Talán meg kell írnia egy eseményjelentést, hogy értékelje az esemény sikerességét, összehasonlítva az eredményeket a céljaival. Ezt a jelentést az eseményt lebonyolító társaság vagy magánszemély megköveteli annak meghatározásához, hogy változtatásokat kell -e végrehajtani. Számos módja van annak, hogy a sikeres eseményjelentés jól meg legyen írva. Szüksége lesz rá, ha másik rendezvényt szervez!
Lépés
Rész 1 /3: Eseményjelentések összeállítása
1. lépés Határozza meg az egyes közönségek prezentációs stílusát és formátumát
Az eseményjelentések tűzhetők, tűzhetők, PDF -fájlok, PowerPoint -prezentációk és így tovább.
- Győződjön meg arról, hogy az eseményjelentés világos részekbe van rendezve. Meg kell határoznia, hogyan lehet összehasonlítani az esemény eredményeit a céljaival. Foglalja össze az elvégzett események fő eredményeit.
- Testreszabhatja az eseményjelentéseket az egyes szponzorok és közönség igényei és érdeklődési körei szerint. Vegye figyelembe a szponzorok céljait. Bizonyos mértékig a szponzorok az eseményjelentések legfontosabb közönsége. Fel akarják mérni a támogatott esemény jogosultságát. Tehát győződjön meg róla, hogy tudja, mit akarnak, és mi érdekli őket a legjobban.
- Az eseményjelentések testreszabása az egyedi eseményekkel és szponzorokkal kapcsolatos egyedi igények kielégítésére is. Ne írjon olyan jelentést, mintha egyfajta közönségnek szólna. A felső vezetők és a pénzügyi menedzserek szintén az Ön eseményjelentésének másik közönsége.
2. lépés. Hozzon létre egy folyamatot az esemény során szükséges információk figyelésére
Nem lehet csak a memóriára hagyatkozni.
- Figyelje a legfontosabb információkat az esemény előtt, alatt és után, hogy pontosabb és mindenekelőtt hatékonyabb jelentéseket hozzon létre. Ez a módszer lehetővé teszi a jelentések idővonal szerinti összeállítását is.
- Fontolja meg, hogy szükség esetén (beleértve a gyakornokokat is) folytassa az adatgyűjtést több ember segítségével. Lényegében a jelentéseknek nem szabad megvárniuk az esemény befejezését.
3. lépés: Foglalja össze a jelentést a főbb pontokhoz
Az eseményjelentések egyik problémája az, hogy hajlamosak kevéssé kitérni a napirendre, vagy az édes kijelentésekre összpontosítani. Ne tedd ezt. Érdemes egyértelműen és elemzően kiemelni a legfontosabb pontokat.
- Válassza ki az esemény néhány fontos részét, amelyeket részletesebben meg kell vitatni. Keresse meg azt a három dolgot, amelyek a legsikeresebben történtek, és azt a három pontot, amely a legjobban meglepte.
- Ne töltse ki a jelentést lényegtelen részletekkel, például az ebédmenüvel vagy a teljes előadás részletes összefoglalásával. Be kell foglalnia a fontos dolgokat.
Rész 3 /3: A megfelelő tartalom elhelyezése a jelentésben
1. lépés. Írjon egy összefoglalót
Az eseményjelentésnek tartalmaznia kell egy áttekintést, amely a teljes jelentés rövidített változata. Gondoljon az összefoglalóra az eseményjelentés bevezetőjeként.
- Létrehozhat két jelentést, egy vezetői összefoglalót az esemény kimenetele iránt érdeklődők számára, és részletesebb jelentést azok számára, akik részt vesznek az esemény előkészítésében, végrehajtásában és szponzorálásában.
- Az összefoglalóban meg kell vitatnia és összpontosítania a legfontosabb tárgyakra és eredményekre. Az összefoglaló rövid legyen, csak egy -két oldal. A jelentésnek össze kell foglalnia az esemény legfontosabb elemeit, és tartalmaznia kell az adatok rövid értelmezését
2. Lépjen be a jelentésekbe mély vizuális segédeszközöket
Gyakran a jelentések hatékonyabbak, ha statisztikai tendenciákat szemléltető grafikonokat tartalmaznak, ahelyett, hogy egyszerűen egy csomó számot jelentenének az olvasónak.
- Ha az esemény új terméket tartalmaz, javasoljuk, hogy mellékeljen egy fotót a termékről. Az esemény pillanatát bemutató fotók segíthetnek a jelentés olvasójának abban, hogy képet kapjon a megtartott eseményről. Próbáljon olyan fotókat készíteni, amelyek a szponzor részvételét mutatják be a jelentésben rögzítendő eseményen. Ez a feladat ismét megvárhatja az esemény befejezését.
- A helyszínen előforduló mintákat, reprodukciókat és egyéb példákat is megadhat. Jelentse be azoknak a számát, akik szponzorált kuponokat kaptak stb. Dokumentálja az esemény által generált helyszíni és helyszíni expozíciót a médiában, a közönségnek, a szponzoroknak.
Lépés 3. Dokumentálja az összes reklámot és médiát
Javasoljuk, hogy értékelje a kapott média összehasonlítását az esemény meghatározott céljaival.
- Fókuszáljon a nyomtatott hirdetésekre és olyan cikkekre, amelyek tartalmazzák a szponzor nevét és hirdetését, a napilapok terjesztésének és a hirdetések értékelésének számán túl.
- Dokumentálja a televíziós reklámokat, a nyilvános bejelentéseket, a díjkártya és a minősítő kártya értékeit, valamint a híreket.
- Ne feledkezzen meg a rádió dokumentációjáról, az értékpapír -hirdetésekről, a hirdetési és promóciós osztályzatokról, az auditált jelentésekről stb.
4. lépés. Tartalmaz egy nyilatkozatot az esemény céljáról
Össze kell kapcsolnia az esemény céljait az eredménnyel, ezért ügyeljen arra, hogy emlékeztessen az esemény eredeti küldetésére és céljaira.
- Mellékelheti az események programlistáját. Azt is meg kell vitatni, hogy kik lesznek a legfontosabb résztvevők az esemény során. Legyen azonban rövid.
- Ügyeljen arra, hogy sok időt töltsön a regisztrációval és az esemény konkrét eredményeinek megvitatásával, valamint a regisztrált eredményekkel való egyeztetésével. Legyen reális, és ne édesítse meg azokat a dolgokat, amelyek nem úgy működnek, ahogy kellene.
5. lépés: Adjon meg pénzügyi információkat az eseményjelentésből
Részletesen meg kell vitatnia az esemény folyó költségvetését és a tényleges költségeket. Győződjön meg arról, hogy összeveti a költségkeretet a tényleges kiadásokkal, valamint kiemeli a jól sikerült dolgokat és a javításra szoruló területeket.
- Ezenkívül fel kell tüntetnie a költségeket, beleértve a marketing- és promóciós tevékenységek költségeit, a személyzeti költségeket és a szponzorációs költségeket. Javasoljuk, hogy készítsen részletes költségvetést. A pénzügyi vezetők és a felső vezetők bizonyítékokat szeretnének látni a kiadásokra vonatkozó következtetéseik alátámasztására.
- Tartalmazza a jövedelemszámításokat, például jegyekből, szponzorokból és kiállításokból. Ügyeljen azonban arra, hogy összehasonlítsa a tényleges bevételt az előrejelzésekkel.
6. Lépjen be az olvasó számára releváns statisztikákat
Ne hagyja, hogy a jelentés édes információkkal legyen tele. Az eseményen részt vevők száma az egyik adat, amelyet tartalmaznia kell. Javasoljuk, hogy mérhető adatokat adjon meg a jelentésekben.
- Statisztikák és egyéb kapcsolódó adatok, amelyek felvehetők, például az eladások száma és a látogatók száma egy adott standon. Az eseményjelentés hitelesebb lesz, ha a megadott adatok teljesek. Adjon meg információkat a résztvevőkről/látogatókról. Tartalmazza a demográfiai adatokat, a látogatók számát és a látogatók kutatási eredményeit (pl. Vásárlási szokások).
- Jelentse be a szponzorált kampányokra reagáló személyek számát, valamint a nonprofit szervezeteknek nyújtott adományokat. Dokumentálja a gazdasági hatást és a munkavállalók részvételét.
7. lépés. Tartalmazzon minőségi elemeket, amelyek kontextusba helyezik az adatokat
A jelentésnek tartalmaznia kell némi statisztikát, de szüksége lesz az emberek idézeteire is, hogy kontextussal kapcsolatos visszajelzést adjon.
- Gyűjtsön visszajelzést és visszajelzést a résztvevőktől és az eseménycsoport tagjaitól, hogy az esemény sikerének értékelése ne csak az eseményjelentések íróitól származjon. Ez hitelesebbé teszi jelentését.
- Fontolja meg a harmadik féltől származó kutatások bevonását is. A média -expozíció értékbecslése egy példa arra, amit harmadik felek kutathatnak.
- Térérték és esemény -előkészítés. Szánjon időt arra, hogy felmérje a webhely és a felkészülés hatékonyságát egy másik szemszögéből. Beszélje meg, hogyan használhatja a teret konferenciákra, rendezvényekre stb.
Rész 3 /3: Az eseményjelentés kitöltése
1. lépés Készítsen eseményjelentést időben
Próbálja meg írni és közzétenni a jelentést a lehető leghamarabb az esemény után. Ügyeljen arra, hogy ezt ütemezze a naptárában, hogy biztosan időben legyen. Vannak, akik azt javasolják, hogy a jelentést 30 nappal az esemény után tegyék közzé, mások viszont azzal érvelnek, hogy a jelentést csak néhány nappal az esemény után kell közzétenni.
- Amikor a határidő lejár, ügyeljen arra, hogy ne hagyja ki. Valószínűleg eseményjelentést ír egy ügynökségnek, amelyet egy adott ügyfél kér. Figyeljen minden kérésre.
- Lényegében közönsége alapos és időszerű jelentést vár. Készítsen tehát jelentéseket, amelyek megfelelnek a várakozásoknak, és ne várjon túl sokáig, hogy elálljanak.
2. lépés Tekintse át eseményjelentését
Győződjön meg arról, hogy az eseményjelentés jó nyelvtant használ, és nem tartalmaz elírásokat, írásjeleket és egyéb hibákat.
- Győződjön meg arról, hogy a válaszai nem sekélyek. Általános szabályként a „mutass, ne mondj” írástechnikát kell használnod. Ez azt jelenti, hogy néhány konkrét példával kell szolgálnia a jelentés általános pontjainak alátámasztására.
- Ne felejtse el közönségét, és győződjön meg arról, hogy a jelentés írása formálisnak és professzionálisnak tűnik. Az eseményjelentések nem informális dokumentumok; ez a dokumentum fontos az esemény beszerzésének megvalósíthatóságának meghatározásához, ezért hitelesnek kell lennie.
Tippek
- Készítsen több fényképet, mint amennyire szüksége van. Minél több választás, annál jobb.
- Amikor idézeteket gyűjt a vezetőktől és tervezőktől, ne menjen egyenesen hozzájuk. Ők olyan emberek, akik még sokáig ott vannak az esemény vége után. A legjobb, ha először felteszed a kérdésedet a tömegből, mert ők fognak elsőként távozni. Ezenkívül ne zavarja a beszélőt vagy az esemény vezetőjét, ha elfoglalt. Később kihallgathatják őket.
- Idézetek gyűjtésekor tartsa normálisnak a beszélgetést, és természetesen kérdezzen, amíg a másik nem hajlandó kimondani a véleményét.
- Gyűjtsön össze több idézetet, mint amennyire szüksége van. Minél több, annál jobb.
- Egy jó fotó megmutatja, hogyan zajlott az esemény, vagy hogyan reagáltak az emberek az eseményre.
- Próbáljon olyan fotókat készíteni, amelyek az esemény egészét mutatják be, beleértve a tömeget és a hangszórókat egy képben, hogy megmutassák az olvasóknak az esemény nagyságát.
