze meg az illető nevét támogatóként.
- Ha nem tudja a javaslattevő nevét, vagy meg kell ismételnie az indítványt, udvariasan szakítsa meg az ülést. Az információk pontos rögzítése fontos a kisebb megszakítások igazolásához.
- Ha egy mozgást kijavítanak, egyszerűen módosítsa a javaslat megfogalmazását jegyzeteiben. Hacsak a változás ellentmondásos és hosszas vitát vált ki, nem szükséges megjegyezni, hogy a változás az ülésen történt.
5. lépés. Hallgassa meg a jelentést, és szerezzen be egy másolatot a jelentésből
Amikor egy jelentést, hírlevelet vagy hasonló tételt hangosan felolvasnak, jegyezze fel a jelentés címét és az olvasót (vagy az elkészítő albizottság nevét). Ha egy mozgás csatolva van, rögzítse azt, mint bármely más mozgást.
- A legpraktikusabb az értekezlet végén beszerezni a jelentés másolatát. Jegyezze fel, hogy kérjen másolatot az olvasótól vagy az értekezlet vezetőjétől (elnök vagy elnök) az értekezlet után. Minden jelentés másolatát csatolja a korábban másolt jegyzőkönyvhöz.
- Ha másolat nem áll rendelkezésre, jegyezze fel az eredeti tárolási helyét. Előfordulhat, hogy az értekezlet után kérnie kell ezeket az információkat.
- Ha a tagok szóbeli jelentést készítenek (és nem olvasnak a dokumentumból), írjanak rövid és objektív összefoglalót a jelentésről. Ne adjon meg különleges részleteket vagy szónoki idézeteket szó szerint.
6. lépés. Jegyezze fel a megtett vagy elvégzett tevékenységeket
Ez magában foglalja a múltbeli megbeszélések feladatainak "ellenőrzését", valamint az új műveleteket. Kirendeltek valakit levél írására? Írja le a nevüket és utasításaikat.
- Attól függően, hogy a megbeszélés milyen formális, sok ilyen művelet a "mozgások" kategóriába tartozik. A kevésbé hivatalos megbeszélések során előfordulhat, hogy figyelnie kell a nem túl egyértelmű döntésekre.
- Mellékeljen egy rövid indokolást a döntés mögött, ha van ilyen.
7. lépés Jegyezze fel az összes utasítás és döntési pontot
Amikor kifogást indítanak az eljárásba, jegyezze fel a kifogást és annak alapját, valamint az elnök által hozott teljes határozatot.
Feltétlenül hivatkozzon Robert Rendszabályaira, belső szervezeti szabályaira vagy vállalati protokolljaira
8. lépés Csak akkor írja fel a megbeszélés összegzését, amikor a rendszer kéri
Hivatalosan a jegyzőkönyvek rögzítik, hogy mit „tettek”, és nem azt, amit „mondtak”. Azonban teljesítsen minden, szervezethez kapcsolódó kérést.
- A megbeszélések rögzítésekor a lehető legobjektívebb legyen. Konkrét pontokat, ne véleményeket tartalmazzon, és minimálisra csökkentse a mellék- és határozószók használatát. A száraz, tényszerű és unalmas írás a célod!
- Ne említse az embereket név szerint a vita összefoglalójában. Ez különösen fontos a forró vitákban, amelyek problémákat okozhatnak.
9. lépés: Zárja be az értekezlet végén
Jegyezze fel az ülés elutasításának idejét. Ne felejtse el kérni a jelentés másolatát, vagy emlékeztesse valakit, hogy küldje el Önnek.
Szkennelje be jegyzeteit, hátha lemaradt valamiről, vagy magyarázatra van szüksége. Ha meg kell kérdeznie valakit, tegye meg most, mielőtt elmegy
3. rész a 4 -ből: Jegyzőkönyvek másolása
1. lépés: A lehető leghamarabb indítsa el ezt a folyamatot
A legjobb, ha közvetlenül a találkozó után lemásolja a hivatalos jegyzőkönyvet, miközben az események még frissek az emlékezetében.
2. lépés: Számítógép segítségével írja be a megbeszélés jegyzőkönyvét
Valószínűleg ezt tette, ha laptopját használja egy értekezleten. Mentse el jegyzeteit, és hozzon létre egy új dokumentumot a jegyzőkönyvhöz, hogy egymás mellett összehasonlíthassa jegyzeteit és jegyzeteit.
Lépés 3. Formázza a jegyzeteket szép bekezdésekbe
Minden új indítványt, döntést vagy utasítást külön bekezdésbe kell foglalni. A formátum létrehozásakor ellenőrizze, hogy:
- Használjon helyes helyesírást és nyelvtant. Ha szükséges, használjon helyesírás -ellenőrzőt.
- A jelentés során ugyanazt a nyelvezetet használja. Használja a múlt vagy a jelen időt, de soha ne változtassa meg őket ugyanazon dokumentumban.
- Írjon minél objektívebben. Véleményét nem szabad a jegyzőkönyvből kikövetkeztetni. Olyan objektív rekordot próbál létrehozni, amelyet mindenki használhat.
- Használjon egyszerű és határozott nyelvet. A homályos nyelvet határozott szavakkal kell helyettesíteni. A virágos leírást teljesen ki kell hagyni.
- Csak a végrehajtott lépéseket sorolja fel, és ne a vitát. Hacsak nem kéri a beszélgetés rögzítését, akkor arra kell összpontosítania Kész, nem mit mondott.
- Adja meg az oldalszámokat az egyszerű hivatkozás érdekében.
4. lépés: Ossza meg jegyzőkönyvtervezetét a tagokkal
Küldjön egy példányt minden tagnak a részvételi listán található elérhetőségek segítségével. Ha nem rendelkezik elérhetőségével, akkor az értekezlet vezetőjének fel kell vennie a kapcsolatot velük.
5. lépés. Hozd el jegyzőkönyvét jóváhagyásra
A következő ülésen felkérhetik, hogy olvassa fel hangosan a jegyzőkönyvet, és nyújtsa be jóváhagyásra. Ha az indítvány sikeres, jelölje meg, hogy a jegyzőkönyvet elfogadták.
- Ha a jegyzőkönyv elfogadása előtt indokolt, rögzítse a dokumentumban a módosításokat, és a végén jelezze, hogy a jegyzőkönyvet kijavították. Ne írja le konkrétan a korrekciót.
- Ha a jegyzőkönyv kézhezvételét követően indítványt tesz a jegyzőkönyv kijavítására, akkor a megfelelő jegyzőkönyvbe írja be az indítvány pontos megfogalmazását, valamint azt, hogy az indítványt jóváhagyták -e vagy sem.
4. rész / 4: Találkozási jegyzőkönyv sablonok használata
1. Látogassa meg a megbeszéléssablon -összesítő webhelyet
Ez a kész sablon segít időt spórolni a megbeszélések jegyzőkönyveinek előkészítésében, miközben megakadályozza a jegyzetelési hibákat.
2. lépés Szánjon egy kis időt ezekre a webhelyekre
Használja a keresési funkciót, és fedezze fel a rendelkezésre álló lehetőségeket, hogy megtalálja az Önnek legmegfelelőbbet.
Ha például egy speciális sablonra, általánosra vagy szabványra van szüksége, böngéssze a webhelyet, hogy megtalálja az Ön igényeinek megfelelőt, majd töltse le a „letöltés” vagy „sablon használata” gombra kattintva. Ügyeljen arra, hogy könnyen megtalálható helyen tartsa, nehogy elveszítse
3. Nyissa meg a sablonfájlt
A letöltés után nyissa meg a zip fájlt, majd nyissa meg Microsoft Word vagy Excel segítségével. A legjobb minőségű sablon megszerzéséhez és a használat megkönnyítéséhez használja a Microsoft Word legújabb verzióját. A legújabb verzió használata egyszerűbbé teszi a munkát, miközben lehetővé teszi az új funkciók használatát.
4. lépés. Adja hozzá a cég logóját és szerzői jogi jelét a sablon fejéhez
Távolítsa el a minta logót, de feltétlenül olvassa el a sablonforrás webhely használati feltételeit. Ugye nem akarsz felesleges jogi gondokkal szembesülni?
5. lépés. Változtassa meg a címet
A cím részben jelölje ki a „Találkozó/Csoport” szót, majd írja be a megbeszélés jegyzőkönyvének címét.
6. lépés: Téma módosítása (opcionális)
Annak érdekében, hogy a találkozó jegyzőkönyvei szebbek és professzionálisabbak legyenek, fontolja meg a színek megváltoztatását vagy az előre elkészített téma kiválasztását. A trükk egyszerű, keresse meg az „Oldal elrendezése” kifejezést, majd nyissa meg a „Színek és témák” részt. Ebben a részben beállíthatja a sablon megjelenését. A színt személyre szabhatja, hogy illeszkedjen a cég logójának színéhez.
7. lépés Nevezze meg a sablon részeit
A sablonnak több szakaszának kell lennie. Lehet, hogy többre vagy kevesebbre van szüksége, vagy egyszerűen nem tetszik a név. Megváltoztathatja, hogy megfeleljen az adott találkozó igényeinek.
8. lépés. Mentse el ezt a sablont a laptopján, hogy magával vihesse a megbeszélések jegyzőkönyveit
Ha még mindig a Microsoft Office -t használja, akkor ez a feladat könnyen és gyorsan elvégezhető. Emellett rendszeresebben és pontosabban kell részt vennie az üléseken, mint korábban. Alternatív megoldásként kinyomtathat egy sablont, és kézzel írhatja a jegyzőkönyvet. Ügyeljen azonban arra, hogy a szakaszok elég szélesek legyenek, hogy szükség esetén annyi információt tartalmazzon.
9. lépés. Ellenőrizze a sablont
Biztonságos! Befejezte az értekezlet -jegyzőkönyv sablon létrehozását. Az értekezletek során végzett munka termelékenységének és pontosságának jelentősen javulnia kell, miután van egy útmutatósablonja a megbeszélések jegyzeteinek megszervezésére. Csakúgy, mint bármely más feladat, olvassa el a sablon részleteit, hogy kiderüljön, hiányzik -e valami, vagy nem világos. Miután meggyőződött arról, hogy minden rendben van, ez a sablon használható, és jobban felkészül a következő találkozóra.
Tippek
- Írja be jegyzőkönyvét, amint a találkozó véget ért. Ezt a legjobb, ha az események még frissek az emlékezetében. Fontos, hogy a résztvevők a találkozó után a lehető leghamarabb megkapják a cselekvési tétel másolatát.
- Üljön a lehető legközelebb az értekezlet vezetőjéhez. Ez lehetővé teszi, hogy mindent halljon, és magyarázatot kérjen anélkül, hogy felemelné a hangját.
- Kérje meg az embereket, hogy rögzítsék mozdulataikat, hogy ne kelljen a helyszínen rögzíteniük.
- Tartsa a jegyzőkönyvet biztonságos fájlban.
Ne féljen félbeszakítani, és bármikor magyarázatot kérni.
- A jegyzetek nagyon fontosak. Ezeket a nyilvántartásokat vezetik, és felhasználhatják későbbi referenciaként. Ha például jogi ügyekről van szó, valakinek a hírneve függhet a perceitől.
- Olvassa el Robert Rendszabályainak szakaszait, különösen a titkársági szakmát.
- Írja le a fontos dolgokat, amikor beszélnek. Ha ugyanazt a témát kétszer is felvetik, ne csoportosítsa őket.
Figyelem
- Ne írjon túl sok részletet a jegyzőkönyvbe. Még ha fel is kérnek egy beszélgetést, rögzítse a lehető legrövidebben és közvetlenül. Korlátozza magát a felhozott fontos pontok rögzítésére, különben túlterheli magát, ha felesleges részletekkel tölti fel a jegyzőkönyvet.
- A jegyzetelő személyes értelmezéseit és érzéseit nem szabad belefoglalni a jegyzetekbe.
- Ha a megbeszélés egy része az ügyvéd-ügyfél titoktartás kategóriájába tartozik, ne tedd jegyezze fel azt a részt. Ne feledje, hogy "A tanácsadó tájékoztatja, hogy ez a megbeszélés magában foglalja az ügyvéd-ügyfél titoktartását. Ezt a vitát nem rögzítik."
- Ha felkérik Önt, hogy rögzítsen bizalmas vitákat, például ügyvédek és ügyfelek között, készítsen „más” jegyzőkönyveket, és tartsa őket külön a szokásos jegyzőkönyvektől. Jelölje bizalmasnak, és világossá tegye, hogy ki férhet hozzá a dokumentumhoz.
