A Microsoft Excel számos funkcióval rendelkezik, és az egyik a jelentések automatikus generálása. Létrehozhat interaktív táblázatokat, amelyek megkönnyítik mások adatbevitelét a munkafüzetbe, miközben automatizálják a jelentéskészítést. Mindkét funkció kielégítő Visual Basic ismereteket igényel. Mindkét feladat végrehajtásának lépéseit az alábbiakban ismertetjük.
Lépés
1/2 módszer: Interaktív táblázat létrehozása
1. lépés. Határozza meg a táblázat elrendezését
A táblázat elrendezését úgy kell elvégezni, hogy mások megtalálják az adatok beviteléhez szükséges mezőket.
A táblázatok elrendezése vízszintesen vagy függőlegesen helyezhető el. A legtöbb felhasználó könnyebben dolgozik függőleges elrendezéssel, különösen, ha a táblázatot kinyomtatják
2. lépés Szöveges címkék létrehozása a táblázathoz
Írjon egy címkét az egyes oszlopok tetejére, és az adatbevitelként használni kívánt oszlop minden cellájától balra.
3. Nyomja meg együtt az alt="Kép" és az F11 billentyűket
Ez a billentyűkombináció megnyitja a Microsoft Visual Basic szerkesztőt.
Lépés 4. Kattintson duplán a "Ez a munkafüzet" elemre a bal felső sarokban lévő "Project-VBA Project" panelen
A szerkesztő fő részében megjelenik egy ablak a kód írására.
5. lépés: A Beszúrás menüben válassza az "Eljárás" lehetőséget
Megjelenik az eljárás hozzáadása párbeszédpanel.
6. lépés. Írja be az eljárás nevét a Név mezőbe
Adja meg az eljárás értelmes nevét, például "SumExpenses", ha a táblázatot az utazási költségek jelentésére használják. Kattintson az OK gombra a párbeszédpanel bezárásához.
- Az eljárásnevek nem tartalmazhatnak szóközt, de használhatnak aláhúzást (_) a szóközök helyett.
- Az eljárás hozzáadása párbeszédpanel bezárása után megjelenik egy sor "Public Sub" felirattal, majd az eljárás neve. A sor alatt szóköz és az "End Sub" felirat található.
Lépés 7. Írja be a táblázat minden beviteli mezőjének kódját
Minden bejegyzéshez két sor kódot kell írnia.
- A kód első sora "Tartomány (" cellanév "). Válassza a" lehetőséget, a "cellanév" azt a cellát jelöli, ahol a bemenetet megadta. Töltse ki a szövegcímke jobb oldalán lévő cella nevét. Ha a szövegcímke az A2 cellában van, a beviteli mező a B2 cella (Tartomány ("B2"). Válassza ki). A cella neve előtti és utáni idézőjelek még ebben a szakaszban vannak írva, de már nem szerepelnek a teljes kód utasításban.
- A második sor kódja "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". Az "InputPrompt" azt a szöveget jelöli, amely értesíti a felhasználót a beviteli cellába bevitt adatok típusáról. Például, ha a beviteli cella tele lesz étkezési költségekkel, cserélje ki az „InputPrompt” kifejezést az „Adja meg az étkezések teljes költségét, beleértve a borravalót” szövegre. (A beviteli utasítás szövegének idézőjelei továbbra is szerepelnek, míg a parancs előtti és utáni idézőjeleket nem kell írni.)
8. lépés. Írja be a kódot minden számítási mezőhöz
A két használt sor ismét ugyanaz, mint korábban, de ezúttal az ActiveCell. Value egy számfüggvény, például a SUM számítása, ahol az InputBox függvényt használják a beviteli utasítások megjelenítésére.
9. lépés. Adjon hozzá egy sor kódot az interaktív táblázat mentéséhez
A formátum "ActiveWorkbook. SaveAs Fájlnév: =" Fájlnév.xls ". A" Fájlnév "az interaktív táblázat neve. (Az idézőjelek a" Fájlnév.xls "előtt és után írva maradnak, míg az összes parancs idézőjelei nem szükséges.)
Ha a Microsoft Excel 2007 -es vagy újabb verzióját használja, használja a ".xlsx" kifejezést a ".xls" helyett. Ha azonban vannak interaktív táblázatkezelő felhasználók Excel 2003-as vagy régebbi verzióval, akkor nem fogják tudni használni a táblázatot olvasó beépülő modul nélkül
10. lépés: Nyomja meg egyszerre az alt="Kép" és a Q billentyűket
A Visual Basic szerkesztő bezárul.
11. lépés: Nyomja meg egyszerre az alt="Kép" és az F8 billentyűt
Megjelenik a Makró párbeszédpanel.
12. lépés: Kattintson az eljárás nevére a Makrók listában
Ha a létrehozott eljárás az egyetlen a listában, akkor automatikusan kiválasztásra kerül.
13. lépés. Kattintson a Beállítások gombra
A rendszer felkéri, hogy írja be a billentyűzet karakterét, amelyet a Ctrl billentyűvel szeretne használni. Válasszon egy értelmes betűt, amelyet nem használtak parancsikonként, például "e" a "bejegyzés".
14. lépés: A Makróbeállítások párbeszédpanel bezárásához kattintson az "OK" gombra
Most interaktív táblázatokat terjeszthet a felhasználók számára. Megnyitása után a felhasználó a gyorsbillentyűkkel bejegyzéseket írhat be, és követheti az adatok kitöltéséhez létrehozott utasításokat.
2. módszer 2 -ből: A jelentéskészítés automatizálása
1. lépés Készítsen jelentést egy kimutatásban
A kimutatások célja az adatok összegzése, így összehasonlíthatja a számokat és azonosíthatja a trendeket. A kimutatásnak olyan adatokra kell vonatkoznia, amelyek valamelyik adatfeldolgozóban vannak, vagy egy meghatározott adatbázisból importáltak.
2. lépés: A jelentés megnyitásához és bezárásához írjon egy Visual Basic szkriptet
A szkriptnek képesnek kell lennie az alább felsorolt különféle funkciók végrehajtására. Minden funkció leírásra kerül, majd a zárójelben megadott kód a megvalósításhoz. Amikor tényleges kódot ír, írja be egyetlen blokkba, és cserélje le a példában szereplő nevet a sajátjával, és ne tegyen zárójelet a kódminta elején és végén.
- Nyissa meg a táblázatot csak olvasható módban. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / filename.xls, 3,]
- Töltse be újra az adatokat, és mentse a jelentést, ebben a példában a PDF dátummal van mentve a dátum felirattal. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy, Now ()) &"-"& Right (" 0 "& DatePart (" m ", Now ()), 2) & "-" Jobb ("0" & DatePart ("d", Most ()), 2) & ".pdf"] Ha a kimeneti dokumentum formátuma eltér, cserélje ki a ".pdf" formátumot kívánt kiterjesztés.
- Zárja be a táblázatot mentés nélkül, majd zárja be az Excel programot. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Ha a táblázatot Excel 2007-ben és egy későbbi XML-alapú formátumban menti, használja a ".xlsx" -t a ".xls" helyett a táblázat végén.
3. lépés. Írjon egy kötegelt szkriptet a Visual Basic parancsfájl elindításához
A szkript írásának célja, hogy a Visual Basic szkriptek automatikusan fussanak. Kötegelt szkript nélkül a VB szkripteket manuálisan kell futtatni.
A szkript a következő formátumban van írva, a saját mappa- és fájlnevével helyettesítve a példában megadott nevet: [cscript /nologo / fileloc / script.vbs]
4. lépés. Írjon egy kötegelt szkriptet annak biztosítására, hogy a kimeneti fájl létrejöttként létezik
A szkriptnek az alábbi funkciókat kell végrehajtania. Az egyes funkciók végrehajtásához a zárójelben megadott kódot kell követni. A tényleges kód írásakor írja be egyetlen blokkba, a példában szereplő nevet cserélje le a szükséges névvel, és ne tegyen zárójelet a mintakód elejére és végére.
- Ellenőrizze, hogy van -e kimeneti fájl. [For /f "tokens = 2-4 delims = /" %% a in ('date /t') do set rreport = reportname _ %% c-%% a-%% b.pdf)] Ha a kimeneti fájlformátum nem PDF, cserélje le a ".pdf" fájlt a megfelelő kiterjesztéssel.
- Ha létezik a kimeneti fájl/jelentés, küldje el e -mailben annak a személynek, akinek szüksége van rá. [Ha létezik / pdfloc \%rreport%(sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Ütemezett jelentés -m jelentés %% report%csatolva. -A / pdfloc \%rreport%-s saját szerver: port -xu felhasználónév -xp jelszó)]
- Ha a kimeneti fájl/jelentés nem létezik a megadott helyen, hozzon létre egy eljárást, hogy üzenetet küldhessen a kézbesítés sikertelenségéről. [Más (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u A jelentés nem futott -m fájl % rreport % nem létezik a / pdfloc / -s saját kiszolgálón: port -xu felhasználónév -xp jelszó)]
5. lépés. Győződjön meg arról, hogy az "Asztal" mappa a számítógépen van
Ellenőriznie kell a Desktop mappa létezését mind 32 bites, mind 64 bites rendszerek esetén. Ellenkező esetben az Excel programot és a táblázatot manuálisan kell megnyitni.
- 32 bites rendszer helye: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- 64 bites rendszer helye: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
6. lépés. Tervezze meg a feladatokat, hogy szükség szerint futtassa a szkripteket
A kötegelt szkripteket egymás után és folyamatosan kell végrehajtani, még akkor is, ha senki sem használja a számítógépet. A jogosultságokat a lehető legmagasabb értékre kell állítani.
