Biztosan foglalkozott bankokkal, biztosítótársaságokkal, kormányhivatalokkal, vállalatok munkaadóival vagy akár iskolákkal. Ha igen, akkor meg kell győznie valakit, hogy tegyen valamit, vagy segítsen valamit. Hogyan írjunk meggyőző vagy meggyőző levelet, amely eredményeket hoz? Íme néhány kulcsfontosságú ötlet a meggyőző levelében.
Lépés
Rész 1 /4: Felkészülés a levél írására
1. lépés. Ösztönözze a jó ötleteket
Mielőtt levelet írna, mondja el, mit szeretne, miért akar, az okokat, miért kell elfogadni, valamint az ellene felhozott érveket. Az összes ötlet hangsúlyozása segíthet a levél megfogalmazásában és a témával kapcsolatos álláspontjának teljes megértésében.
- Kezdje ezzel: meg akarom győzni az „olvasóimat” a „célomról”. Cseréld le az „olvasóimat” arra, amit meg akarsz győzni, a „célomat” pedig arra, amire rábírod őket.
- Ha a fentiek világosak és egyértelműek, kérdezd meg magadtól: Miért van ez? Sorolja fel azokat az okokat, amelyek miatt azt szeretné, hogy olvasói azt tegyék, amit szeretne.
- Az okok feltérképezése után rendezze őket, hogy melyik szint a fontosabb. Tedd az összes fontos részletet egy oszlopba, majd a kevésbé fontosat egy másik oszlopba. Ez segít leszűkíteni az elmédet a legfontosabb és legfontosabb hangsúlypontokra.
2. Ismerje meg céljait
Győződjön meg róla, hogy pontosan tudja, mit szeretne vagy mire van szüksége. Mit szeretne elérni? Hogyan kell eljárnia ennek az irodának?
A célok meghatározásakor gondolja át az összes lehetséges megoldást, amelyet kínálhat
3. Ismerje meg olvasóit
Az olvasók elemzése és megértése segít eldönteni, hogyan keretezi a levelet. Ha lehetséges, döntse el, hogy az olvasó egyetért -e veled, nem ért egyet, vagy semleges. Ez segít eldönteni, hogy mennyi súlyt tulajdonít az érvelés mindkét oldalának.
- Próbáljon olyan személyt találni, akit megszólíthat a levélben. Kik ők, milyen erővel tudnak segíteni neked? Csak figyelmen kívül hagyják a panaszát? Hogyan kell üdvözölni őket? Vezető vagy funkcionális pozícióban vannak? Beszéljenek a helyzetüknek megfelelően.
- Próbálja feltárni az olvasók hitét és elfogultságát a témával kapcsolatban. Milyen viták merülhetnek fel Ön és olvasói között? Hogyan mutat be ellenérvet tiszteletteljes módon?
- Tudja meg, hogy az olvasók mit foglalkoztatnak a témával kapcsolatban. Korlátozott pénzösszegük van? Közvetlenül érinti őket a témája? Mennyi idejük van a dokumentum átgondolására?
- Gondolja át, milyen bizonyítékokra lesz szüksége az olvasóinak egy érvben, hogy meggyőzze őket.
4. lépés Kutatja a témát
Egy hatékony meggyőző levél bizonyítékokat és tényszerű információkat tartalmaz, amelyek alátámasztják az álláspontot. Feltétlenül vegye figyelembe több nézőpontot. Ne csak a nézőpontját kutassa; Említse meg az ellentétes véleményeket és az őket körülvevő tényeket is.
- Állításai alátámasztására használjon tényeket, logikát, statisztikákat és anekdotikus bizonyítékokat.
- Ne mondd azonnal, hogy az ellenzék téved. Ehelyett légy tiszteletteljes, amikor elmagyarázza, miért erősebb az álláspontod, és miért érdemel figyelmet.
2. rész a 4 -ből: Betűk formázása
1. lépés: Blokk formátum használata
Az üzleti levelek különleges formátumúak. Ha a formátum ügyes és helyes, az cseppet sem változtat az olvasók véleményén. Ha azonban a formátum helytelen és rendetlen, rossz benyomást fognak tenni rád, és el is dobhatják.
- Kezdje a kettős távolságú, blokkolt bekezdések használatával.
- Az egyes bekezdések balra igazítása; más szóval, ne húzza be a bekezdéseket, mint a prózában vagy az esszékben.
- Minden bekezdés után hagyjon egy sort.
- Használjon szabványos betűtípust, általában Times New Roman vagy Arial, 12 -es méretű.
2. lépés Helyesen címezze a fejlécet
Kezdje azzal, hogy beírja a címét a bal felső sarokba. Ne írja be a nevét - írja le csak az utca nevét, városát, területét és irányítószámát. Megadhat telefonszámot és e-mail címet is, mindegyiket külön sorban. Ha az Egyesült Királyságban él, a címet jobbra kell írni. Töltsön ki egy sort.
- Írja be a dátumot. Írja be a teljes dátumot, hónap nevét és évét. Töltsön ki egy sort.
- “2013. június 4”
- Írja be a címzett nevét és címét. Próbáljon megtalálni egy adott felet, akinek elküldi a levelet. Töltsön ki egy sort.
Lépés 3. Kezdje a betűt üdvözléssel vagy üdvözléssel
Általában a "Kedves" szó formájában, amelyet a megszólított személy neve követ. Győződjön meg arról, hogy helyesen írta be a nevet a gépelés során. Az itt megadott névnek meg kell egyeznie a címzett fejléces papírra írt névvel.
- Amikor köszönt valakit, használja a helyes címet vagy rangot (Pak/Madam/Dr./etc), majd a vezetéknevet. Ha nem biztos abban, hogy egy nő jobban szereti, ha hívják, írja le a „kisasszony” szót.
- Ezt követően mindig kettősponttal kövesse.
- Egészítsen ki egy sort az üdvözlet és az első bekezdés között.
- "Kedves Dr. Barna:"
4. lépés Zárja le a levelet záró nyilatkozattal
Záró mondat kiválasztásakor gondolja át és fontolja meg esszéjének hangvételét. Az olyan mondások, mint például: "Köszönöm", meglehetősen általánosak, míg más formák, mint például "Üdvözlet", intimebbek. Döntse el, hogy a kísérőlevél formális vagy intim legyen. Bármelyiket is választja, az első szót nagybetűvel kell írni, míg a következő szót sima. Kövesse a zárást vesszővel.
- Válassza a "Tisztelettel" szót, ha azt szeretné, hogy formálisabb legyen. „Üdvözlet”, „Üdvözlet”, „Köszönöm” vagy „Üdvözlettel”-az üzleti e-mailek szokásos záró megjegyzése. Míg a szavak: "Üdvözlet", "Üdvözlet" vagy "Viszlát" nyugodtabbnak és intimebbnek tűnnek.
- A név beírása előtt hagyja ki a következő 4 sort, hogy hagyjon helyet az aláírásának.
- "Köszönöm,"
3. rész a 4 -ből: Levelek írása
1. lépés. Tömör és tömör
A meggyőző levélnek vagy meggyőzésnek tömörnek és udvariasnak kell lennie. Az elfoglalt emberek ritkán olvasnak olyan leveleket, amelyek hosszabbak egy oldalnál, vagy ha kemény a hangnemük. Ne legyen túl virágos szó. Próbáljon világos és tiszta mondatokat használni. Ne mutasson be torz és szükségtelen információkat, beleértve az anekdotákat.
- Kerülje a túl hosszú mondatokat. Ügyeljen arra, hogy erős kijelentő mondatokat használjon. Írásának tömörnek, tömörnek, lényegre törőnek és könnyen olvashatónak kell lennie.
- Ne húzza a bekezdéseket túl hosszúra. Ne zsúfoljon össze annyi információt, hogy az olvasó elveszítse érdeklődését, eltévedjen a lényegről, vagy megnehezíti az álláspont megértését. Tartsa be a releváns információkat, és változtassa meg a bekezdéseket, amikor új ötletet vagy pontot szeretne közvetíteni.
2. lépés. Az első néhány mondatban fogalmazd meg a lényeget
Kezdje egy barátságos nyitómondattal, majd térjen a lényegre. Az első két mondatban adja meg igényét (a levél megírásának fő célja).
Ez a bekezdés csak 2-4 mondatból állhat
3. lépés. Hangsúlyozza kérésének fontosságát a második bekezdésben
Ebben a bekezdésben foglalja össze aggodalmát, kérését vagy állítását. Ebben a szakaszban nem adott meg konkrét indokokat, támogatást vagy főbb pontokat; ebben a szakaszban teljes körűen elmagyarázza álláspontját, az aggodalom vagy kérés paramétereit, valamint azokat az okokat, amelyek miatt elég fontos cselekedni.
Ne felejtse el, hogy a levél törzse logikus, udvarias és tényszerű legyen. Kerülje a túlzott érzelmi nyelvezetet, ne követeljen cselekvést, és ne beszéljen keményen a levél címzettje vagy cége, vagy az ellenzék ellen
4. lépés Támogassa kérelmét a következő bekezdésben
A következő néhány bekezdésnek háttérrel és részletes információkkal meg kell indokolnia álláspontját. Győződjön meg arról, hogy ez az információ logikus, tényszerű, indokolt, praktikus és jogos. Ne alapítsa kérését kizárólag személyes érzelmekre, meggyőződésekre vagy vágyakra. Ne fárasztja az olvasót hosszú történetekkel; gyorsan és pontosan térjen a lényegre. Számos különböző stratégiát alkalmazhat e cél eléréséhez:
- Adjon meg részleteket a statisztikákból és a tényekből, hogy felkeltse az olvasók szimpátiáját és logikáját. Győződjön meg arról, hogy a statisztikák és a tények hiteles és tiszteletre méltó forrásokból származnak, és hogy őszintén használja az adatokat, ne vegye ki azokat a kontextusból.
- Javasoljon idézeteket a téma szakértőitől, akik támogatják álláspontját vagy cáfolják az ellenzéket. Ezeknek a szakértőknek tisztelt személyeknek kell lenniük saját területükön, és valóban megfelelő képesítéssel kell rendelkezniük ahhoz, hogy véleményt nyilvánítsanak a tárgyalt témáról.
- Ismertesse a kérelme elfogadásának okait. Az emberek arra kényszerítése, hogy azt tegyék, amit akar, nem hatékony meggyőzési technika, de ha megmagyarázza, miért gondolja úgy, hogy valamit tenni kell, az segíthet meggondolni magát. Magyarázza el a jelenlegi helyzetet, és miért kellene ezen változtatni.
- Mutassa be pozíciójának és alkalmazásának részleteit, specifikációit és korlátait. Beszélje meg a korábban tett erőfeszítéseket az alkalmazással kapcsolatban, vagy akkor is, ha nincs, vagy nincs intézkedés.
- Mondjon példákat az Ön álláspontjával kapcsolatos bizonyságtételekre. Gondoljon más bizonyítékokra, amelyeket fel lehetne mutatni arra vonatkozóan, hogy miért fontos az Ön álláspontja.
- Ne felejtse el korlátozni, hogy mit tud és akar beilleszteni egy bekezdésbe. Tisztázza álláspontját és helyzetét. Ne menjen túlzásba a túl sok részlettel, de vegye figyelembe az összes fontos pontot. Csak a legrelevánsabb statisztikákat, szakértőket és vallomásokat válassza.
5. lépés. Hívja fel az ellenzéket
A meggyőzés vagy meggyőzés egyik leghatékonyabb módja az ellenzékhez való fellebbezés. Képesnek kell lennie előre jelezni az olvasók kifogásait, kifogásait vagy kérdéseit, hogy válaszolhasson rájuk a levélben. Találja meg a közös hangot az ellenzékkel, vagy támogassa határozottan saját álláspontját.
- Ügyeljen arra, hogy nyilvánosan ismerje el az álláspontja és az ellenzék közötti különbségeket. Ne rejtsd el, mert gyengíti az érveidet. Hangsúlyozza közös értékeit, tapasztalatait és problémáit az ellenzékkel.
- Kerülje a vádaskodó kijelentéseket. Ez túlságosan érzelmessé teszi a levelet, és gyengíti logikai vonzerejét. A túlzottan negatív és vádaskodó hozzáállás az ellenzéket is megakadályozza abban, hogy egyetértsen az álláspontjával.
6. lépés: Zárja be a levelet a kérelem megerősítésével
Ismételje meg kérését vagy véleményét a levél végén. Ez az a bekezdés, ahol megoldást mutat be, vagy intézkedést kér. Mondja el az olvasónak, hogy telefonon, e -mailben vagy személyesen követni fogja ezt a levelezést.
- Fejezze be a levelet egy határozott mondattal, amely segít rávenni az olvasót, hogy az Ön oldalára álljon, vagy legalábbis tisztábban lásson az Ön szemszögéből.
- Ajánlja fel saját megoldásait vagy segítségét. Vállalja a kompromisszumot, vagy találkozzon középen. Mutassa meg, hogy megtette vagy készen áll a helyzet kezelésére.
4. rész a 4 -ből: Az utolsó simítások elvégzése
1. lépés: Ellenőrizze a hibákat
A szavak nyelvtani, kiejtési és helyesírási hibái rossz benyomást keltenek. Azt akarod, hogy az olvasó az ötletedre és kérésedre összpontosítson, ne a gépelési hibákra. Mielőtt elküldené, olvassa el többször a levelet. Olvassa fel hangosan, hogy meghallgassa, hogyan hangzik.
Ha szükséges, kérjen meg valakit, hogy ellenőrizze a helyesírási hibákat (vagy használja a szoftver helyesírás -ellenőrző funkcióját)
2. lépés Tegye be saját aláírását
Ha inkább leveleket szeretne postán küldeni e-mailre, akkor alá kell írnia. Személyre szabja és hitelesíti levelét.
3. lépés. Szükség esetén nyújtsa be másolatát hivatalos leveléből más kulcsfontosságú feleknek
Ha a célvállalatban vagy szervezetben bárki más is elolvasná levelét, adja meg neki a másolatot. Ez több levél kinyomtatását és elküldését jelenti, eredeti aláírással.
Lépés 4. Tartson meg egy példányt magának
Mindig őrizze meg leveleinek másolatát, és készítsen személyes jegyzeteket, kiegészítve megjegyzésekkel arról, hogy mikor és kiknek küldték a levelet. Jegyezze fel a nyomon követést, amíg a probléma megoldódott.
Tippek
- Maradj a témánál. Ügyeljen arra, hogy ne adjon hozzá véletlenszerű információkat, amelyek nem kapcsolódnak a tárgyalt problémához. Ragaszkodjon a releváns tényekhez és tartsa leegyszerűsítve. Használja ezeket a tényeket, hogy leíróbb legyen.
- A bekezdés közepén csak akkor használjon felsorolásjeleket, ha teljesen biztos és világos a lépésekben, műveletekben vagy ajánlásokban.
- A golyópontokat szabja a vállalat vagy a célszervezet típusához. A nonprofit intézmények gondolkodása más, mint a nagyvállalatoké.
- Írjon szabványos írásos indonéz formában. Ez nem sms vagy közösségi média; hanem hivatalos levél. A gyorsírás, a szleng és a hangulatjelek használata figyelmen kívül hagyhatja.
- Ne bánj úgy az olvasóiddal, mintha tartoznának neked valamivel, és akkor jogosnak érzed magad a perelésre. Nyugtassa meg őket, miközben barátságosnak és professzionálisnak tartja a levél hangvételét.
