Ha a munkája megköveteli, hogy telefonon lépjen kapcsolatba az ügyfelekkel, akkor valószínűleg sokat hagy majd hangüzeneteket. Azonban pontosan mit kell mondani, miután egy sípszó hallható a telefonon? Az összes releváns információ hangposta útján történő eljuttatása ijesztő lehet, így sok részletet figyelmen kívül hagynak. Cserélje le a hangüzenetek rögtönzött kézbesítését a megfelelő rendszerrel. Néhány könnyen megjegyezhető ponton keresztül biztosíthatja, hogy minden fontos információ eljusson a címzetthez, így nő a visszahívás esélye.
Lépés
Módszer 1 /3: Bemutatkozás
1. lépés Használjon megfelelő hangszínt
Amint elkezdi rögzíteni az üzenetet, beszéljen tiszta és könnyen hallható hangon. Ne motyogjon vagy beszéljen túl gyorsan. Próbálja vonzóvá és energikusvá tenni a hangját, hogy felkeltse a hallgató figyelmét. Még ha nem is lát téged, a hangod világos lesz. Ezért ügyeljen arra, hogy a megfelelő hangszínt használja.
- Ejtsd ki minden szót hangosan. Egy rossz jel elhomályosíthatja a hangját, sőt elfogyhatnak a szavai. A közönséges beszélgetés hangja tisztán hallható hívás közben.
- A hangminőségnek tükröznie kell a hívás célját. Például hagyhat hangos hangüzenetet, hogy gratuláljon unokahúgának az iskola elvégzéséhez. Ha azonban részvétét szeretné kifejezni, hagyjon komoly és tiszteletteljes hangüzenetet.
2. lépés. Mondja ki a nevét
Az üzenet elején adja meg nevét. Így a hívott személy tudni fogja, ki vagy. Egyszerű szavak, például „Ez (a beceneved)” különféle helyzetekben használhatók. Használhat udvariasabb mondatokat is, például „A nevem (teljes név)”, ha a hívó személy soha nem találkozott veled. A barátok és a család felismerheti Önt további azonosítás nélkül. Ha a hívás munkával kapcsolatos, akkor a hívás címzettjének szüksége van egy névre, hogy ismerje a hívás célját, így személyesebben kommunikálhat.
- A fenti lépések triviálisnak tűnnek, de az ideges hívók gyakran elfelejtik őket hangüzenetek elhagyásakor.
- Ha rendelkezik olyan szakmai címmel vagy önleírással, amely segíthet a hívónak az Ön azonosításában, akkor adja meg nevét. Például: „A nevem Dr. Arief, a Tangerang Általános Kórház radiológusa”, vagy„ Ez Tasya, én Selvy anyja vagyok, aki ugyanabba az osztályba jár, mint a gyermeke.”
Lépés 3. Adja meg telefonszámát
A név megemlítése után adja meg telefonszámát. A legtöbb telefonos címzett várja a hangposta végéig, hogy megkapja az elérhetőségi adatokat, de ha a címzett nem veszi le azonnal, újra kell kezdenie az üzenetet. Ne felejtse el lassan és világosan beszélni, amikor megemlíti a telefonszámot, hogy a címzett jól hallhassa.
- Egy egyszerű módja annak, hogy egy telefonszámot mondjon az üzenet elején, ha ezt mondja: „Ez (a neve), az én számom (a telefonszáma)” vagy „Ez (az Ön neve) a számból (az Ön telefonszáma)).”
- Bár a Hívóazonosító funkció lehetővé teszi a címzett számára, hogy lássa a számát, mégis ajánlott megemlíteni a telefonszámot arra az esetre, ha a szám nincs elmentve, vagy ha azt szeretné, hogy a címzett hívja Önt egy másik számra.
4. lépés. Csatlakoztassa
Amikor ismeretlen feladóktól hall üzleti üzeneteket, az emberek gyanakodni kezdenek vagy elveszítik érdeklődésüket, ha nem tudják, ki vagy és mi a hívás célja. Nyugtassa meg őket egy ismert barát vagy a szám megadójának említésével. Ez a módszer ismét személyesebbé teheti a hívást. A hangpostaüzenetek gyanútlanok lesznek, és valószínűleg megkapja a várt választ.
- Próbáljon meg egy rövid bevezetőt adni a hallgatóknak, például: "Ezt a számot Anditól kaptam, aki azt mondta, hogy eladja a csónakját".
- Még akkor is, ha nem hívja fel az üzletet, a személyes kapcsolat létrehozása kényelmesebbé teheti a címzettet. „Ez Bob, a szomszédod a házban” barátságosabban hangzik, mint az „Ez Bobby Rahmadika Setiawan”.
2. módszer a 3 -ból: Az igények magyarázata
1. lépés Előtte gondolja át, mit mondjon
Mielőtt elhagyná a hangpostaüzenetet, tudnia kell, mit szeretne közvetíteni. Ez nem jelent problémát, ha konkrét célja van, de a hangüzenet rögzítését jelző hangjelzések hallatán bárki ideges lehet. Bontsa több pontba az átadni kívánt információt, majd magyarázzon el mindent, mielőtt leteszi.
- Különösen a nagyon fontos hangüzenetek esetében írhat durva szkriptet az üzenet rögzítése előtt.
- Ha hirtelen dadog, összpontosítson arra, hogy röviden említse nevét, elérhetőségeit és a hívás okát.
- Képzelje el, hogy hangüzenetet küld, hogy romantikus üzenetet hagyjon az előző esti randival kapcsolatban. Ha az üzenet rögzítése előtt elképzeli a hangüzenetet, amelyet kézbesíteni fog, hűvös, nyugodt és kényelmes érzést adhat, ahelyett, hogy ideges és félénk lenne.
2. Légy rövid
Korlátozza a hangpostát 20-30 másodpercre. Ritkán van szüksége hanghirdetésre, amely hosszabb, mint ez az időtartam. Nem szeretné, ha a címzettek belefáradnának a túl hosszú és szókimondó üzenetek hallásába. Maradjon koncentrált, és vigye az üzenetet a lényegre. A rövid üzenetek kíváncsiságot válthatnak ki, így a címzett érdeklődik a visszahívás iránt.
- Másrészt, ha a hangpostaüzenet túl rövid, akkor a címzett úgy gondolhatja, hogy ez nem fontos, majd törli, anélkül, hogy először meghallgatná. Ez akkor fordul elő, ha ismeretlen számról hív.
- A hangposta elhagyásának célja az, hogy valakit visszahívjon, és ne ossza meg az összes információt, amelyet közvetlen híváskor szeretne megadni.
3. lépés: Indítsa el a hangpostát a legfontosabb információkkal
Ne verje a bokrot a hívás indokaival. Ha csak meg akarja kérdezni, hogy van, mondja meg. Ha egy konkrét terméket szeretne felajánlani, vagy megerősíteni szeretne egy találkozót, mondja meg. A hallgatók gyorsan elveszítik érdeklődésüket és törlik az üzenetet, ha az üzenet elején nem említi a hívás célját.
- Nagyon kevés ideje van az üzenet továbbítására. Ha túl sokat beszél, a hallgatók elnémíthatják az üzenetet, mielőtt fontos információkat kapnak.
- Jobb, ha rossz híreket közöl, például „Apa kórházban van”, majd a hátralévő időt szimpátia és magyarázatok közvetítésére fordítja, ahelyett, hogy körbe -körbe járna, amíg a hallgató aggódik.
4. lépés Hagyja üzeneteket személyesen és szervesen
Ellenálljon a késztetésnek, hogy olyan mereven beszéljen, mint amikor telefonon beszél. Légy barátságos, légy önmagad és beszélj természetesen. Az emberek észreveszik, hogy egy értékesítő megpróbálja rávenni őket, hogy vásároljanak valamit, és nagyobb valószínűséggel hallgatják meg hangpostafiókját, ha úgy érzik, hogy udvarias módon közelítik meg őket.
Ha úgy beszél, mintha egy forgatókönyvet olvasna, az a benyomása lesz, hogy a hallgató csak egy a sok ember közül, akiket azért hív, hogy ugyanazt kínálja
3. módszer 3 -ból: Hangposta bezárása
1. lépés. Dobjon be egy konkrét kérdést vagy kérést
Az üzenet befejezésekor magyarázza el, miért szeretné, hogy a címzett visszahívjon. Tegyen fel egy konkrét kérdést, vagy tegyen olyan kérést, amely motiválja őt, hogy vegye fel a telefont. Ha a címzett zavartnak vagy bizonytalannak érzi magát az úticél után a hangüzenet meghallgatása után, az üzenet sikertelen volt.
- Próbáljon olyan kifejezéseket használni, mint „Tudassa velem, ha tetszik a beküldött recept” vagy „Kíváncsi lennék a javaslattal kapcsolatos ötleteire”.
- Az emberek jobban motiváltak a visszahívásra, ha konkrét kérést tesznek, és nem egyszerűen azt mondják, hogy „Hívjon vissza, rendben”.
2. lépés: Ismételje meg nevét és elérhetőségeit
Az üzenet befejezésével ismételje meg nevét és telefonszámát. Ismételje meg kétszer telefonszámát, hogy a címzett ne halljon félre, és ne vegyen fel jegyzeteket. Ügyeljen arra, hogy minden hasznos adatot tartalmazzon, amikor a címzett visszahív, például amikor van ideje és mikor a legjobb időpont a híváshoz.
- Az üzenet végén a telefonszám több mint kétszeri kimondása túl sok, és sértő lehet az üzenet címzettje számára.
- Nem kell gyakorolnia ezt a lépést, ha az üzenetet véletlenül közvetíti barátainak vagy családjának.
3. lépés: Ne fejezze be szó szerint az üzenetet
Amikor itt az ideje, hogy leteszi a kagylót, ne folytassa a fecsegést, és ne hosszabbítsa meg szükségtelenül az üzeneteket. Ha a címzett nem valaki, akit érdekel, akkor nem kell édes szavakat hagyni. Minél hosszabb az üzenet, annál kevesebb figyelmet kap a címzettől. Tehát ne veszítse el a fókuszt a végén. Köszönöm neki az időt, és hagyja, hogy folytassa a kommunikációt.
- Az olyan záró szavak, mint a „kíváncsian várom”, sokkal melegebbek és hatékonyabbak, mint a sajtos reklámszavak, mint például: „Szép napot”.
- Ne vonja le a következtetéseket, és ne foglalja össze az üzenetet a végén. Ha a címzettnek el kell ismételnie bizonyos részleteket, később vissza tudja játszani az üzenetét.
Tippek
- Emlékszel, amikor egy hangpostaüzenetet kaptál, amely elgondolkodtatott: „Mit akar ez a személy?” Hagyjon egy hangüzenetet, amelyet hallani szeretne.
- Adjon meg e -mail címet vagy elérhetőséget a telefonszámán kívül, ha ez továbbra is releváns az üzenet címzettjével folytatott interakció szempontjából.
- Ne felejtse el megemlíteni a dátumot, ha üzenetet hagy az időhöz kapcsolódó információkkal.
- Mosoly! A mosolyod közvetítésre kerül, még ha nem is látszik.
- Ha kényes téma miatt hív, korlátozza a hangpostában megosztott információkat, hogy senki más ne hallhassa.
- Vészhelyzet vagy természeti katasztrófa esetén hangposta segítségével jelezze, hogy minden rendben van.
Figyelem
- Ha megpróbál rávenni valakit, hogy hívjon vissza, ne mondja el neki a korábbi híváshibákat. Ez bosszantja a hallgatót, és nem fogja jól érezni magát, ha üzletet köt veled.
- Szakmailag mindig hagyjon hangpostát, ha a telefonos személy nem válaszol. Ha sok nem fogadott hívást lát hangposta nélkül, az azt jelzi, hogy vállalkozása nem fontos.
