A szakmai képesség fontos szerepet játszik a karrier sikerében. Szinte minden alkalmazottnak válaszolnia kell a telefonhívásokra, függetlenül a vállalati pozíciójától. Annak érdekében, hogy a hívók jól érezzék magukat, tanulja meg, hogyan kell jó hívásokat fogadni, hogy pozitív benyomást keltsen, és készen áll a feltett kérdések megválaszolására.
Lépés
Rész 1 /2: Telefonhívások fogadása
1. lépés. Vedd fel a telefont ASAP
Amikor az irodai telefon csörög, nem udvarias, ha a hívót várakoztatja. A harmadik csengetés előtt azonnal vegye fel a telefont, és köszönjön a hívónak.
2. lépés Tartsa a kézibeszélőt az arca elé
Lehet, hogy azonnal szeretne beszélni, de először győződjön meg arról, hogy a telefon vevőkészüléke az arc előtt van. Beszéljen, amikor a vevő a megfelelő helyzetben van, hogy a hívó teljes információt kapjon.
Lépés 3. Vegyen mély lélegzetet, mielőtt megszólal
Miután a telefont az arca elé tette, vegyen mély lélegzetet, hogy megnyugtassa magát, és összpontosítsa gondolatait, mielőtt köszönni kezdene. Így nyugodtan beszélhet, miközben koncentrál.
4. lépés. Adja meg cégének nevét és nevét
Ez a módszer azt mondja a hívónak, hogy már kapcsolódik a hívni kívánt céghez. Tehát győződjön meg róla, hogy ismeri a cég nevét és a nevét. Először adja meg a cég nevét. Leírhatja azokat a szavakat, amelyeket el szeretne mondani, amikor telefonhívást kap, így nem kell azon gondolkodnia, hogy mit mondjon a telefon csengésénél. A megfogalmazás alkalmazkodhat az adott munkakörülményekhez és körülményekhez.
- Ha recepciósként dolgozik, adjon meg teljes körű információt a cégről, mert a hívó számára Ön a bejárat, hogy megkapja, amire szüksége van. Például üdvözölje a hívót azzal, hogy: "Jó reggelt/délutánt/estét. A WikiHow központja itt van. Nikita vagyok, hogy segítsek." Ezen információk révén a hívó ismeri a cég nevét és nevét, így kényelmesebben tudja folytatni a beszélgetést. Ha magántitkár, adja meg munkáltatója nevét (például: "Mr. Miller irodája itt van. Nikita vagyok."), Mert a hívó kapcsolatba akar lépni a főnökével.
- Ha egy adott osztály tagja, tájékoztassa álláspontját, hogy releváns kérdéseket tegyen fel, például "Jó reggelt. Yesika vagyok a könyvelési osztályon." Így a hívó tudja, hogy kapcsolatban áll -e az osztállyal és a hívandó személlyel, vagy beszélnie kell valaki mással.
5. lépés Készítse elő az írószereket és a notebookot a telefon mellett
Így azonnal jegyzetelhet, ha a hívó üzenetet szeretne hagyni vagy információt szeretne adni. Ne várjon vele, mert papírt és tollat kell találnia, amire írhat.
2/2. Rész: Beszélgetés telefonon
1. lépés. Mosolyogjon, amikor beszél
Még ha ideges is, a mosolygás hamisítása kellemesebbé teszi a hangját a hívó számára. Bár erőltetett, ez a módszer javíthatja a hangulatot.
2. lépés. Beszéljen tisztán és szakszerűen
Ha professzionális környezetben dolgozik, győződjön meg arról, hogy Ön és a hívó fél képesek tisztán és egyenesen kommunikálni. Beszéljen lassú ütemben, és mondjon minden szót világos artikulációval, hogy az Ön által közvetített információkat megértse a hívó.
- Ne mondjon nem szokványos szavakat, például "nem", "korty" vagy "nem". Mondjon ki egyértelműen minden szót, például „igen” vagy „nem”, hogy mindkét fél jól értse a mondanivalót. Legyen udvarias, ha szükség szerint azt mondja: „Köszönöm” és „Szívesen”.
- Ha számokat vagy betűket kell megosztania, például nevet vagy telefonszámot adnia, tanulja meg a fonetikus ábécét (a beszédhangok kiejtését). Így a hívók nem zavarodnak össze, amikor kiejtik az azonos hangú betűket, például a B és a P betűt. Amikor Budi nevét írja be, mondja ki a B betűt a "balinéz szó" B magyarázatával.
Lépés 3. Üdvözölje a hívókat szakmailag
Ahelyett, hogy keresztnevén üdvözölné a hívót, győződjön meg arról, hogy az "apa" vagy az "anya" szót mondja, mielőtt kimondja a nevét, például "Mr. Jon", különösen, ha nem ismeri személyesen a hívót. Próbálja megjegyezni a nevet, és mondja ki a beszélgetés során.
Írja le a hívó nevét, amint elmondja a nevét, hogy ne felejtse el
4. lépés Ha szükséges, csatlakoztassa a hívókat más személyekkel
Valakinek, aki felhív egy céget vagy irodát, általában segítségre van szüksége, mert információt szeretne találni, vagy problémával szembesül. Ha nem tud válaszolni egy kérdésre, vagy nem tud megoldást találni, kérdezze meg, hogy szeretne -e beszélni valakivel, aki tud segíteni. Ez a lépés azt mutatja, hogy törődik a hívóval, és szeretne segíteni a probléma gyors megoldásában.
- Az irodai telefonok rendszerint hívások átirányítására használják a rendszert. Tudja meg, hogy az irodájában lévő telefonok átruházhatók -e, és ismerje meg működésüket. Ha nem, keresse meg annak a személynek a telefonszámát, akit fel kell hívnia, és ossza meg a hívóval.
- Kérdezze meg udvariasan a hívót, hogy össze tudja -e kapcsolni valaki mással. Például: "Sajnálom, nem tudok válaszolni a kérdésére. Mi lenne, ha áthelyezném a telefonvonalat, hogy közvetlenül beszélhessek Pak Bambanggal? Ő tud megoldást adni." A telefonvonal átvitele előtt győződjön meg arról, hogy a hívó beleegyezik.
- Ha a személy, aki tud segíteni, nincs az irodában, kérdezze meg, hogy a hívó szeretne -e üzenetet hagyni. Ne felejtse el közvetíteni az üzenetet hozzáértő embereknek.
5. lépés Szakmailag fejezze be a beszélgetést
A „Köszönöm” vagy „Jó reggelt/délutánt/estét” mondás egy módja annak, hogy tudassa a hívóval, hogy a beszélgetés véget ért, és leteszi a kagylót. Ne zavarodjon meg attól, hogy a beszélgetés továbbra is folytatódik -e vagy sem.
Várja meg, amíg a hívó leteszi a telefont. Ha Ön kapja a telefonhívást, hagyja, hogy a hívó elmondjon mindent, amit mondani akar, amíg nem végez. Gorombának találhatja magát, vagy elveszítheti az információt, ha leteszi a telefont, amikor még nem beszél
Tippek
- Ne fogadjon személyes telefonhívásokat a munkahelyén. Munka miatt vagy az irodában, nem barátokkal. Ha csevegni vagy szöveges üzenetet szeretne küldeni egy barátjának, halassza el az ebédszünet vagy a munkaidő lejártáig.
- Kerülje a figyelemelterelést. Annak érdekében, hogy a hívó fél törődjön vele, halassza el a folyamatban lévő munkát, és koncentráljon a hívóra. Ne vonja el magát, és ne tűnjön túl elfoglaltnak ahhoz, hogy válaszoljon a kérdésekre, vagy segítséget nyújtson.
- Ne beszéljen evés, ivás vagy rágógumi közben, miközben telefonál, mert beszédét nehéz lesz megérteni, és a hívó fél nem érzi jól magát.
- Még akkor is, ha a hívó panaszkodik vagy durva, mutasson empátiát, legyen nyugodt és adjon szakmai választ.
