Ez a wikiHow megtanítja, hogyan kell használni a Microsoft Word "Levél egyesítése" funkcióját. A Levél -összevonás funkció lehetővé teszi, hogy egy kapcsolatfelvételi adatlap segítségével automatikusan hozzárendeljen egy másik címet, nevet vagy információt a dokumentum minden másolatához. Ez a funkció akkor hasznos, ha személyre kell szabni egy hírlevelet vagy nyilatkozatot, mert nem kell manuálisan írni minden egyes nevet vagy címet az egyes dokumentumok tetejére.
Lépés
Rész 1 /3: Kapcsolatlap létrehozása
1. lépés: Nyissa meg a Microsoft Excel programot
A Microsoft Excel alkalmazás ikonja fehér alapon egy fehér „X” -hez hasonlít. Ezt követően megjelenik az "Új" oldal.
Ha már rendelkezik névjegyzékkel az Excelben, ugorjon az Excel névjegyek betöltésének vagy importálásának lépésére
2. lépés Kattintson az Üres munkafüzet elemre
Az „Új” oldal bal felső sarkában található. Ezt követően egy új Excel dokumentum nyílik meg.
3. lépés. Adja hozzá a kapcsolat fejlécét
A dobozból kiindulva A1 ”Jobbra írjon be egy fejlécet vagy címet az alábbiak szerint:
- "Keresztnév" - A kapcsolattartó keresztnevét be kell írni ebbe a mezőbe (doboz " A1 ”).
- „Vezetéknév” - Ebben a mezőben kell megadni a kapcsolattartó vezetéknevét („ B1 ”).
- „Tel” - A kapcsolattartó telefonszáma bekerül ebbe a mezőbe („ C1 ”).
- „StreetAddress” - Ebben a mezőben kell megadni a kapcsolattartó címét („ D1 ”).
- „Város” - A kapcsolattartó szülővárosát/lakóhelyét hozzá kell adni ehhez a névjegyhez („ E1 ”).
- „Állam” - a kapcsolattartó származási tartománya bekerül ebbe az oszlopba („ F1 ”).
- „ZIP” - Ehhez az oszlophoz hozzá kell adni az irányítószámot, ahol a kapcsolattartó él (oszlop „ G1 ”).
- „E -mail” - A kapcsolattartó e -mail címe kerül ebbe a mezőbe („ H1 ”).
4. lépés. Adja meg a kapcsolattartási adatokat
A 2. mező A oszlopától kezdve adja meg a levelezési egyesítő eszközhöz hozzáadni kívánt személyek elérhetőségeit.
Mielőtt folytatná a következő lépést, győződjön meg arról, hogy a megadott adatok helyesek
5. lépés. Mentse el a dokumentumot
Mentéséhez:
- Windows - Kattintson a " Fájl ", választ " Mentés másként ", dupla kattintás " Ez a PC ”, Válassza ki a fájl tárolási helyét az ablak bal oldalán, írja be a dokumentum nevét a„ Fájlnév”mezőbe, majd kattintson a„ Megment ”.
- Mac - Kattintson a „ Fájl ", választ " Mentés másként… ”, Írja be a dokumentum nevét a„ Mentés másként”mezőbe, válassza ki a tárolási helyet a„ Hol”mezőre kattintva, és válasszon egy mappát, majd kattintson a„ Megment ”.
- Ne feledje a kiválasztott fájl mentésének helyét. Ezután meg kell találnia az Excel kapcsolattartó lapját ezen a helyen.
6. lépés: Zárja be az Excel ablakot
Kattintson a gombra x ”Az Excel ablak jobb felső sarkában (Windows) vagy a piros kör az ablak bal felső sarkában (Mac). Most létrehozhatja vagy használhatja a Microsoft Word levelező egyesítési funkcióját.
2. rész a 3 -ból: Névjegyek importálása a Word -be
1. lépés: Nyissa meg a Microsoft Word alkalmazást
A Microsoft Word alkalmazás ikonja sötétkék alapon fehér W betűnek tűnik. A Microsoft Excelhez hasonlóan az "Új" oldal is megjelenik a program megnyitása után.
Ha már rendelkezik Microsoft Word dokumentummal, amelyhez névjegyeket szeretne hozzáadni az Excelből, akkor duplán kell kattintania a dokumentumra a megnyitásához. Ha már rendelkezik egyéni dokumentummal, hagyja ki a következő lépést
2. lépés Kattintson az Üres dokumentum elemre
Ez egy fehér doboz az oldal bal felső sarkában. Ezt követően megjelenik egy üres Microsoft Word dokumentum.
Lépés 3. Kattintson a Levelezés fülre
Ez a lap a Microsoft Word ablak tetején található. Ezt követően az eszköztár közvetlenül a füles sor alatt jelenik meg.
4. lépés Kattintson a Címzettek kiválasztása elemre
Ez az eszköztár "Levél egyesítés indítása" szakaszában található " Levelezés " Ezt követően egy legördülő menü jelenik meg.
5. lépés Kattintson a Létező lista használata… lehetőségre
Ez a lehetőség a legördülő menüben található. Ezt követően egy új ablak nyílik meg.
- Ha az Outlook névjegyeit szeretné használni, akkor válassza a „ Válasszon az Outlook Névjegyek közül ”A legördülő menüből.
- A Wordben a kapcsolattartási adatok ideiglenes listáját is beírhatja a „ Írjon be egy új listát " Ez a funkció akkor hasznos, ha csak néhány elérhetőséget kell létrehoznia.
6. lépés Válassza ki a Microsoft Excel névjegylapot
Az ablak bal oldalán kattintson az Excel névjegyzékét tartalmazó mappára. Ezt követően kattintson az Excel lapra a kiválasztásához.
7. lépés Kattintson a Megnyitás gombra
Az ablak jobb alsó sarkában van.
8. lépés: Erősítse meg a választást
Kattintson az Excel lap nevére a felugró ablakban, majd kattintson a „ rendben ”Ami az ablak alatt van. Az Excel -lap lesz kiválasztva kapcsolattartó forrásként.
Győződjön meg arról, hogy az ablak alsó részén található "Az első adatsor oszlopfejléceket tartalmaz" jelölőnégyzet be van jelölve
Rész 3 /3: A Levél -összevonás funkció használata
1. lépés. Menjen arra a helyre vagy pontra, ahová be szeretné illeszteni az elérhetőségi adatokat
Keresse meg azt a helyet, ahová elérhetőségi adatokat szeretne hozzáadni (pl. A dokumentum fejét), és kattintson rá a kurzor elhelyezéséhez.
2. lépés Kattintson az Egyesítési mező beszúrása elemre
Ez a lehetőség a „lap írása és beszúrása” szakaszában található. Levelezés Ezt követően egy legördülő menü jelenik meg.
Lehet, hogy a lapra kell kattintani " Levelezés ”Még egyszer, mielőtt ezt a lépést követné.
3. lépés. Válassza ki az információ típusát
A legördülő menüben kattintson az Excel-dokumentum egyik fejlécének vagy fejlécének nevére, és illessze be a Word-dokumentumba.
Például, ha hozzá szeretne adni egy névjegy első névcímkéjét, kattintson a „ Keresztnév ”A legördülő menüben.
4. lépés Ha szükséges, adjon hozzá további információkat
Ezek az adatok tartalmazzák a címet, a vezetéknevet, a telefonszámot stb.
5. lépés Kattintson a Befejezés és egyesítés gombra
A lap eszköztárának jobb szélén található. Levelezés Ezt követően egy legördülő menü jelenik meg.
6. lépés. Határozza meg az egyesítési lehetőségeket
Kattintson az alábbi lehetőségek egyikére:
- “ Egyedi dokumentumok szerkesztése ” - Ez az opció megnyitja az összes címzett dokumentumot, így újra beállíthatja a dokumentumot.
- “ Dokumentumok nyomtatása… ” - Ez az opció lehetővé teszi a dokumentum másolatának kinyomtatását a kapcsolattartó lapon felsorolt összes személy számára.
- “ E -mail üzenetek küldése… ”-Ez az opció lehetővé teszi a dokumentum e-mailben történő elküldését. A kapcsolattartó e -mail címe lesz kiválasztva cél -e -mail címként.
7. lépés. Kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat
A kiválasztott opcióktól függően további űrlapokat is ellenőrizhet (pl. Email ”, Meg kell adnia egy címet, majd kattintson a„ rendben ). Ezt követően a levél egyesítési folyamat befejeződött.
