A munkatársak nem jönnek, ha egyértelmű cél nélkül meghívják őket egy találkozóra. Ha Ön felelős az értekezlet napirendjének meghatározásáért, kerülje el ezt azáltal, hogy meghatározza az ülésen megvitatandó témákat és az egyes témák feldolgozásához szükséges időt. Ha a legjobb tudása szerint tervezi és hajtja végre, jobb eredményeket érhet el, és a találkozó résztvevői nem érzik hátrányosnak az elveszett időt.
Lépés
1/3 rész: Felkészülés
1. lépés. Kérjen információt kollégáitól
A találkozó résztvevői jobban érzik magukat, ha részt vesznek az ülés napirendjének kialakításában. Kérd meg őket, hogy javasoljanak egy témát, amelyet meg akarnak beszélni, majd vegyék fel a napirendre.
- Küldjön e -mailt, vagy találkozzon egy munkatársával, akit néhány nappal a találkozó előtt meghívnak.
- Végezze el ezt a lépést legalább 6-7 nappal korábban, hogy még legyen idejük hozzájárulni. Győződjön meg arról, hogy az ülés napirendje 3-4 nappal az ülés időpontja előtt végleges.
2. lépés Határozza meg a fő célt vagy több elérendő célt
Győződjön meg arról, hogy az értekezletet meghatározott céllal tartják, például döntések meghozatalához, információk megosztásához, munkaterv készítéséhez vagy a feladatok elvégzésének előrehaladásáról szóló jelentésekhez. Nem kell értekezletet tartani, ha nincs célja.
Az értekezletek több célból is megtarthatók, például a munka előrehaladásáról szóló beszámolókhoz, amelyek hosszú távú döntések meghozatalának alapjául szolgálnak
3. lépés. Fókuszáljon olyan témákra, amelyek sok embert érintenek
Azokat a témákat, amelyek kellő vitát folytatnak 2 fő bevonásával, nem szabad a napirendbe venni. Szánjon időt arra, hogy olyan megoldásokat találjon, amelyek sok ember bevonását igénylik.
- Például tartson külön megbeszélést (a megbeszélésen kívül), ha Ön és munkatársa új megbízatást szeretne megbeszélni.
- Ha megbeszélést tart, hogy megbeszéljen egy problémát, amelyet csak néhány ember tud megoldani, akkor a találkozó résztvevői, akik nem vesznek részt a téma megvitatásában, folytathatják a munkát. Ez csalódást kelt bennük, mert elvesztegetett munkaidejük. Ezért használja ki ezt a lehetőséget a lehető legjobban, mert sok embert érintő találkozó megtartása nem könnyű.
Lépés 4. Rendezze az értekezlet napirendjét úgy, hogy szelektíven meghatározza a megvitatni kívánt témákat
Prioritásként kezelje azokat a fontos témákat, amelyeket meg kell vitatni az értekezleten, mert nem tudja minden témát napirendre venni.
- Például felsorolhatja a "projekt határidős tárgyalásait", az "előrehaladási jelentés bemutatásait", az "új projektterveket" és a "javaslatokat". Az idő szűkössége miatt nem vette fel az értekezést az ülés napirendjére.
- Fontolja meg, hogy a plenáris ülésre való felkészülés során több emberrel kell -e megbeszélést tartani, hogy megvitassák a fő napirendet.
5. lépés Először sorolja fel a legfontosabb témákat
Az értekezlet tervezésekor célszerű a legfontosabb témákat a találkozó elején feltenni. Így minden résztvevő képes megbeszélni a fontos témákat, miközben az értelmük tiszta és fizikailag megfelelő, amikor a találkozó elkezdődik.
- Például ütemezze a "döntéshozatalt", majd az "előrehaladási jelentés bemutatását" (kivéve, ha előrehaladási jelentésre van szükség a döntéshozatalhoz).
- Ezenkívül megvitatták a legfontosabb témákat arra az esetre, ha az értekezletet korán be kell fejezni, vagy az értekezlet egyes résztvevőinek el kell hagyniuk az ülést, mielőtt az értekezlet véget ér.
6. lépés. Becsülje meg, mennyi ideig tart az egyes témák feldolgozása
Bár nem lehet biztos abban, hogy mennyi ideig tart az egyes témák feldolgozása, készítsen becslést. Fontolja meg, hogy mennyi ideig tart a találkozó, és hány témával fog foglalkozni. Szánjon több időt a legfontosabb témákra.
- Például szánjon 30 percet az előrehaladás jelentésére, 10 percet a megbeszélésre és 10 percet az új határidők megállapítására.
- Gyakran előfordul, hogy az ülések napirendjei nem fejezhetők be, mert nincs időkiosztás az egyes témákhoz. A megbeszélés előtt végezzen időmegosztást, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a napirenden szereplő összes téma megvitatható a befejezésig.
- A hosszabbítás kiszámításakor vegye figyelembe a meghívott értekezlet résztvevőinek számát. Ha a megbeszélésen 15 fő vesz részt, és mindegyik témára 15 percet szán, az azt jelenti, hogy minden személy körülbelül 1 perc beszédidőt kap témánként. Bár nem mindenki beszélt, a kijelölt idő túl rövid volt.
Rész 3 /3: A találkozó napirendjének elkészítése
1. lépés Írja be az ülés napirendjének címét
Az értekezlet napirendjének címével tudassa az olvasóval, hogy olvassa a megvitatni kívánt témát tartalmazó napirendet. A cím meghatározása után tegye az üres dokumentum tetejére. Válasszon egyszerű és érthető címet.
- Példák a találkozó napirendi címeire: "Júliusi napirend: új projektötletek megvitatása" vagy "2018. augusztusi napirend: a projekt határidejének meghosszabbítása".
- Írja be a megbeszélés napirendjét üzleti betűtípussal, például Times New Roman vagy Calibri.
2. lépés Szánjon időt a résztvevők üdvözlésére és megköszönésére, hogy részt vettek a találkozón
Ragadja meg ezt az alkalmat, és köszöntheti a résztvevőket. Ekkor Ön vagy egy másik ülésvezető megnyithatja az ülést, és elmagyarázhatja a megvitatandó fő témákat.
- Ha a találkozó résztvevői közül sokan nem ismerik egymást, szánjon időt a hangulat enyhítésére.
- Ha egy megbeszélés napirendjét szeretné összeállítani egy fontos értekezletre, például egy konferenciára, akkor általában hosszabb az ülés megnyitásához szükséges idő. Rendszeres irodai találkozók esetén a nyitó ülés általában csak néhány percet vesz igénybe.
- Hagyjon időt a napirend változásainak előrejelzésére az ülés kezdetén.
3. lépés. A résztvevők kíváncsiságának felkeltése érdekében kérdések formájában adja meg az értekezlet napirendjét
Kíváncsiak lesznek, ha néhány szóban megfogalmazza az ülés napirendjét. A kérdések képesek feltárni a megvitatandó kontextust, így a találkozó résztvevőinek lehetőségük van arra, hogy jóval az ülés előtt elgondolkodjanak ezen.
- Például a "Projekt határidők megbeszélése" írás helyett a következőket kell írni: "A projekt határidejét meg kell hosszabbítani a kereslet növekedésével?"
- Ha szükséges, adjon rövid magyarázatot a kérdés alá.
Lépés 4. Sorolja fel a becsült időt az egyes témák mellett
Bár az időbecslések nem szerepelnek a napirenden, ez az információ segít a munkatársaknak, hogy szükség esetén további időt készítsenek vagy kérjenek.
Továbbá volt idejük lerövidíteni a benyújtandó jelentést a kijelölt idő szerint
5. lépés. Készítsen vitafolyamatot a napirend minden egyes témájához
A vita folyamata egy módszer az egyes témák megvitatására. Például, amikor a projekt határidejének meghosszabbításáról beszélünk, mindenki egy előre meghatározott folyamat szerint fog megbeszélni. Így az értekezlet minden résztvevőjének ugyanaz a perspektívája.
A találkozón például megvitatják a projekt határidejének meghosszabbítását a növekvő kereslet kielégítése érdekében. Ehhez készítsen elő egy vitafolyamatot, amely "10 perc a munka eddigi megbeszélésére; 15 perc a termelékenység növelésének eldöntésére; 10 perc a pozitív és negatív szempontok mérlegelésére; 5 perc a határidő meghosszabbításának eldöntésére"
6. lépés Döntse el, hogy ki vezeti az egyes témák vitáját
Tedd a nevét a téma mellé, hogy felkészülhessen. Erősítse meg ezt a feladatot az illetővel néhány nappal az ülés előtt, és vegye fel a napirendre.
Ha az ülést az elejétől a végéig vezeti, sorolja fel ezt az értekezlet napirendi pontja alatt
7. lépés. Ha az értekezleten vendégelőadók vannak, szánjon időt
Ha az értekezleten több vendégelőadó is megvitat egy fontos témát, akkor a találkozó idejének egy részét nekik kell szánnia. Állítson be egy ütemtervet a napirenden, hogy minden vendégnek legyen lehetősége felszólalni, még akkor is, ha több témát szeretne megvitatni. Így a lehető legjobban tudják előkészíteni a szállítandó anyagot.
Néhány nappal az értekezlet előtt hívja fel a meghívott előadót, és kérdezze meg, hogy mennyi időre van szükség ahhoz, hogy megvitassák a témát, amelyet le kívánnak foglalni. Ez segít megszervezni az ütemtervet, hogy ne ütközzenek egymással
8. lépés. Szánjon időt más ügyek megbeszélésére
Tervezze meg ezt az ülést a találkozó végén. Használja ki ezt az ülést, és kérdezze meg az összes résztvevőt, hogy van -e még valami, amit meg akarnak beszélni a találkozó befejezése előtt. Ezenkívül továbbra is tudnak olyan dolgokat közvetíteni, amelyek kimaradtak vagy nem kerültek megbeszélésre.
- Az ülés napirendre vételével a meghívott tudja, hogy akkor is hozzájárulhat, ha az, amit közvetíteni szeretne, nem szerepel az ülés napirendjén.
- Hagyjon időt a kérdésekre és a válaszokra ezen az ülésen.
Rész 3 /3: A találkozó napirendjének véglegesítése
1. lépés. Sorolja fel a találkozó lebonyolításával kapcsolatos részleteket
Írja a napirendre a találkozó idejét, dátumát és helyét, valamint az ülésen részt vevő résztvevők nevét. Így már tudják, kivel találkoznak a találkozón, amikor megkapják a meghívást.
- Érdemes feltüntetni azon résztvevők nevét, akik általában részt vesznek a találkozón, de ezúttal nem tudnak részt venni. Tájékoztassa egyértelműen, hogy a név nem vehet részt az ülésen.
- Csatoljon helytérképet azok számára, akik nem tudják, hol tartják az értekezletet.
2. lépés. Mondja el azokat a dolgokat, amelyeket elő kell készíteni a találkozó előtt
Tájékoztassa a meghívott munkatársakat, ha vannak olyan dolgok, amelyeket előzetesen elő kell készíteni, például jelentések olvasása, információk gyűjtése a megoldások meghatározásához vagy a problémák azonosítása.
Töltse ki ezt az információt a találkozó napirendjének aljára vastag vagy színes betűkkel, hogy világos és könnyen olvasható legyen minden értekezlet résztvevője számára
Lépés 3. A kiosztás előtt alaposan ellenőrizze az ülés napirendjét, hogy ne legyen hiba
Az ülés napirendje fontos a meghívottak számára. Kiosztás előtt ellenőrizze az ülés napirendjét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az információk teljesen és helyesen vannak megírva, és nincsenek -e elírások. A magas munkabírás bemutatása mellett ez azt is tükrözi, hogy figyel a részletekre és értékeli azokat.
4. lépés: A találkozó előtt 3-4 nappal ossza ki a napirendet
A meghívást megkapó kollégáknak még van idejük felkészülni, ha néhány nappal korábban elolvasták az ülés napirendjét, de ne küldjék el túl korán, mert fennáll annak a lehetősége, hogy figyelmen kívül hagyják.
Ha fontos találkozót szeretne tartani egy konferencia során, akkor készítse el a napirendet néhány hónappal korábban
Tippek
- Használja a Word programban elérhető értekezleti napirend formátumot. Sok program dokumentumok létrehozására, például Microsoft Office, Pages for Mac stb. amely személyes és professzionális dokumentumformátumokat biztosít, például az értekezletek napirendjének gyors és egyszerű megszervezésére.
- Ha van szabványos értekezleti napirend -formátum a vállalatában, használja ezt a formátumot.
- Győződjön meg arról, hogy az értekezlet előre meghatározott ütemterv szerint megy, de legyen rugalmas. Nyomon kell követnie az értekezletet, gyakran ellenőrizve az órát. Ha az első napirend vitája befejeződött, irányítsa a résztvevőket, hogy folytassák az ülést a következő napirend megvitatásával. Udvariasan azt mondhatja: "A következő témát lefedjük, hogy a megbeszélés a menetrend szerint záruljon."
