A megjegyzéseket általában bizonyos információk, például tevékenységekről, irányelvekről vagy rendelkezésre álló erőforrásokról való továbbítására használják, hogy megkérjék őket, hogy tegyenek lépéseket. A "memorandum" szó olyasmit jelent, amire emlékezni kell, vagy oda kell figyelni. E tippek tanulmányozásával jó, könnyen érthető jegyzetet írhat.
Lépés
1. rész a 4 -ből: Memo fejek írása
1. lépés. A jegyzet írásához írja be a „MEMORRANDUM” szót a papír tetejére
Először is magyarázza el, hogy ez a dokumentum memorandum. Írja a „MEMORDUM” szót 3 cm -re a papír felső szélétől vastag betűvel első sorban. Ez a szó elhelyezhető a nagyobb betű közepén vagy bal oldalán.
A következő sor írása előtt hagyjon ki két üres sort
2. lépés Írja le helyesen a jegyzet címzettjének nevét
Mivel a feljegyzés az üzleti kommunikáció formális eszköze, a címzettet is hivatalosan fel kell tüntetni. Írja le a jegyzet címzettjének teljes nevét és címét.
Ha ez a feljegyzés a teljes személyzetnek szól, írja be: „Címzett: Minden alkalmazott”
3. lépés. Írja le a többi címzettet is a „CC” sorba
A „CC” sor (ami a „Courtesy Copy”), annak a személynek vagy személyeknek a nevére írható, akik megkapják a feljegyzés másolatát, nem pedig annak, akinek a jegyzetet elküldik. A „CC” sorban szereplő név az a fél, akit értesíteni kell a jegyzetben leírt irányelvről vagy problémáról.
4. lépés. Írja be nevét a „Feladó” sorba
A feljegyzés fejlécében szerepelnie kell a feljegyzés szerzőjének és feladójának. Írja be a teljes nevét és címét ebbe a sorba.
5. lépés. Adja meg a dátumot
Írja le teljes egészében a jegyzet elkészítésének dátumát a dátum, hónap, év formátumával. Például: „Dátum: 2015. december 9.” vagy „2015. 09. 12.”.
6. lépés Határozza meg a jegyzet tárgyát, és írja be külön sorban a „Névjegy” címmel
A jegyzet tárgya képet ad a memo tárgyairól. Válasszon egy konkrét, de rövid témát.
Például ahelyett, hogy a „Hangyák” témát írná, válasszon valami konkrétabbat, például: „A hangya probléma az irodában”
7. lépés: Ismerje jól a jegyzet fejlécének formátumát
A feljegyzés fejlécének a bal oldal tetején kell lennie. A „Címzett:”, „Feladó:”, „Dátum:” és „Névjegy:” szavakhoz használhat nagy- vagy kisbetűket.
-
A jegyzet fejléce a következő példának fog kinézni:
Címzett: A címzett neve és címe
Feladó: Az Ön neve és címe
Dátum: A jegyzet írásának dátuma
Tárgy: A jegyzetben tárgyalt témák (használjon vastag betűt vagy bizonyos színt a fontosnak vélt dolgokhoz).
- A jegyzet fejlécének írásakor tegyen szóközt a kettőspont után, hogy rendesebb legyen.
- Ha befejezte a jegyzet fejlécének írását, ugorjon ki egy sort, mielőtt folytatná a jegyzet írását, hogy elválassza a jegyzet fejlécét a jegyzet törzsétől.
2. rész a 4 -ből: A jegyzet törzsének megírása
1. Lépés: Vegye figyelembe a közönséget, aki megkapja a jegyzetet
Annak érdekében, hogy olyan jegyzetet írjon, amely felkelti az emberek érdeklődését az olvasás és a válasz iránt, meg kell határoznia a magyarázat stílusát, hosszát és formalitását a jegyzet törzsében az olvasó közönség alapján. Ehhez tudnia kell, hogy ki kapja és olvassa el ezt a jegyzetet.
- Tudja meg, mik a feljegyzés címzettjének prioritásai és aggályai.
- Próbálja meg előre látni azokat a kérdéseket, amelyeket a jegyzet olvasói feltesznek. Támassza alá magyarázatát néhány példával, bizonyítékkal vagy egyéb információval, amelyek befolyásolhatják az olvasót.
- Ha figyelembe veszi a jegyzetet olvasó közönséget, akkor a megfelelő információkat vagy véleményeket közvetítheti a jegyzetben.
2. lépés: Ne mondjon hivatalos köszöntőt
A feljegyzésnek nem kell olyan üdvözléssel kezdődnie, mint „Kedves Mr. Anwar”. Ehelyett csak írjon egy kezdő mondatot, hogy megmagyarázza a tárgyolni kívánt témát.
3. Állítsa be a problémát vagy problémát az első bekezdésben
Röviden írja le a végrehajtani kívánt művelet hátterét. A tézisbevallás benyújtásához hasonlóan magyarázza meg a témát, és indokolja meg, miért fontos ez a cselekvés. Ezt a bevezető mondatot absztrakt vagy emlékeztető összefoglalóként használhatja.
Általános útmutatóként a nyitó részt egy bekezdésben kell írni
4. lépés. Például a jegyzet elején írhatja:
„2016. január 1 -jei hatállyal a PT XYZ új egészségvédelmi politikát hajt végre. Minden alkalmazott és családtagja minden hónapban részesül a BPJS 1. osztályú egészségügyi ellátásban”.
5. lépés. Írja le az emlékeztetőben felvetett probléma kontextusát
Előfordulhat, hogy az olvasóknak információra van szükségük az Ön által bemutatott probléma hátteréről. Magyarázza meg röviden a kontextust, és csak azt mondja meg, ami fontos.
Ha releváns, folytassa a jegyzet írását, amelyben megmagyarázza, miért szeretné alkalmazni ezt az irányelvet. Például írja: „A kormány rendeletet adott ki, miszerint minden vállalat köteles regisztrálni az alkalmazottakat és családtagjaikat BPJS Kesehatan résztvevőként”
6. lépés Támogassa tervét magyarázattal a vita részben
Röviden írja le a végrehajtandó műveletet. Adjon bizonyítékot és logikus indokokat javaslata alátámasztására. Kezdje a legfontosabb információk közlésével, majd adjon meg konkrét vagy alátámasztó tényeket. Mondja el, hogy az olvasó milyen előnyökkel jár az Ön által javasolt intézkedésből, vagy milyen károkat okoz, ha ezt nem teszi meg.
- Ha hosszabb jegyzetet szeretne létrehozni, akkor releváns és meggyőző grafikonokat, listákat vagy diagramokat is mutasson be.
- Hosszabb jegyzetek esetén megadhat egy rövid címet, amely leírja az egyes szakaszok tartalmát. Például a „Házirend” cím megalkotása helyett írja be az „Új irányelv az összes alkalmazottra” lehetőséget. Tedd a címet konkréttá és rövidre, hogy az emlékeztető fontos dolgait az olvasó azonnal tudja.
7. lépés. Javasolja az olvasó által megteendő lépéseket
Egy emlékeztetőn keresztül arra kér másokat, hogy tegyenek lépéseket egy adott kérdésben, legyen szó közleményről egy új termékről, egy új kiadási politikáról vagy egy nyilatkozatról arról, hogyan oldja meg a vállalat a problémát. A befejező bekezdésben vagy mondatban magyarázza el, milyen lépéseket kell tenni.
- Például írja be: „Minden alkalmazottnak 2016. március 1 -jétől kell használnia az új számviteli rendszert”.
- Mutasson be alátámasztó bizonyítékot is javaslatához.
8. lépés: Zárja be a jegyzetet pozitív és támogató összefoglalással
Az utolsó bekezdés leírja a következő lépést, amely megoldhatja a problémát. Támogató üzenetet is közvetíteni a szervezeti szolidaritásról.
- Azt mondhatja: "hajlandó vagyok tovább tárgyalni ezt a javaslatot, és végrehajtani a közösen elfogadott döntést".
- Vagy lezárhatja a jegyzetet, ha ezt írja: „Nagyon izgatottak vagyunk a gyártósor hozzáadásának tervétől. Úgy gondoljuk, hogy ez a terv fejleszti a vállalatot és biztosítja üzletünk folyamatosságát.”
- Zárja be a jegyzetet egy -két mondattal.
3. rész a 4 -ből: Az emlékeztető befejezése
1. lépés Jól ismerje a jegyzet formátumát
A könnyebb olvasás érdekében használja a szabványos feljegyzésformátumot. Gépelje be a jegyzetet Times New Roman vagy Arial betűtípussal, 12 -es méretben, 3 cm bal, jobb és alsó margóval.
Használjon balra igazított bekezdésformátumot. Hagyja ki a két üres sort a bekezdés végén, és ne hagyjon szóközt a bekezdés elején
2. lépés. Ellenőrizze emlékeztetőjét
Olvassa el újra és szerkessze a jegyzetet annak biztosítása érdekében, hogy az helyes, világos, tömör és meggyőző legyen. Győződjön meg arról, hogy a megfelelő írási stílust használja. Távolítsa el a felesleges tudományos kifejezéseket vagy zsargont.
- Ellenőrizze újra, hogy vannak -e még helyesírási, nyelvtani és vita hibák. Ügyeljen a nevek, dátumok és számok írására.
- Győződjön meg arról, hogy a jegyzete elég rövid, és távolítsa el a felesleges információkat.
Lépés 3. Inicializálja a neve mellett
A jegyzetet nem kell aláírni, de a jegyzet elején, közvetlenül a neve mellett lévő golyóstollal kell inicializálni. A kezdőbetűk azt jelzik, hogy jóváhagyta ezt a jegyzetet.
4. lépés Használjon fejléces papírt
Vannak levélpapírok, amelyeket kifejezetten emlékeztetőkhöz tervezett fejléces papírokkal nyomtatnak, vagy csak normál levélpapírt használnak.
Ha a jegyzetet számítógépen hozta létre (és e -mailben küldte el), hozzon létre saját fejléces papírt a Word program segítségével, amelyen megjelenik a cég logója és elérhetőségei. Használja ezt a jegyzet sablont a későbbi emlékeztető beküldésekhez
5. lépés: Döntse el, hogyan küldje el a jegyzetet
Válassza ki a jegyzet terjesztésének legjobb módját. Nyomtathatja és megoszthatja, vagy elküldheti e -mailben.
Ha emlékeztetőket szeretne e -mailben küldeni, konvertálhatja azokat a Word dokumentumból HTML -be vagy PDF -be, és elküldheti e -mail mellékletként
4. rész a 4 -ből: Memo sablonok használata
1. lépés. Keresse meg a jegyzet sablont
A jegyzetek sablonok használatával hozhatók létre, ahelyett, hogy a semmiből építenék őket. Ehhez keressen jó jegyzet sablonokat az interneten, például a Microsoft Word -ben. A használt formátumok általában majdnem azonosak, de a betűméret, a hossz és a kialakítás eltérő lehet.
- Töltse le az igényeinek leginkább megfelelő sablont.
- Feltétlenül olvassa el a szabályokat, mielőtt bármilyen webhelyről sablonokat használna.
2. lépés: Nyissa meg a számítógépre letöltött sablont
A letöltés gombra kattintás után a sablon vagy közvetlenül letöltődik a számítógépre, vagy több lépést kell végrehajtania. Ha az eredmény egy tömörített fájl, akkor először bontsa ki ezt a fájlt, majd nyissa meg a Microsoft Word alkalmazásban.
Javasoljuk, hogy a Microsoft Word program legújabb verzióját használja, hogy ne tapasztaljon problémákat, és ez a sablon jól fog működni. Ha továbbra is a Microsoft Word program korábbi verzióját használja, frissítse azt, mielőtt bármilyen fájlt letöltene
3. lépés. Határozza meg saját fejléces papírját
Minden sablon megváltoztatható. A feljegyzéssablon minden részét személyre szabhatja az Ön igényei szerint. Például adjon hozzá egy logót és védjegybejegyzési jelet a levélpapír -rész sablonjához. Kattintson a fejléces fejlécre, és írja be a cég adatait.
4. lépés. Töltse ki a sablonmezőket a jegyzet fejlécében
Töltse ki a „To”, „From”, „CC” és „About” mezőket. Legyen óvatos az egyes mezők kitöltésekor, hogy ne tévesszen meg, ne hagyjon ki vagy tévedjen ebben a részben.
5. lépés. Írja be az üzenetet
Írja be a bevezetőt, a kontextust, a vitát és az összefoglalót a jegyzet törzsébe. Írhat jegyzeteket lista formájában, hogy pontról pontra továbbítsa az információkat.
- Ugyanazt a sablonformátumot használja a jegyzet összes bekezdésének rendezett rendben tartásához, a megfelelő margóval és betűmérettel.
- Szükség esetén a jegyzet sablon segítségével megjelenítheti a táblázatot. Ez hasznosabb lehet, különösen akkor, ha a listában vagy más formátumban készített jegyzet hanyagnak vagy nehezen olvashatónak tűnik.
- Ne felejtse el törölni a sablonban már szereplő szavakat. Küldés előtt alaposan ellenőrizze újra.
6. lépés. Ellenőrizze a törmelék lábát is
A jegyzet alja a feljegyzés alján található, amelyet általában további információk megadására használnak, például a vállalati adatok vagy telefonszámok írására. Gondosan ellenőrizze, hogy mindezeket az információkat helyesen gépelte -e be. Természetesen jó emlékeztetőt szeretne küldeni helytelen elérhetőségi adatok vagy hiányzó információk nélkül.
7. lépés Állítsa be a kijelzőt
A sablon egyik előnye a dokumentum színének megváltoztatása. A feljegyzés megjelenítése a személyiséghez igazítható és vonzóbbá tehető. Ezenkívül kiválaszthatja a jelenlegi helyzethez leginkább illő színt, hogy figyelemfelkeltőbb legyen, de mégis professzionális.
8. lépés. Mentse el a jegyzetet új dokumentumként
Feltétlenül őrizze meg a jegyzetfájl másolatát, hogy digitális biztonsági másolat álljon rendelkezésre az üzleti kommunikáció bizonyítékaként.
9. lépés. Mentse el ezt a sablont, hogy újra használhassa
Amikor egy kicsit más témájú jegyzetet kell létrehoznia, cserélje ki a benne található információkat a küldeni kívánt emlékeztető tárgyára. Az időmegtakarítás mellett létrehozhat jegyzeteket következetes formátumban is, hogy azok professzionálisnak tűnjenek. Így az olvasók jobban odafigyelnek és alaposan elolvassák az Ön által küldött emlékeztetőt.
Tippek
- Ne adj túl sok indokot. Meg kell magyaráznia, hogy miért kell bizonyos lépéseket megtenni, de ne vigye túlzásba.
- A jegyzetben írt magyarázatot/információkat röviden be kell mutatni.
Kapcsolódó cikk
- Üzleti emlékeztető írása
- Hogyan írjunk levelet
- Hogyan kommunikáljunk hatékonyan
- Hogyan írjunk olvasói levelet
