A konferenciák a megfelelő helyek az azonos érdeklődésű emberek számára, hogy találkozzanak egymással, és kicseréljék a saját területükön a legújabb ötleteket. A konferenciákat általában rendszeresen tartják oktatási intézmények, vállalatok, többszintű marketingcsoportok, vallási közösségek és mások. Ha konferenciát szeretne tartani, kezdje egy alapos munkaterv elkészítésével, valamint egy sor elvégzendő tevékenységgel, például határozza meg a konferencia helyszínét, készítse el a résztvevők listáját, állítsa össze az anyagokat, és készítse elő az előadásokhoz szükséges eszközöket., étkezés biztosítása, és különféle egyéb igények, amelyeket a lehető legjobban át kell gondolni és meg kell tervezni. Ha a tervek megvalósítása közben bajba kerül, nyugodjon meg, és bízzon abban, hogy megengedheti magának a konferenciát. Egy fontos szempont, amely meghatározza a konferencia megrendezésének sikerét, a tevékenységek egyesével történő végrehajtása, miközben felsorolja a befejezett és még elvégezendő feladatokat.
Lépés
Rész 1 /4: A konferencia tervezése: Korai szakasz
1. lépés Előre készítse elő az előkészületeket
A konferencia tervezését legalább nyolc hónappal korábban el kell kezdeni, még korábban, ha a konferencia nagy vagy nagy méretű lesz.
- Ne feledje, hogy sok konferenciatermet és vendéglátó -ipari egységet több hónappal előre le kell foglalni. Ezenkívül a városon kívül élő résztvevőknek meg kell szervezniük az utazási menetrendeket, hogy részt vehessenek a konferencián.
- Ezenkívül a szponzoroknak és a nagyvállalatoknak néhány hónappal előre meg kell tervezniük éves költségvetésüket. Tehát a rendezvényük pénzügyi és nem pénzügyi támogatását előzetesen meg kell tárgyalni.
2. lépés. Alakítson bizottságot
A konferenciára való felkészülés során sok fontos kérdést kell eldönteni. A bizottság megalakításával több ember véleményét is megkapja a döntés előtt. Segítenek a részletek átgondolásában is.
- Alkalmazzon koordinátorokat, azaz kulcsfontosságú személyzetet, akik fontos döntéseket hoznak, és sok időt szentelnek a koordinációnak. Ha elegendő pénze van, béreljen koordinátort, hogy segítsen a feladatok megtervezésében és megosztásában.
- Tudja meg, hogy voltak -e konferenciák ugyanarról a témáról. Ha igen, hívja meg a bizottsághoz a konferenciát tartó koordinátort. Ha nem tud részt venni, kérdezze meg, hogy kérhet -e olyan anyagot, amelyet már lefedtek, hogy megkönnyítse a konferencia előkészítését.
Lépés 3. Állítson be célokat, és készítsen munkatervet
Írd le, hogy minek tartod a konferenciát, ami minden döntés alapját képezi. Ha a konferencia előkészítése előtt tudja, mit és kinek szeretne adni, könnyebben megvalósíthatja terveit.
Ha még soha nem tartott konferenciát, kezdjen egy kis, rövid konferencia tervezésével. Fontolja meg egy 1-2 napos konferencia megtartását 250-300 résztvevő befogadására
4. lépés. Határozza meg a konferencia helyét és időpontját
Bár az új dátumokat és helyeket a részletes terv elkészítése után is meg lehet határozni, meg kell becsülnie, hogy mennyi ideje áll rendelkezésre az előkészítéshez.
- Mielőtt dátumot állítana be, előzetesen tájékozódjon arról, hogy a konferenciát általában melyik hónapban és napon tartják, nehogy a megvalósítás akadályozva legyen. Például Európában a konferenciákat általában március és június vagy szeptember és november között tartják hétfőn-kedden vagy csütörtök-pénteken, mert a résztvevők kevésbé érdeklődnek a konferenciák más időpontban való részvétele iránt. Mielőtt eldönti a konferencia időpontját, ismerje meg a tartózkodási helyének pontos menetrendjét.
- A konferencia időtartama a résztvevők becsült számától és a konferencia során szükséges minden szükséges eszköztől függ. 250-300 fő számára tervezzen 2 teljes napig tartó konferenciát.
- Fontolja meg annak lehetőségét, hogy konferenciát tartson a városon belül, de biztosítsa a hozzáférést a legközelebbi repülőtérhez, szállást és megfelelő létesítményeket. Javasoljuk, hogy tartson konferenciát egy nagyvárosban vagy turisztikai célponton, hogy minél több érdeklődőt vonzzon a konferenciára.
5. lépés. Határozza meg a konferencia címét
A cím meghatározása után közzétehet és terveket készíthet, mert már bizonyosság áll fenn az anyaggal kapcsolatban, amely az információ közösségi médián keresztül történő terjesztésének alapja.
Válasszon olyan címet, amely utal a konferencia résztvevőinek céljára és/vagy hátterére. Keressen ihletet a megtartott konferenciák címeivel, de győződjön meg arról, hogy egyedül dönt
Rész 2/4: Felkészülés a konferenciára
1. lépés Készítsen pénzügyi költségvetést
Semmilyen tevékenység nem végezhető anélkül, hogy kiszámítanánk a pénzösszegeket, amelyeket részletesen el kell költeni, például egy épület bérlésére, az anyagok előkészítésére és az előadói díjak kifizetésére. Minden költségnek a pénzügyi költségvetésre kell vonatkoznia. Ha feladatokat delegál, győződjön meg arról, hogy asszisztense betartja a beállított költségkeretet.
A költségvetés összegét a szponzorok jelenléte vagy hiánya befolyásolja. Kérheti a szponzort, hogy biztosítson forrásokat a konferencia finanszírozására. A szponzornak azonban joga van néhány dolgot meghatározni a konferencián. Például: annak meghatározása, hogy ki tart előadást, vagy felszólalót javasol a panelisták egyikének, például: sikeres üzletember egy szponzoráló cégben, és bevezet egy márkát a logó elhelyezésével a konferencia minden anyagára. Előnye, hogy a szponzor előre biztosít forrásokat, így azonnal felhasználhatja a terv megvalósításához
2. lépés. Határozza meg a jegyek értékesítésének árát és módját
Néhány konferencia ingyenes, néhány nagyon drága. Mielőtt meghatározná a jegyárakat és eladná azokat, vegye figyelembe a következő szempontokat:
- Milyen költségekkel jár a konferencia előkészítése? Ha olyan kis konferenciát szeretne tartani, amely nem kerül sok pénzbe, javasoljuk, hogy ne számítson fel díjat a résztvevőktől. Alternatív megoldásként a résztvevőknek fizetniük kell a jegyeket a konferencia előkészítési költségeinek fedezésére.
- Határozza meg a regisztrációs díjat, ha konferenciát szeretne tartani több napig, vagy étkezést szeretne biztosítani. A konferencia regisztrációs díjai Indonézia nagyvárosaiban több százezer és több millió rupia között mozognak.
- Sok konferencia többszintű díjat számít fel a résztvevő pozíciójától vagy állapotától függően. Például: az akadémiai konferenciák általában kevesebbet számítanak fel a diákoknak, mint a tanárok. A szponzorok alkalmazottai is kevesebbet számítanak fel, mint a rendszeres résztvevők.
3. lépés. Döntse el a konferencia helyszínét
A helyszín kiválasztásakor vegye figyelembe a résztvevők számát, a helyszínre való könnyű eljutást, a parkolóhelyek rendelkezésre állását, a tömegközlekedési eszközök, repülőterek és szállodák távolságát. Amellett, hogy megfelelő helyet talál a konferenciának, győződjön meg arról, hogy minden résztvevő könnyen elérheti azt.
Keressen információt a városon belül konferenciatermet biztosító épületekről vagy szállodákról. Kis konferenciákhoz béreljen szobát egy templomban vagy más gyülekezeti házban
Lépés 4. Használja ki az ülésterem vezetői személyzeteként dolgozó személyzet segítségét
Ha a konferencia számára kiválasztott épületben rendelkezésre állnak erőforrások, használja ki a legtöbbet. A személyzet ismeri napi feladatait, és szükség esetén kész válaszolni a kérdésekre, megoldani a problémákat vagy tanácsot adni.
Használhatja az ülésteremben végzett tevékenységek irányításával megbízott személyzet szolgáltatásait, például a konferencia részletes szervezéséhez. Bár díjat kell fizetni, nem kell mindezt saját maga elvégeznie, mivel sok időt vesz igénybe több héten keresztül
5. lépés. Határozza meg a fogyasztási menüt
Ne feledje, hogy a résztvevőknek ételt kell találniuk a konferencia során, és valószínű, hogy sok résztvevő nem tudja, milyen ételek állnak rendelkezésre a konferencia helyszínén. Fontolja meg, hogy étkezési szolgáltatást kell igénybe vennie a reggeli, ebéd és harapnivalók biztosításához, vagy megtudhatja, hogy a konferenciaterem vezetője képes -e minden résztvevő számára ételt készíteni.
A menü kiválasztásakor ne feledje, hogy sokan allergiás vagy preferenciák miatt nem fogyaszthatnak bizonyos ételeket. A tapasztalt vendéglátó -ipari vállalkozók számos lehetőséget kínálhatnak, például: vegetáriánus menü, dió nélkül, gluténmentes, halal étel vagy egyéb menüpontok
6. lépés. Szánjon időt a webhely ellenőrzésére
Miután elintézte az összes előkészítendő dolgot, szánjon időt egy nappal a konferencia helyszínének megtekintésére. Ne várja meg, amíg az új D-nap eljön a konferenciához csatlakozó résztvevőkkel.
Egy nappal korábban jöjjön el a konferencia helyszínére, és tartson egy találkozót az összes érintett személyzettel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden a legapróbb részletekig jól elő van készítve
3. rész a 4 -ből: Konferencia ütemterv készítése
1. lépés. Tervezze meg a konferenciát
Miután nagy képet kapott a megvitatandó témákról és meghatározta a konferencia címét, készítsen ütemtervet a konferencia megnyitásától a zárásig. A konferenciákat a tárgyalt üzleti területnek megfelelően különböző módon lehet megtartani. Az ütemezés megkönnyítése érdekében a konferenciákat általában a következő sorrendben tartják:
- Kezdje a konferenciát bevezetővel vagy nyitóbeszéddel, amelyet általában egy adott területen ismert személy tart, és ismert előadó lett. Este megtarthatja az eseményt, majd vacsorával zárhatja, vagy reggel a konferencia kezdeteként.
- Ossza fel az ütemterv többi részét rövidebb ülésekre. Ha a konferenciát a résztvevők kérésére tartják meg javaslataik szerint, igazítsa az anyagot a résztvevők igényeihez. A konferencia ütemtervébe azonban belefoglalhat műhelybeosztásokat, filmklipeket vagy más anyagokat is. A jelenlévő résztvevők számától függően határozza meg, hogy minden ülésen minden résztvevő részt vehet -e (plénum), vagy a résztvevőket több csoportra kell osztani, és minden csoport választása szerint párhuzamosan vesz részt különböző foglalkozásokon (ún.”).
- Zárja be a konferenciát, ha meghívja az előadókat olyan anyagok bemutatására, amelyek motiválják vagy kihívják a résztvevőket.
2. lépés. Döntse el, hogyan kell lebonyolítani az ülést
Kiválaszthatja, hogy a vállalati igényeknek megfelelően hogyan vezetje le az ülést, például tanítással, esetek megvitatásával, szemináriumok tartásával, a legújabb szakpolitikai vagy kutatási eredmények bemutatásával, kérdések feltevésével vagy diákkal történő bemutatással.
- Az anyag szállítási módjának megválasztása befolyásolja a közzétételi stratégiát. Tehát a lehető leghamarabb készítsen elő olyan anyagot, amely nagyon hasznos a résztvevők számára.
- Az egyes munkamenetek időtartama 45 perctől 3 óráig terjedhet, az előadások számától és a megjelenített tartalomtól függően.
3. lépés: Gondolja át, hogy szeretne -e más tevékenységeket is bevonni
Gondoljon olyan hasznos tevékenységekre, amelyek szerepelhetnek az ütemtervben, és fontos szerepet játszhatnak a konferencia sikerének támogatásában, például:
- Tervezzen tevékenységeket a konferencia résztvevő szervezete javára, például üzleti találkozót vagy díjátadást.
- Adjon ételt, ha a résztvevők regisztrációs díjat számítanak fel. Ha nincs díj, kérje meg a résztvevőket, hogy hozzanak ebédet (utolsó lehetőségként). A résztvevők általában legalább egy étkezést várnak el. Ha a konferencia helyszíne a városban van, biztosítson szünetet, hogy a résztvevők ebédelhessenek a közeli étteremben.
- Kérdezze meg, hogy a résztvevők szeretnének -e ütemezni egy szórakoztató eseményt, például: tegyenek városnézést, nézzenek vígjátékot este, nézzenek filmet, vagy nézzenek egy előadást a színházban. Az esemény alkalmasabb lehet egy nagyvárosban tartott konferencia vagy egy társaság számára, de nem mindig.
4. rész 4: Kiadás
1. lépés Határozza meg a résztvevőket, akik részt vesznek
A konferenciák nagyon változatosak, például tudományos, vallási és üzleti konferenciák, különböző résztvevőkkel. A tervezés előtt győződjön meg arról, hogy elegendő résztvevő érdeklődik a konferencián való részvétel iránt.
Nem kell nagy nyilvánosságot tennie, ha konferenciákat szeretne tartani kisebb csoportok számára, például vállalati alkalmazottak vagy egyházi közösségek számára. Tájékoztathatja a konferencia terveit e -mail küldésével, a vállalat hírlevelében történő bejelentéssel és/vagy egy adminisztratív értekezleten történő értesítéssel
2. lépés Kérje meg a vállalat vezetőit, hogy vegyenek részt
Ahhoz, hogy meggyőzze az embereket a társaságában, meg kell találnia egy fülbemászó címet, vagy meg kell hívnia egy nagyszerű előadót.
Miután jól ismert előadóktól megerősítést kapott, vegye fel az információkat a konferencia anyagaiba, és értesítse a potenciális résztvevőket
Lépés 3. Hozzon létre egy webhelyet
Ma a digitális média nagyon fontos eszköz a konferencia sikeréhez. Hozzon létre egy webhelynevet olyan linkekkel, amelyek könnyen megtalálhatók, ha a konferencia címének kulcsszavára vagy a konferenciához kapcsolódó egyéb szavakra keres. Írjon részletes információkat a konferenciáról a honlapon, és mellékeljen egy linket a konferenciához kapcsolódó összes nyomtatott és hirdetési anyaghoz.
- Adja meg a konferencia helyszínének dátumát, idejét és címét a webhelyen, beleértve a híres előadók nevét. Tájékoztassa a szállítást, a szállást, az érdekes helyeket és a konferencia -menetrendeket is, ha vannak ilyenek.
- Ha a résztvevők regisztrálni tudnak, mellékeljen egy weboldal linkjét.
4. lépés. Hirdetés elhelyezése
Kezdje el a hirdetést jó előre (egy évvel korábban), hogy az előadók a konferencián bemutatandó anyagokat tartalmazó javaslatokat nyújtsanak be. A konferencia méretének és a résztvevők hátterének megfelelően válassza ki a megfelelő közzétételi módot. Fontolja meg, hogy a potenciális résztvevők honnan szerzik információikat, esetleg:
- A közösségi média, például a szponzor szervezet Facebook- és Twitter -fiókjából
- A Listservs és az e -mail címek névjegyei
- Blog, magazin, újság vagy üzleti folyóirat
- Plakátok, szórólapok vagy egyéb értesítések, amelyeket releváns csoportoknak, szervezeteknek vagy vállalatoknak küldtek
5. lépés. Kérjen ajánlatot
Hirdetésvázlat készítésekor jelezze, hogy nyitott a regisztrációra, vagy várakozik egyéni vagy csoportos javaslatok benyújtására papírok, paneljavaslatok vagy műhelyi anyagok formájában.
Az üzletágnak megfelelően meghatározhatja az ajánlat hosszát. Az oktatás területén a kisméretű konferenciák általában néhány száz szóból álló kivonatokat igényelnek, míg a nagyszabású konferenciák teljes kéziratokat igényelnek
6. lépés: Indítsa el a regisztrációk elfogadását
Készítse elő a létesítményeket, hogy a résztvevők regisztrálhassanak a konferencia előtt, annak ellenére, hogy még néhány hónappal előtte van. Így megbecsülheti a résztvevők számát.
- Hozzon létre egy weboldalt, amely a konferencia webhelyére mutató linket tartalmaz a regisztrációhoz. Ha nem rendelkezik a weboldal létrehozásához szükséges technikai készségekkel, használjon meglévő szolgáltatást. Használja például a RegOnline fizetett szolgáltatásait, amely vállalat különféle események online regisztrációjáról gondoskodik, feldolgozza az adatokat, és elküldi Önnek, megkönnyítve a felhasználók hozzáférését.
- A résztvevők telefonon vagy faxon is regisztrálhatnak, ha lehetősége van hitelkártyával történő fizetési bizonylatok feldolgozására.
- Ha nem fogadja el az internetes vagy telefonos regisztrációt, hozzon létre egy PDF jelentkezési űrlapot, és töltse fel a webhelyre. Tájékoztassa a résztvevőket, hogy kinyomtathatják az űrlapot, kitölthetik, és csekkel vagy átutalási igazolással elküldhetik a vállalat e -mail címére.
- Annak érdekében, hogy a résztvevők mielőbb regisztráljanak, kedvezményeket kell biztosítani azoknak a résztvevőknek, akik legalább egy hónappal korábban fizetnek. A jegyárak valamivel drágábbak, ha a résztvevők a konferencia helyszínén fizetnek.
Tippek
- Kérdezze meg a beszélőt, hogy szüksége van -e további felszerelésre a prezentációhoz, például színpadra, televízióra, nagy képernyőre vagy számítógépre.
- Az ételmenü kiválasztásakor győződjön meg arról, hogy vannak -e résztvevők, akiknek bizonyos élelmiszereket kell diétázniuk.
- A bérleti költségek összehasonlításakor kérjen árakat az élelmiszerekért, vízért, üdítőkért stb. mert nagyon drága lehet.
- A szoba kiválasztásakor vegye figyelembe a konferencia célját, és döntse el, hogy a nézőteret, vagy székeket és asztalokat kívánja használni jegyzeteléshez.
