A munka és az üzlet, különösen irodai környezetben, bizonyos szintű együttműködést igényel. Például a fontos döntések gyakran többet igényelnek egy személy szemszögéből, és általában egy fontos munka sikeréhez számos ember szakértelme szükséges. A megbeszélések a strukturált és szervezett együttműködés létrehozásának egyik módja, de cél vagy ellenőrzés nélkül a találkozók könnyen túl hosszúak és nem hatékonyak lehetnek. Az értekezletek tervezésének, előkészítésének és vezetésének ismerete különbséget tesz a hatékony és az időveszteséges találkozó között.
Lépés
Rész 1 /3: Felkészülés a találkozóra
1. lépés. Beszélje meg a résztvevőkkel a közelgő találkozót
Amikor megtudja, hogy egy soron következő találkozón elnököl, az egyik első dolog, amit meg kell tennie, hogy szánjon egy kis időt arra, hogy beszéljen azokkal az emberekkel, akik részt vesznek (különösen fontos és magas szintű emberek). Kérdezze meg, van -e valami konkrétum, amelyet meg szeretnének beszélni a találkozón. Jegyezze fel válaszaikat, és használja őket útmutatóként a napirend megírásakor.
Okos lépés, ha megkérdezzük a résztvevőktől, hogy mit szeretnének megbeszélni, nemcsak azért, hogy megkönnyítsék a napirend megírását, hanem még az ülés kezdete előtt is bevonják őket a találkozó folyamatába. Az emberek nagyobb valószínűséggel vesznek részt és figyelnek az értekezleteken, amikor tudják, hogy megvitatják a számukra fontos kérdéseket
2. lépés: Napirend írása és megosztása
A találkozó napirendje nemcsak az ülésvezetőnek, hanem a jelenlévő vendégeknek is hasznos. A napirend hasznos információkat tartalmaz a találkozóról, például, hogy mikor, hol és kik vesznek részt. A legfontosabb, hogy a napirend vázolja a megvitatandó megbeszélések témáit is, hogy mindenki felkészülhessen. Küldje el a napirendet maga az értekezlet előtt - minél fontosabb a találkozó, annál korábban kell elküldeni a napirendet.
Egy dolgot fel kell venni a napirendre, az egyes viták becsült határidejét. A korábban felvázolt durva ütemterv megkönnyíti az értekezlet megfelelő ütemezését. Míg a napirenden szereplő események egy része hosszabb ideig tart (mások gyorsabban), az ütemterv megkönnyíti a teljes idő megszervezését és beállítását
3. lépés Végezzen kutatást a korábbi megbeszélések és értekezletek témájában
Előfordulhat, hogy a találkozón résztvevők nem ismerik az összes információt az Ön által megvitatni kívánt témában - előfordulhat, hogy néhányan nem vettek részt az utolsó találkozón, míg mások elfelejtették. Jó ötlet, ha Ön, mint az értekezlet elnöke, ismeri a vita eddigi történetét. Próbáljon beszélni azokkal az emberekkel, akik korábban részt vettek fontos megbeszéléseken, hogy megtudja a megoldatlan kérdéseket, hogy megbeszélhesse azokat az értekezleten. Azt is meg kell szereznie az utolsó találkozó jegyzőkönyvét a tisztviselőtől, aki megőrzi a jegyzeteket, hogy segítsen megszervezni a terveit.
A korábbi értekezletekről készült jegyzőkönyvek fontos erőforrást jelenthetnek Önnek, mint vezetőnek. A jegyzőkönyvek összefoglalják a legutóbbi találkozó során történt vitákat és döntéseket, így viszonylag gyorsan és egyszerűen megtalálhatja az összes fontos információt. Előfordulhat, hogy a találkozó fontos jegyzőkönyveit meg kell osztania a résztvevőkkel a napirenddel együtt
4. lépés Előzetesen készítse elő a találkozó helyét
A találkozó napján meg kell győződnie arról, hogy a használni kívánt helyiség vagy hely tiszta, rendezett és készen áll a találkozó résztvevőinek befogadására. Gondoskodnia kell arról, hogy az értekezlet -technológiai összetevők (például prezentációk, kivetítők, vizuális eszközök stb.) Megfelelően működjenek és használatra készek - a technikai rendetlenség értékes időt veszíthet, és megzavarhatja a megbeszélések zavartalan lebonyolítását.
Ha elektronikus prezentációt használ (például PowerPoint, stb.), Szánjon időt arra, hogy megismerkedjen a prezentációban használt távirányítóval vagy kattintóval. Biztosan nem akarja vesztegetni az idejét azokkal a vezérlőkkel való babrálással, miközben fontos kérdéseket vitat meg
2. rész a 3 -ból: Vezetőként az értekezleteken
1. lépés: Nyissa meg hivatalosan az értekezletet
Ha letelt a tervezett idő, és minden résztvevő (vagy legalább minden fontos résztvevő) jelen van, hívja fel a figyelmet a teremben tartózkodókra. Mutassa be magát vezetőként, és mi a találkozó célja. Állítson be egy időkeretet a tervezett értekezlet végének megadásával - lehet hosszú vagy rövid értekezlete, de ha idő előtt megad egy határidőt, az segít abban, hogy a megbeszélést időben tartsa. Ha a résztvevők egy része nem ismeri egymást, szánjon időt a résztvevők nevének rövid elolvasására és a fontos résztvevők bemutatására.
Meg kell jegyezni, hogy egyes vállalkozások és szervezetek szigorú és rendszeres eljárásokat vezetnek be az ülések megnyitására és lebonyolítására. Például vannak olyan szervezetek, amelyek kalapácsütéssel nyitnak találkozókat
2. lépés. Adja meg a korábbi ülések vonatkozó összefoglalóit
A régóta folyamatban lévő projekt részét képező értekezlet elején rövid tájékoztatást kell adnia a projektről az előző találkozó eseményeinek vagy döntéseinek gyors összefoglalásával. Nem minden résztvevő ismeri annyira a vita témáját, mint te, ezért ez a lépés hasznos lehet a találkozó eredményes és eredményes megvalósításában.
- Ahelyett, hogy maga összegezné a korábbi értekezletek eredményeit, érdemes felkérni az értekezlet titkárát vagy tisztviselőjét, aki jegyzeteket készít, hogy olvassa el az előző ülések jegyzőkönyveit, hogy az összefoglaló formális legyen.
- Fontolja meg az előző találkozó után történt fontos levelezések vagy közlemények elolvasását is.
- Meg kell jegyezni, hogy ha a résztvevők rendelkezésére bocsátja a jegyzőkönyvek/levelezések másolatait, előfordulhat, hogy nem szükséges elolvasni azokat.
3. lépés: Engedje meg a fontos résztvevőknek, hogy számoljanak be az általános helyzetről
Ezután hívja meg a megfelelő ismeretekkel rendelkező embereket, hogy tájékoztassák Önt a legutóbbi találkozó óta történt új fejleményekről. Ez bármi lehet - például a vállalkozás vagy a szervezet előtt álló új problémák, a személyzetben bekövetkezett változások, a projektfejlesztések és a stratégia változásai. Az értekezlet résztvevői hallani szeretnének a korábbi találkozók eredményeként hozott konkrét intézkedések eredményeiről is.
Lépés 4. Fejezze be az összes befejezetlen feladatot
Ha vannak megoldatlan kérdések és döntések, amelyeket nem hoztak meg a legutóbbi értekezletről, próbálja meg megoldani azokat, mielőtt új kérdéseket vitat meg. Minél hosszabb ideig tart az előző kérdés, annál kevésbé akarják a résztvevők felelősséget vállalni érte, ezért próbálja meg meghatározni és megoldani a befejezetlen ügyeket a találkozó során. Általában a befejezetlen ügyeket az előző ülés jegyzőkönyve kifejezetten „határozatlannak” vagy „további megbeszélésre benyújtottnak” jelzi.
- Attól függően, hogy milyen kultúrától és rendeletektől dolgozik, vállalkozása vagy szervezete rendelkezhet speciális eljárásokkal a döntések meghozatalához-például a találkozó résztvevőinek csak többségi konszenzusra kell jutniuk, vagy talán egy felső szintű embercsoport feladata, hogy minden döntés, döntés.
- Ne feledje, hogy néhány dolog túl nagy ahhoz, hogy befejezze a találkozót. Nem kell gondolnia a befejezetlen projektek hosszú távú előrehaladására. Ugyanakkor döntést vagy projektet kell hoznia, amely cselekvést igényel.
5. lépés. Beszélje meg az új üzletet
Ezután jöjjön elő minden új kérdéssel, aggodalommal és kérdéssel, amelyeket meg kell vitatni. Ezek olyan dolgok, amelyek természetesen az előző és a mostani ülések közötti fejleményekből fakadnak. Próbáljon konkrét, határozott döntéseket hozni a résztvevőktől - minél több dolgot hagy válasz nélkül, annál több megoldatlan kérdést hoz a következő találkozóra.
6. lépés Olvassa el az értekezlet következtetését
Miután feldolgozta minden régi és aktuális problémáját, szánjon időt arra, hogy elolvassa a találkozó következtetéseit minden jelenlévő számára. Sorolja fel az egyénileg meghozott összes döntést, és ha szükséges, írja le azokat a konkrét intézkedéseket, amelyeket a résztvevőknek a következő találkozó előtt meg kell tenniük.
Ez a lépés döntő fontosságú - ez az utolsó esélye annak biztosítására, hogy mindenki elhagyja a találkozót, pontosan tudja, hol tart a projekt, és mit várnak el tőle
7. lépés. Zárja le a következő találkozó alapjainak lefektetésével
Végül mondja el, hogy mit fognak megvitatni a következő ülésen, és amikor elkezdte a tervezést, mondja meg, hogy mikor és hol tartják az ülést. Ez segíti a résztvevőket a folyamatosság érzésének kialakításában az egyik fontos projekt vagy döntés között a másik felé, és időt biztosít a számukra kijelölt feladat folytatására vagy elvégzésére.
Érdemes megjegyezni, hogy nem kell újabb találkozót terveznie, ha a jelenlegi találkozón minden régi és új kérdést lefedett. Ha azonban van elég megoldatlan kérdés, amely további vitát igényel, vagy ha előrehaladást szeretne látni egy adott projektben, akkor egy másik találkozó jó ötlet lehet
Rész 3 /3: Értekezletek vezetése hatékonyan
1. lépés. Irányítsd a vitát, de ne uralkodj rajta
Az értekezlet vezetőjeként betöltött egyik szerepe a vita zökkenőmentes lebonyolítása. Az Ön feladata nem az, hogy minden kérdésben véleményt nyilvánítson, vagy megbizonyosodjon arról, hogy a vita rögzített ütemterv szerint zajlik. Rugalmassággal kell rendelkeznie. Engedje meg a többi résztvevőnek, hogy szabadon beszéljenek, és hagyja, hogy új vitatémák merüljenek fel, még akkor is, ha nincsenek napirenden. Lehet, hogy finoman be kell fejeznie egy témát, vagy módosítania kell a vita bizonyos témáját, hogy a vita a sínen maradjon, de nem szabad úgy éreznie, hogy irányítania kell a találkozó minden aspektusát. Végül is a találkozók együttműködési folyamat.
A találkozó során figyeljen a napirendjére. Ha egy értekezlet nem szerepel a napirenden, előfordulhat, hogy ki kell hagynia bizonyos vitaterületeket, vagy el kell halasztania őket későbbre. Ne féljen ezt tenni, ha a tárgyalt téma nagyon fontos
2. lépés. Bátorítson minden résztvevőt a részvételre
Az értekezlet vezetőjeként az Ön feladata a nyílt és eredményes találkozó biztosítása. Ha azt veszi észre, hogy bizonyos résztvevők, akik rendelkeznek a tárgyalt kérdéssel kapcsolatos ismeretekkel, nem nyitottak a csoport elé, ösztönözze őket beszélgetésre. Nincs szükség közvetlen kihívásokra vagy hívásokra-csak mondjon olyasmit, hogy: "Azt hiszem, Mitha asszony szaktudása hasznos lesz itt", és ez nagyszerű módja annak, hogy a kevésbé aktív tagokat is bevonják a találkozóba.
3. lépés. Győződjön meg arról, hogy mindenki érti, miről van szó
Nehéz emlékezni arra, hogy mindenki, aki részt vesz egy találkozón, azonos tapasztalattal vagy ismeretekkel rendelkezik a vita témájáról. Annak érdekében, hogy a résztvevők bölcsen töltsék az idejüket az értekezleten, érdemes megragadni az alkalmat, és röviden leegyszerűsíteni egy összetett kérdést vagy témát. Azok a résztvevők, akik nem ismerik ezt az információt, biztosan értékelni fogják.
4. Ne hagyja figyelmen kívül a nehéz vagy kínos kérdéseket
Ha az ilyen kérdéseket nem egy hozzáértő vezető irányítja, a találkozó nem lesz eredményes. Próbáljon meg megbizonyosodni arról, hogy a megbeszélni kívánt fontos kérdések megvitatásra kerülnek az értekezleten. Ne engedje, hogy a résztvevők hibáztassanak, vagy homályos kifogásokat adjanak a megoldatlan kérdésekre. Próbáljon tisztázni és válaszokat kapni olyan kérdésekre, amelyeket senki sem akar megvitatni. Annak ellenére, hogy a résztvevők nem akarják, a találkozó eredményessége érdekében ezekre a kérdésekre kell válaszolni.
Győződjön meg arról, hogy minden fontos döntést rögzített (ha van hivatalos vagy jegyzetelője, delegálja ezt a feladatot rájuk). Ha meg kell küzdenie egy nehéz kérdés feltevésével, győződjön meg arról, hogy válaszait jól dokumentálják
5. lépés Vigyázz az idődre
Ennek oka az, hogy a találkozóknak rossz hírneve van-a legtöbb ember számára a találkozók időigényes tevékenységek. Annak elkerülése érdekében, hogy az értekezlet túl sokáig tartson, használja vezetői erejét a vita folytatásához. Ne féljen elhalasztani bizonyos lényegtelen kérdéseket vagy beszélgetéseket a következő megbeszélésig, ha úgy tűnik, hogy a megbeszélés tovább tart, mint amire számított. Fel kell készülnie, és hajlandónak kell lennie arra, hogy módosítsa az ütemtervet annak biztosítása érdekében, hogy egyetlen résztvevő idejét sem vesztegesse el.
