Függetlenül attól, hogy milyen típusú üzleti tevékenységet folytat, az ügyfelek megköszönése biztos módja a kapcsolatok megerősítésének és visszatérésének. Minden köszönőlevélnek egyedinek kell lennie, nincsenek pontos példák, de vannak iránymutatások, amelyek segíthetnek a lényeg elérésében. Ha szeretné megtudni, hogyan írhat köszönőlevelet az ügyfél iránti elismerés kifejezéseként, olvassa el ezt a cikket.
Lépés
1/3 rész: Levelek összeállítása
1. lépés Írja be helyesen az ügyfél nevét a nyitó szakaszba
Sok tanulmány kimutatja, hogy a legtöbb üzenet az ügyfelek számára hatástalan, ha az ügyfél nevét nem helyesen írják be. Ügyeljen arra, hogy a köszönőlevél tetejére írja az ügyfél nevét annak a helyesírásnak megfelelően, amelyet az ügyfél a nevére írt.
2. lépés Határozza meg a köszönőlevél elkészítésének okát
Legyen a lehető legtisztább. Rendben van valami általánosat mondani, mint például „köszönöm a vásárlást”, de jobb, ha megemlíti, hogy mit vásárolt az ügyfél és hogyan szállították. Ez emlékezteti az ügyfeleket az Ön üzletével való egyedi kapcsolatra.
- Itt az alkalom, hogy őszintén megköszönje. Jó, ha hozzáad néhány idézetet az ügyfelekkel folytatott beszélgetésekről.
- Próbáljon meg amennyire csak lehet, ne ismételje meg ugyanazt minden levélben, különben úgy fog kinézni, mint egy mindenkinek küldött köszönet.
3. Lépjen be a visszajelzési kérdésekbe
A köszönő levelek nagyszerű módja annak, hogy visszajelző kérdéseket tegyenek fel annak érdekében, hogy az ügyfelek úgy érezzék, jól szolgálták őket. A jó utókezelés gyakran visszatartja az ügyfeleket, és ez jót tesz a vállalkozásának. Nem kell túlreagálni ezt, de a vevők igényeinek figyelembe vétele fontos része a szolgáltatásnak.
- Fejezze ki elvárását, hogy az ügyfeleknek tetszeni fognak a vásárolt áruk, és készen áll a kiszolgálásra, ha kérdése vagy panasza van.
- Kérdezze meg, tehet -e valamit annak érdekében, hogy az ügyfél elégedettebbnek érezze magát.
4. lépés. Tartalmazza a termék márkáját
A legjobb, ha cégének nevét, logóját vagy a márkájával kapcsolatos egyéb információkat nyomtatott papírra írják. Ez hasznos abban, hogy jó képet adjon vállalkozásáról.
- Ha köszönőlevelet ír egy kártyára, feltétlenül említse meg üzletének nevét.
- Ha olyan vállalati írószereket használ, amelyeken a cég logója jól látható, akkor a levélben nem kell megemlíteni az üzlet nevét.
- Ha a köszönetet e -mailben küldi el, az aláírás alatt fel kell tüntetni a cég nevét és logóját.
5. lépés Válassza ki a megfelelő záró üdvözletet
Ennek a szakasznak összhangban kell lennie az ügyfelekkel fenntartott kapcsolattal és a vállalkozással kapcsolatos benyomással. Például az "őszintén" néha túl formális ahhoz, hogy "üdvözlettel" vagy más megfelelő informális kifejezéssel helyettesítsék. Más, személyes stílusú, de az üzleti világban általánosan használt záró üdvözleteket is gyakran használnak.
6. lépés. Írja alá kézzel a levelet
Mindig próbáljon aláírást tenni minden levélre. A nagy cégek általában nehezen tudják megjeleníteni a személyesnek tűnő betűket. Még a számítógéppel létrehozott aláírás is jobb, mint a gépelt név, mert úgy tűnik, mintha a levelet személyesen küldték volna.
2. rész a 3 -ból: A megfelelő stílus használata
1. lépés. Ne kísértse, hogy ismét kiemelje a terméket
Azért ír, hogy megköszönje az ügyfélnek, hogy veled vásárolt, így nincs szükség reklámozásra. Tegyük fel, hogy ebben sikerült. Érezze úgy az ügyfeleket, hogy a vállalat részei.
- Az olyan kifejezések, mint „reméljük, hogy a közeljövőben újra vásárolsz”, túl gyakoriak; jobb megszabadulni ettől a kifejezéstől. Ne mondj olyat, amit nem mondanál a barátaidnak.
- Ne említse meg az áruk előnyeit, a promóciós menetrendeket vagy más, reklámokhoz hasonló dolgokat.
2. lépés. Küldje el a levelet postai bélyeggel
Még ha több száz levelet is küld, jobb, ha nem használ előfizetési bélyegeket. Ez tájékoztatja az ügyfelet, hogy sok köszönőlevelet küldött, és kevésbé érzi magát különlegesnek. A valóság az, hogy köszönőlevele egy halom észrevétlen levélbe kerülhet.
3. lépés Ha lehetséges, írja be a címet kézírással
Ismétlem: minél személyesebb a köszönőlevél, annál jobb benyomást kelt. Ha nem tudja megírni, írja meg valaki másnak. Még ha nem is írja le a címet, az ügyfeleket lenyűgözi a kézírás.
4. lépés. Adja meg elérhetőségeit, és legyen nyitott a kommunikációra
Győződjön meg arról, hogy telefonszáma és címe szerepel a levélben, és ha kérdése van, hívja meg az ügyfeleket. Ha hívnak, készen áll arra, hogy azonnal válaszoljon nekik.
Rész 3 /3: A megfelelő formátum használata
1. lépés. Írja le kézzel a levelet
A levél szabványos formátumban történő nyomtatása olyan, mint egy brosúra elküldése az ügyfélnek. Ahelyett, hogy az ügyfelek különlegesnek és értékesnek éreznék magukat, az ellenkezőjét teszi, és bosszantja az embereket. Fontolja meg személyes, kézzel írt köszönőlevél készítését.
- Ha sok köszönőlevelet szeretne írni, kérje a személyzet segítségét. Ez valóban segít időt spórolni.
- Ha nem tud kézzel írt üdvözletet készíteni, meg kell találnia a módját, hogy személyesebbé tegye a levelet. Minden levélben szerepelnie kell legalább az ügyfél nevének és valódi aláírásának.
- Bizonyos esetekben rendben van, ha levél küldése helyett e -mailben küld egy köszönőlevelet. Ezt megteheti, ha jó a kapcsolata az ügyféllel. A legfontosabb, hogy győződjön meg arról, hogy az e -mailt személyesen és őszintén írja. Ha van esély arra, hogy az e -mailjét reklámként értelmezik, akkor a legjobb, ha kézzel küldi el.
2. lépés Válasszon egy jó betűpapírt, amelyre köszönőlevelet írhat
Üdvözlőlapok és levélpapír egyaránt használható köszönetnyilvánítások írására üzleti környezetben. Ha kevés írnivalója van, az írószerboltokban széles körben elérhető nagyszerű üdvözlőkártya különlegessé teheti ügyfeleit. Ellenkező esetben használjon szép vastag papírt a cég logójával a fejléces papíron.
- Kerülje a szokásos papírtípusokat a köszönőlevelek írásához.
- Válasszon megfelelő üdvözlőlapot bármilyen üzleti eseményhez. Ha vállalkozása egyedi és alkalmi, nem árt, ha olyan színes kártyákat használ, amelyek tükrözik a vállalat lelkét. Ne válasszon kártyákat túl személyes vagy képekkel.
3. lépés. Fontolja meg ajándék küldését
Ha nagyobb elismerést szeretne adni, ajándékot küldhet egy kis üdvözléssel. Ezt nem mindig kell megtenni, de speciális ügyfelek számára biztosítható. Az ajándékoknak kicsinek és hasznosnak kell lenniük. Adjon meg egy olyan elemet, amely a céget képviseli, vagy valami teljesen független, de megfelelő.
- Apró ajándékok, például könyvjelzők, mágnesek, cukorkák, pólók vagy ajándékutalványok.
- A nyeremények 250 000 IDR és 500 000 IDR között mozognak. Felhívjuk figyelmét, hogy egyes cégeknek mostantól nincs ajándékuk szabálya.
