A Microsoft Access egy adatbázis -fejlesztő program, amely bárki számára lehetővé teszi adatbázisok létrehozását és kezelését. Ez a program alkalmas kis projektek és nagyvállalatok számára, és nagyon vizuálisan működik. Ez kiválóan alkalmas adatbevitelre, mivel nem kell táblázatokkal vagy munkalapokkal dolgoznia. Tekintse meg az alábbi első lépéseket a Microsoft Access maximális kihasználásához.
Lépés
1. rész a 6 -ból: Új adatbázis létrehozása
1. lépés: Kattintson a Fájl fülre, és válassza az "Új" lehetőséget
Az adatbázis olyan hely, ahol adatait különböző formában tárolják. Választhat üres adatbázis létrehozását, vagy választhat egy meglévő sablon közül.
- Az üres adatbázis a szabványos Access adatbázis, és helyi használatra ajánlott. A helyi adatbázis létrehozása tartalmaz egy táblázatot.
- A webes adatbázisokat úgy tervezték, hogy kompatibilisek legyenek az Access webes eszközökkel. A webes adatbázis létrehozása tartalmaz egy táblázatot.
- A sablonok olyan adatbázisok, amelyeket különféle célokra terveztek. Válasszon sablont, ha nem szeretne időt szánni az adatbázis tervezésére.
2. lépés Nevezze el az adatbázist
Miután kiválasztotta az adatbázis típusát, adjon neki egy nevet, amely tükrözi annak tartalmát. Ez különösen akkor hasznos, ha sokféle adatbázissal fog dolgozni. Írja be adatbázisának nevét a "Fájlnév" mezőbe. Új adatbázis fájl létrehozásához válassza a "Létrehozás" lehetőséget.
2. rész a 6 -ból: Adatok hozzáadása az adatbázishoz
1. lépés. Határozza meg az adatok legjobb struktúráját
Ha üres adatbázist hoz létre, akkor el kell gondolkodnia azon, hogyan szervezheti adatait, és hogyan adhat hozzá megfelelő adatstruktúrákat. Az Accessben az adatok formázásának és interakciójának számos módja van:
- Táblázatok - A táblázatok az adatok elsődleges tárolási módja az adatbázisban. A táblázatok összehasonlíthatók az Excel munkalapjaival: az adatok oszlopokba és táblázatokba vannak rendezve. Ezért az adatok Excelből és más számfeldolgozó programokból történő importálása egyszerű folyamat.
- Űrlapok - Az űrlapok segítségével adhat hozzá adatokat az adatbázishoz. Bár közvetlenül táblázatokban adhat hozzá adatokat az adatbázishoz, az űrlapok használata felgyorsítja az adatok vizuális bevitelét.
- Jelentések - A jelentések hasznosak az adatbázis adatainak összegzéséhez és megjelenítéséhez. A jelentéseket az adatok elemzésére és bizonyos kérdések megválaszolására használják, például arra, hogy mennyi nyereséget értek el, vagy hol vannak a legtöbb vásárlók. A jelentéseket nyomtatásra tervezték.
- Lekérdezés - A lekérdezés az adatok fogadásának és rendezésének módja. Segítségével megjelenítheti a különböző táblázatokból származó bejegyzéseket. Lekérdezéseket is használhat adatok hozzáadásához és frissítéséhez.
2. lépés. Hozza létre az első táblázatot
Ha üres adatbázist indít, akkor üres táblával kezdi. Elindíthatja az adatok bevitelét ebbe a táblázatba, kézzel vagy más forrásból történő másolással.
- Minden adatot a saját oszlopában (mezőjében) kell tárolni, míg az adatokat a saját sorában kell elhelyezni. Például minden ügyfél adatait sorban tárolják, míg a rendelkezésre álló mezők az adott fogyasztóra vonatkozó különböző adatok (keresztnév, vezetéknév, e -mail cím stb.)
- Az oszlopcímkék elnevezésével könnyebben megismerheti az egyes mezők nevét. Kattintson duplán az oszlopfejlécre az átnevezéshez.
3. lépés: Importálja az adatokat más forrásokból
Ha támogatott fájlból vagy helyről szeretne importálni, beállíthatja, hogy az Access elfogadja az információkat, és hozzáadja azokat az adatbázishoz. Ez akkor hasznos, ha adatokat szeretne fogadni webszerverekről vagy más megosztott forrásokból.
- Kattintson a Külső adatok fülre
- Válassza ki az importálni kívánt fájltípust. Az "Importálás és linkelés" szakaszban számos lehetőséget talál az adattípusokra vonatkozóan. További lehetőségek megtekintéséhez kattintson a Tovább gombra. Az ODBC az Open Database Connectivity rövidítése, és olyan adatbázisokat is tartalmaz, mint az SQL.
- Böngészés az adatok helyei között. Ha az adatok a szerveren vannak, meg kell adnia a szerver címét.
- A következő ablakban válassza a "Adja meg, hogyan és hol szeretné tárolni az adatokat az aktuális adatbázisban" lehetőséget. Válassza az "OK" lehetőséget. Kövesse az adatokat az adatok importálásához.
4. lépés. Adjon hozzá egy másik táblázatot
Különböző rekordokat kíván tárolni különböző adatbázisokban. Így az adatbázis zökkenőmentesen fog működni. Például rendelkezhet egy ügyfélinformációs táblával és egy másik táblával a rendelési információkhoz. Ezután összekapcsolhatja az ügyfélinformációs táblázatot a rendelési információs táblával.
A Kezdőlap "Létrehozás" szakaszában kattintson a "Táblázat" gombra. Egy új táblázat jelenik meg az adatbázisban. Az adatokat ugyanúgy adhatja meg, mint az első táblázatot
3. rész a 6 -ból: A táblázatok közötti kapcsolatok kezelése
1. lépés: Ismerje meg a zárak működését
Minden táblázat egyedi beviteli kulcsot tartalmaz. Kezdetben az Access létrehoz egy azonosító oszlopot, amelynek száma minden bejegyzéssel növekszik. Ez az oszlop „elsődleges kulcsként” fog működni. A táblázatok „idegen kulcs” mezőket is tartalmazhatnak, amelyek az adatbázis más tábláiból összekapcsolt mezők. A linkelt mezők ugyanazokat az adatokat tartalmazzák.
- Például a Rendelések táblázatban rendelkezhet Ügyfél -azonosító mezővel az ügyfél által megrendelt adatok rögzítéséhez. Hozhat létre kapcsolatot az adott mezőhöz az Ügyfelek táblázat ID mezőjével.
- A táblázatok közötti kapcsolatok használata elősegíti az adatok következetességét, hatékonyságát és könnyű elérhetőségét.
Lépés 2. Kattintson az Adatbázis -eszközök fülre, majd a Kapcsolatok részben lévő Kapcsolatok gombra
Ezzel új ablak nyílik meg az adatbázis összes táblázatának előnézetével. Minden mező megjelenik az egyes táblák neve alatt.
Kapcsolat létrehozása előtt létre kell hoznia egy mezőt az "idegen kulcs" számára. Például, ha az Ügyfél -azonosítót szeretné használni a Rendelések táblázatban, hozzon létre egy táblázatot a Vevő nevű mezőben, és hagyja üresen. Győződjön meg arról, hogy a formátum megegyezik a mezővel, amelyhez hivatkozik (pl. Számok)
Lépés 3. Húzza az idegen kulcsként használni kívánt mezőt az idegen kulcshoz létrehozott mezőbe
A megjelenő ablakban kattintson a Létrehozás gombra a mezők közötti kapcsolat beállításához. Egy vonal jelenik meg a két mező között, amely összeköti a két mezőt.
Jelölje be a "Referenciális integritás érvényesítése" jelölőnégyzetet kapcsolat létrehozásakor. Ez azt jelenti, hogy ha az adatokat egy mezőben módosítják, akkor a többi mező adatai is megváltoznak. Ez pontosabbá teszi adatait
4. rész a 6 -ból: Lekérdezés létrehozása
1. lépés: A lekérdezések szerepének megértése
A lekérdezések olyan műveletek, amelyek lehetővé teszik az adatok gyors megtekintését, hozzáadását és szerkesztését az adatbázisban. Sokféle lekérdezés létezik, az egyszerű kereséstől az új táblák létrehozásáig a meglévő adatok alapján. A lekérdezések fontosak a jelentéskészítés során.
A lekérdezések két fő típusra oszlanak: Kiválasztás és Művelet. Az első lekérdezés adatokat von le a táblázatból, és kiszámíthatja, míg a második hozzáadhat, szerkeszthet és törölhet adatokat a táblázatból
2. lépés: A Lekérdezés varázslóval hozzon létre egy alapvető Select lekérdezést
Ha alapvető kiválasztási lekérdezést szeretne használni, a Lekérdezés varázsló segítségével végigvezetheti a lépéseken. A Lekérdezés varázslót a Létrehozás lapról érheti el. Ez lehetővé teszi bizonyos mezők megjelenítését egy táblázatból.
Kiválasztási lekérdezés létrehozása kritériumokkal
1. lépés: Nyissa meg a Lekérdezés -tervezést
Feltételek használatával minimalizálhatja a Select lekérdezést, és csak a szükséges információkat jeleníti meg. A kezdéshez kattintson a Létrehozás fülre, és válassza a Lekérdezés tervezése lehetőséget.
2. lépés. Válassza ki a táblázatot
Megnyílik a Táblázat megjelenítése mező. Kattintson duplán a használni kívánt táblázatra, majd kattintson a Bezárás gombra.
3. lépés. Adja hozzá azokat a mezőket, amelyekbe az adatokat ki kell vonni
Kattintson duplán a táblázat minden mezőjére, amelyet hozzá szeretne adni a lekérdezéshez. A mező hozzáadásra kerül a Tervezési listához.
4. lépés. Feltételek hozzáadása
Különféle típusú feltételeket használhat, például szöveget vagy függvényeket. Ha például 50 USD -nál magasabb árat szeretne megjeleníteni az Ár mezőben, írja be
=50
a kritériumokról. Ha csak az Egyesült Királyságból érkező ügyfeleket szeretné megjeleníteni, írja be
Egyesült Királyság
a Feltételek mezőben.
Minden lekérdezésben több feltételt is használhat
Lépés 5. Kattintson az "Futtatás" gombra az eredmény megtekintéséhez
Ez a gomb a Tervezés lapon található. A lekérdezés eredményei megjelennek az ablakban. A lekérdezés mentéséhez nyomja le a Ctrl+S billentyűkombinációt.
Kiválasztási lekérdezés létrehozása paraméterekkel
1. lépés: Nyissa meg a Lekérdezés -tervezést
A Lekérdezés paraméterekkel segítségével beállíthatja, hogy milyen adatokat szeretne kapni minden egyes lekérdezés futtatásakor. Például, ha rendelkezik adatbázissal a különböző városokból érkező ügyfelekről, akkor paraméterekkel rendelkező lekérdezés segítségével megkérdezheti, hogy melyik városra vonatkozóan szeretné megjeleníteni az adatokat.
2. lépés. Hozzon létre egy Select lekérdezést, és határozza meg a táblázatot
A táblázat előnézetére duplán kattintva adja hozzá azokat a mezőket, amelyekhez adatokat szeretne lekérni a lekérdezésben.
Lépés 3. Adjon hozzá paramétereket a Kritériumok szakaszhoz
A paramétereket "" karakter jelöli körülöttük. A zárójelben lévő szöveg megjelenik a lekérdezésnél, amely a lekérdezés végrehajtásakor jelenik meg. Például, ha városi adatot szeretne kérni, kattintson a Város mező Criteria cellájára, és írja be
[Melyik város?]
Be tudja fejezni a paramétereket? vagy:, de nem vele! vagy
Lépés 4. Hozzon létre egy lekérdezést sok paraméterrel
Több paraméter használatával egyéni távolságokat hozhat létre a lekérdezési eredmények között. Ha például a preferált mező a Dátum, akkor bizonyos dátumok között kaphat találatokat, ha beírja a kódot> A [Kezdő dátum:] és [Befejezés dátuma:] közé. A lekérdezés futtatásakor két felszólítást kap.
Táblázatkészítési lekérdezés létrehozása
Lépés 1. Kattintson a Létrehozás fülre, és válassza a Lekérdezés kialakítása lehetőséget
Lekérdezéssel bizonyos adatokat kérhet le egy meglévő táblázatból, és új táblázatot hozhat létre ezekből az adatokból. Ez nagyon hasznos, ha fel szeretné osztani az adatbázis egy bizonyos részét, vagy űrlapot szeretne létrehozni az adatbázis egy bizonyos részére. Először hozzon létre egy normál Select lekérdezést.
2. lépés Válassza ki azt a táblázatot, amelyből adatokat szeretne lekérni
Kattintson duplán a táblázatokra. Szükség esetén egyszerre több táblázatot is kiválaszthat.
3. lépés Válassza ki azt a mezőt, amelyről adatokat szeretne lekérni
A táblázat előnézetéből kattintson duplán a hozzáadni kívánt összes mezőre. Ez a mező hozzáadódik a lekérdezési listához.
4. lépés. Állítsa be a kritériumokat
Ha bizonyos adatokat szeretne megadni egy mezőben, használja a Feltételek részt. Részletekért lásd a "Kiválasztási lekérdezés létrehozása kritériumokkal" című részt.
5. lépés. Tesztelje lekérdezését, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az eredmények megfelelnek az Ön igényeinek
A táblázat létrehozása előtt futtasson lekérdezést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a megfelelő adatokat viszi le. Addig módosítsa a feltételeket és a mezőket, amíg meg nem kapja a megfelelő adatokat.
6. lépés: A Ctrl+S billentyűkombinációval mentse a lekérdezést
A lekérdezés megjelenik a képernyő bal oldalán található navigációs keretben. Kattintson a lekérdezésre, hogy újra kiválaszthassa, majd kattintson a Tervezés fülre.
Lépés 7. Kattintson a "Táblázat készítése" elemre a "Lekérdezés típusa" részben
Megjelenik egy ablak, amely új táblázatnevet kér. Írja be a táblázat nevét, majd kattintson az OK gombra.
8. lépés. Kattintson a Futtatás gombra
Az új táblázat a létrehozott lekérdezés alapján jön létre. A táblázat megjelenik a képernyő bal oldalán található navigációs keretben.
Hozzáfűzési lekérdezés létrehozása
1. lépés: Nyissa meg a korábban létrehozott lekérdezést
Egy Függelék lekérdezés használatával adhat hozzá adatokat egy meglévő táblázathoz egy másik táblából. Ez akkor hasznos, ha adatokat kell hozzáadnia egy táblázathoz, amelyet táblázat létrehozási lekérdezéssel hozott létre.
2. lépés: Kattintson a Függelés gombra a Tervezés lapon
Ez megnyitja a Függelék ablakot. Válassza ki azt a táblázatot, amelyhez adatokat szeretne hozzáadni.
Lépés 3. Szükség szerint módosítsa a lekérdezési feltételeket
Például, ha létrehoz egy táblázatot a "2010" kritériumokkal az "Év" mezőben, akkor módosítsa a hozzáadni kívánt évre, például "2011".
4. lépés Állítsa be, hogy hová szeretné hozzáadni az adatokat
Győződjön meg arról, hogy a megfelelő mezőket állította be minden oszlophoz, amelyhez adatokat ad hozzá. Például a fenti változtatások használatával az adatokat hozzá kell adni a "Hozzáfűzés" sor Év mezőjéhez.
5. lépés. Futtassa a lekérdezést
Kattintson a "Futtatás" gombra a Tervezés lapon. A lekérdezés végrehajtásra kerül, és az adatok hozzáadódnak a táblázathoz. Ezután hozzáadhat egy táblázatot annak ellenőrzéséhez, hogy az adatokat helyesen adta -e meg.
5. rész a 6 -ból: Űrlapok létrehozása és használata
1. lépés Válassza ki azt a táblázatot, amelyhez az űrlapot létre kívánja hozni
Az űrlapok lehetővé teszik az egyes mezők adatainak megtekintését, a bejegyzések közötti váltást és az új bejegyzések gyors és egyszerű létrehozását. Az űrlapok nagyon fontosak, ha hosszú ideig ad meg adatokat, mert sokan könnyebben használják, mint a táblázatok.
Lépés 2. Kattintson a Létrehozás lapon található Űrlap gombra
Ez automatikusan létrehoz egy űrlapot a táblázat mezői alapján. Az Access megfelelő méretű mezőket hoz létre, de tetszés szerint átméretezheti és áthelyezheti az űrlap elemeit.
- Ha nem szeretné, hogy bizonyos mezők megjelenjenek az űrlapon, kattintson a jobb gombbal, és válassza a Törlés lehetőséget.
- Ha a táblázatnak van kapcsolata, akkor minden bejegyzés alatt megjelenik egy adatsor, amely megjeleníti a linkelt adatokat. Ez lehetővé teszi a linkelt adatok egyszerűbb szerkesztését. Például az adatbázis minden értékesítőjének ügyfél adatai kapcsolódhatnak a bejegyzésükhöz.
3. Lépjen az űrlaphoz
Az alsó iránygombok hasznosak a bejegyzések közötti mozgáshoz. A bejegyzések közötti váltáskor az űrlap mezői kitöltődnek az adataival. A sarokban lévő gombokkal léphet az első vagy az utolsó rekordra.
4. lépés: A táblázat használatához kattintson az Adatlap gombra
Ez a gomb a bal felső sarokban található, és lehetővé teszi az adatok tartalmának megváltoztatását az űrlappal.
5. lépés. Módosítsa a bejegyzéseket
Az egyes bejegyzések teljes mezőjében szerkesztheti a táblázat meglévő adatait. A végrehajtott módosítások azonnal megjelennek a táblán és a kapcsolódó adatokon.
6. lépés. Új bejegyzés hozzáadása
Kattintson a "Rekord hozzáadása" gombra a navigációs gombok közelében, hogy új bejegyzést hozzon létre a sor végén. A dobozok segítségével adatokat vihet be a táblázat üres mezőibe. Ez egy egyszerű módja az információk hozzáadásának a táblázat nézet használata helyett.
7. lépés: Ha elkészült, mentse az űrlapot
A Ctrl + S billentyűkombinációval mentse el az űrlapot, hogy később hozzáférhessen. Az űrlap megjelenik a képernyő bal oldalán található navigációs keretben.
6. rész 6. rész: Jelentés készítése
1. lépés Válasszon ki egy táblázatot vagy lekérdezést
A jelentések lehetővé teszik az adatok összegzésének megjelenítését. A jelentéseket gyakran bérszámfejtési és szállítási jelentésekhez használják, és bármilyen felhasználásra testre szabhatók. A jelentések adatokat hoznak létre a létrehozott táblázatokból vagy lekérdezésekből.
Lépés 2. Kattintson a Létrehozás fülre
Válassza ki a létrehozni kívánt jelentés típusát. A jelentéskészítésnek több módja is van. Az Access automatikusan jelentéseket készíthet Önnek, és egyéni jelentéseket is létrehozhat.
- Jelentés - Ez automatikus jelentést készít a forrás összes adatával. Itt nincs adatcsoportosítás, de kis adatbázisok esetében az ilyen típusú jelentések megfelelhetnek az Ön igényeinek.
- Üres jelentés - Ezzel létrehoz egy üres jelentést, amelyet tetszés szerint tölthet ki. A rendelkezésre álló mezők közül választhat egyéni jelentés létrehozásához.
- Jelentésvarázsló - A jelentéskészítési varázsló végigvezeti Önt a jelentéskészítési folyamaton, lehetővé téve az adatok kiválasztását és csoportosítását, valamint az adatok formázását.
3. lépés Válassza ki az üres jelentés adatforrását
Ha úgy dönt, hogy üres jelentést készít, akkor ki kell választania az adatforrást. Először kattintson az Elrendezés fülre, és válassza a Tulajdonságlap lehetőséget. Vagy nyomja le az Alt+Enter billentyűkombinációt is.
Kattintson a Rögzítési forrás melletti lefelé mutató nyílra. Megjelenik a táblázatok és a lekérdezések listája. Válasszon ki egy táblázatot vagy lekérdezést, és a beállításai kiválasztásra kerülnek a jelentéshez
Lépés 4. Adjon hozzá mezőket a jelentéshez
A források birtokában hozzáadhat mezőket a jelentéshez. Kattintson a "Formátum" fülre, majd a "Meglévő mező hozzáadása" gombra. A jobb oldalon megjelenik a mezők listája.
- Kattintson és húzza a Tervező kerethez hozzáadni kívánt mezőket. A bejegyzés megjelenik a jelentésben. Ha további mezőket ad hozzá, azok automatikusan a meglévő mezőkhöz lesznek beállítva.
- A mező méretét a sarkára kattintva és az egérrel húzva módosíthatja.
- Távolítson el egy mezőt a jelentésből, kattintson a címére, majd nyomja meg a Törlés gombot.
5. lépés Csoportosítsa jelentéseit
A csoportosítás lehetővé teszi a jelentésekből származó információk gyors feldolgozását, mivel a kapcsolódó adatok már rendszerezettek. Például érdemes csoportosítani az értékesítéseket régió vagy eladó szerint. A csoportosítás lehetővé teszi, hogy ezt megtegye.
- Kattintson a Tervezés fülre, majd a "Csoportosítás és rendezés" gombra.
- Kattintson a jobb gombbal a csoportosítani kívánt mező tetszőleges pontjára. Válassza a "Group On" lehetőséget a menüben.
- A csoport létrehoz egy fejet. A fejléccímeket személyre szabhatja a címkecsoportokhoz.
6. lépés. Mentse el és ossza meg a jelentést
A jelentés elkészülte után mentheti és megoszthatja vagy kinyomtathatja, mint bármely más dokumentumot. A jelentések segítségével megoszthatja a teljesítményjelentéseket a befektetőkkel, a munkavállalók elérhetőségi adatait stb.
Tippek
A Microsoft Access "Backstage View" módban nyílik meg, amely menüopciókat kínál, amelyek lehetővé teszik az adatbázis megnyitását, új adatbázis létrehozását vagy az adatbázis szerkesztéséhez szükséges parancsokat
Figyelem
Az Access egyes szolgáltatásai nem mindig állnak rendelkezésre, a létrehozott adatbázis típusától függően. Például nem oszthat meg asztali adatbázist a weben, és bizonyos asztali szolgáltatások, például a lekérdezések száma nem érhetők el a webes adatbázisban
== Forrás ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
