A Microsoft Outlook Out of Office vagy „Outdoors” asszisztense lehetővé teszi az automatikus válaszok beállítását, amelyeket azoknak az embereknek küldünk, akik kapcsolatba lépnek Önnel, amikor inaktív vagy az irodán kívül tartózkodik. Az Out of Office funkció csak a Microsoft Exchange -fiók felhasználói számára érhető el. Azonban még az Exchange -fiók nélküli otthoni felhasználók is létrehozhatnak „irodán kívüli” sablonokat, és szabályokat hozhatnak létre a programhoz, hogy az Outlook automatikusan válaszokat küldhessen.
Lépés
1. módszer a 4 -ből: Outlook 2013 és 2010
1. lépés: Kattintson a „Fájl” menüre, majd válassza az „Információ” lehetőséget a bal oldalsáv menüjében
Lépés 2. Válassza az „Automatikus válaszok (Házon kívül)” lehetőséget
Ezt követően megnyílik az „Automatikus válaszok” párbeszédpanel.
Ha ez a lehetőség nem áll rendelkezésre, előfordulhat, hogy nem Exchange-fiókot használ. Kövesse a cikk negyedik módszerében leírt lépéseket az automatikus válaszok beállításához nem Exchange-fiókokon
3. lépés. Jelölje be az „Automatikus válaszok küldése” lehetőséget
4. lépés. Jelölje be a „Csak ebben az időtartományban küldés” opciót, majd válassza ki a kívánt kezdési időt („Kezdési idő”) és befejezési időt („Befejezési idő”)
Például, ha kéthetes vakációt tervez, válassza ki a vakáció hosszát.
5. lépés: Kattintson a „Saját szervezeten belül” fülre, majd írjon be egy automatikus üzenetet, amelyet elküld a munkatársaknak (ugyanabban az irodában vagy cégben), akik kapcsolatba kívánnak lépni Önnel
6. lépés. Kattintson a „Szervezetemen kívül” fülre, majd írjon egy automatikus üzenetet, amelyet elküld a szervezeten vagy irodán kívüli személyeknek, akik kapcsolatba akarnak lépni Önnel
Például írjon egy üzenetet, amelyben elmagyarázza, hogy elfoglalt, és utasítsa az üzenet küldőjét, hogy tegyen fel kérdéseket, és vitassa meg a problémákat az irodában lévő többi kapcsolattartóval.
7. lépés. Kattintson az „OK” gombra
Azok az emberek, akik e -mailt küldenek Önnek, amikor nem tartózkodik az irodában, automatikus üzenetet kap, amelyet Ön hoz létre.
2. módszer a 4 -ből: Outlook 2007
1. lépés: Kattintson az „Eszközök” menüre, majd válassza az „Out of Office Assistant” lehetőséget
Megnyílik az „Out of Office Assistant” párbeszédpanel.
Ha ez a lehetőség nem áll rendelkezésre, előfordulhat, hogy nem Exchange-fiókot használ. Kövesse a cikk negyedik módszerében leírt lépéseket az automatikus válaszok beállításához nem Exchange-fiókokon
2. lépés. Jelölje be az „Automatikus válaszok küldése az irodából” opciót
3. lépés. Jelölje be a „Csak ebben az időtartományban küldés” opciót, majd válassza ki a kívánt kezdési időt („Kezdési idő”) és befejezési időt („Befejezési idő”)
Például, ha azt tervezi, hogy egy napig nem tartózkodik az irodában, válassza ki a megfelelő dátumot (például a szabadság dátuma vagy a meg nem jelenés dátuma).
4. lépés: Kattintson a „Saját szervezeten belül” fülre, majd írja be az automatikus választ, amelyet el szeretne küldeni a munkatársaknak (ugyanabban az irodában vagy cégben), akik kapcsolatba kívánnak lépni Önnel
Például magyarázza el, hogy egy napig nem tartózkodik az irodában, és a menedzser lesz felelős a munkájáért, amíg távol van.
5. lépés: Kattintson a „Szervezetemen kívül” fülre, majd írja be az automatikus üzenetet, amelyet el szeretne küldeni a szervezetén vagy irodáján kívüli személyeknek, akik kapcsolatba kívánnak lépni Önnel
6. lépés. Kattintson az „OK” gombra
Azok az emberek, akik e -mailt küldenek Önnek, amikor nem tartózkodik az irodában, automatikus üzenetet kap, amelyet Ön hoz létre.
3. módszer a 4 -ből: Outlook 2003
1. lépés: Kattintson az „Eszközök” menüre, majd válassza az „Out of Office Assistant” lehetőséget
Megnyílik az „Out of Office Assistant” párbeszédpanel.
Ha ez a lehetőség nem áll rendelkezésre, előfordulhat, hogy nem Exchange-fiókot használ. Kövesse a cikk negyedik módszerében leírt lépéseket az automatikus válaszok beállításához nem Exchange-fiókokon
2. lépés. Jelölje be a „Jelenleg nem vagyok az irodában” opciót
Lépés 3. Írja be a képernyőn az „Automatikus válasz csak egyszer minden feladónak a következő szöveggel” mezőbe az üzenetet, amelyet automatikusan el szeretne küldeni azoknak, akik kapcsolatba lépnek Önnel
Az e -mailt küldő személyek automatikus válaszokat kapnak, amíg vissza nem tér a munkához.
4. lépés: Kattintson az „OK” gombra
Minden fél, aki e -mailben kapcsolatba lép Önnel, határozatlan ideig, vagy amíg meg nem ismételjük a módszer első lépését, és nem választjuk ki a „Jelenleg az irodában vagyok” lehetőséget, automatikus „Házon kívül” üzenetet kapnak.
4. módszer a 4-ből: Nem Exchange-számla
1. lépés: Futtassa a Microsoft Outlook programot a személyi számítógépen
Lépés 2. Kattintson a „Főoldal” menüre, és válassza az „Új e -mail” lehetőséget
3. lépés. Írja be azt a választ, amelyet automatikusan el szeretne küldeni azoknak, akik kapcsolatba lépnek Önnel az üzenet törzsében
Később ezt az üzenetet használják az „irodán kívül” sablonként.
4. lépés: Kattintson a „Fájl” menüre, és válassza a „Mentés másként” lehetőséget
Ezt követően megnyílik a „Mentés másként” párbeszédpanel.
Lépés 5. Válassza az „Outlook Sablon” lehetőséget a „Mentés típusként” legördülő menüből
6. lépés. Írja be az üzenetsablon nevét, majd kattintson a „Mentés” gombra
Ez a sablon mostantól használható, ha nem tud kapcsolatba lépni e -mailben személyes Outlook -fiókjában.
Lépés 7. Kattintson a „Kezdőlap” gombra, válassza a „Szabályok” lehetőséget, majd a „Szabályok és figyelmeztetések kezelése” lehetőséget
Annak érdekében, hogy a sablon automatikusan elküldésre kerüljön az üzenetküldőknek, amikor nem lép kapcsolatba, létre kell hoznia egy szabályt, amely arra utasítja az Outlookot, hogy automatikusan válaszoljon a sablon használatával kapott levelekre.
Lépés 8. Válassza az „Új szabály” lehetőséget, majd válassza a „Szabályok alkalmazása a kapott üzenetekre” lehetőséget az „Kezdés üres szabályból” szakaszban
9. lépés: Kattintson a „Tovább” gombra, majd válassza ki ismét a „Tovább” lehetőséget a szabály létrehozásához
10. lépés. Jelölje be a „Mit szeretne tenni az üzenettel? ”.
11. lépés. Jelölje be az „adott sablon” opciót a „Szabályleírás szerkesztése (kattintson egy aláhúzott értékre”) részben
12. lépés Válassza ki a „Felhasználói sablonok a fájlrendszerben” elemet a „Look In” legördülő menüből
13. lépés. Válasszon egy előre elkészített sablont, amelyet automatikus „házon kívüli” válaszként szeretne használni, majd válassza a „Megnyitás” lehetőséget
14. lépés: Kattintson a „Tovább” gombra, majd szükség esetén adjon hozzá kivételeket
Például továbbíthatja az egyik feladótól érkező e -maileket egy másik e -mail fiókba.
Lépés 15. Kattintson a „Tovább” gombra, majd írja be a létrehozott automatikus válaszszabály nevét
16. lépés: Kattintson a „Befejezés” gombra
Bárki, aki e -mailt küld Önnek, automatikus üzenetet kap az Ön által létrehozott sablonból.
