A költségelemzés a gazdasági értékelés négy típusának egyike (a költség -haszon elemzés, a költséghatékonysági elemzés és a költség -haszon elemzés mellett). Ahogy a neve is sugallja, a költségelemzés az elsődleges eredménytől függetlenül a program végrehajtásának költségeire összpontosít. A költségelemzés fontos első lépés, mielőtt bármilyen más gazdasági értékelést végezne a projekt alkalmasságának vagy megbízhatóságának megállapítása érdekében.
Lépés
Rész 1 /3: Célok és hatókör meghatározása
1. lépés Tudja meg, miért van szükség költségelemzésre
A költségelemzés hatóköre ezen okoktól függ, ezért az elemzés hatókörének mérlegelése előtt meg kell győződnie arról, hogy a költségelemzés eredményei megválaszolják a fő kérdést.
- Ha költségelemzést végez, hogy csak költségvetést vagy jövőbeli tervet készítsen, a hatókör általában csak szervezeti szinten van.
- Másrészt egy szűkebb és specifikusabb cél érdekében, mint például egy adott szolgáltatás megvalósíthatóságának és költségének meghatározása, szükség lehet egy szűkebb költségelemzésre, amely csak bizonyos szolgáltatásokat céloz meg.
2. lépés. Határozza meg költségelemzési nézőpontját
Amellett, hogy miért van szüksége költségelemzésre, azt is tudnia kell, hogy „kinek” a költségeit kell elemezni. Ez határozza meg az összegyűjtendő adatokat és azok osztályozásának módját.
- Például lehet, hogy ki szeretné számítani egy adott szolgáltatás ügyfélnek történő felajánlásának költségét. Ha igen, nézze meg a költségeket az ő szemszögéből, és fontolja meg a felszámított (vagy számlázandó) szolgáltatási díjak összegét, a helyszínre történő szállítást és az egyéb költségeket.
- Ha csak tudni szeretné egy program költségeit, akkor általában a vállalati költségeket vizsgálja. Lehet, hogy az alternatív költségeket is vizsgálja, például azt, hogy az egyik program felajánlása megakadályozza -e a másik kínálatát.
Lépés 3. Változtassa meg a kínált programokat
A program leírásának módja határozza meg a költségek elosztásának elemzését. Ha a szervezet olyan programokat futtat, amelyek könnyen megkülönböztethetők, akkor a megosztottság jól látható. Az egymást átfedő vagy azonos erőforrásokat használó programok esetében határozza meg, hogyan kell szétválasztani őket.
- Az egymást átfedő programok bizonyos mértékben összevonhatók, ahelyett, hogy külön értékelnék őket. A szervezet működésének megfelelően válassza a leglogikusabb módszert, és próbáljon a lehető leghatékonyabban dolgozni.
- Annak eldöntéséhez, hogy a programokat fel kell -e bontani, nézze meg az egyes programok által kínált szolgáltatásokat, a szolgáltatások nyújtásához szükséges erőforrásokat és azt, hogy kinek nyújtják a szolgáltatásokat. Ha e tényezők közül 3 -ból 2 azonos a két kapcsolódó programban, akkor ezeket kombinálhatja egy költségelemzésben.
4. lépés Határozza meg az értékelni kívánt időszakot
A költségek osztályozásának és kiszámításának módja attól függ, hogy milyen időtartamon belül elemezzük a költségeket, például hosszú távú (néhány hónap vagy év) vagy rövid távú (több hét vagy egyszer).
- Például, ha megpróbálja meghatározni egy adott szolgáltatás megvalósíthatóságát, először határozza meg, hogy mennyibe kerülne a szolgáltatás előállítása. Hosszú távú költségelemzést végez annak megállapítására, hogy a szervezet meg tudja-e fizetni a szolgáltatás költségeit.
- Általában jobb olyan időszakot választani, amely lehetővé teszi a pontos bevételi adatok beszerzését, nem csak a becsléseket. Ez akkor hasznos, ha a költségelemzést kívánja alapozni a további gazdasági értékeléshez.
Rész 3 /3: A költségek osztályozása
1. lépés Ha lehetséges, tekintse át a korábbi költségelemzési jelentéseket
Ha a szervezet már elvégezte a költségelemzést, alkalmazza a költségek osztályozásának ugyanazt vagy hasonló módját. Így a két jelentés összehasonlítható, és idővel hasznosabbá válik.
Megpróbálhatja megnézni a költségelemzéseket is, amelyeket hasonló szervezetek végeznek, vagy ugyanazokat a szolgáltatásokat kínálják
2. lépés. Sorolja fel az értékelt program összes közvetlen költségét
A közvetlen költségek magukban foglalják a csapattagok fizetését és juttatásait, a nyersanyagokat és kellékeket, valamint a szükséges bútorokat vagy berendezéseket. A kínált program vagy szolgáltatás típusától függően szerződéses, licenc- vagy biztosítási díjat is felszámíthat.
- A közvetlen költségek azok a programok vagy szolgáltatások költségei, amelyeket kifejezetten a költségek elemzésével értékelnek. Ezt a díjat nem osztják meg más programokkal.
- A rezsiköltségek, például a közművek (beleértve a vizet és az áramot) közvetlen költségek lehetnek, ha a programnak vagy a szolgáltatásnak saját helye van.
3. lépés. Közvetett költségek
A közvetett költségek magukban foglalják az általános igazgatási költségeket vagy a menedzsment béreit és juttatásait, létesítményeit, felszereléseit és bármi mást, amelyhez más program vagy szolgáltatás hozzájárul. Az, hogy mi minősül közvetett költségnek, attól függ, hogyan különíti el a szervezet által kínált programokat vagy szolgáltatásokat.
Különösen egy külön program vagy szolgáltatás kiszámításakor ezeket a közvetett költségeket kell felosztani
4. lépés. Rendezze a költségeket az elemzés céljához
A költségelemzési jelentésnek végső soron hasznosnak kell lennie a szervezet számára. Ahelyett, hogy tágabb pénzügyi kategóriákra támaszkodna, válasszon olyan kategóriákat, amelyek pontosan tükrözik a költségelemzés céljait.
A standard kategóriák lehetnek személyi költségek, működési költségek és indítási költségek. Minden kategórián belül határozza meg, hogy mely költségek minősülnek közvetlen és közvetett költségeknek
Rész 3 /3: Költségek kiszámítása
1. lépés: Gyűjtse össze a pénzügyi jelentéseket és információkat
Az elemzésbe tervezett költségtípusoknál vegye figyelembe a kapcsolódó költségek kiszámításához szükséges adatforrásokat. Ha meg szeretné becsülni a költségeket, hozzon létre egy listát azokról a jelentésekről, amelyek tartalmazzák a szükséges információkat, hogy megbízható becsléseket lehessen készíteni.
- Használja a tényleges költségekre vonatkozó információkat, amennyire csak lehetséges. Ez növeli a költségelemzés megbízhatóságát és hasznosságát.
- A becslésekhez keressen megbízható forrásokat, amelyeket a lehető legszűkebben lehet alkalmazni. Például, ha meg kell becsülnie a fizetést, használja a városon belüli alkalmazottak átlagdíját, nem pedig országos.
2. lépés: Összesen a program közvetlen költségeit
Az összegyűjtött információk felhasználásával adja össze a fizetéssel, berendezésekkel, nyersanyagokkal és egyéb, közvetlenül a vizsgált programmal kapcsolatos költségeket. Hosszabbítsa meg ezeket a költségeket az elemzett időszakban.
- Ha hosszú távú költségelemzést végez, először heti vagy havi rendszerességgel számolja ki a közvetlen költségeket, majd hosszabbítsa meg azokat.
- A személyzeti költségek kiszámításakor feltétlenül vegye figyelembe a kapcsolódó programban dolgozó munkavállalók számára nyújtott juttatások költségét (vagy értékét).
3. lépés. Közvetett költségek hozzárendelése az elemzett programhoz
A közvetett költségek elosztásához határozza meg, hogy az egyes költségeket hogyan lehet felosztani több program között. Ezt követően számítsa ki a költségek arányát a kapcsolódó programokban.
Tegyük fel például, hogy Ön osztja ki a HR igazgató fizetését. Mivel ez az igazgató felelős a program személyzetéért, természetes, hogy fizetése a személyzet létszáma szerint oszlik meg. Ha összesen 10 alkalmazottja van, és 2 személyt delegálnak a vizsgált programba vagy szolgáltatásba, akkor az igazgatói fizetés 20 százalékát a programhoz rendelheti egy költségelemzésben
4. lépés. Számítsa ki az eszköz értékcsökkenését
Ha a szervezet tőkeeszközeit, beleértve a bútorokat vagy berendezéseket, a program végrehajtására vagy az értékelt szolgáltatás nyújtására kell használni, az eszköz értékcsökkenését be kell számítani a program vagy szolgáltatás teljes költségébe.
Az értékcsökkenés kiszámítása nehéz lehet. Ha nem rendelkezik tapasztalattal az eszközök értékcsökkenésében, javasoljuk egy könyvelő szolgáltatásainak igénybevételét
5. lépés. Vegye figyelembe a rejtett költségeket
Az értékelt szervezettől és programtól függően további költségek merülhetnek fel, amelyek nem szerepelnek a költségvetésben vagy a pénzügyi előzményekben. Vegye fel ezeket a költségbecsléseket az elemzésbe, hogy az eredmények hitelesebbek legyenek.
- Például, ha egy program költségelemzését végzi egy alapítványnál, a rejtett költségek magukban foglalhatják az önkéntes munkaórák becsült értékét, az adományozott nyersanyagokat vagy az adományozott helyet.
- A rejtett költségek alternatív költségeket is tartalmazhatnak. Például egy program elindítása befolyásolhatja a szervezet azon képességét, hogy más programokat kínáljon.
6. lépés. Vonja le következtetéseit a megállapításai alapján
Térjen vissza a költség -elemzés céljához, és határozza meg a szükséges lépéseket. A programhoz vagy a szolgáltatáshoz kapcsolódó jövőbeni költségekre vonatkozó előrejelzéseket vagy becsléseket is tartalmazhat.
- A költséganalízis legalább valódi adatot szolgáltat egy adott program vagy szolgáltatás futtatásának költségeiről.
- A költségelemzés új kérdéseket is felvethet, jelezve, hogy további elemzésre van szükség a végső döntés meghozatala előtt.
