Ha tanárként vagy műszaki kézikönyv íróként dolgozik, természetesen minden nap le kell írnia az utasításokat. A legtöbb ember számára azonban nehéz lehet egyértelmű iránymutatásokat írni. Kihagyhat egy fontos lépést, mert feltételezi, hogy az olvasó automatikusan megteszi, vagy összezavarja az olvasót az egyetlen lépésben végzett sok művelettel. Ahhoz, hogy egyértelmű irányelveket tudjon írni, először tudnia kell, hogyan kell elvégezni a feladatot. Fogja szó szerint az útmutatót, hogy megbizonyosodjon arról, hogy segíti az olvasót a feladat elvégzésében.
Lépés
Rész 1 /3: A feladatok megértése
1. lépés Gyűjtse össze a szükséges anyagokat
Mielőtt útmutatót írna, ismernie kell az ezzel kapcsolatos feladatot. Készítse elő az összes szükséges szerszámot és felszerelést, és rendezze el azokat a használat sorrendjében.
Írjon le mindent, amire szüksége van. Útmutató írásakor előfordulhat, hogy fel kell sorolnia a feladat elvégzéséhez szükséges kellékeket és anyagokat
2. lépés. Végezze el a kapcsolódó feladatot saját maga
Még akkor is, ha a kapcsolódó feladatot többször sikerül saját maga elvégeznie, célszerű megismételni a feladatot az útmutató megírásakor, hogy ne maradjon le semmiről.
- Ha jól ismeri a feladatot, érdemes parancsikont választani. Ügyeljen arra, hogy az útmutató írásakor ne hagyjon ki egyetlen lépést vagy információt.
- Képzeld el, hogy receptet írsz valakinek. Ha gyakran főzi ezt az ételt, akkor lehet, hogy csak ránézésre fel tudja mérni a szükséges összetevőket. Más embereknek azonban természetesen szükségük van ezeknek az összetevőknek a pontos adagjaira.
3. lépés. Készítsen részletes vázlatot
A feladatok végrehajtása közben szánjon egy percet arra, hogy leírja, mit tett. Ez segít az útmutatók logikus sorrendben történő megírásában. Ha egy feladatot elvégez, miközben leírja a lépéseket, pontosan tudja, mit kell tennie, és mikor kell befejezni.
4. lépés. Határozza meg közönségét
Az útmutató írásának módja az emberek típusához igazítható, akik elolvassák és követik az útmutatót. A tinédzsereknek szóló útmutató írása más lesz, mint a felnőtteké.
Ez befolyásolja a közönség okait is a feladat elvégzésére. A projekten dolgozó diák célja minden bizonnyal más, mint a munkáját befejezni kívánó felnőtté
5. lépés Készítsen rövid bevezetőt
Ez a bevezető elmondja az olvasónak, hogy mit lehet tenni, és milyen eredmények lesznek a feladat elvégzésekor. Ne feledje, hogy a legtöbb ember kihagyja a bevezetőt, vagy átfutja azt. Tehát ne vegyen be fontos információkat vagy figyelmeztetéseket a bevezetőbe.
- Például, ha útmutatót ír a mogyoróvajas és zselés szendvicsek elkészítéséről, akkor röviden megemlítheti, hogy a mogyoróvaj és a zselés szendvicsek jó és egyszerű lehetőség a gyerekek ebédjére és a délutáni snackekre.
- Ha úgy érzi, hogy egy figyelmeztetést bele kell foglalnia a bevezetőjébe, akkor érdemes azt az egyik lépésnél szerepeltetni arra az esetre, ha az olvasó lemaradna a bemutatkozásról.
2. rész a 3 -ból: Az útmutató megírása
1. lépés Ossza fel a feladatot apró lépésekre
Minden lépésnek egy műveletet kell tartalmaznia. Ha lépésenként több mint egy mondata van, próbálja meg rövidebb, egyszerűbb lépésekre bontani.
Például írt egy útmutatót a kutyája sétáltatásáról. A lépés, hogy „Tegye a nyakörvet a kutya nyakába, és kösse be a pórázt” egy kombinált lépés, amely két műveletből áll: a póráz rögzítése és kösse a gyeplőt. Tehát első lépésként írja be: „Tegye a pórázt a kutya nyakába”, és második lépésként: „Tegye a pórázt a pórázra”.
2. lépés: Minden lépést kezdjen egy cselekvési szóval
Minden megírt lépésnek elvégezhetőnek kell lennie. Az igék segítségével jelezze, hogy pontosan milyen műveleteket kell végrehajtani a feladat végrehajtásához.
- Állítsd össze a mondataidat, hogy megmondd valakinek, mit kell tennie, és ne azt, amit tudnia kell.
- Tegyük fel például, hogy írsz egy útmutatót a kutya sétáltatásához, és egy lépés a póráz méretének beállítása. Ebben a lépésben az "ellenőrizze a póráz méretét" vagy a "méri a kutya nyakát" kifejezés valószínűbb, mint egyszerűen a "Póráz méretének ismerete".
3. lépés Kövesse a logikai haladást
Tegyük fel, hogy az olvasó az első lépés elolvasása után azonnal munkába áll. Általában az olvasó nem olvassa el az útmutató lépéseit a végéig. Ha van olyan információ, amelyet az olvasónak tudnia kell a feladat elvégzéséhez, vegye fel ezt az információt az útmutató lépéseibe.
- Ha egy adott lépésnél veszély áll fenn, akkor ebben a lépésben figyelmeztetést is kell tartalmaznia. Ne tegyen figyelmeztetést a bevezetőbe vagy az útmutató végébe, ha már késő.
- Mellékeljen megfelelő utasításokat, hogy az olvasók tudják, mikor helyesen hajtották végre a lépéseket. Például ezt írhatja: "A póráz éppen megfelelő méretű, ha két ujját a nyakörv háta és a kutya nyaka közé csúsztathatja."
4. lépés: Gondosan válassza ki szavait
Használjon egyszerű, mindenki számára könnyen érthető nyelvet. Kerülje a szakzsargon vagy szakkifejezések használatát. Ha szakkifejezést kell használnia, legyen rövid és egyszerű.
Például, ha útmutatót ír a per benyújtásának módjáról, előfordulhat, hogy jogi feltételeket kell tartalmaznia. Először írjon egyszerű magyarázatot, majd folytassa a próba során használt szakkifejezésekkel
5. lépés Használjon pozitív igéket
Általában célszerű leírni, hogy mit kell tennie az olvasónak a feladat elvégzéséhez, nem pedig azt, hogy mit ne tegyen. Amikor egy személy útmutatót olvas, elméje a feladat elvégzésére irányul. Ha olyan dolgokkal kezdi, amelyeket nem szabadna megtenniük, összezavarodhatnak, és megtehetik, amit nem szabadna.
Ha például útmutatót ír a kutyája sétáltatásáról, akkor a „ne tegye a pórázt” helyett azt írja, hogy „győződjön meg arról, hogy a póráz megfelelően van rögzítve” vagy „állítsa be a nyakörvet, hogy megfelelően illeszkedjen”. túl szorosan "vagy" ne viseljen túl szoros gallért "túl keskeny."
6. lépés Írjon második személyben
Használja a „te” szót az olvasók közvetlen megszólításához, hogy ne zavarodjanak össze. Amikor az „Ön” szót használja, az olvasók tudni fogják, mit kell tenni a feladat elvégzéséhez anélkül, hogy találgatniuk kellene.
Például, ha azt írja, hogy „a kart le kell nyomni”, akkor arra készteti az olvasót, hogy ki nyomja meg a kart. A „meg kell nyomnia a kart” vagy akár a „kar megnyomása” kifejezés nem hagy kétséget az olvasóban
7. lépés. Tartson be alternatívákat
Néha több módja is van egy vagy több lépés végrehajtásának. A lépések mellett szerepeltessen alternatívákat is, hogy az olvasók kiválaszthassák a kívánt módot.
Például, ha útmutatót ír a mogyoróvajas és zselés szendvics készítéséről, akkor tegyen bele egy alternatív tölteléket, például „Mandulavaj mogyoróallergiás embereknek”
8. Lépés. Ha segít, illesszen be egy képet
Van egy közmondás, amely így szól: „egy kép jobb, mint ezer szó”. Világos irányelvek létrehozása érdekében néha képek vagy diagramok megkönnyítik az olvasók számára az Ön által megadott irányelvek megértését.
További technikai útmutatásért győződjön meg arról, hogy a kép egyértelműen segíti az olvasót, és hogy a képen végzett műveleteket nem akadályozzák eszközök vagy kezek
Rész 3 /3: Létrehozott útmutatók tesztelése
1. lépés. Szervezze útmutatóját szakaszokba
Az összetett feladatok több részből állnak. Ha útmutatót ír egy nagy feladathoz, amely több kisebb szakaszt tartalmaz, ossza fel őket külön szakaszokra.
- Ha számozza az útmutatókat, akkor minden szakaszhoz rendeljen egy számot. Az olvasó minden szakasz befejezése után érezni fogja a siker sikerét.
- Még akkor is, ha a feladatnak nincsenek részei, amelyek csak részben vezérelhetők (félig függetlenek), ossza fel részekre, ha a feladat több lépést tartalmaz. Így az olvasót nem fogja túlterhelni az útmutató lépéseinek száma.
2. lépés: Próbálja meg végrehajtani az Ön által írt útmutatót
Ha Ön nem tudja betartani az írott irányelveket, akkor senki más sem. Kérje meg barátját, hogy olvassa el és kövesse az útmutatót, és kérdezze meg, vannak -e olyan részek, amelyek zavarják.
Előfordulhat, hogy többször kell tesztelnie az útmutatót, különösen, ha az útmutató hosszú vagy összetett
3. lépés: Gondosan szerkessze az útmutatót
A gépelési és nyelvtani hibák elrontják az útmutató egyértelműségét, ami megnehezíti a követést. Olvassa el az útmutatót oda -vissza, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nincsenek hibák.
Ha nem vagy biztos szerkesztési képességeidben, kérd meg egy ismerősödet, hogy nézze meg az útmutatót
4. Lépés. Szerelje be a szükséges eszközök és anyagok listáját
Különösen akkor, ha a feladat speciális eszközöket vagy anyagokat igényel, ez a lista nagy segítséget jelent az olvasó számára. Helyezze el ezt a listát az útmutató elején, hogy az olvasó összegyűjtse az összes eszközt és anyagot a feladat megkezdése előtt.
Képzeld el, hogy receptet írsz. A receptek mindig tartalmaznak minden hozzávalót és főzőeszközt az elején. Így mindent összegyűjthet főzés előtt
5. lépés. Adja meg a megfelelő figyelmeztetéseket
Az útmutató tesztelésekor felfedezhet rejtett veszélyeket, amelyek nem kerültek nyilvánosságra az útmutató első írásakor. Figyelmeztesse az olvasókat, hogy elkerülhessék ezt a veszélyt.
