Ahogy a neve is sugallja, a válaszlevél olyan levél, amelyet valakinek a kérdésére vagy kérésére válaszolnak, és amelyet általában írásban, levélben is eljuttatnak, és amelyet általában az üzleti világ információcseréjének eszközeként használnak. A tökéletes válaszlevél elkészítése érdekében először tekintse át a kapott kérdést vagy kérést tartalmazó levél tartalmát. Ezután keresse meg a levél megválaszolásához szükséges további információkat. Mindkettő elvégzése után kezdjen el válaszlevelet írni, olyan mondatokkal, amelyek udvariasak, egyértelműek, világosak és képesek válaszolni az eredeti levélben felsorolt összes kérdésre vagy kérésre. Ezenkívül győződjön meg arról, hogy a mondat hangvétele barátságos és informatív, hogy a levél megfeleljen a címzett elégedettségének.
Lépés
Módszer 1 /3: Az eredeti levél tartalmának áttekintése
1. lépés. Határozza meg a levél feladója által kért vagy megkérdőjelezett információkat
Mivel a válaszlevelek mindent megadnak, amit a feladónak tudnia kell, mindig szánjon időt a levél tartalmának alapos áttekintésére. Különösen értse meg, hogy a levél feladójának tudnia kell, milyen információkat adhat meg neki.
- Néha a betű jelentésének meghatározása nem olyan egyszerű, mint a tenyér elfordítása, különösen akkor, ha a levélíró írásmódja nem egyértelmű. Ezért mindig szánjon időt arra, hogy megértse a levélküldő igényeit, mielőtt válaszlevelet készít.
- Ha szükséges, jegyezzen fel néhány fontos dolgot, amelyet a levélben talál, hogy jobban megértse a feladó szándékát. Különösen foglalja össze a feladó kérését, és tervezze meg a válaszát minden kérdésre vagy kérésre.
2. lépés. Tudjon meg többet a levél feladója által kért információkról
Ha a levél feladója információt kér valamiről, akkor valószínűleg ismeri azt, és azonnal válaszolhat rá, vagy fordítva. Ha nem érti a kért információkat, szánjon a lehető legtöbb időt az információk összegyűjtésére, mielőtt válaszol a levélre.
Például a levél feladója meg akarja erősíteni álláskérelme státuszát az Ön cégénél. Ha egy új alkalmazott felvétele nem az Ön szakterülete, kérjük, lépjen kapcsolatba a HR osztály egyik alkalmazottjával, hogy segítsen ellenőrizni a feladó kérelmének állapotát a válasz elküldése előtt
3. lépés: továbbítsa a levelet egy másik személynek, aki jobban képes válaszolni a feltett kérdésre
Különösen az üzleti világban az ügyfelek néha levelet küldenek egy cégcímre vagy cég elérhetőségi számára, amelyet az interneten találnak. Ezért, ha levelet kap, de úgy érzi, hogy nem alkalmas a benne szereplő kérdések megválaszolására, kérjük, továbbítsa azt a megfelelő személynek. Tegye ezt annak biztosítása érdekében, hogy a levél feladója a legpontosabb és leghasznosabb választ kaphassa.
Ha a személy sokáig válaszol, próbálja meg tudatni a feladóval, hogy továbbította a levelet valakinek, aki nagyobb kapacitással tud válaszolni kérdéseire. A levél feladója legalább tudja, hogy az általa küldött levelet megkapták és feldolgozták
2. módszer a 3 -ból: Válaszok összeállítása
1. lépés. A levelet annak a személynek címezze, aki információt kér vagy kérdéseket tesz fel az eredeti levélben
A levelet mindig udvarias üdvözléssel kezdje, például: "Kedves", majd a levél címzettjének neve, ahelyett, hogy túlságosan általános kezdő mondatot használna, mint például: "E levél címzettjének". A személytelen hangzáson kívül a mondat azt a benyomást kelti, mintha a válaszlevelet számítógép írta volna. Ezért mindig üdvözölje a címzettet névvel, hogy megmutassa, hogy válaszlevelét nagy gonddal és elismeréssel írta.
- Ha nem ismeri személyesen a levél feladóját, kérjük, használja a Mr vagy Mrs üdvözlést, majd a vezetéknevét. Ha azonban a levél feladójának konkrét címe van, használja ezt a címet Mr. vagy Mrs. helyett.
- Ha valóban nem ismeri a levél feladóját vagy nemét, akkor használja a keresztnevét.
- Általában használhatja a feladó nevét, amely az eredeti levélben szerepel. Például, ha a levél feladója felsorolja a „Dr. Johnson”levelében kérjük, nyissa meg válaszlevelét a következő üdvözlettel:„ Kedves. Dr. Johnson."
2. lépés. Mutassa be, hogy ez a levél az általa küldött eredeti levélre válaszul íródott
A levél elején ne felejtse el közölni az olvasóval levelének célját, vagyis a levél megválaszolását. Így a levél címzettje tudni fogja, hogy a levelet elolvasták és feldolgozták, valamint a levél mögött meghúzódó szándékot.
- Egy egyszerű mondat: „Ez a levél válasz a június 13 -án küldött levélre” tökéletes válaszlevél megnyitásához.
- Ha Ön nem az első levél címzettje, adja meg annak a személynek a személyazonosságát, aki a levelet megadta. Például ezt írhatja: „Az egyik ügyfélszolgálati munkatársunk, Michelle Harris továbbította a levelet, amelyet nekem küldött.”
3. lépés. Azonnal válaszoljon a feladó kérdéseire
Az üdvözlet megírása után azonnal lépjen a levél középpontjába. A levél középpontjában a lehető legteljesebben válaszoljon az eredeti levélben felsorolt kérdésekre és/vagy panaszokra. Ügyeljen arra, hogy semmi ne maradjon le, hogy a levél címzettje elégedett lehessen olvasás közben.
- Válaszában röviden ismételje meg az eredeti levél tartalmát. Például azt mondhatja: „Válaszul a vállalatunk munkatársaival kapcsolatos, a médiával közvetlen kapcsolatban álló személyzetével kapcsolatos kérdéseire szeretnénk tájékoztatni, hogy a személyzet neve Janet Walters. Itt az e -mail címe és a telefonszáma."
- A hosszabb kérdések megválaszolásához használjon számozási rendszert minden kérdés pontosabb megválaszolására. Amellett, hogy könnyebben olvasható, ez a módszer elégedettebbé teszi az olvasót, mert úgy érzi, hogy minden kérdésre részletes választ kapott.
- A lehető legteljesebb információkat közölje nem túl hosszú mondatokkal. Általában egy kérdés néhány rövid mondatban történő megválaszolása jó válasznak mondható.
4. Légy őszinte minden olyan kéréssel kapcsolatban, amelyet nem tud teljesíteni
Néha vannak olyan kérdések, amelyekre nem tud válaszolni, vagy kérések, amelyeket nem tud teljesíteni. Amikor ilyen helyzetbe kerül, mindig őszintén válaszoljon. Más szóval, ne használjon összetett mondatokat, csak hogy elnyomja a levél feladójának negatív véleményét. Hidd el, a levél feladója sokkal jobban fogja értékelni a közvetlen és egyértelmű választ. A legfontosabb: ügyeljen arra, hogy az információkat mindig udvariasan közöljék, és bocsánatkérés előzze meg őket, hogy a levél feladója ne érezze magát sértettnek.
- Mindig határozott, de megértő hangot használjon, amikor elutasítja a levél feladójának kérését. Például azt mondhatja: „Sajnos nem tudjuk teljesíteni a kérését. Jelenleg nem rendelkezünk a szükséges információkkal, és nem tudjuk megmondani, hogy mikor állnak rendelkezésre."
- Ha úgy érzi, hogy részletesebb információkat tud nyújtani, próbálja meg ezt mondani: „Mielőtt válaszolna a kérdésre, először meg kell erősítenem néhány dolgot. Ha az idő engedi, kérjük, adja meg a kérelem benyújtásának dátumát, valamint annak a tisztnek a nevét, akivel kapcsolatba lépett. A megerősítési folyamat befejezése után azonnal felveszem Önnel a kapcsolatot.”
5. lépés. Köszönjük a küldött levelet
Függetlenül attól, hogy képes -e kielégíteni egy kérelmet vagy válaszolni egy levél kérdésére, mindig fejezze ki elismerését köszönetével. Azt a benyomást keltse, hogy értékeli figyelmüket, és pozitív kapcsolatot szeretne fenntartani velük.
Vannak, akik szívesebben nyitják meg levelüket köszönettel. A beszéd elhelyezése nem igazán fontos. A legfontosabb, hogy mindenképpen ejtsd ki egy ponton
6. lépés Végezze el a levelet a teljes nevének és címének beírásával
Zárja le a levelet egy hivatalos záró üdvözlettel, például: „Tisztelettel”, majd a teljes nevével. Ha a levél üzleti célokat szolgál, akkor a teljes neve alatt sorolja fel pozícióját.
Akár gépelt, akár kézzel írt levélben van, mindig hagyjon helyet az aláírásának a teljes név megadása után. Ha azonban a levelet e -mailben küldik, általában elegendő a teljes név aláírás nélküli feltüntetése
7. lépés Olvassa el újra a válaszlevelet, és győződjön meg arról, hogy minden kérdésre választ kapott
Ne feledje, hogy a levél címzettje ingerült vagy csalódott lehet, ha olyan választ kap, amely nem válaszol a kérdésére. Ezenkívül az elégedetlenség azzal a kockázattal jár, hogy elküldi neki az utólagos levelet, és végül kiegészíti a munkáját! Az olvasók elégedettségének biztosítása érdekében győződjön meg arról, hogy minden kérdésre vagy kérésre a lehető legteljesebben válaszol. Küldés előtt olvassa el újra levelét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy egyetlen kérés vagy kérdés sem maradt el.
Ha szükséges, kérje meg barátja vagy munkatársa segítségét a levél elolvasásához. Különösen kérje meg őket, hogy tegyék magukat a címzett cipőjébe, és mérjék le elégedettségüket a levelük elolvasása után
3. módszer 3 -ból: Professzionális hang használata
1. lépés Használjon szabványos üzleti levél formátumot
Ismerje meg az üzleti kommunikáció eszközeként használt különféle válaszleveleket. Ezután kövesse azt a formátumot, amelyet a legmegfelelőbbnek tart egy professzionálisan hangzó válaszlevél megírásához.
- A levél bal felső sarkában adja meg nevét, címét, cégnevét (ha van) és cégcímét. Ez alatt adja meg a levél írásának dátumát, majd a levél címzettjének teljes nevét és címét.
- Ha válaszlevelet szeretne írni, mindig használjon 2,5 cm margót a papír mindkét oldalán. Győződjön meg arról is, hogy a betűt a sorok között 1 szóközzel, a bekezdések között pedig 2 szóközzel kell írni.
- Ha a válaszlevelet kézzel írt helyett írja be, mindig használja a szabványos 12 pt betűtípust és írási formátumot. Ha azonban a levelet kézzel írták, győződjön meg arról, hogy a használt kézírás tiszta és könnyen olvasható.
2. Légy olyan benyomást keltve, hogy a küldött kérés vagy kérdés boldoggá tesz
Ez a módszer különösen kötelező üzletemberek vagy vevőalapú szolgáltatók számára. Ne feledje, a vevő a király. Ez azt jelenti, hogy meg kell becsülnie azt az időt és gondolatot, amelyet a levél megírására fordítottak. Ezért ne felejtse el megköszönni kéréseiket vagy kérdéseiket, és mindig meleg és barátságos mondatokat használjon a válaszlevelekben.
- Egy ilyen egyszerű mondat: „Köszönjük, hogy felvette velünk a kapcsolatot. Nagyra értékeljük visszajelzését, "" ez jelentősen megváltoztathatja a levél hangvételét pozitív irányba! Ezért próbálja meg szokássá tenni, hogy az ilyen kifejezéseket mindig tartalmazza válaszleveleiben.
- Ne hagyja azt a benyomást, hogy kérése vagy kérdése irritálja és bosszantja. Hidd el, jobb túlságosan barátságosnak lenni, mint azt kelteni a címzettben, hogy mérges vagy ideges rá.
3. lépés. Nincs szükség túl hosszú levél írására, hogy a levél címzettje gyorsan el tudja olvasni
Értékeld a szabadidőt! Ne küldjön 3 oldalas levelet, ha valójában a kérdésre vagy kérésre 1 bekezdésben lehet válaszolni. Ezért adjon megfelelő válaszokat, majd azonnal küldje el a levelet. Ne adjon hozzá más olyan információkat, amelyeket nem igazán kell tudnia.
- Ezt a módszert fontos végrehajtani, különösen akkor, ha a válaszlevél célja az ügyfelek vagy üzleti partnerei kérdéseinek megválaszolása. Természetesen nem akarja elkeseríteni az ügyfelet azzal, hogy órákat kell töltenie egy olyan válasz olvasásával, amelyet felére kellett volna vágni, igaz?
- Másrészt ne írjon olyan rövidet, hogy ne tudjon válaszolni az eredeti levélben felsorolt kérésre vagy kérdésre. Ha a kérdésre hosszas magyarázattal kell válaszolni, nyugodtan adja meg. A legfontosabb, hogy győződjön meg arról, hogy az összes információ valóban fontos az olvasók számára.
Lépés 4. Írjon a lehető legegyértelműbben, hogy a levél címzettje megértse válaszát
Ne használjon túl hosszú vagy bonyolult mondatokat! Ehelyett írjon olyan dikció segítségével, amely egyértelmű, világos, és nem képes megzavarni az olvasót. Minél rövidebb és sűrűbb az írás, annál jobb az eredmény.
Képzelje el, hogy a levél címzettjének nincs elég ideje a levél tartalmának részletes elolvasására. Még akkor is, ha csak a levél tartalmát fürkészné, képes lenne megérteni, mire gondol? Ha nem, javítsa ki a használt dikciót, hogy világossá tegye álláspontját
Lépés 5. Kerülje el az olvasó által nehezen érthető szakzsargon és szakkifejezések használatát
Ennek a szempontnak teljesülnie kell, hogy maximalizálja levelének olvashatóságát és egyértelműségét. Ezért ha a levél címzettje nem szakember, aki képes megérteni a szakkifejezéseket, ne használja azt. Ehelyett próbálja meg a zsargont vagy a szakkifejezéseket más, a laikusok számára is érthető dikcióval helyettesíteni.
Egy levél szerkesztéséhez tegye fel a következő kérdést: "Megértheti -e valaki, aki nem érti a munkámat?" Ha nem, módosítsa a levélben használt nyelvet, hogy a legtöbb ember megértse. Valójában ez egy hatékony módja annak, hogy csökkentse a technikai zsargon használatát leveleiben
6. lépés. Olvassa el újra levelének szövegét
Annak elkerülése érdekében, hogy az írási hibák miatt a levél kevésbé professzionálisnak tűnjön, ne felejtse el újra elolvasni a betűt, és kijavítani a helyesírási, nyelvtani, formázási és folyamathibákat. Hidd el, hogy csak néhány percet vesz igénybe a levél tartalmának ellenőrzésére, sokat segíthet abban, hogy a levél professzionálisabb legyen.
- Ne csak számítógépes programra támaszkodjon a levelek hibáinak ellenőrzésére. Általában az ilyen programok csak helyesírási és írásjelek észlelésére képesek, nyelvtani hibákra nem. Ezért olvassa el újra a levelében írt minden szót, hogy megtalálja azokat a hibákat, amelyeket a számítógép nem tud észlelni.
- Ha levelének tartalma nagyon fontos, például amikor egy levelet üzleti partnernek címeznek, kérjen meg mást is, hogy olvassa el. Néha mások olyan hibákat találhatnak, amelyekről korábban nem tudott.
