A normál működési eljárás (SOP) egy dokumentum, amely információkat tartalmaz a feladat végrehajtásának lépéseiről. Egy meglévő SOP -t csak módosítani és frissíteni kell, vagy előfordulhat, hogy a semmiből kell írnia. Sok munkának tűnhet, de valójában csak egy nagyon -nagyon -nagyon kimerítő lista. Lásd az 1. lépést a kezdéshez.
Lépés
Rész 1 /3: SOP formátum létrehozása
1. lépés. Válassza ki a formátumot
Nincs helyes vagy rossz az SOP -ok írása. Vállalata azonban számos olyan SOP -t tartalmazhat, amelyekre útmutatásként hivatkozhat a formázáshoz, és felvázolja a feladat végrehajtásának preferált módját. Ebben az esetben használjon sablonként egy meglévő SOP -t. Ha nem ez a helyzet, akkor több lehetőség közül választhat:
- Egyszerű lépések formátuma. Ez egy rutin eljárás, amely rövid, több lehetséges kimenetelű és egyenes. A szükséges dokumentáción és biztonsági útmutatásokon kívül ez a dokumentum egyszerűen az egyszerű mondatok listája, amelyek végrehajtási utasításokat tartalmaznak az olvasó számára.
- Lépésről lépésre formátum. Ez általában hosszú eljárásokra vonatkozik - olyan eljárásokra, amelyek több mint tíz lépést tartalmaznak, és magukban foglalnak bizonyos döntéshozatalt, tisztázást és terminológiát. Ez a lista általában a fő lépések az allépésekkel egy adott sorrendben.
- Folyamatábra formátum. Ha az eljárás inkább hasonlít egy végtelen lehetséges eredményeket tartalmazó térképre, akkor a folyamatábra lehet a legjobb megoldás. Ezt a formátumot kell választania, ha az eredmények nem mindig kiszámíthatóak.
2. Lépés. Tekintsük az olvasóinkat
Az SOP írása előtt három fő tényezőt kell figyelembe venni:
- Olvasóinak előzetes ismerete. Ismerik a szervezetet és annak eljárásait? Ismerik a terminológiát? Nyelvének meg kell egyeznie az olvasó tudásával és befektetésével.
- Az olvasó nyelvtudása. Van esély arra, hogy azok az emberek, akik nem értik a nyelvét, "elolvassák" az Ön SOP -ját? Ha ez lehetséges, akkor érdemes képeket és diagramokat feliratozni.
- Az olvasóközönséged. Ha egyszerre sokan olvassák az Ön SOP -ját (mindegyik más -más szerepkörrel), akkor a dokumentumot úgy kell formázni, mint egy játék beszélgetését: az 1. felhasználó hajtja végre a műveletet, majd a 2. felhasználó stb. Így minden olvasó láthatja, hogyan válnak a zökkenőmentesen működő üzleti motor szerves részévé.
Lépés 3. Fontolja meg tudását
A lényeg: Te vagy a megfelelő személy, aki ezt írja? Tudja, hogy mi ez a folyamat? Van -e hiba lehetősége? Hogyan tegyük biztonságossá? Ha nem, akkor jobb, ha másnak adod. A rosszul megírt SOP -ok - vagy akár pontatlanok - nem csak a termelékenységet csökkentik, és szervezeti kudarchoz vezethetnek, de veszélyesek is lehetnek, és negatívan befolyásolhatnak mindent a csapattól a környezetig. Röviden, ez nem olyan kockázat, amelyet vállalnia kell.
Ha ez egy önnek adott projekt, és úgy érzi, hogy ezt be kell fejeznie (vagy kötelessége), ne habozzon segítséget kérni azoktól, akik elvégzik a napi eljárásokat. Az interjúk készítése az SOP létrehozási folyamatának közös része
4. lépés Döntsön a rövid vagy hosszú SOP -ok között
Ha SOP -t ír vagy frissít egy olyan személycsoport számára, aki ismeri a protokollokat, a terminológiát stb., És hasznos lenne egy rövid, tömör SOP, amely inkább egy ellenőrző lista, akkor azt rövidített formában is megírhatja.
Az alapvető célkitűzéseken és a releváns információkon (dátum, szerző, azonosítószám stb.) Kívül ez csak a lépések rövid listája. Ha nincs szükség részletekre vagy pontosításra, akkor ezt tegye
5. lépés. Emlékezzen a SOP céljára
Egyértelmű, hogy a szervezetében vannak olyan eljárások, amelyeket újra és újra megismételnek. De van -e konkrét oka annak, hogy ez az SOP hasznos? Kell -e hangsúlyt fektetni a biztonságra? Megfelelési intézkedések? Ezt az SOP -t edzésre vagy napi tevékenységekre használják? Íme néhány ok, amiért az SOP -k fontosak a csapat sikere szempontjából:
- Annak biztosítására, hogy a megfelelőségi előírásokat betartsák
- A termelési követelmények maximalizálása érdekében
- Annak biztosítására, hogy az eljárás ne legyen rossz hatással a környezetre
- A biztonság érdekében
- Annak érdekében, hogy minden a menetrend szerint haladjon
- A gyártás meghibásodásának megelőzése érdekében
-
Képzési dokumentumként kell használni
Ha tudja, mit kell hangsúlyoznia az SOP -nak, akkor könnyebb lesz az írást ezekre a pontokra építeni. Könnyebb lesz látni, hogy mennyire fontos az SOP
2. rész a 3 -ból: A SOP írása
1. lépés Fedje le a szükséges anyagot
Általánosságban elmondható, hogy a technikai SOP -ok négy elemből állnak, amelyek "külön" vannak az eljárástól:
- Címlap. Ez magában foglalja 1) az eljárás címét, 2) az SOP azonosító számát, 3) a kibocsátás vagy felülvizsgálat dátumát, 4) annak az ügynökségnek/részlegnek/fióktelepnek a nevét, ahol az SOP -ot alkalmazták, és 5) a aláírása azoknak, akik elkészítették és jóváhagyták a SOP -ot. Ez a szakasz bármilyen formátumot használhat, amennyiben az átadott információ világos.
- tartalomjegyzék. Ez csak akkor szükséges, ha az SOP elég hosszú, a könnyű tájékozódás érdekében. Itt egy egyszerű szabványos keretet talál.
- Minőségbiztosítás/Minőség -ellenőrzés. Egy eljárás nem jó eljárás, ha nem vizsgálható. Készítse elő a szükséges anyagokat és részleteket, hogy az olvasók biztosítani tudják, hogy a kívánt eredményeket kapják. Ez az anyag más dokumentumokat is tartalmazhat, például teljesítményértékelő mintákat.
-
Referencia. Feltétlenül írja le az összes használt vagy fontos hivatkozást. Ha más SOP -referenciákat használ, feltétlenül csatolja a szükséges információkat a melléklethez.
Előfordulhat, hogy szervezete más protokollt használ, mint ez az SOP. Ha van korábbi SOP, amelyet használhat, hagyja figyelmen kívül ezt a struktúrát, és kövesse az elvégzett eljárást
2. lépés. Az eljáráshoz győződjön meg arról, hogy a következőket tartalmazza:
- Hatály és alkalmazás. Más szóval leírja a folyamat célját, korlátait és a folyamat használatát. Magában foglalja a szabványokat, szabályozási követelményeket, szerepeket és felelősségeket, valamint a bemeneteket és a kimeneteket.
-
Módszerek és eljárások.
A dolog lényege - sorolja fel részletesen a fontos lépéseket, beleértve a szükséges felszerelést. Tartalmazza az egymást követő eljárásokat és a döntéshozatali tényezőket. Adja meg az "előfeltevést" és az esetleges interferenciát vagy biztonsági megfontolásokat.
- A terminológia tisztázása. Magyarázza meg a rövidítéseket, rövidítéseket és minden olyan kifejezést, amely nem általános kifejezés.
- Egészségvédelmi és biztonsági figyelmeztetés. Külön szakaszban kell írni, és a lépésekkel együtt, amikor probléma merül fel. Ne hagyja ki ezt a részt.
-
Felszerelés és kellékek.
A szükséges dolgok teljes listája, és mikor és hol találhatók felszerelések, felszerelési szabványok stb.
-
Figyelmeztetések és megszakítások. Alapvetően a hibaelhárítási rész. Sorolja fel a lehetséges problémákat, mire kell figyelni, és mi befolyásolhatja az ideális végterméket.
- Adjon mindegyik témának saját szakaszt (általában számokkal vagy betűkkel jelölve), hogy az SOP ne tartalmazzon zavaró hosszú mondatokat, és megkönnyítse a hivatkozást.
- Ez nem teljes lista, hanem csak kis része az eljárási lépéseknek. Szervezete más szempontokat is megemlíthet, amelyekre figyelmet kell fordítani.
3. Lépés legyen tömör és könnyen olvasható
Valószínűleg olvasói nem szórakozásból választották ezt az SOP -t. Ezt a dokumentumot rövidnek és világosnak kell tartania - különben figyelmük eltolódik, és ijesztőnek és nehezen érthetőnek találják a dokumentumot. Általában a mondatokat a lehető legrövidebbre kell szorítani.
- Itt egy rossz példa: Használat előtt győződjön meg róla, hogy megtisztította az összes port a légtelenítőből.
- Egy jó példa a következő: Használat előtt távolítsa el az összes port a levegő kimenetéről.
- Általában ne használja a "te" szót. Ezt a szót érteni kell. Beszéljen aktív hangon, és kezdje mondatait parancsigékkel.
4. lépés. Szükség esetén interjút készíteni a feladatok elvégzésében részt vevő tisztviselőkkel
Az utolsó dolog, amit meg kell tennie, egy teljesen pontatlan SOP írása. Veszélyezteti a csapat biztonságát, hatékonyságát, idejét, és kellő megfontolás nélkül elmagyarázza a folyamatot - amit a csapattársai sértőnek találhatnak. Ha szükséges, tegyen fel kérdéseket! Természetesen meg kell írnia a pontos eljárást.
Ha nem tudja, különböző forrásokból kérdezhet, hogy lefedje az összes szerepet és felelősséget. A csapat egyik tagja nem követheti a szokásos működési eljárásokat, vagy egy másik tag csak az eljárás egy részében vehet részt
5. lépés: Törd fel a hosszú szövegeket diagramokra és folyamatábrákra
Ha tartalmaz egy -két konkrét lépést, ami megijeszt, hozzon létre egy diagramot vagy diagramot, hogy megkönnyítse az olvasók számára. Ez megkönnyíti a dokumentum olvasását és szünetet ad az elmének, miután mindent megpróbált megérteni. Ezenkívül a dokumentumok teljesebbek és jól megírottak lesznek.
Ne tartalmazzon diagramokat vagy diagramokat csak a SOP megerősítése érdekében; csak akkor tegye ezt, ha szükséges, vagy ha megpróbálja áthidalni a nyelvi korlátot
6. lépés. Győződjön meg arról, hogy minden oldalon van ellenőrző dokumentum jelölés
Az Ön SOP -ja valószínűleg egy a sok közül - ezért a szervezetének valószínűleg van valamilyen nagy adatbázisa, amely mindent egy adott referenciarendszerrel katalogizál. Az SOP része ennek a referenciarendszernek, ezért egy bizonyos típusú kódot kell megtalálnia. Itt hasznosnak találja a jelölést.
Minden oldalnak tartalmaznia kell egy rövid címet vagy azonosító számot, felülvizsgálati számot, dátumot és " #. Oldal #" -t a jobb felső sarokban (a legtöbb formátumban). Szüksége lehet lábjegyzetre (vagy írja be a fenti jelölést lábjegyzetbe), a szervezet preferenciáitól függően
Rész 3 /3: A siker és a pontosság biztosítása
1. lépés. Tesztelje az eljárást
Ha nem akarja tesztelni az eljárást, akkor valószínűleg nem jól írta le. Ha valaki, aki korlátozottan ismeri a folyamatot (vagy egy általános olvasói képviselő), használja az SOP -t, hogy irányítsa őket. Milyen problémákkal találkoztak? Ha igen, oldja meg a problémát, és végezze el a szükséges javításokat.
- A legjobb, ha többen tesztelik az SOP -t. A különböző személyek különböző problémákat tapasztalnak, és különféle válaszokat tesznek lehetővé (amelyek várhatóan hasznosak lesznek)
- Ügyeljen arra, hogy olyan személyen tesztelje az eljárást, aki még soha nem végezte el az eljárást. Mindenki, aki rendelkezik előzetes tudással, a tudásaira támaszkodva hajtja végre a feladatlépéseket, és nem az Ön SOP -ján keresztül, így a célja nem teljesül.
2. lépés Ellenőrizze SOP -ját az eljárást végzők által
Végül a főnöke véleménye az SOP -ról nem igazán számít. Ez az SOP fontos azok számára, akik ténylegesen elvégzik a kapcsolódó munkát. Tehát mielőtt elküldi a SOP -t a főnöknek, mutassa meg a munkát azoknak az embereknek, akik elvégzik (vagy elvégezték) a kapcsolódó munkát. Mit gondolnak?
Ha bevonja őket, és úgy érzi, hogy ők is részesei a folyamatnak, nagyobb valószínűséggel fogadják el az Ön SOP -jait. És akár remek ötleteik is lehetnek
3. lépés. Kérje meg tanácsadóját és a minőségbiztosítási csoportot, hogy vizsgálják felül az SOP -t
Miután a csapat zöld utat ad, küldje el tanácsadójának. A tényleges tartalomhoz adott bemenet lehet kevesebb, de megmondja, hogy az SOP megfelel -e a formátumkövetelményeknek, ha valamit kihagyott, valamint a SOP formalizálásának és a rendszerbe való bevitelének protokollját.
- Közvetlen SOP -ok jóváhagyásra dokumentumkezelő rendszer segítségével, hogy biztosítsák a jóváhagyások ellenőrzési nyomvonalát. Ez a folyamat szervezetenként eltérő lehet. Alapvetően azt akarja, hogy a dolgok megfeleljenek az irányelveknek és a szabályoknak.
- Jogosult aláírásra van szükség, bár a legtöbb szervezet ma már nem bánja az elektronikus aláírás elfogadását.
4. lépés. Miután jóváhagyta, kezdje el a SOP végrehajtását
Ez lehet formális képzés a szóban forgó munkavállaló számára (osztálytermi képzés, számítógépes képzés stb.), Vagy azt is jelentheti, hogy a SOP papír a fürdőszobában lóg. Bármi is legyen, terjessze munkáját! Keményen dolgoztál azért, hogy sikerüljön. Ideje bókokat kapni!
Győződjön meg arról, hogy az SOP -k naprakészek maradnak. Ha ez az SOP elavult, frissítse azt, kérje a frissítések újbóli jóváhagyását és dokumentálását, majd szükség szerint terjessze újra. A csapat biztonsága, termelékenysége és sikere ezeken az SOP -okon múlik
Tippek
- Ne felejtse el mindig bevonni az érdekelt feleket, hogy a dokumentált folyamat legyen a tényleges folyamat.
- Ellenőrizze az egyértelműséget. Győződjön meg arról, hogy nincs kettős értelmezés. Mutassa meg az eljárást valakinek, aki nem ismeri a folyamatot, és kérje meg, hogy mondja el, mit gondol az eljárásról; Meglepődhet.
- Használjon folyamatábrákat és képi ábrázolásokat, hogy az olvasók tisztán lássák a folyamatot.
- Használja egyszerű indonéz nyelven a lépéseket.
- Kérje meg az embereket, hogy nézzék át a dokumentumot, mielőtt jóváhagyást kapnak.
- Győződjön meg arról, hogy a dokumentum előzményeit minden verzióváltozás rögzíti.
