Ha úgy érzi, túlterheltek a napi feladatok, az ütemterv segít termelékenyebbnek, hatékonyabbnak és szervezettebbnek lenni. Kísérletezzen notebookjával, tervezőjével vagy alkalmazásával, hogy gazdálkodjon az idejével, és tartsa be azt a módszert, amely Ön szerint a legjobban működik. Ügyeljen arra, hogy reális eredményeket állítson be, és helyezze előtérbe a felelősség és a szabadidő közötti egyensúlyt. A pályán maradáshoz tegye az ütemezést a rutin részévé, és jutalmazza meg magát, amikor sikerül kipipálni egy feladatot a teendők listáján.
Lépés
Rész 1 /3: Ütemezés készítése
1. lépés: Jegyezze fel a rutin tevékenységek elvégzésének idejét
Vegyen naplót a reggeli készülődésről, a reggeli mosásról, a bevásárlásról, válaszoljon az e -mailre, végezzen házimunkát és végezzen egyéb rutinfeladatokat. Nézze át egy hétig, és írja le egy jegyzetfüzetbe, munkalapba vagy Jegyzettömb alkalmazásba.
- Ha egy hétre követi a rutinját, meg tudja becsülni azt az időt, amelyet bizonyos feladatokra szán.
- Talán megtalálod a módját, hogy produktívabb legyél. Például azt tapasztalhatja, hogy 10 órát töltött videojátékkal, és több időt kell fordítania a tanulásra.
2. lépés: Próbáljon ütemtervet létrehozni különféle eszközök használatával, a notebookoktól a napirendeken át az alkalmazásokig
Használja ki a különféle kézírásos vagy digitális módszerek előnyeit az ütemezés első beállításakor. Ha üres lappal szeretne kezdeni, használjon notebookot vagy Notepad alkalmazást. Ha olyan dátumot és időrést tartalmazó lapot szeretne használni, használjon napirendet vagy naptáralkalmazást.
- Válassza ki az Önnek megfelelő módszert. Ha nem szereti a papírt, használjon digitális alkalmazást. Ha a kézírás segít koncentrálni, használjon ceruzát és jegyzetfüzetet.
- Az időbeosztás használatával tudni fogja, mit szeret és mit nem. Ha megtalálta a megfelelő módszert, használja tovább. Gyűjtse össze az összes feladatát egyetlen helyen, legyen az notebook, teendő vagy alkalmazás.
3. lépés Írja le a dátumot és a napot, ha szükséges
Ha a dátum és a nap nem érhető el a készüléken, írja be őket az ütemezés oldal tetejére. Egy oldalt csak 1 napig használjon, így az aktuális feladatra tud koncentrálni. Szükség esetén készítsen további megjegyzéseket.
- Az ütemtervben szereplő napok felsorolása segít nyomon követni az adott napon zajló tevékenységeket, például a zenei órákat hétfőn és szerdán.
- Ha sima notebookot használ, használja ki a bal oldali oldalt az ütemezés sorrendjében, majd írja le napi prioritásait és egyéb megjegyzéseit a jobb oldalon.
4. lépés Először adja meg a meghatározott tevékenységeket
A leckék, a rendszeres értekezletek és más határozott feladatok képezik az ütemterv vázlatát. Kezdje egy rögzített tevékenység oszlop kitöltésével, például „08.30 - Bevezetés a pszichológiába” vagy „16.00 - Jógaóra”.
- Ha üres jegyzetfüzetet vagy munkalapot használ, helyezzen el egy időrést az oldal bal oldalán 30 percenként. Ez a módszer nagyon hasznos lesz. Adjon mindegyiknek egy időrést, hogy elegendő hely legyen a jegyzetek hozzáadásához a hozzárendelés alatt.
- Ha napirendi vagy ütemezési alkalmazást használ, általában rendelkezésre áll egy időrés.
Rész 3 /3: Időzítés
1. lépés. Készítsen egy teendőt egy külön papírlapra
Könnyű beiktatni a rutinfeladatokat, de a hátralévő idő megszervezése nem az. Kezdje azzal, hogy mindent le kell írnia egy üres papírlapra vagy egy új dokumentumra a telefonján vagy számítógépén. a feladat mellé számot vagy betűt írva jelezze a feladat prioritását.
- Például írjon 1 -et (vagy A -t) a legfontosabb feladatok mellé. Ezek azok a feladatok, amelyeket először be kell vennie az ütemtervébe. Írjon 2 -t (vagy B -t) a közepes prioritású feladatok mellé, és 3 -at (vagy C -t) az alacsony prioritású feladatokhoz.
- Amikor feladatot ír az ütemtervébe, megjelölheti mellette a prioritási szintet, vagy egyszerűen hozzáadhat egy csillagot vagy felkiáltójelet a kiemelt feladatok mellé.
- Ha egy hétre tervez, használjon heti teendőlistát. Írjon le egy napi feladatot, ha egy napra szeretne ütemtervet készíteni.
2. lépés. Tervezze meg legfontosabb feladatait olyan időszakokra, amikor a legtermékenyebbnek érzi magát
Kezdje kitölteni az ütemtervet a legfontosabb feladatokkal. Becsülje meg, hogy mennyi ideig tart az egyes feladatok elvégzése, és ütemezze be a legfontosabb feladatokat azokban az időkben, amikor a legnagyobb energiával és figyelemeltereléssel jár. A kiemelt feladatok kiemeléséhez adjon hozzá csillagot, aláhúzást vagy kiemelést a Highlighter használatával.
- Például, ha reggel a legtermékenyebbnek érzi magát, ütemezzen fontos projekteket ebéd előtt. A fájlok rendszerezése és az e -mailek törlése később is elvégezhető.
- Próbáljon ésszerű időbecslést készíteni. Ne próbálja nagyon rövidre, mondjuk 30 percre időzíteni a házi feladatot vagy az ügyféllel való találkozást, ha tudja, hogy 1 órának egy órának kell lennie.
- A legfontosabb feladatok megadása után ideje egyszerűbb feladatokra, például mosásra vagy vásárlásra.
3. Adjon meg olyan részleteket, amelyek segítenek emlékezni arra, hogy mit kell tennie
Amikor hozzárendel egy feladatot, adjon meg konkrét információkat, hogy emlékezzen a hozzárendelés jelentésére. Ha csak rövid jegyzeteket készít, például „Találkozó” vagy „Adatok keresése”, akkor nehezen fogja megjegyezni, mit jelent.
- Ha részt kell vennie egy értekezleten, adja meg az időpontot, a helyet és a találkozó résztvevőit is. Felvételi pontokat is hozzáadhat a megbeszélésekhez.
- Ne feledje, nem kell minden esszét megírnia minden feladathoz. Csak írja be a szükséges adatokat, nehogy összezavarodjon olvasása közben.
4. lépés. Írja le az egyes feladatok kezdési és befejezési idejét
Függetlenül attól, hogy milyen eszközt használ az ütemezéshez, alkalmazásokat vagy Jegyzettömböt, a kezdési és befejezési idő lejegyzése segít a napi tevékenységek ütemezésében tartani. Lesz egy elképzelésed arról, hogy holnap milyen napod lesz, és hol leszel egy adott időpontban.
- Például lehet, hogy áttekintést kell készítenie 9: 30-10: 30 között, leckéket kell vennie 11: 00-12: 15 között, ebédelnie kell 12: 30-kor, és részt kell vennie a megbeszéléseken 13: 00-13: 45 között.
- Ne felejtse el mindig ésszerűen beállítani a becsült időt. Figyeljen a jegyzetekre, amelyeket a múlt követése közben készít, hogy pontosan meg tudja becsülni, mennyi ideig tart egy feladat elvégzése.
5. lépés Szánjon időt a szórakozásra, a családra és a pihenésre is
Nem lehet mindig produktív. Szánj tehát időt azokra az emberekre, akiket szeretsz, lógj kint és érezd jól magad. Ha olyan ember vagy, aki gyakran elfelejt pihenni, fontos, hogy emlékeztessen a pihenésre és a szórakozásra.
Írjon be például olyan bejegyzéseket, mint: „Kedd, 18:30 - Vacsora Mrs. Raras -szal és Tanaya -val (befejezze a munkát 17:45!)” Vagy „Szombat, 12:00 - Vigye Aurorát a parkba”
6. lépés. Az idő 25% -át hagyja tétlen
Nehezen fogja finomítani az ütemtervet, ha több feladatot tölt be egymás után. Még jobb, ha szakít időt az esetleges megszakításokra vagy késésekre. Az egyes feladatok közötti legalább 15 perces időköz nagyszerű módja annak, hogy a tervben végrehajtott minden változtatást befejezze.
- ha el kell mennie valahová, mindig adjon hozzá 10-15 percet (vagy akár többet is, attól függően, hogy hol lakik), arra az esetre, ha elakadna a forgalomban.
- Még akkor is, ha nem késik, vagy nincs zavaró tényező, a többlet időt pihenésre, testmozgásra vagy akár további feladatokra is felhasználhatja.
Rész 3 /3: Ragaszkodás az ütemtervhez
1. lépés. Állítsa be az ütemtervet minden nap ugyanabban az időben
Ha meghatározott időbeosztást állít be, ez a tevékenység a napi rutin része lesz. A teendők listáját a reggeli kávé vagy az azt megelőző este során ellenőrizheti. Csak az ütemezési tevékenységeket kell napi szokássá tenni.
Könnyebb lehet a heti ütemtervet vasárnap este tervezni, majd kiigazítani és beállítani a napi menetrendet minden este vagy reggel
2. Lépés. Mentse el az ütemtervet, ahol láthatja
Függetlenül attól, hogy a jegyzetfüzetben, a teendőben vagy az alkalmazásban van-e, mindig győződjön meg arról, hogy az ütemterv könnyen hordozható. Ha ritkán nyúl hozzá a menetrendhez, akkor nehezen fogja betartani ezt az időzítési célt.
- Ha használja az alkalmazást, telepítse és szinkronizálja fiókját az összes használt elektronikus eszközzel. Próbáljon asztali számítógépet vagy kezdőképernyős widgetet használni a feladatok elektronikus eszköz fő kijelzőjéhez való rögzítéséhez.
- Táblázat vagy naptár telepítése a munkaterületre nagyon hasznos lesz. Írjon le egy pillanat alatt könnyen érthető információkat, például fontos dátumokat és heti célokat.
3. lépés. Jelölje be a befejezett feladatokat, hogy motivált maradjon
Egyszerű, a befejezett feladat mellé kullancsot tenni nagyon szórakoztató. Ezeknek a jeleknek a megadása bizonyos elégedettséget fog okozni, mert sikerült előrelépést elérnie, miközben felelősségteljes maradt.
Nem kell pánikba esnie, ha nem sikerül minden feladatát elvégeznie. Ha váratlan dolog történik, nézze át az ütemtervet, és tegye azt másnap prioritássá
Lépés 4. Jutalmazza meg magát, ha elvégzi az összes feladatot
Ha várható jutalom van, a feladatok könnyebben teljesíthetők, különösen az unalmasak. Például, ha a napja tele van prezentációkkal, találkozókkal és határidőkkel, jutalmazza meg magát egy extra pihenővel, fagylalttal vagy más egyszerű jutalommal.
Amellett, hogy egy apró ajándékon, egy feladat befejezésének ünneplésén kívül, egy nagy ajándékot készíts magadnak egy fárasztó nap után. Töltsön több időt a kádban, videojátékokkal, filmnézéssel vagy kedvenc tevékenységével
5. lépés. Használja a termelékenységi alkalmazásokat a zavaró tényezők blokkolására
Ha hajlamos böngészni az interneten vagy hozzáférni a közösségi médiához, töltsön le egy olyan alkalmazást, mint a StayFocused vagy a Focusbar. Az ilyen típusú alkalmazások blokkolják azokat a webhelyeket, amelyek felbukkannak, és elvonják a figyelmet a munkára kijelölt időpontokban.
Még hasznosabb, ha a telefont a zsebében vagy táskájában tartja, nem az asztalon. Így továbbra is használhatja, amikor szüksége van rá, de viszonylag mentes a figyelemeltereléstől, ha távol tartja a látótól
6. lépés. Tervezzen rendszeres szüneteket a fáradtság elkerülése érdekében
A szünet nélküli szünet nélküli menetrend fárasztónak érzi magát, és akár halogatást is okozhat. Nyilvánvalóan nem tudod a legjobbat nyújtani, ha így bánsz magaddal. Szánjon időt a szabadságra, hogy a munka könnyebben kezelhető legyen, miközben felfrissíti a testet és a lelket.
- Jó például kihasználni a hétvégét a különféle háztartási ügyek megoldásához. Ha azonban fűnyírást végez, mosogat és szombaton takarítja a házat, akkor vasárnapra tervezze a pihenést.
- Minden este ütemezzen pihentető időt 1-2 órára lefekvés előtt. Használja ezt az időt szórakoztató könyv olvasására, a kádban való áztatásra vagy pihentető zene hallgatására.
Tippek
- Az összes feladatot egyetlen ütemezés szerint rendezheti, akár a Jegyzettömbben, akár a teendőkben, akár egy alkalmazásban. Összezavarodhat, ha a különböző feladatokat különböző ütemtervekre osztják szét.
- Legyen rugalmas, írjon ceruzával, és szükség szerint módosítsa ütemtervét. Ne essen pánikba, ha a valóság nem a terv szerint alakul.
- Használja ki a hátralévő időt. Ahelyett, hogy a közösségi médiába menne, hogy 15 percet töltsön egy találkozó előtt, próbálja meg részletekben elvégezni a napi feladatait. Ezt az időt egészséges ételek fogyasztására, nyújtásra vagy gyors sétára is használhatja.
- Illessze be az ütemtervbe az esetleges zavaró tényezőket, de tegyen meg mindent annak elkerülése érdekében. Ha valaki meglátogatja Önt a munkahelyén, vagy fel kell vennie a telefont, mondja azt, hogy „Sajnálom, csak egy percig tudok csevegni”, vagy „Köszönöm a kérdést, de sajnálom, később válaszolni tudok rá.."
- Ne késlekedjen! A feladatok tovább halmozódnak, ha továbbra is figyelmen kívül hagyod őket, és az ütemterved egyre nehezebb lesz dolgozni.
- Ha nem tud menetrend szerint dolgozni, ne csüggedjen. Változtasd meg egy kicsit a körülményeidnek megfelelően, és próbálj minél jobban ragaszkodni hozzá.
