A jó levél írásának megértése az egyik alapvető készség, amelyet különféle területeken lehet alkalmazni, mind az üzleti életben, mind az akadémikusok, mind a személyes kapcsolatok területén. Mint már tudja, a levelek egy gyakori kommunikációs módszer, amelyet az információk, a jóakarat vagy egyszerűen a feladó vonzalma a levél címzettje iránt közvetítenek. Hogy megtudja, hogyan írjon jó és helyes levelet, próbálja meg elolvasni ezt a cikket!
Lépés
1 /2 -es módszer: Hivatalos levél írása
1. lépés: Értsd meg a megfelelő időpontot hivatalos hanglevel vagy hivatalos levél írásához
Általában a hivatalos leveleket olyan embereknek címezik, akikkel csak szakmai kapcsolatai vannak, például üzlettársakkal vagy bizonyos kormányhivatalokkal, nem pedig olyanokkal, akikkel személyes kapcsolatai vannak.
- Ezután a hivatalos levelet szövegszerkesztő szoftverrel, például Microsoft Word, OpenOffice vagy Text Edit segítségével lehet beírni, majd elküldés előtt kinyomtatni. Ha a levelet azonnal meg kell kapni, vagy ha a címzett szívesebben kapja meg az e -mailt, javasoljuk a levél e -mailben történő elküldését.
- Ha a címzett a jelenlegi főnöke vagy munkatársa, akkor érdemes kevésbé merev formátumot használni. Általában az ilyen leveleket el lehet küldeni e -mailben, és nem kell hozzájuk csatolni a levél tetején található címet.
2. lépés. A levél tetejére írja be a címét és a levél írásának dátumát
Különösen írja be nevét és címét a levél bal sarkába. Ha hivatalos üzleti levélről van szó, tüntesse fel a cég nevét és címét, vagy egyszerűen helyezze el a cég fejléces papírját ugyanazon a helyen. Ezt követően a levél írásának dátumának írása előtt adjon két sort.
- Adja meg a teljes dátumot a megfelelő formátumban, például 2021. szeptember 19-én. A legjobb elkerülni a kevésbé formális formátumot, például 2021. szeptember 19. vagy 19/9/21.
- Az e-mailben küldött levélben nem kell feltüntetni a dátumot.
3. lépés. Írja be a levél címzettjének nevét és címét
Ha a levelet nem e-mailben küldték, hagyjon két soros szünetet, és az üres helyre írja be a címzett elérhetőségét. Különösen sorolja fel ezeket az információkat külön sorban:
- A levél címzettjének teljes neve és címe
- A szervezet és a társaság neve, ha van ilyen
- A levél címzettjének teljes címe (szükség szerint két vagy több sor hozzáadása)
4. lépés. Adjon hozzá üdvözletet
Szüneteltessen egy sort, majd illesszen be egy üdvözletet, például „Kedves”, majd a levél címzettjeként az Ön nevét. Ha szeretné, megadhatja teljes nevét, vezetéknevét vagy csak a keresztnevét. Szükség esetén adja meg a személy hivatalos címét vagy címét is.
- Ha csak ismeri a személy pozícióját az irodában, de nem tudja a nevét, írjon bátran: „Kedves, egészségügyi menedzser:” vagy hasonló kifejezést. Általában azonban a pozíciót betöltő személy neve lehet keresett az interneten, így először kipróbálhatja.
- Ha valóban nem ismeri a levél címzettjét, és nem ismeri álláspontját sem, egyszerűen írja le: „Tisztelt Hölgyem/Uram:” vagy egyszerűen „Kedves:”. és lehetőleg kerülni kell..
5. lépés Írja meg levelét
A hivatalos leveleknek egyértelmű célkitűzéssel (SOP) kell kezdődniük. Különösen kerülje a rövidítéseket, és használjon formális kérdéseket, például a „Érdekel…” helyett „Érdekel…?” Ezután olvassa el újra a levél törzsét, más személy segítségével vagy anélkül, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nincsenek benne helyesírási vagy nyelvtani hibák.
Ha hivatalos üzleti levelet ír, győződjön meg arról, hogy a levél törzse mindig rövid és lényegre törő. Eközben, ha a levelet rokonnak vagy közeli barátnak címezték hírcsere okokból, kérjük, használjon nyugodtabb és/vagy áramló mondatot. Érdemes azonban ügyelni arra, hogy levele ne haladja meg az egy oldalt
6. Lépjen be záró üdvözletet
A záró üdvözlet általában a levél pozitív befejezésének és a levél címzettjével való mélyebb kapcsolat kialakításának része. Ezért az utolsó bekezdés megírása után mellékeljen egy záró üdvözletet, amely megfelel a betű típusának. A hivatalos levélhez próbáljon beilleszteni egy záró üdvözletet, például: „Üdvözlettel”, „Üdvözlet” vagy „Sok szerencsét!”, Majd írja alá teljes nevét, az alábbi irányelvek szerint:
- A formálisan beírt leveleknél hagyjon körülbelül négy szóközt a záró köszöntő és a teljes név között. Ezután nyomtassa ki a levelet, és ragassza alá aláírását kék vagy fekete tintával az üres helyre.
- A hivatalos e -mailekben adja meg teljes nevét közvetlenül a záró üdvözlet alatt.
- Ha szeretné, a köszöntést a neve elé írhatja, különösen egy hivatalos levélben. Például, ha házas vagy, kérjük, a záró üdvözlő szövegbe írja be a „Bu Amanda Surya” nevet.
7. lépés Hajtsa be a betűt (opcionális)
Ha a levél a levélben van, próbálja meg harmadára hajtani. A trükk az, hogy az alsó felét hajtsa középre, amíg el nem fedi a betűterület 2/3 -át, majd a felső felét hajtsa középre, amíg nincs többé nyitott betűterület. Így a betűméret elfér a piacon kapható legtöbb borítékon.
8. lépés Írja be a címzett címét a boríték elejére (nem kötelező)
Keresse meg a boríték közepét, majd írja ide a címzett teljes címét, például:
- Joko Susilo úr
- Jl. ABC sz. 123
- Jakarta, 12345
9. lépés Írja be a visszaküldési levelezési címet a boríték hátoldalára (nem kötelező)
Ezzel a módszerrel a posta külön költség nélkül visszaküldheti az Ön által bármilyen okból nem küldött leveleket. Használja ugyanazt a módszert, mint amikor a levél címzettjének címét írta, de csak egy becenevet adjon meg a teljes neve helyett.
2/2 módszer: Informális levelek írása
1. lépés. Határozza meg a levél hivatalos szintjét
A levél hangneme alapvetően a levél címzettjével való kapcsolatának szintjétől függ. A levél formalitásának azonosítása érdekében kövesse az alábbi irányelveket:
- Ha a levél egy távoli rokonnak, idős rokonnak vagy szociális partnernek szól, próbáljon félformális hangot használni. Ha a személy már e -mailt küldött Önnek, kérjük, küldjön e -mailt. Ha nem, a betűk kézi írása a legbiztonságosabb megoldás.
- Ha a levelet közeli barátjának vagy rokonának címezi, kérjük, írja meg manuálisan, vagy küldje el e -mailben.
2. lépés: Kezdje a levelet üdvözléssel
A használt üdvözlés nagyban függ az Ön és a levél címzettje közötti szoros kapcsolattól, valamint a levél formalitásának szintjétől. Néhány lehetőség, amelyet figyelembe vehet:
- Ha a levél félig hivatalos, nyugodtan használjon üdvözletet, például "Hello". Ezután kövesse az üdvözlést a címzett becenevével, ha ketten nem vagytok túl messze egymástól, vagy ha a címzett üdvözléssel kezdődik, mint például "Uram" vagy "Madam", ha a címzett sokkal idősebb nálad.
- Ha a levél informális, használhat üdvözlést, például "Hello", vagy egy hétköznapi üdvözletet, például "Szia" vagy "Hé". Kövesse az üdvözletet a címzett nevével.
3. lépés: Kezdje el írni a levél törzsét
Lépjen a következő sorra, és kezdjen el írni. Ha a levelet személyes kommunikációs eszköznek szánják, próbálkozzon a címzett adatainak megerősítésével. Használhat például formális mondatokat, például: „Remélem, jól vagy”, vagy informális mondatokat, például: „Hogy vagy?” Különösen azokat a szavakat használja, amelyeket akkor mondana, ha a levél címzettje előtt állna. te.
4. lépés Sorolja fel a közlendő dolgokat
Mivel a levél fő szerepe a kommunikáció eszköze, kérjük, adjon meg olyan dolgokat, amelyeket Ön szerint a levél címzettjének tudnia kell, például az életében bekövetkezett események részleteit. Például, ha a levél a nagymamájához szól, ne csak azt írja: "Köszönöm az ajándékot!" Ehelyett mutasd meg, mennyit jelent számodra az ajándék, például mondd: „Tegnap este a barátaimmal nem tudtunk aludni, mert játszottuk azt a játékot, amit a nagyi küldött. Köszönöm!" Bármi legyen is a levél tárgya, a fő hangsúlyt az információmegosztás vágyára kell helyezni.
Értse meg azokat az információkat, amelyeket nem szabad tartalmazni. Alapvetően nem szabad elküldeni a harag kifejezéseként írt levelet vagy az irgalomért való könyörgési kísérletet. Ha már írt egy ilyen levelet, de nem tudja, hogy elküldi -e, hagyja néhány napig állni. Talán ez a néhány nap megváltoztathatja a döntését
5. lépés Vége a levélnek
Az informális levél befejezéséhez használjon záró üdvözletet, amely tükrözi a címzetthez fűződő kapcsolatának szorosságát. Ha a levél házastársnak, barátnak vagy közeli hozzátartozónak szól, kérjük, használjon záró üdvözletet, például „Üdvözlet”, „Szeretet üdvözlete” vagy egyszerűen „Kedves”. Eközben a félig hivatalos levélhez nyugodtan használjon meleg, de mégis meglehetősen hivatalos záró üdvözletet, például: "Üdvözlet" vagy "Üdvözlet".
- Hallottál már a „valediction” kifejezésről? Valójában a valediction egy hivatalos kifejezés az angolban, amelyet az ókorban általában levélzáró üdvözletként használtak. Ha angol levelet ír egy barátjának, és ostoba stílusban szeretné lezárni, nyugodtan használja ezt a módszert. Tegyen például egy záró üdvözletet olyan üdvözlet formájában, mint például: „Maradok, mint mindig, elkötelezett szolgája”, és a neve végződik.
- Ha információkat szeretne hozzáadni a levél megírása után, használja a P. S feliratot, ami angolul Postscriptet jelent ("írás után").
6. lépés. Küldje el a levelet
Tegye a levelet egy borítékba, tegyen bélyegzőt, adja meg a címzett címét, majd azonnal küldje el a postán.
Tippek
- Próbálja a levél törzsét olyan témára összpontosítani, amely érdekli a címzettet.
- Általában az üdvözlést mindig vessző követi. A hivatalos levelekben azonban az írásjelek általában kettőspont helyett vesszőt használnak.
- Panaszlevél írásakor mindig udvarias nyelvezetet és jó érveket használjon. Ezzel növeli az esélyét, hogy pozitív választ kapjon.
- Ha nagyon hivatalos levelet szeretne kinyomtatni, javasoljuk, hogy használjon olyan papírt, amely kissé nehezebb, mint a normál másolópapír.
- Ha hivatalos vagy félig hivatalos e-mailt szeretne küldeni, mindig professzionális hangzású e-mail címet használjon. A „sweetstar189” által küldött e -maileket biztosan nem fogják olyan komolyan venni, mint a „jeni.sandra” által küldött e -maileket, igaz?
- A leveleket mindig kék vagy fekete tollal írja.
- Győződjön meg arról, hogy a megadott cím helyes.
- A bekezdést mindig olyan mondattal kezdje, amely behúzva vagy beírva van.
- Ellenőrizze levelének tartalmát, legalább kétszer.
- Ha a levelet kézzel írták, ügyeljen arra, hogy mindig olyan golyóstollat használjon, amely nem szivárog ki tintából.
