A megfelelő betűformátum kiválasztása elsősorban attól függ, hogy milyen típusú betűt szeretne írni, és kinek címzi a levelet. A barátoknak írt levélformátum nagyon eltér a hivatalos levelek írásához használt formátumtól. Mi több, a postai úton küldött hagyományos levélformátum eltér az e -mailben használt formátumtól. Olvassa tovább, ha többet szeretne megtudni arról, hogyan kell megfelelően formázni egy betűt, amellyel a következő levelet írhatja.
Lépés
4. módszer: Üzleti vagy hivatalos levél formázása
1. lépés. Írja be nevét és címét a levél tetejére
Írja be az utcai címeket, városokat, tartományokat és irányítószámokat blokkokban, balra igazítva és szóközzel.
- A város, a tartomány és az irányítószám egy sorra van írva, míg az utcai címek külön sorra.
- Ha levelet küld olyan fejléces papíron, amely már tartalmazza ezeket az információkat, hagyja ki ezt a lépést. Ne adja meg kétszer a visszaküldési címet.
2. lépés Írja be a dátumot közvetlenül a címe alá
Írja be a levél írásának dátumát vagy a levél kitöltésének dátumát, ez rajtad múlik.
- A dátum balra van írva, ugyanúgy, mint a cím fölé írása.
- Írja be a dátumot „hónap-nap-év” formátumban. Írja a hónapot betűkkel, de számokkal írja be a napot és az évet. Például: 2013. február 9.
Lépés 3. Hagyjon üres sort a dátum és a levél következő része között
Ez elválasztja a címet a következő résztől, megkönnyítve az olvasást.
4. lépés. Írja le a referenciavonalat, ha szükséges
Ha a levél egy adott pontra való hivatkozással íródott, akkor segíthet az olvasónak egy "Re:" betűvel kezdődő hivatkozási sor írásban.
- A referenciavonalak balra igazítva íródnak, és csak egy sorból állnak.
- Írja le a hivatkozási sort, amikor levelekre, álláslehetőségekre válaszol, vagy információt kér.
- Ha hivatkozási sort ír, hagyjon üres sort utána, hogy elválassza a hivatkozási sort a levél többi részétől.
5. lépés. Írja le a címzett címét
Írja le a címzett nevét és címét, valamint a cég nevét, utcáját, városát, államát és irányítószámát.
- Mindezek az információk balra igazítva és egyetlen távolságban vannak. A címzett nevét külön sorba írják, a címzett, a cég neve és az utca címe mellett. A város, a tartomány és az irányítószám egy sorba van írva.
- Ha levelet küld egy másik országba, írja be az ország nevét nagybetűvel egy külön sorba a címzett címe alá.
- Ha lehetséges, címezze a levelet egy adott személynek, és írja be a személy nevét megfelelő címmel, például „Mr” vagy „Anya”. Ha nem tudja a címzett nemét, akkor nem kell leírnia a címet.
- Hagyjon üres sort a címzett teljes címe alatt.
6. lépés: Kezdje levelének törzsét udvarias üdvözlettel
A közös üdvözlés általában „Tisztelt Uram” kezdetű, majd a címzett címe és vezetékneve következik. Tegyen vesszőt a címzett vezetékneve után.
- Az üdvözletek balra igazítva vannak írva.
- Ha nem tudja a címzett nemét, akkor a címzettet a teljes nevével szólíthatja meg, vagy felírhatja a címzett munkakörét, majd a vezetéknevét.
- Az üdvözlés után hagyjon üres sort.
Lépés 7. Ha szükséges, írjon tárgysort
Írja a tárgyat nagy betűkkel az üdvözlés alá, balra igazítva.
- A tárgysor legyen rövid, de leíró. Próbáljon csak egy sorból állni.
- Meg kell jegyezni, hogy ez nem hagyományos, és nem szabad gyakran használni.
- Ne tartalmazzon tárgysort, ha már tartalmazott hivatkozási sort.
- Ha tárgy tárgyat tartalmaz, hagyjon üres sort a tárgysor után.
8. lépés: Kezdje a levél törzsét egy rövid bevezetővel, amely elmagyarázza levelének célját
A levél bekezdései balra igazítva vannak írva, de minden bekezdés eleje behúzva van írva.
9. lépés Kövesse a levél bevezetését a levél hosszabb törzsével
Ebben a részben meg kell magyarázni a levél célját, és tartalmaznia kell egy következtetést is, amely összefoglalja a levélben leírtakat.
Írja le röviden a levél törzsét. Minden bekezdés egy szóközzel, de hagyjon egy üres sort minden bekezdés között és az utolsó bekezdés után
Lépés 10. Fejezze be levelét udvarias záró üdvözléssel
Példák az udvarias záró üdvözletekre: „Üdvözlettel”, „Üdvözlet” vagy „Köszönöm”. Ne felejtse el írni a záró üdvözletet balra igazítva, majd vesszővel.
A záró üdvözlet első szavának csak az első betűje kerül nagybetűre
11. lépés Kövesse a záró üdvözletet a nevével
Hagyjon azonban három üres sort a záró üdvözlet alatt, mielőtt beírja a teljes nevét, majd a munkakörét az alábbi sorban.
12. lépés. Sorolja fel a mellékleteket a levél legvégén
Ha mellékletet csatol, írja a „Mellékletek” / „Melléklet” egy sort a neve és címe alá, és írja le a levélhez mellékelt mellékleteket.
- Ne feledje, hogy ez nem kötelező, ha nem tartalmaz mellékleteket.
- A mellékletek balra igazítva és egyetlen távolságra vannak.
13. lépés. Ha szükséges, írja be a gépíró kezdőbetűit
Ha valaki más írja be a betűt, és Ön diktál, akkor írja fel a gépíró kereszt- és vezetéknevét a levele alján, egy sorral a melléklet alatt.
14. lépés. Nyomtatás után írja alá a levelet
Tollal írja alá a levelet a záró üdvözlet és a neve között. A tollal aláírt levél azt mutatja meg a címzettnek, hogy időt szakít arra, hogy elküldje neki ezt a levelet, és ez fontos.
2. módszer a 4 -ből: Levél formázása közeli barátjának vagy rokonának (személyes levél)
1. lépés. Írja le a dátumot
A levél jobb felső sarkában adja meg a levél írásának dátumát vagy a levél kitöltésének dátumát.
- Írja be a dátumot „hónap-nap-év” formátumban. A hónap betűkkel írása általában a szokásos formátum, de az ilyen típusú betűkhez a teljes dátumot számokkal írhatja.
- A dátum jobbra igazítva van írva.
2. lépés Írjon barátságos üdvözletet
A „Kedves” üdvözlet továbbra is a leggyakrabban használt üdvözlés, de attól függően, hogy milyen kapcsolatban áll a címzettel, előfordulhat, hogy a címzett nevét minden formalitás nélkül megírhatja.
- Az üdvözleteket balra igazítva írjuk, és vessző követi őket.
- Amikor egy barátnak vagy kollégának ír, általában csak a keresztnevét írhatja be. Például: „Kedves Jane”.
- Egy még személyesebb levélhez a „Kedves” szót lecserélheti egy alkalmi üdvözlésre, mint például „Helló”, „Szia” vagy „Hé”.
- Ha egy szülőnek vagy valakinek ír, akit valóban tisztelnie kell, adja meg a címzett személyi címét és vezetéknevét. Például: „Kedves Mrs. Roberts”
- Hagyjon üres sort az üdvözlet és a levél főszövege között.
Lépés 3. Írja meg bevezetőjét, törzsét/törzsét és következtetését levelének fő szövegéhez
A bevezető és a következtetés csak egy rövid bekezdés legyen, de a levél törzse általában sokkal hosszabb.
- A levél főszövege balra igazítva van, de minden bekezdés első sora behúzott.
- A levél teljes fő szövege egy szóközű. A személyes levélben általában nem hagy bekezdéseket a bekezdések között, de megteheti, ha megkönnyíti a levele olvasását.
- Hagyjon üres sort a főszöveg utolsó mondata után, hogy elválassza a főszöveget a záró üdvözlettől.
4. lépés Zárja be megfelelő záró üdvözléssel
Az "őszintén" kifejezést még mindig gyakran használják, még személyes leveleknél is. Ha azonban a levél elég alkalmi, akkor tartalmazhat kevésbé hagyományos záró üdvözletet. Próbáljon ki valamit: „Találkozunk később!” vagy „Találkozunk később!” ha egy közeli barátjának írsz.
- A záró köszöntő után tegyen vesszőt, de ne írja be a nevét.
- A záró üdvözlet a betűfejjel párhuzamosan íródott.
5. lépés Írja alá levelét
Írja alá levelét a záró köszöntő alatt. Általában a nevét kézzel írják, nem pedig nyomtatóra nyomtatják.
Ha általában keresztnevén szólítják egymást a levél címzettjével, akkor csak írja le a keresztnevét, és kész. Ha azonban a címzett nem tudja, hogy ki az Ön keresztneve, akkor feltétlenül adja meg vezetéknevét is
3. módszer a 4 -ből: Hivatalos vagy üzleti e -mail formázása
1. lépés: Először írjon egy rövid, de pontos leírást az e -mail céljáról
Ez a leírás az e -mail tárgyában található, nem az e -mail törzsében.
Ha az e -mailt a címzett várta, akkor ez a leírás csak hivatkozás lehet a tárgyalt témára. Ha nem várja meg ezt az e -mailt, a leírás írása kissé nehéz lehet. A leírás írásának célja, hogy az olvasók kitalálják, miről szól az e -mail, amikor megnyitják és elolvassák az e -mailjeiket. Ez azt jelenti, hogy a leírásnak motiválnia kell olvasóit, hogy nyissák meg és olvassák el e -mailjeiket
Lépés 2. Kezdje el írni az e -mailt hivatalos üdvözlettel
Általában a „Kedves” betűvel kezdődik, majd az e -mail címzettjének vagy az e -mail címzett cégnek a hivatalos címe követi.
- Ha lehetséges, címzze a levelet egy adott címzettnek. Ne küldjön leveleket névtelen címzetteknek. Csak akkor használja a „Kire vonatkozik”, ha nincs más lehetőség.
- Valójában a köszöntés után a legmegfelelőbb írásjel a kettőspont. Manapság azonban a legtöbb ember vesszőt használ az üdvözlés után a hivatalos e -mailek írásakor.
- Ha nem biztos abban, hogy „Mamával” vagy „Apával” köszöntheti a címzettet, írja le a címzett teljes nevét.
- A hivatalos üdvözlés után hagyjon üres sort.
3. lépés Írja le a levél fő szövegét, rövid, de informatív módon
Mint minden típusú levél, a fő szövegnek tartalmaznia kell egy bevezetőt, törzsrészletet és következtetést. Legyen minden alkatrész, beleértve a testrészeket is, a lehető legrövidebb és legpontosabb.
- A fő szöveg balra igazítva van.
- Az egyes bekezdések elejét nem kell behúzni.
- A fő szöveg egy szóközű, de hagyjon üres sort minden bekezdés között és az utolsó bekezdés után.
4. lépés Használjon udvarias záró üdvözletet
Írja be „Tisztelettel” vagy más hasonlóan udvarias záró üdvözletet a levele főszövege után, és kövesse azt vesszővel.
- Ne felejtse el a záró üdvözletet balra igazítva írni, és csak az üdvözlő szó első betűje kerül nagybetűre.
- További használható formális záró üdvözletek: „Köszönöm”, „Üdvözlet” és „Üdvözlet”.
5. lépés. Írja be nevét közvetlenül a záró üdvözlet alá
A papírra írt/nyomtatott betűkkel ellentétben nem fogja tudni aláírni e -mailjeit tollal.
A neve balra igazítva van
6. lépés. Írja be elérhetőségeit az aljára
Hagyjon üres sort a neve után, majd írja be fizikai címét, telefonszámát, e -mail címét, és ha van ilyen, a webhelyét vagy a blogját.
Minden információ balra igazítva és egyetlen szóközzel írva. Minden kapcsolattartási adatot külön sorba írnak be
4. módszer a 4 -ből: E -mailek formázása barátoknak
1. lépés: Kezdje azzal, hogy az e -mail tárgy rovatába ír egy rövid, de pontos leírást az e -mail tárgyáról
Ez a leírás lehetővé teszi, hogy a címzettek első pillantásra megismerjék az e -mail tárgyát, mielőtt megnyitnák, és elegendő információt ad nekik, hogy kitalálhassák, miről szól az e -mail.
2. lépés: Kezdje azzal, hogy udvarias üdvözletet vagy üdvözletet ír az e -mail szöveges részébe
Bármilyen udvarias üdvözletet írhat, például „Kedvesem”. Kövesse ezt a címzett nevével.
- Az üdvözletek balra igazítva vannak írva.
- Ha egy közeli barátjának ír, teljesen elhagyhatja az üdvözlést, és csak a keresztnevével kezdheti, amelyet egy vessző követ.
- Hagyjon üres sort az üdvözlet és az e -mail törzse között.
3. lépés. Írja be az e -mail törzsét
Mint minden típusú levél, az e -mail törzsének tartalmaznia kell egy bevezetőt, törzset és következtetést. Ha azonban e -mailt ír egy közeli barátjának, előfordulhat, hogy az ilyen formátumra nincs szükség.
Lépés 4. Fejezze be e -mailjét záró üdvözléssel
Amikor egy barátjának bezár egy e -mailt, a záró üdvözletnek nem kell hivatalosnak lennie, de annak jele, hogy az e -mail véget ér.
Ha nagyon közeli barátjának ír, néha rendben van, ha csak az e -mailjét fejezi be a nevével, ahelyett, hogy egyáltalán záró üdvözletet írna
Tippek
- Meg kell jegyezni, hogy az Egyesült Államok hivatalos levelei és az Egyesült Királyság (Egyesült Királyság) hivatalos levelei között kismértékű különbségek vannak. Az Egyesült Királyságban a visszaküldési cím és a dátum jobbra van igazítva, és a tárgysor, ha van, középre van állítva. Ezenkívül a dátumot „nap-hónap-év” formátumban írják, és az üdvözlés után vesszőt írnak, nem kettőspontot.
- Ha nem tetszik az itt leírt formátum, amelyet néha blokkformátumnak is neveznek, akkor használhatja a módosított blokkformátumot és a félblokk formátumot is. Ezek a formátumok alapvetően azonos információkat tartalmaznak, és csak a helyek különböznek.
