Mielőtt új pozícióba lépne a munkahelyén, a menedzsere vagy felügyelője rendszerint felkéri Önt, hogy kísérje el azt a munkavállalót, aki folytatja munkáját. Ha készen áll arra, hogy az átmeneti időszakban proaktív részletes előkészületek és átadások révén segítsen, akkor biztosíthatja a zökkenőmentes vállalati tevékenységet és kiváló hírnevet építhet munkahelyváltáskor vagy új pozíció betöltésekor.
Lépés
Rész 1 /3: Felkészülés a munka átadására
1. lépés Hívja meg főnökét, hogy beszélje meg az átadási tervet
Találkozzon a főnökével, hogy részletesen megbeszélje, mit kell tennie az átmenet során. Munkájától és a főnöke vezetési stílusától függően kérheti, hogy sokat járuljon hozzá az átadás során, például, ha felkérnek, hogy tanítson vagy képezzen be egy helyettes alkalmazottat néhány napra vagy néhány hétre.
- Általában dokumentumokat kell készítenie a hivatalos átadás igazolására.
- Beszélje meg ezt a tervet a főnökével. Kérdezze meg, mennyit szeretne hozzájárulni, és mit kell előnyben részesítenie az átmenet során.
2. lépés. Készítse el az átadási dokumentumot
Miután részletesen ismerte a főnök elvárásait, készítse el az átadási dokumentum tervezetét. Ez a dokumentum azon kívül, hogy segíti a felkészülést, olyan feladatokat és információkat tartalmaz, amelyeket be kell nyújtani az átmenet során. Az átadási dokumentumban a következőket kell feltüntetni:
- Részletes információk a napi tevékenységekről, a munkáról és a munka prioritásairól.
- A fontos tennivalók leírása és a jelenlegi pozícióban betöltendő kötelezettségek.
- Mit várnak el attól a személytől, aki helyettesíteni fogja.
- A lista fontos fájlokat tartalmaz, amelyeket be kell nyújtani, például megállapodást vagy munkaprogramot.
3. lépés Végezze el a befejezetlen feladatokat
Ha azonnal munkahelyet kell váltania, próbálja meg befejezni a folyamatban lévő munkát. Amellett, hogy elégedettséget biztosít ezzel az eredménnyel, segít másoknak is, hogy a nulláról kezdjék munkájukat. Így pozitív benyomást hagyhat, és jó hírnevet építhet ki.
- Bármilyen nehéz is, dolgozzon keményebben, ha van olyan feladat, amely közeledik a határidőhöz.
- A határidőhöz közeledő új feladat elvégzése nagyon nehéz lehet azok számára, akik még nem értik a bonyodalmakat.
4. lépés. Beszéljen munkatársaival
Az átmeneti időszak kezdete előtt szánjon időt arra, hogy megbeszélje munkatársaival az átadási tervet, és kérdezze meg, mik a prioritásai. Ha új probléma merül fel, amelyet nem ismer, ragadja meg ezt az alkalmat, és keressen információt, és határozza meg a megoldást.
- Az új problémák általában nem sok hatással vannak egy lépésre, de átadhatók annak a személynek, aki helyettesíteni fogja Önt, ha már tud róla.
- Ragadja meg ezt az alkalmat, és ossza meg terveit és dátumát a munkatársaival. Tájékoztassa őket az átmeneti időszakról is, hogy felkészülhessenek.
- Beszélnie kell munkatársaival a költözési terveiről, mivel az átmeneti időszakban a munka termelékenysége hajlamos csökkenni.
5. lépés Készítsen írásban hivatalos átadási dokumentumot
Az átmeneti időszakra való felkészülés utolsó lépése egy hivatalos átadási dokumentum elkészítése. A tervezet elkészítésekor sorolja fel és magyarázza meg az összes fontos információt, majd beszélje meg a felettesekkel és a vezetőséggel, akiket ez a terv érint. Töltse ki az átadási papírokat, és küldje el az utódjának néhány nappal a munka megkezdése előtt. A tartalom munkánként változhat, de az átadási dokumentumnak legalább a következőket kell tartalmaznia:
- A feladatok listája és a munkarend.
- Információ a folyamatban lévő munkákról.
- A naptár tartalmazza a tervezett tevékenységeket és határidőket.
- Kulcsszóinformációk és bejelentkezési eljárások.
- A munkához kapcsolódó kapcsolatok listája.
- Útmutató a fájlok és könyvtárak eléréséhez a számítógépen.
2. rész a 3 -ból: Átmenet az átmeneten
1. lépés. Szánjon rá minél több időt
Miután az Önt helyettesítő alkalmazott elkezd dolgozni, előfordulhat, hogy nem költözött el, és felkérték, hogy kísérje el, amíg meg nem érti a munkáját. Az átmeneti időszak hossza bizonytalan, lehet, hogy napok vagy hetek. Azonban minél több időt adsz magadnak, annál több információt tudsz közvetíteni.
Annak érdekében, hogy teljes körű információt nyújtson, és ne maradjon le semmiről, vonja be helyettesét a különféle napi tevékenységekbe
2. lépés. A fontos dokumentumok közvetlen benyújtása
Az átmeneti időszakban személyesen kell átadnia a fontos adatokat és dokumentumokat. Így biztos lehet abban, hogy a fontos dolgokat helyesen végzik, és a prioritásokat egyértelműen meghatározzák. Ezenkívül kettőtöknek még van ideje megbeszélni azokat az információkat, amelyeket tovább kell vitatni, mielőtt költözne.
- Ragadja meg ezt az alkalmat, hogy elmagyarázza neki a fontos információkat, és nagyon hasznos dolgokat kérhet a jó átadáshoz.
- Beszélgetéskor szánjon időt arra, hogy áttekintést nyújtson a munkahelyi helyzetről, és magyarázza el a beszélgetés kontextusát, hogy egyetlen információ se maradjon ki.
3. lépés. Tegyen erőfeszítéseket a segítségnyújtás érdekében
Ha mindketten továbbra is ugyanabban az irodában dolgoznak, legyenek támogatóak és proaktívak. Ha probléma merül fel, nyújtson segítséget az ok azonosításával és a megoldás közös keresésével. Az új alkalmazottak általában kényelmetlenül vagy kényelmetlenül érzik magukat az első napokban, és nem fognak zavarni kérdéseket feltenni.
- Tisztázza, hogy szükség esetén támogatást és segítséget nyújthat.
- Így mindketten támogathatjátok egymást a kötelezettségek teljesítésében az átmenet során.
Lépés 4. Tartson utolsó találkozót az átadás megvitatására
Mielőtt továbblépne és teljes átadást végezne, találkozzon azzal a személlyel, aki felváltja. Kérd meg, hogy készítsen fel kérdéseket, és jegyzeteljen azokkal a dolgokkal, amelyekkel foglalkozott. Ez a találkozó jó alkalom annak biztosítására, hogy megértse szerepét és felelősségét.
- Az értekezleten minden további tisztázásra váró kérdés megvitatható.
- Attól függően, hogy hol dolgozik, fontolja meg, hogy meghívja -e főnökét egy találkozóra.
- El kell mondania a főnökének, mikor és hol lesz a találkozó. Kérdezze meg tőle, hogy van -e bármilyen javaslata vagy információja, amelyet szeretne megosztani.
Rész 3 /3: Hosszú távú fejlesztési terv elkészítése
1. lépés. Írja le a vállalat által nyújtott támogatást és képzést
Átadáskor mutasson hozzájárulási hajlandóságot azzal, hogy megnyitja mások számára a legjobb esélyt a sikerre. Ahelyett, hogy csak feladná feladatait és munkáját, adjon helyettesítő tanácsokat, hogy ő szakszerűen fejlődhessen, és támogassa korábbi főnökét, hogy mindig egészséges és sikeres legyen a munkájában.
- Adja meg a munka szempontjából releváns képzési programok adatait.
- Amikor elkezd dolgozni, lehet, hogy részt vett képzésen, hogy kiigazítsa és növelje tudását.
- Ne felejtse el továbbítani ezeket az információkat a munkát folytató személynek, és bátorítsa őt a lehetőségek maximális kihasználására.
2. lépés. Ne hagyja figyelmen kívül a munkakultúrát
Ha egy ideig még van ideje együtt dolgozni azzal a személlyel, aki átveszi a helyét, ne csak a munka technikai szempontjaira koncentráljon. Minden irodának egyedi munkakörnyezete és kultúrája van, amely elsöprő vagy zavaró lehet az újonnan érkezők számára. Szánjon időt a dolgok és az irodai helyzetek magyarázatára.
- Vezesse körbe az irodában, és mutassa be az összes alkalmazottnak.
- Ismertesse az új és meglévő alkalmazottak szerepét és felelősségét.
- Ha új alkalmazottként különböző feladatokat kap, vagy felelőssége és munka prioritásai különböző dolgokra összpontosítanak, győződjön meg arról, hogy a régi alkalmazott megérti ezt.
3. lépés. Adjon meg részletes elérhetőségeket
Ha segíteni szeretne egy új alkalmazottnak, mondja meg neki, hogyan lépjen kapcsolatba Önnel, és tudassa vele, hogy felveheti Önnel a kapcsolatot, ha komoly problémája van, vagy információra van szüksége. Azonban nem mindenki hajlandó segíteni, miután munkahelyet vált, vagy új pozíciót foglal el. Ezt általában a korábbi felettesekkel való kapcsolatok befolyásolják.
- Gyakran előfordul, hogy a problémákat egyszerűen e -mailben történő kommunikációval lehet megoldani.
- Még ha elköltözött is, a hajlandóság segíteni jó benyomást kelt és javítja hírnevét.
