Mivel gyakran személyes és informális célokra használják, a hivatalos e -mail írása ijesztő lehet. Ha azonban hivatalos e -mailt kell írnia egy tanárnak, főnöknek, üzleti partnernek, kormányhivatalnak vagy más személynek, akinek formalitásokra van szüksége, kövesse ezeket az egyszerű irányelveket. Röviden és világosan fogalmazza meg álláspontját, és kövesse az írás, a stílus és a formális levélformátum szabályait. Végül ellenőrizze és javítsa ki e -mailjét, mielőtt elküldi.
Lépés
Módszer 1 /3: E -mail formázása
1. lépés Használjon professzionális e -mail címet
Ideális esetben az e -mail cím a valódi nevének változata, nem felhasználónév vagy becenév. Ha lehetséges, használjon pontokat, kötőjeleket vagy aláhúzásokat számok vagy egyéb betűk nélkül.
Például a [email protected] szakszerűtlennek tűnik. Eközben a [email protected] helyesebb lenne használni
2. lépés Használjon professzionális betűtípust
A legtöbb e -mail szolgáltatás ma lehetővé teszi, hogy különféle betűtípusokkal és szövegekkel írjon. A hivatalos e -maileknél azonban a legjobb betartani a hivatalos betűtípusokat, mint például a Times New Roman és az Arial. Kerülje a dekoratív betűtípusokat, mint a Comic Sans vagy a régi angol. Továbbá:
- Írja meg e-mailjeit könnyen olvasható betűtípussal, például 12-es méretben.
- Kerülje a speciális írásokat, például a dőlt betűt, a vastag betűket vagy a többszínű betűtípust, hacsak nem felel meg az e -mail tartalmának és céljának.
- Ne írja az e -mailt teljes egészében nagybetűvel. Ha így ír, úgy fog kinézni, mintha kiabálna a címzettel.
3. lépés. Adjon rövid és pontos címet (tárgyat) az e -mailnek
Használjon néhány kulcsszót, amelyek a címben szereplő e -mail tartalmához kapcsolódnak. Ez segít megakadályozni, hogy a címzett figyelmen kívül hagyja az e -mailjeit. A cím nélkül vagy homályos cím használatával küldött e -mailek jelentéktelennek tűnnek a címzett számára.
- Az e -mail címek, mint például a "Gyors kérdések", a "Kapcsolatfelvétel" vagy a "Fontos ügyek", a címzett számára homályosnak tűnnek.
- Eközben az e -mail címe "Ütemezés, vendéglista, ebédmeghívás és értekezleti összefoglaló március 12 -én" túl hosszúnak tűnik, és egyszerre több témát tartalmaz.
- Másrészt az e -mail címe: "Találkozás a mozgólépcső -károkról március 12 -én" meglehetősen rövid és világos. Ez a cím áttekintést adhat a címzettnek a fő témáról, valamint világos dátumot.
2. módszer a 3 -ból: Tartalom írása
1. lépés Használjon megfelelő üdvözlőlapot
A hivatalos e -mailt mindig üdvözléssel kezdje. A címzett nevét közvetlenül is írhatja (ha tudja). Egészítse ki a címzett nevét a címével vagy címével (Mr., Ms., Dr. stb.). Írhat "Kedves" -t is a címzett neve és címe elé, ha úgy tetszik.
- Ha nem tudja az e -mail címzettjének nevét, egyszerűen írja be: „Tisztelt Hölgyem/Uram” vagy „Érdeklődőknek”.
- Ne használjon "Hello" vagy "Hello" vagy más nem hivatalos üdvözletet.
2. lépés. Mutassa be magát az első bekezdésben (ha szükséges)
Ha olyan személynek ír, akivel még soha nem vette fel a kapcsolatot, például új ügyfélnek, humánerőforrás -menedzsernek vagy kormánytisztviselőnek, mutassa be magát, és indokolja meg, miért küld e -mailt. Ezt írja le e -mailje első vagy második mondatába.
Például, amikor egy álláspályázatot küld e -mailben, akkor ezt írhatja: "A nevem Maria Isabella. Felvettem Önnel a kapcsolatot, hogy jelentkezzünk a JobXYZ.com webhelyen meghirdetett adminisztratív asszisztensi állásra."
3. lépés: A legfontosabb információk rangsorolása
Miután bemutatkozott és elmondta az e -mail küldésének fő célját, folytathatja az e -mail törzsével. Sorolja fel a legfontosabb információkat a tetején. Így jobban értékelni fogja a címzett idejét, és világosabbá teszi az e -mail célját.
Amikor például e -mailt ír egy kormányzati tisztviselőnek, a következővel kezdheti: "A nevem Maria Isabella. Az e -mail címét a Salatiga Városi Bíróság hivatalos honlapjáról kaptam. Ezt a levelet azért küldöm, hogy kifejezzem kifogásomat a jegyet 2015. február 29 -én kaptam."
4. lépés Közvetlenül a levél lényegéhez térjen
Hivatalos levélben közvetlenül kifejezheti álláspontját. A kis beszéd csak zavarba hozza az olvasót, és nehezen fogja megérteni, mire van szüksége vagy mire van szüksége tőlük.
- Például, amikor levelet ír egy professzornak az egyetemen, nem kell körbejárnia, és ilyeneket írnia: "Maria Isabella vagyok. Ismer engem? A kémia 221 a kedvenc tanfolyamom most, mert Az oktatási anyagok nagyon jól vannak megszervezve. Tehát mindig követhetem és tudom, hogy mit fognak tesztelni. A vizsgával kapcsolatban eszembe jut a közelgő vizsga."
- Másrészről, ha egy ilyen e -mailt ír, akkor egyértelműbbé válhat: "Maria Isabella vagyok. A Chemistry 221 -et tanuló diák vagyok, és el akartam mondani a vizsgabeosztások lehetséges ütközéséről."
5. lépés. Írjon egy rövid e -mailt
Bár nincs meghatározott hosszúságkorlát, célszerű olyan e -mailt küldeni, mint egy laptop vagy számítógép képernyője.
Ha e -mailje elég hosszú, ossza fel több rövid bekezdésre. Hagyjon üres sort minden bekezdés között, ahelyett, hogy behúzná
6. lépés. Használja a hivatalos nyelvet
Mivel a hivatalos e -maileket szakmai célokra küldik, jó benyomást kell keltenie. Használjon teljes mondatokat és udvarias kifejezéseket. Kerülje a következőket:
- Szleng
- Felesleges rövidítések
- Hangulatjelek és hangulatjelek használata
- Tiszteletlen szavak
- Tréfa
7. lépés Használjon megfelelő záró üdvözletet
Csakúgy, mint a köszöntők megnyitása, a köszöntések lezárására is több lehetőség áll rendelkezésre, amelyek hivatalos levelekben is használhatók. Feltétlenül adja meg teljes nevét és címét, valamint minden egyéb címet (ha van). Példák a használható záró üdvözletekre:
- "Üdvözlettel,"
- "Tisztelettel,"
- "Köszönöm,"
- - Üdv,
- - A tanítványod,
3. módszer a 3 -ból: Felkészülés a levelek küldésére
1. lépés. Tartalmazza a szükséges mellékleteket
Ha csatolmányt kell mellékelnie, feltétlenül illessze be az e -mail törzsébe, hogy az olvasók is láthassák. Próbálja korlátozni a mellékletek és fájlméretek számát, és használjon gyakori és széles körben használt fájltípusokat.
Például mellékeljen egy olyan értesítést, mint "Csatolom önéletrajzom és portfólióm PDF másolatát"
2. lépés. Javítsa az e -mail tartalmát, helyesírását és nyelvtanát
Ne hagyatkozzon kizárólag e -mail szolgáltatásokra a helyesírási és nyelvtani hibák észlelésében. Olvassa fel hangosan e -mailjét, vagy kérjen meg valakit, hogy ellenőrizze és javítsa ki. Így könnyen megtalálhatja a helyesírási hibákat és a nem egyértelmű mondatokat.
3. lépés. Győződjön meg arról, hogy e -mailje nem tartalmaz bizalmas információkat
Ne feledje, hogy az e -mail nem biztonságos kommunikációs módszer. Ne feledje, hogy az e -mail szervereket feltörhetik, vagy a címzett szándékosan vagy akaratlanul megoszthat olyan információkat, amelyeket nem szeretne felfedni.
